Новації у сфері відряджень: вивчаємо разом

* Наказ Мінфіну «Про затвердження Змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 17.10.2023 № 560.

** Наказ Мінфіну «Про внесення змін до Змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 31.10.2023 № 608.

*** Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Загальні зміни

Спочатку поговоримо про загальні зміни, які стосуються відряджень.

Аванс готівкою: кому можна видати? Аванс на відрядження, як і раніше, можна видавати готівкою.

Але, крім раніше передбачених п. 4 розд. І Інструкції № 59 категорій працівників, аванс готівкою також можна видати державним службовцям, іншим особам, які направляються у відрядження Офісом Президента України, Апаратом ВРУ, Секретаріатом Кабміну, Мінекономіки у складі закордонних делегацій на чолі з Президентом України, Головою ВРУ, Прем’єр-міністром, віце-прем’єр-міністрами, міністрами та заступниками міністрів, а також у складі передових груп, які забезпечують підготовку закордонних візитів зазначених посадових осіб.

Зазначене коло працівників розширено завдяки змінам, внесеним наказом № 560.

Також нагадаємо: як і раніше, готівку можуть отримати працівники, яких у відрядження направляють держоргани і військові формування, утворені ними установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Використання у відрядженні платіжної картки. Пунктом 14 розд. І Інструкції № 59 визначено, що саме є підтвердними документами, які засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.

При цьому відряджений працівник може використовувати у відрядженні для оплати як готівку, так і платіжну картку.

Після внесення змін цей пункт містить також інформацію щодо підтвердних документів, необхідних у разі використання за кордоном відрядженим працівником саме платіжної картки.

Так, якщо під час службового відрядження працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, то вартість витрат має засвідчуватися випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку, які містять інформацію про виконані платіжні операції.

Зауважте: підтвердні документи можуть бути як у паперовій, так і в електронній формі.

У свою чергу, електронний документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері, має бути складений з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Нагадаємо: такі вимоги визначені у Законі № 851*.

* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

Звіт про використання коштів. Для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат відряджений працівник має подати Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт.

Форму цього звіту затверджено наказом № 841*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 № 841.

У разі подання звіту в електронній формі, традиційно, слід дотримуватися вимог Закону № 851 та Закону № 2155*. Відтепер це прямо передбачено нормою нового п. 17 розд. І Інструкції № 59.

* Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

Не зайвим буде нагадати, що з 01.04.2023 відбулися зміни щодо оплати та оподаткування видатків на відрядження, а також про складання звіту про відрядження. Докладно про них ви можете прочитати у журналі «Податки & бухоблік», 2023, № 25. І такими змінами було, зокрема, встановлено, що зазначений звіт може подаватися не завжди.

Втім, квітневі зміни стосувалися здебільшого змін, внесених до п. 170.9 ПКУ*.

* Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Водночас не слід забувати, що ПКУ регулює відносини у сфері справляння податків і зборів. Натомість у питаннях визначення сум, складу витрат на відрядження та звітування працівників бюджетних установ слід керуватися насамперед постановою № 98* та Інструкцією № 59. А от щодо оподаткування коштів, виданих на відрядження, головним орієнтиром, звісно ж, є норми ПКУ.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Але, як бачимо, відтепер, після внесених наказом № 560 змін, Інструкція № 59 містить чіткі вимоги щодо його складання та подання звіту. І такий звіт бюджетники повинні подавати в усіх без винятку випадках.

Відшкодування добових витрат. Новий п. 17 розд. І Інструкції № 59 містить і нові вимоги щодо умов сплати добових. Розглянемо їх.

Це саме підтверджується і п. 15 розд. І Інструкції № 59, в якому визначено, що добові витрати є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.

Добовими є витрати на харчування та фінансування інших власних потреб працівника, понесені у зв’язку з відрядженням.

Утім, як визначено у п. 17 розд. І Інструкції № 59, необхідна наявність одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні, якщо з не залежних від відрядженого працівника причин відсутні підтвердні документи щодо вартості понесених у зв’язку з відрядженням витрат.

До речі, аналогічну вимогу передбачено і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Так, фактична кількість днів відрядження визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні.

Отже, загалом норми Інструкції № 59 були приведені у відповідність до норм ПКУ.

Нагадаємо, що до підтвердних документів відносять (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;

— страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, які підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, які засвідчують вартість витрат.

Докладніше про це читайте у матеріалі «Добові при одноденному відрядженні: платити чи ні?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 13.

Відрядження по Україні

Тепер перейдемо до змін, які стосуються відряджень по Україні.

Документальні докази перебування у відрядженні. Оновленим п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 передбачено визначення фактичної кількості днів перебування працівника у відрядженні згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні.

Знову ж таки ця норма повністю дублює норму п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, про яку ми вже розповіли вище.

Однак перелік підтвердних документів, наведений тепер у п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59, дещо відрізняється від переліку, наведеного у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

Так, відповідно до п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 такими підтвердними документами можуть бути:

— проїзні документи;

— рахунки на проживання;

— довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;

— службова записка у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погоджена безпосереднім керівником;

— будь-які інші документи, які підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні.

Добові витрати під час відряджень по Україні. В оновленому п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 тепер чітко прописано, що відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження, звітом про використання коштів, виданих на відрядження, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування працівника у відрядженні.

Насправді, нічого нового в цьому немає. І, до речі, те саме ми вам розповідали ще у матеріалі «Добові при одноденному відрядженні: платити чи ні?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 13 (ср. ).

Оригінали не потрібні. Новацію щодо необов’язковості подання підтвердних документів саме в оригіналі ми вже висвітлили у матеріалі «Новації у сфері відряджень: вивчаємо разом» // «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 33.

Але тоді ми зауважили, що розслаблятися не слід, бо на той момент п. 5 розд. І Інструкції № 59 ще містив вимогу щодо подання документів саме в оригіналі.

Що ж тепер можна зітхнути з полегшенням. Адже згідно з наказом № 560 цю норму було вилучено з Інструкції № 59.

Строки звітування. Нарешті питання строків звітування у разі отримання готівки або застосування платіжної картки унормовано п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59.

Умови надання готівки на відрядження ми вже описали вище. Працівник, який отримав готівку, подає звіт про використання коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.

У разі ж застосування працівником платіжної картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин керівник може продовжити строк звітування до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Форс-мажорні обставини. Не завжди під час відряджень все йде гладко. Що ж робити, якщо трапився форс-мажор, як-то: рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження, відміна авіарейсу, вимушена зміна маршруту тощо? Відповідь на це запитання тепер можна знайти в оновленому п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59.

Так, за наявності непередбачуваних обставин та неможливості з не залежних від відрядженого працівника причин повернути квиток на літак або інший транспортний засіб витрати, понесені працівником на оплату вартості квитка, можуть бути відшкодовані за рішенням керівника. При цьому підставою мають бути підтвердні документи.

Якщо такі обставини стосуються самого керівника, який планує відрядження, то він особисто вирішує питання відшкодування своїх витрат.

Якщо ж ідеться про високопосадовців, то міністри та керівники інших центральних органів виконавчої влади ухвалюють рішення щодо відшкодування своїх витрат без звернення за відповідним дозволом до Першого віце-прем’єр-міністра або віце-прем’єр-міністра (у разі, якщо відрядження здійснювалося за рахунок міністерства або іншого центрального органу виконавчої влади).

Відрядження за кордон

Тепер перейдемо до розгляду новацій стосовно закордонних відряджень.

Пересадки зазначайте у наказі. Відтепер, окрім іншого, в наказі на відрядження слід зазначати й вид транспорту на маршрут поїздки за наявності пересадок на території України та/або інших іноземних держав з одного на інший транспортний засіб під час перебування в дорозі до відповідної держави відрядження та/або повернення до місця постійної роботи. Це передбачено оновленим п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Форс-мажорні обставини. Дії у разі форс-мажорних обставин під час відрядження за кордон аналогічні тим, що прописані для відряджень по Україні. Тож повторюватися не будемо.

Такі дії визначені п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Відшкодування добових. У разі відрядження працівника за кордон строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу. Таке уточнення тепер містить оновлений п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Що ж стосується нової вимоги про надання документальних доказів щодо перебування відрядженого за кордон працівника для оплати добових, то вона така сама, як і для відряджень по Україні.

Втім, «закордонні» добові мають і свої особливості. Такі особливості з’явилися у п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59 завдяки внесеним наказом № 560 змінам. Розглянемо їх.

Звісно ж, добові відшкодовуються за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника.

Водночас уточнено, що таке відшкодування відбувається за відсутності пересадок на інший транспортний засіб або зупинок у готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України або інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи.

У іншому разі (пересадка або зупинка), добові витрати за час проїзду відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави. Цим днем є дата, визначена у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні. Також можна опиратися на відмітки прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави.

Якщо ж відряджений працівник протягом доби перетинає кордони декількох іноземних держав (які не є державою відрядження), то добові витрати відшкодовуються у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.

За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові витрати відшкодовуються за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).

А у день прибуття в Україну (перетину кордону) добові слід відшкодовувати за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).

В свою чергу, за день безпосередньо перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок) добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника.

Строки звітування. Строки звітування під час відряджень за кордон тепер прописані у п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59. Вони аналогічні тим, які передбачені для відряджень у межах України.

Хоча, як бачимо, не всі новації такі вже й нові. Деякі з них діють з 01.04.2023, а тепер перекочували з ПКУ до Інструкції № 59.