Якими бувають структурні підрозділи
Перше запитання, яке зазвичай виникає в суб’єктів господарювання, пов’язане з визначенням структурного підрозділу. Ця проблема виникла давно і досі не вирішена. Річ у тім, що чітких критеріїв структурного підрозділу нормативні акти не містять.
Згідно з ч. 1 ст. 64 ГКУ (ср. ) підприємство може мати два основні види підрозділів:
1) структурні підрозділи:
• виробничі: виробництво, цех, відділення, ділянка, бригада, бюро, лабораторія тощо;
• функціональні: управління, відділ, бюро, служба тощо;
2) відокремлені підрозділи:
• філія;
• представництво;
• відділення;
• інші підрозділи.
Функції, права і обов’язки структурних підрозділів підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими засновницькими документами (ч. 2 ст. 64 ГКУ). При цьому підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру (ч. 3 ст. 64 ГКУ).
З усіх названих підрозділів особливий правовий статус мають тільки філії та представництва.
Філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням і здійснює все або частину її функцій (ч. 1 ст. 95 ЦКУ).
Представництво — це відокремлений підрозділ юридичної особи, який розташований поза її місцезнаходженням і здійснює представництво та захист інтересів юридичної особи (ч. 2 ст. 95 ЦКУ).
Філії та представництва хоча й не є юридичними особами, наділяються майном юридичної особи і діють на підставі затвердженого положення (ч. 3 ст. 95 ЦКУ). Керівники філій і представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі виданого їм доручення (ч. 4 ст. 95 ЦКУ).
Відомості про філії та представництва юридичної особи включаються до ЄДРПОУ (ч. 5 ст. 95 ЦКУ, ч. 1 ст. 28 Закону № 755). При цьому філії (представництву) присвоюється ідентифікаційний код.
Важлива деталь: з усіх структурних і відокремлених підрозділів, що створюються підприємством, реєстрації з присвоєнням окремого ідентифікаційного коду ЄДРПОУ підлягають тільки філії та представництва.
Хто веде Реєстр ПН
Відповідно до п. 2 розділу I Порядку № 958, якщо не зареєстровані платниками ПДВ філії та інші структурні підрозділи платника податків самостійно здійснюють придбання/постачання товарів/послуг і проводять розрахунки з постачальниками/споживачами, то зареєстрований платник податків, до складу якого входять такі структурні підрозділи, може їм делегувати право ведення частини Реєстру ПН у межах діяльності такої філії (структурного підрозділу).
Для цього платник податку повинен кожній філії та структурному підрозділу присвоїти окремий числовий код (номер, шифр), про що письмово проінформувати контролюючий орган за місцем його реєстрації як платника ПДВ.
Якщо платником податку делеговано філіям або структурним підрозділам право ведення частин Реєстрів ПН, дані таких частин Реєстрів ПН є складовими частинами Реєстру ПН платника податків.
Як бачимо, право ведення Реєстру ПН надане, у принципі, філіям та іншим структурним підрозділам платника податків.
Важлива деталь: склад зазначених осіб конкретизовано в Повідомленні про делегування філіям (структурним підрозділам) права виписки податкових накладних і ведення частини Реєстру отриманих і виданих ПН (додаток 2 до Порядку № 966), яке подають до податкового органу. Причому Повідомлення подають щороку за перший звітний період року (п. 13 розділу III Порядку № 966). Так от, у гр. 2 Повідомлення необхідно зазначити код ЄДРПОУ філії (структурного підрозділу). А як ми з’ясували, такий код є тільки у філій і представництв.
Із цього випливає висновок: делегувати право ведення Реєстру і виписки ПН підприємство може тільки відокремленим підрозділам, які мають ідентифікаційний код ЄДРПОУ, тобто тим філіям, відомості про які внесено до ЄДРПОУ. Структурному підрозділу ми делегувати нічого не можемо.
Важливо. Філії не є окремими платниками ПДВ, оскільки не вважаються особою для цілей розділу V ПКУ (п.п. 14.1.139 ПКУ). Це підтверджують і податківці (див. лист ДПСУ від 04.05.12 р. № 7754/6/23-50.0114).
Делегувати філії право ведення частини Реєстру та виписки ПН зручно в тому випадку, коли філія отримує товари (роботи, послуги) або ж здійснює їх постачання від імені юрособи. Адже тоді весь пакет документації отримує саме той підрозділ, який проводить відповідні операції, а далі в організованому порядку документи передаються головному підприємству.
Таким чином, для того щоб філія отримала право ведення Реєстру та виписки ПН, необхідно:
1) видати наказ про делегування права виписки ПН і ведення частини Реєстру ПН конкретній філії;
2) присвоїти філії окремий числовий код (номер, шифр). При цьому податківці рекомендують, щоб такий номер не перевищував 4 знаків (консультація в категорії 101.19 ЗІР ДФСУ);
3) повідомити податковий орган про прийняте рішення шляхом подання разом з декларацією Повідомлення.
Майте на увазі: тільки за дотримання цих умов філія може вести частину Реєстру ПН і виписувати ПН.
Нюанс. Чіткої процедури зазначеного делегування в нормативних актах немає, тому ці питання бажано застерегти в Положенні про філію або в іншому внутрішньому документі підприємства. Зокрема, можуть бути прийняті такі рішення:
• філія виписує та отримує ПН тільки за тими операціями, за якими договір було укладено цією філією від імені юрособи і всі документи за операцією (видаткові накладні, ТТН, акти приймання-передачі робіт (послуг), рахунка тощо) були оформлені на таку філію;
• незалежно від того, ким було оформлено договір, філія виписує і отримує ПН за тими операціями, за якими документи на відвантаження (отримання) товарів, робіт, послуг (видаткові накладні, акти приймання-передачі робіт (послуг)) були оформлені на таку філію або ж грошові кошти було отримано (відправлено) з рахунка філії. Тобто в тому випадку, коли філія фактично проводить операції, що супроводжуються випискою ПН.
Особливості оформлення ПН філією
Згідно з п. 1 Порядку № 957 у графі «Продавець» ПН зазначають найменування головного підприємства, зареєстрованого платником податку, і найменування такої філії.
При цьому порядковий номер ПН складається з трьох частин (п. 3 Порядку № 957):
• у першій частині (до знаків дробу) проставляють порядковий номер;
• у другій частині (між знаками дробу) зазначають код виду діяльності, що передбачає спеціальний режим оподаткування;
• у третій частині (після знаків дробу) проставляють числовий номер філії.
Якщо порядковий номер, який зазначають у першій частині, або числовий номер філії, яку проставляють у третій частині порядкового номера ПН, мають меншу кількість знаків, ніж кількість відведених для цього клітинок, такі номери вирівнюють за правою межею поля, а решту клітинок не заповнюють.
У разі оформлення ПН головним підприємством номер філії не ставлять.
Нюанс: податківці приписують у графі «Місцезнаходження (податкова адреса) продавця» ПН обов’язково зазначити місцезнаходження головного підприємства, і за бажанням — місцезнаходження філії.
Складену філією ПН скріплюють печаткою (за наявності) платника податку — продавця, яка, крім його реквізитів, може містити найменування філії, що оформила таку ПН. Для скріплення ПН може бути виготовлено окрему печатку «Для податкових накладних» (п. 18 Порядку № 957).
У графі 3 розділу I і графі 4 розділу II Реєстру ПН проставляють порядковий номер, зазначений у ПН або в Розрахунку коригування ПН, без зазначення пропусків, які відповідають незаповненим клітинкам частин такого номера (консультація в категорії 101.21 ЗІР ДФСУ).
На замітку: Якщо нічого не зміниться, то з 01.01.15 р. всі ПН оформлятимуться в електронному вигляді. Для виписування електронної ПН філії потрібно отримати в акредитованих центрах сертифікації ключів додатково ЕЦП і посилені сертифікати:
• посадової особи, якій делеговано право підпису ПН;
• аналога відбитка печатки продавця, зареєстрованого платником ПДВ (за наявності).
Тоді філія самостійно здійснює реєстрацію ПН в Єдиному реєстрі ПН. Електронну ПН посадових осіб філії підписують у такому порядку (консультація в категорії 101.20 ЗІР ДФСУ):
• першим ставлять ЕЦП посадової особи, якій делеговано право підпису ПН;
• другим — ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки продавця, зареєстрованого платником ПДВ (за наявності).
Урахуйте: навіть у разі порушення встановленої процедури виписки ПН (на філію або на головне підприємство) підприємство все одно матиме право на податковий кредит, оскільки всі операції здійснюються всередині одного платника ПДВ.
Коли ПН виписують філії
Якщо товари (роботи, послуги) поставляються філії, то у графі «Покупець» ПН разом з найменуванням головного підприємства, зареєстрованого платником ПДВ, зазначають найменування такої філії (п. 1 Порядку № 957). При цьому проставляють місцезнаходження головного підприємства, поряд з яким можна відобразити адресу філії (див. консультацію в категорії 101.19 ЗІР ДФСУ).
У Реєстрі ПН у службовому полі 04 «Платник» зазначають найменування платника і через дріб найменування і номер, установлений для цих філій (п. 4 розділу II Порядку № 958).
Коли ж ПН потрібно виписувати на філію? Чітких рекомендацій із цього приводу в нормативних актах немає — зазначено, що тільки у випадках, коли постачання йде філії, яка фактично є стороною договору від імені головного підприємства. Раніше податківці приписували орієнтуватися на те, чи делеговано філії право виписки ПН (консультація в категорії 101.19 ЗІР ДФСУ*). Якщо ні, то ПН приписували виписувати на головне підприємство.
*Розміщена з позначкою «діяла до 01.03.2014», проте в цьому питанні нічого принципово не змінилося, тому вона актуальна й зараз.
Виходячи з цього, ми вважаємо, що оформляти ПН на філію потрібно за дотримання таких умов:
1) філії делеговано право виписки ПН і присвоєно окремий числовий код;
2) договір укладено з філією, що діяла від імені юрособи, при цьому товари (роботи, послуги) поставляються на цю філію.
Важливий момент: орієнтуватися тільки на один договір не зовсім правильно, оскільки в Положенні про філію можуть бути передбачені якісь обмеження на здійснення операцій філією (тоді угоди укладає головне підприємство). А ось отримувати товари (роботи, послуги) філія може без жодних обмежень.
Тому якщо товари (роботи, послуги) поставляють на філію, яка має окремий числовий код, то сам покупець має повідомити, кому саме: головному підприємству або філії виписувати ПН. Якщо покупець такої інформації не дає, можна сміливо оформляти ПН на головне підприємство, що було зазначене в договорі. Тоді точно не помилитеся.
Документи та скорочення статті
Закон № 755 — Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців» від 15.05.03 р. № 755-IV.
Порядок № 957 — Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 22.09.14 р. № 957.
Порядок № 958 — Порядок ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних, затверджений наказом Мінфіну від 22.09.14 р. № 958.
Порядок № 966 — Порядок заповнення і подання податкової звітності з податку на додану вартість, затверджений наказом Мінфіну від 23.09.14 р. № 966.
ЄДРПОУ — Єдиний державний реєстр юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців.
ПН — податкова накладна.
ЕЦП — електронний цифровий підпис.
