Перед роботодавцями, які приймають на роботу переселенців із зони АТО, постала проблема. Якщо трудова книжка (ТК) працівника залишилася «під обстрілом», то такого працівника можна прийняти тільки за сумісництвом. На цьому Мінфін наполягав у своєму листі від 01.09.14 р. № 31-08040-06-3/22381 («БТ», 2014, № 39, с. 8).
Мінсоцполітики з Мін’юстом вирішили цю проблему. Вони дописали у Інструкції № 58* таку підставу для видачі дубліката ТК, як відсутність доступу до ТК унаслідок надзвичайної ситуації або проведення АТО на території, де працював працівник. Якщо працівник захоче, то дублікат ТК має видати роботодавець за новим місцем роботи.
* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена накаказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.
Але для того, щоб стати новим роботодавцем для переселенця із зони АТО і видати йому дублікат, потрібно спочатку прийняти таку людину на роботу. А без ТК це можливо тільки на умовах сумісництва.
Тож на практиці виходить доволі хитра схема.
Ви приймаєте працівника на умовах сумісництва. Працівник виявляє бажання організувати «переїзд» своєї ТК від роботодавця із зони АТО, щоб працювати у вас за основним місцем роботи. Якщо зробити це фізично не виходить, то працівник може звернутися до вас за дублікатом: подати відповідну заяву та інформацію (у довільній формі) з Антитерористичного центру при СБУ щодо проведення АТО на території, де він раніше працював. Якщо ви отримали таку вимогу, то повинні видати дублікат ТК. Як це зробити? Правила прописані в пп. 5.1 — 5.4 Інструкції № 58.
Отже, берете стандартний бланк ТК і у верхньому лівому кутку першої сторінки виконуєте запис: «Дублікат». Далі всі графи заповнюєте за загальними правилами.
Оскільки працівник уже має стаж роботи, то у гр. 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку записуєте загальний стаж його роботи (сумарно без розшифровки за місцями, роками, посадами) до працевлаштування до вас. Але для цього потрібні підтвердні документи (зокрема, з попередніх місць роботи).
Далі на підставі тих самих наданих працівником документів розписуєте відомості про попередні місця роботи: у гр. 2 — дату прийняття на роботу, у гр. 3 — найменування підприємства, цех (відділ) і посаду (роботу). У наступному рядку: у гр. 2 — дату звільнення, а у гр. 3 — причину звільнення. Якщо в поданих підтвердних документах немає деталізованої інформації, то записуєте що є. У гр. 4 наводите найменування, дату й номер документа, на підставі якого внесено записи до дублікату.
Тепер у вас є ТК працівника, і ви можете прийняти його на роботу за основним місцем. Вважаємо, в такому випадку достатньо провести заміну сумісництва на основне місце роботи. Зробити це можна двома способами:
• переукласти трудовий договір на роботу за основним місцем роботи;
• звільнити працівника із сумісництва та прийняти на основне місце роботи. Такий варіант рекомендує Мінсоцполітики (лист від 22.06.12 р. № 93/06/187-12 // «БТ», 2012, № 42, с. 4). Майте на увазі: цей варіант більш морочливий. Адже при звільненні працівника-сумісника необхідно виплатити всі належні йому виплати, у тому числі компенсацію за невикористану відпустку. І з дати прийняття на роботу вести новий відлік стажу для відпустки.
Повернемося до дубліката ТК. Коли до «основної» ТК з’явиться доступ, то до неї з дубліката потрібно буде перенести записи про роботу. При цьому дублікат анулюють і повертають його власнику (працівнику): на першій сторінці виконується запис: «Дублікат анульовано», який роботодавець за останнім місцем роботи засвідчує своєю печаткою.
Нюанс для ФОП. Роботодавці-підприємці досі не можуть заводити ТК працівникам. Перешкода цьому — п. 2.12 Інструкції № 58. Він вимагає, щоб на першій (титульній) сторінці трудової книжки стояла печатка підприємства. Вочевидь, із тієї самої причини ФОП не зможуть видати працівникові дублікат ТК.
Наказ є чинним від дня опублікування.
