(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
Перейти до номеру
  • № 46
  • № 45
  • № 44
  • № 43
  • № 42
  • № 41
  • № 40
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
20/25
Бухгалтерський тиждень
Бухгалтерський тиждень
Листопад , 2014/№ 47

Загубили листок непрацездатності? Вихід є!

У житті не обходиться без втрат… Але втрата листка непрацездатності — не привід для засмучення. Здебільшого це можна виправити. У цій статті ми відповімо на запитання наших читачів, що неодноразово надходили до нашої редакції: як діяти, якщо працівник або роботодавець загубив листок непрацездатності?

Для визначення того, як діяти в разі втрати листка непрацездатності, має значення, чи було його оплачено. Чому? Читайте далі.

 

Листок непрацездатності загублено до його оплати

Листок непрацездатності, виданий у встановленому порядку,  це підстава для призначення оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та допомоги по тимчасовій непрацездатності (ст. 51 Закону № 2240, п. 3 Порядку оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів підприємства, установи, організації, затвердженого постановою КМУ від 06.05.01 р. № 439).

Отже, якщо листок непрацездатності загубив працівник, вочевидь, ця неприємність сталася після його закриття і до пред’явлення за місцем роботи. Тож роботодавець такий листок непрацездатності оплатити не міг.

Але й у ситуації, коли працівник уже приніс листок непраце­здатності на роботу, до його оплати справа могла не дійти. Наприклад, він міг загубитися ще до прийняття рішення комісією (уповноваженим) із соціального страхування про призначення виплат по тимчасовій непрацездатності. Втрата могла відбутися і після прийняття рішення: або до бухгалтерії не донесли, або в бухгалтерії загубили, не встигнувши оплатити.

Без листка непрацездатності бухгалтер не має права нараховувати виплати по тимчасовій непрацездатності. Річ у тім, що підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996). Немає листка непрацездатності, який є первинним документом, — немає підстави нараховувати лікарняні.

Отже, якщо листок непраце­здатності загубили до його оплати (незалежно від того, хто в цьому винен — працівник чи роботодавець), нічого не залишається, як його відновити. А чи можна це зробити? — запитаєте ви. Ствердно відповісти на це запитання дозволяє п. 1.14 Інструкції № 455. Для цього:

• бухгалтер складає довідку про те, що за період хвороби листок непрацездатності ще не оплачено;

• працівник із такою довідкою звертається до медичного закладу, де було видано листок непраце­здатності;

• у медзакладі видають новий листок непрацездатності з позначкою «дублікат».

Новий листок непрацездатності оплачується в установленому порядку. Детально про це читайте в «БТ», 2014, № 44, с. 13.

 

«Форс-мажорно» загублено після оплати

Після того, як листок непраце­здатності оплатили, шансів отримати його дублікат уже немає. Відповідно до Інструкції № 455 медзаклад може видати його тільки за наявності довідки з місця роботи, яка підтверджує, що листок непрацездатності не було оплачено. Тому ця ситуація складніша за попередню, але не безвихідна.

У цьому випадку слід керуватися роз’ясненнями Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, далі — фонд (див. лист від 26.11.07 р. № 04-29-2541). Щоб підтвердити наявність підстав для виплати лікарняних, підприємству потрібно:

• по-перше, отримати документи, які підтверджують настання форс-мажорних обставин: довідку з органу пожежної служби (у разі пожежі); довідку комунальних служб (при затопленні); довідку органів МВС, рішення суду (при крадіжці); довідку територіального управління МНС (у разі стихійного лиха) тощо;

• по-друге, відновити первинні документи, що підтверджують нарахування та виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів Фонду. Для цього потрібно звернутися до медичного закладу, де було видано загублений листок непрацездатності, з оформленим відповідним чином запитом. Медзаклад може надати реєстр виданих документів, які засвідчують тимчасову непрацездатність працівників.

Зазначені вище документи будуть підставою для оплати періоду тимчасової непрацездатності. І органу Фонду в такому разі повертати суму допомоги не доведеться.

 

Загубили через халатність після оплати

У цій ситуації відновити листок непрацездатності неможливо. Це означає, що контролюючі органи визнають виплату суми допомоги порушенням порядку використання коштів. Про те, що загрожує за це роботодавцю, читайте в розділі «Відповідальність роботодавця».

Вочевидь, працівник у цьому випадку постраждати не повинен. Адже він надав листок непраце­здатності, і його провини в такій втраті немає. Тому утримувати суму раніше виплаченої за рахунок коштів Фонду допомоги по тимчасовій непрацездатності із заробітної плати працівника підприємство не має права. Водночас Фонду доведеться повернути суму допомоги. Тому дні хвороби, що підлягають оплаті за рахунок Фонду, фактично оплатить підприємство.

Природно, виникає запитання: чи потрібно коригувати податкові витрати? На наш погляд, витрати на оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та суму нарахованого єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) потрібно відстоювати.

Для цього на прохання роботодавця сам працівник, який хворів, звертається до медзакладу із запитом підтвердити факт хвороби. За таким запитом медзаклад видасть довідку із зазначенням необхідних даних (серії та номера листка непрацездатності, П. І. Б. хворого, місця роботи, періоду хвороби). Така довідка разом з іншими документами (рішенням комісії із соцстрахування, табелем обліку робочого часу, протоколом комісії, в якому зафіксовано факт втрати листка непрацездатності) підтверджує те, що працівник дійсно хворів. Відповідно, для витрат є підстави. Проте є небезпека, що податківці наполягатимуть на виключенні з податкових витрат оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та нарахованого ЄСВ у зв’язку з відсутністю оригіналу листка непрацездатності. Тому слід бути готовими до боротьби. І, на наш погляд, наявність зазначених вище документів — вагомий аргумент.

Зауважимо, що такі документи важливі й для того, щоб за відсутності листка непрацездатності класифікувати оплату періоду хвороби як лікарняні для цілей оподаткування.

Тепер питання в тому, як підприємству відшкодувати завдану втратою листка непрацездатності шкоду. Доведеться шукати винну особу. Найімовірніше, нею буде працівник, відповідальний за зберігання листків непрацездатності (як правило, це бухгалтер).

Працівники несуть матеріальну відповідальність за пряму дійсну шкоду, заподіяну підприємству внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків (ст. 130 КЗпП). При цьому під прямою дійсною шкодою розуміються, у тому числі, грошові виплати (абзац другий п. 4 постанови № 14).

Бухгалтер несе матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку. Головний бухгалтер (якщо на підприємстві передбачено таку посаду) несе матеріальну відповідальність у межах свого середньомісячного заробітку за ту частину шкоди, яка не відшкодована безпосередніми винуватцями (абзац другий п. 6 постанови № 14). Загальна сума, що підлягає стягненню, не повинна перевищувати заподіяну шкоду.

Сума компенсації матеріальної шкоди не включається до доходів, оскільки сума допомоги та штрафу (якщо сплачувався) до витрат не потрапляє (п.п. 136.1.5 ПКУ).

 

Відповідальність роботодавця

Добре, якщо загублений листок непрацездатності вдасться відновити. Якщо ні, то варіантів два: чекати, коли це порушення виявлять контролюючі органи під час перевірки, або виправлятися самим.

Як зазначалося вище, під час перевірки виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності, не підтверджену листком непрацездатності, визнають порушенням порядку використання страхових коштів. За це роботодавцю-страхувальнику загрожує штраф у розмірі 50 % суми допомоги (абзац перший ч. 1 ст. 30 Закону № 2240).

Крім того, відповідно до ст. 1655 КпАП посадовим особам підприємства загрожує адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.).

Можна, не очікуючи перевірки, виправитися самим. Як самовиправитися, зазначено в розд. VII Порядку формування та подання страхувальниками звітності по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затвердженого постановою правління Фонду від 18.01.11 р. № 4.

По-перше, необхідно письмово повідомити орган Фонду про факт виявлення помилки. Письмове повідомлення складається у двох примірниках. У ньому зазначають:

• найменування страхувальника;

• реєстраційний код страхувальника в органі Фонду або його номер у Державному реєстрі (для зареєстрованих після 01.01.11 р.) та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ;

• період виявлення помилки;

• зміст помилки з посиланням на чинне законодавство, згідно з яким робляться виправлення;

• суму відкоригованих витрат;

• суму донарахованої пені;

• дату складання повідомлення.

По-друге, необхідно перерахувати органу Фонду всю суму допомоги по тимчасовій непраце­здатності, не підтверджену листком непрацездатності.

По-третє, потрібно виправити помилку у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП. Якщо помилку було допущено в минулих кварталах звітного року, то коригуєте відповідні показники звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП. У разі коли помилку допущено в минулих роках, безпідставно нараховану суму допомоги відображаємо в рядку 3 таблиці I.

У разі виконання всіх трьох перелічених вище дій, штрафні санкцій до роботодавця не застосовуються.

Тепер ви знаєте, як діяти в разі втрати листка непрацездатності. Порядок дій залежить від ситуації, у результаті якої сталася втрата. У будь-якому разі зневірятися не варто. Як ви змогли переконатися, практично усе можна виправити.

 

Висновки

  • Розраховувати на виплату допомоги за рахунок коштів Фонду можна тільки в тому випадку, якщо втрата листка непрацездатності сталася до його оплати. Підставою буде дублікат листка непрацездатності, який працівник повинен отримати в медзакладі.

  • У разі коли листок непрацездатності загублено внаслідок форс-мажорних обставин, Фонд «не забере» допомогу, якщо ви отримаєте документи, що підтверджують настання форс-мажорних обставин і тимчасову непрацездатність працівника.

Документи статті

Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.01 р. № 2240-III.

Постанова № 14 — постанова Пленуму Верховного Суду України «Про судову практику в справах відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 р. № 14.

Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13.11.01 р. № 455.

листок непрацездатності додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті