(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
Перейти до номеру
  • № 24
  • № 23
  • № 22
  • № 21
  • № 20
  • № 18-19
  • № 17
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
17/26
Бухгалтерський тиждень
Бухгалтерський тиждень
Червень , 2015/№ 25

Відрядження у таблицях і схемах

Кожне підприємство у своїй діяльності стикається з необхідністю направити працівника у відрядження. У сьогоднішній Шпаргалці бухгалтера ви знайдете все необхідне для того, щоб правильно оформити відрядження працівника і врахувати витрати, понесені ним під час поїздки.

Чи всяка поїздка — відрядження?

Не секрет, що Інструкція про відрядження діє лише стосовно держслужбовців та осіб, що відряджаються підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Для звичайних госпрозрахункових підприємств цей документ має довідковий (рекомендаційний) характер.

Водночас при вирішенні спірних питань перевіряючі часто посилаються на норми зазначеної Інструкції, оскільки, крім неї, питання відряджень, по суті, не врегульовані жодним нормативним документом.

Зокрема, визначення службового відрядження можна знайти лише в Інструкції про відрядження. Тому орієнтуватимемося на неї. Характеристики, які дозволяють вважати поїздку працівника відрядженням, наведемо в табл. 1.

Таблиця 1. Характеристики, притаманні відрядженню

Характеристики поїздки

Пояснення

Хто їде?

Особа, яка перебуває у трудових відносинах з підприємством (детальніше див. у табл. 2)

Як оформляємо?

Наказом керівника підприємства. У ньому бажано вказати:

• прізвище та ініціали особи, що направляється у відрядження, її професію (посаду), структурний підрозділ;

• місце призначення (країну, місто, найменування підприємства, куди відряджається працівник);

• строк відрядження;

• мету відрядження та підставу (службове завдання або інший документ).

З наказом працівника знайомлять під підпис. Копію наказу видають відрядженому працівнику, щоб до готельного рахунку при відрядженнях по Україні не був уключений туристичний збір.

Крім наказу, можуть оформлятися також:

• службове технічне завдання;

• кошторис витрат на відрядження;

• примірна схема маршруту працівника при проїзді міським транспортом загального користування

На який час?

Строк відрядження є обмеженим і в загальному випадку не може перевищувати:

30 календарних днів — для відряджень у межах України;

60 календарних днів — для відряджень за кордон.

Окремі винятки передбачені п. 6 постанови КМУ № 98. Так, строк відрядження не може перевищувати, зокрема:

строку будівництва об’єктів — для працівників, направлених для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт;

одного року — для працівників, направлених за кордон за ЗЕД-контрактами для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-дослідницьких, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів.

У разі відрядження осіб до вищих навчальних закладів або наукових установ за кордоном з метою навчання або стажування строк навчання студентів не має перевищувати 2 роки, аспірантів — 1 рік, а строк стажування наукових і науково-педагогічних працівників — 6 місяців.

Пам’ятайте! Дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включають.

При визначенні строку відрядження враховують:

• день від’їзду у відрядження та день повернення з нього (день прибуття на місце основної роботи) — ці дні зараховують як два дні;

• вихідні, святкові та неробочі дні, які припадають на період відрядження

Куди їдемо?

До іншого населеного пункту не за місцем постійної роботи особи.

До відряджень відносять у тому числі поїздки до філій підприємства, розташованих в інших населених пунктах, поїздки надомників до головного офісу підприємства тощо.

Водночас слід відрізняти відрядження від роботи, що має роз’їзний (пересувний) характер праці, коли працівник виконує свої трудові обов’язки не на постійному робочому місці, а здійснюючи поїздки. Наприклад, роз’їзну роботу виконують кур’єри, торговельні агенти тощо. Таким працівникам встановлюють надбавки за роз’їзний характер праці. Їх поїздки не оформляють як відрядження.

Також не є відрядженням поїздка працівника за дорученням керівника підприємства в межах одного з місцем роботи населеного пункту

З якою метою?

Мета відрядження — виконання працівником своїх трудових обов’язків поза місцем його основної роботи.

Важливо! Вимагати від працівника, щоб він виконував у відрядженні роботу, не зумовлену трудовим договором, не можна. У цьому випадку працівник має право відмовитися від відрядження

А чи є зв’язок з госпдіяльністю?

Раніше для того щоб відобразити витрати на відрядження, потрібно було мати документи, що підтверджують зв’язок відрядження з діяльністю підприємства, зокрема:

• запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства;

• укладений договір (контракт);

• інші документи, що встановлюють або посвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

• документи, що посвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях, симпозіумах, інших заходах, які проводяться з тематики, що збігається з госпдіяльністю підприємства.

З 01.01.15 р. наявність таких документів для податкового обліку не є обов’язковою

Таблиця 2. Кого можна / не можна направити у відрядження

Можна направити у відрядження

працівників підприємства

тимчасових працівників

сезонних працівників

сумісників

працівників, які працюють неповний робочий час

засновників

членів керівних органів підприємства

Не можна направити у відрядження

осіб, які працюють за цивільно-правовим договором

вагітних жінок (ст. 176 КЗпП)

жінок, які мають дітей віком до 3 років (ст. 176 КЗпП)(1)

жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей-інвалідів, без їх згоди (ст. 177 КЗпП)(1)

працівника в період його тимчасової непрацездатності

працівника в період його відпустки(2)

(1) Гарантії, установлені ст. 176 і 177 КЗпП, поширюються і на батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), прийомних батьків (ст. 1861 КЗпП). (2) У загальному випадку працівника, який перебуває у відпустці, направити у відрядження не можна. Але якщо це є неминучим, то спочатку за згодою працівника необхідно оформити наказ про відкликання його з відпустки, а потім направити його у відрядження.

Таблиця 3. Видаємо аванс на відрядження: відповіді на «гарячі» запитання

Запитання

Відповідь

Чи обов’язково видавати працівнику аванс на відрядження?

Обов’язок з видачі авансу перед вибуттям працівника у відрядження чітко встановлений Інструкцією про відрядження. І хоча вона є необов’язковою для госпрозрахункових підприємств, необхідність авансування працівника непрямо випливає зі ст. 121 КЗпП, п. 170.9 ПКУ, п. 2.11 Положення № 637.

Незабезпечення працівника авансом на відрядження може бути кваліфіковано як порушення законодавства про працю, що тягне за собою відповідальність за ч. 1 ст. 41 КпАП з накладенням адмінштрафу на посадових осіб підприємства, які порушили трудове законодавство. Розмір штрафу становить від 510 до 1700 грн.

Коли потрібно видати аванс працівнику?

Чіткий строк видачі авансу законодавством не встановлений. Головне — щоб працівник був забезпечений авансом до початку відрядження в будь-який час після видання наказу про відрядження

В якій формі видавати аванс: готівковій чи безготівковій?

Підприємство самостійно вирішує, в якій формі видати аванс відрядженому працівнику:

готівкою з каси підприємства з оформленням видаткового касового ордера;

у безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (наприклад, на корпоративну банківську чи на особисту банківську платіжну картку працівника). При цьому гроші вважаються виданими під звіт:

• у момент, коли працівник використовує картку для оплати товарів, зняття готівки в банкоматі тощо, — якщо працівнику видана корпоративна картка;

• у момент, коли гроші зараховані на картку працівника, — якщо аванс перераховують на зарплатну або особисту картку працівника

Як розрахувати суму авансу?

При підрахунку суми авансу роботодавець повинен враховувати добові витрати, витрати на оплату проїзду та проживання (якщо вони попередньо не оплачені роботодавцем). Раніше розмір авансу визначали на підставі кошторису витрат. Сьогодні госпрозрахункові підприємства кошторис можуть не складати, а просто вказувати суму видаваного авансу в наказі про відрядження. Водночас роботодавець в цій частині може використовувати п. 7 розд. I Інструкції про відрядження, який передбачає ознайомлення працівника з кошторисом витрат або довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною в довільній формі

Якщо у працівника у відрядженні закінчилися гроші, чи можна перерахувати йому додаткову суму авансу?

Так, можна. Відповідне рішення приймає керівник підприємства на підставі доповідної записки працівника (факсограми). Про це зазначено в листі Мінфіну від 14.03.11 р. № 31-18030-07-10/6681.

Можлива й інша ситуація: працівник у відрядженні витрачає власні кошти, а підприємство потім компенсує понесені витрати на підставі наданого працівником Звіту та оригіналів підтвердних документів

В якій валюті видавати аванс?

Працівник, який їде у відрядження по Україні, отримує аванс у гривнях. Відрядженому за кордон аванс видають у національній валюті країни, до якої направляється працівник, або у вільно конвертованій валюті

Чи існують якісь нюанси, які потрібно враховувати при видачі авансу на закордонвідрядження?

Звичайно, такі нюанси є. Зокрема, підприємства не можуть купувати готівкову іноземну валюту для видачі авансу в пунктах обміну валют. Операції купівлі-продажу валют необхідно здійснювати лише через банки (див. лист НБУ від 16.08.04 р. № 46-009/285-8297).

Аванс на закордонвідрядження можна видати частково в інвалюті, а частково — у гривнях для оплати витрат на території України (наприклад, це стосується вартості проїзду) (див. лист Мінфіну від 04.06.07 р. № 31-26030-12/23-3982/4279).

Якщо працівник у закордонвідрядженні витратив не весь аванс, то залишок він зобов’язаний повернути в тій валюті, в якій було видано аванс.

Водночас за ситуації, коли працівник у відрядженні витратив власні кошти (авансу не вистачило), відшкодовувати понесені витрати слід у гривнях. Виняток — працівник-нерезидент. Він має право вибрати валюту відшкодування своїх витрат: гривні чи інвалюту

Таблиця 4. Виплачуємо добові

Облікові моменти

Пояснення

Розмір добових

Для госпрозрахункових підприємств розмір добових на законодавчому рівні не встановлений. Ми вважаємо, що підприємство має право встановити свій розмір добових. Але при цьому слід мати на увазі, що виходячи зі ст. 121 КЗпП мають бути дотримані мінімальні гарантії працівникам. Як орієнтир тут можуть виступати суми, установлені для працівників бюджетної сфери в постанові № 98.

Так, для відряджень по Україні мінімальний розмір добових має становити не менше 30 грн.

Максимальний розмір добових може бути встановлений у будь-якій сумі. Однак перевищення його над розміром, зазначеним у п.п. 170.9.1 ПКУ, оподатковуватиметься за особливими правилами. Добові в межах розмірів з п.п. 170.9.1 ПКУ не обкладаються ні ПДФО, ні ВЗ. А ось суми перевищення включаються до загального оподатковуваного доходу працівника, з якого роботодавець повинен утримати ПДФО та ВЗ (максимальний неоподатковуваний розмір добових у 2015 році див. у табл. 5)

Документ, що встановлює розмір добових

Оскільки підприємство самостійно визначає розмір добових, його потрібно зафіксувати в якомусь внутрішньому документі. Таким документом може бути, наприклад, Положення про відрядження. При його складанні ви можете орієнтуватися на норми Інструкції про відрядження та постанови № 98. Складене Положення про відрядження, в якому серед інших питань застережений і розмір добових, погоджують з трудовим колективом (профспілкою)

Якщо до рахунка на проживання включено харчування

Чи потрібно зменшувати розмір добових, якщо в рахунки на проживання включено харчування? Вважаємо, що не потрібно, оскільки таке зменшення не передбачене нормами п.п. 170.9.1 ПКУ.

Водночас ніщо не заважає підприємству на свій розсуд застерегти таку умову окремо в Положенні про відрядження. Роботодавець, який бажає зменшити витрати, може обмежити добові для своїх працівників, диференціювавши їх розмір залежно від того, уключено до рахунків готелів харчування чи ні. Наприклад, у Положенні про відрядження можна прописати, що розмір добових зменшується до 80 % при одноразовому харчуванні, до 55 % — при дворазовому і до 35 % — при триразовому харчуванні

Підстави для виплати добових

Для відряджень у межах України та до країн, в’їзд на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд) суму добових визначають згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (транспортними квитками, рахунками готелів тощо).

Для відряджень до країн, в’їзд на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), добові визначають на підставі наказу про відрядження та відміток уповноваженої особи Держприкордонслужби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює. Ці відмітки робляться на прохання відрядженої особи.

За відсутності наказу, підтвердних документів або відміток Держприкордонслужби в закордонному паспорті суму добових уключають до оподатковуваного доходу працівника

Нюанси при розрахунку суми добових

При виплаті добових необхідно також врахувати таке:

• при розрахунку днів відрядження для виплати добових день вибуття у відрядження і день прибуття до місця постійної роботи зараховуються як два дні (п. 4 розд. II Інструкції про відрядження);

• при відрядженні працівника строком на один день або до такої місцевості, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійної роботи, добові відшкодовують як за повну добу;

• якщо день прибуття з попереднього відрядження та день вибуття в наступне відрядження збігаються (є одним днем), то добові виплачують за один день

Добові для закордонвідряджень

Працівникам, що відряджаються за кордон, добові, як правило, відшкодовують:

• за час проїзду територією України — за нормами для внутрішньоукраїнських відряджень;

• за час проїзду і перебування за кордоном — за нормами, визначеними для закордонвідряджень.

Нагадуємо: аванс на закордонвідрядження видають у національній валюті країни відряджання або в будь-якій вільно конвертованій валюті.

Якщо валюта, в якій затверджені добові на підприємстві, і валюта авансу не збігаються, то «закордонні» добові перераховують у валюту, в якій видають аванс. Як це зробити, розглянемо на прикладах.

Приклад 1. На підприємстві «закордонні» добові встановлені у розмірі 900,00 грн. на день. Працівника направляють у відрядження до Польщі на 7 днів. Курс НБУ на дату видачі авансу складає 5,704 грн. за 1 польський злотий. Сума добових дорівнюватиме: 900,00 грн. : 5,704 грн./злотий х 7 днів =

= 1104,49 злотих.

Приклад 2. На підприємстві виплачують добові працівникам, що відряджаються за кордон, з розрахунку 40 доларів США на день. Працівника направляють у відрядження до Німеччини на 10 днів. Аванс вирішено виплатити в євро.

На дату видачі авансу курси НБУ становили 21,027 грн./$ і 23,618 грн./€.

Визначимо крос-курс валют на дату видачі авансу: 21,027 грн./$ : 23,618 грн./€ = 0,890 €/$.

Розрахуємо суму добових: $40 х 0,890 €/$ х 10 днів = €356

Плаваючий розмір добових

Установлювати різний розмір добових для працівників різних посад не слід, адже добові призначені для компенсування витрат на задоволення першочергових потреб працівника у відрядженні: харчування та інші особисті потреби. Ці потреби у всіх людей однакові.

А ось установити різний розмір добових залежно від регіону, до якого відряджають працівника, та/або сезону (якщо йдеться про відрядження до курортного міста), цілком можливо. У цьому випадку спиратися можна на дані Держкомстату про рівень цін

Таблиця 5. Розмір добових у 2015 році

Територія відрядження

Мінімальний розмір добових (постанова № 98)(1)

Максимальний неоподатковуваний розмір добових (п.п. 170.9.1 ПКУ)(1)

Максимальний неоподатковуваний розмір добових у 2015 році(1)

У межах України

30,00 грн.

0,2 розміру мінзарплати, установленого на 1 січня звітного року

243,60 грн.(2)

За кордон

Розмір залежить від країни відрядження. Установлений у доларах США

0,75 розміру мінзарплати, установленого на 1 січня звітного року

913,50 грн.(2)

(1) З розрахунку на кожний календарний день відрядження. (2) Добові, що перевищують максимальну межу, обкладають ПДФО та ВЗ як додаткове благо. ЄСВ з добових не справляють.

Таблиця 6. Строки подання Звіту про відрядження

Форма видачі авансу

Строки подання Звіту

Готівкова форма

До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ)

Готівка, знята за допомогою платіжних засобів(1)

До закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)

Безготівкова форма (розрахунки за допомогою платіжних засобів)

Не пізніше 10 банківських днів після закінчення відрядження (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ)(2)

Аванс не видавався — працівник у відрядженні витрачав власні кошти

Податківці вважають, що в цьому випадку Звіт необхідно подати у строки, визначені законодавством, тобто у строки, установлені для працівників, яким був виданий аванс (роз’яснення в категорії 109.14 ЗІР ДФСУ). Але при цьому контролери заспокоюють: якщо працівник, що витратив у відрядженні власні кошти, несвоєчасно подасть Звіт, фінансові санкції не застосовуватимуться

(1) Виходячи з норм п.п. 170.9.3 ПКУ, під платіжними засобами розуміють корпоративні платіжні картки, дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи. Податківці поширюють 3-денний строк і на випадки зняття готівки за допомогою особистих банківських карток (див. лист ДПСУ від 06.02.12 р. № 2292/6/23-50.0214, а також роз’яснення в категорії 109.14 ЗІР ДФСУ). Ми з цим не згодні, оскільки перерахування авансу на особисту картку працівника, по суті, є тотожним видачі його готівкою. До того ж ПКУ не застерігає спеціальні строки подання Звіту в разі перерахування авансу на відрядження на особисту картку працівника. За цих умов ми вважаємо, що Звіт слід подавати у 5-денний строк після закінчення відрядження (п.п. 170.9.2 ПКУ). (2) За наявності поважних причин роботодавець може продовжити строк подання Звіту до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі, якщо виявлено розбіжності між відповідними звітними документами).

Таблиця 7. Особливості складання Звіту

Частина Звіту, яку заповнює

підзвітна особа (працівник, який повернувся з відрядження)

посадові особи підприємства

Підзвітна особа заповнює всі графи Звіту, крім таких граф, як:

• «Звіт перевірено»;

• «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером»;

• бухгалтерські проводки;

• розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернені кошти, витрачені на відрядження або під звіт;

• «Звіт затверджено»

Графи «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», а також бухгалтерські проводки та розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернені кошти заповнює посадова особа підприємства, яка видала працівнику гроші на відрядження (бухгалтер чи касир).

Графа «Звіт затверджено в сумі» підписується керівником підприємства (податковим агентом)

Пам’ятайте! За ситуації, коли аванс перераховувався на корпоративну платіжну картку, у графі «Одержано» працівник відображає не всю суму, перераховану на картку, а лише ту, яку він фактично використовував: зняв у банкоматі або здійснив розрахунки в безготівковій формі за допомогою картки

Бокову відривну частину Звіту (розписку) заповнює посадова особа підприємства, яка приймає Звіт. Тут вказують П. І. Б. підзвітної особи, дату складання Звіту, його суму і кількість доданих документів.

Розписку надають працівнику як підтвердження своєчасності подання Звіту

Приклад. Припустимо, що працівник у закордонвідрядженні здійснював розрахунки за допомогою декількох видів валют. Скільки звітів він повинен подати?

Ми вважаємо, що в цьому випадку коректніше скласти один Звіт. У ньому щодо кожної валюти потрібно вказати суму виданих під звіт коштів, суму витрачених коштів і залишок (перевитрату). Для цього до форми Звіту доведеться додати декілька граф.

Водночас складання декількох звітів порушенням не є. При такому підході нумерувати звіти краще через дріб (наприклад, 5/1, 5/2, 5/3 тощо) і складати їх у різні дні. Це потрібно для того, щоб коректно заповнити розписку та рядки, що відображають залишок (перевитрату) авансу.

Нагадуємо! До Звіту слід додати лише оригінали документів, що підтверджують вартість понесених витрат. Якщо працівник розраховувався за допомогою платіжної картки, то до Звіту потрібно додати також документи про отримання готівки з поточного рахунка: чеки банкоматів, копію видаткового ордера, довідку за встановленою формою, сліп, квитанцію торговельного термінала тощо (п. 2.12 Положення № 637)

Важливо! Суму перевитрачених коштів (невитрачену частину авансу на відрядження) необхідно повернути до каси або перерахувати на банківський рахунок підприємства до або під час подання Звіту (п.п. 170.9.2 ПКУ, п. 11 розд. II і п. 17 розд. III Інструкції про відрядження, п. 2.11 Положення № 637)

Таблиця 8. Відповідальність за порушення правил відрядження

Хто несе відповідальність

Порушення

Розмір відповідальності

Працівник

Несвоєчасне повернення надміру витрачених коштів

ПДФО із суми, що перевищує суму витрат працівника на відрядження(1) (2). Базу оподаткування визначають з використанням «натурального» коефіцієнта (п.п. 170.9.1, п. 164.5 ПКУ)

Госпсуб’єкт

Перевищення строків використання виданої під звіт готівки, установлених п. 2.11 Положення № 637

Штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт сум (абз. 5 ст. 1 Указу № 436)

Видача готівки під звіт без повного звіту за раніше видані кошти

(1) Цю відповідальність застосовують і в тому випадку, якщо Звіт поданий своєчасно, але залишок невитрачених коштів повернено з порушенням установлених строків. (2) Вважаємо, що оподатковуваний дохід у працівника виникає лише в тому випадку, якщо невитрачені грошові кошти не повертаються ним до закінчення місяця повернення з відрядження. Це випливає з п. 3 Порядку № 845. З іншого боку, якщо працівник не надав Звіт до кінця місяця, на який припадає закінчення строків, то ПДФО розраховують з усієї суми виданого авансу. Саме ця сума вважатиметься надміру витраченою, адже в підприємства немає документів, що підтверджують інше.

 

Схема 1. Продовжуємо строк відрядження: покроковий алгоритм дій

* Якщо працівник захворів у закордонвідрядженні, то після повернення він має обміняти закордонний документ про тимчасову непрацездатність на вітчизняний листок непрацездатності. Для цього до поліклініки подають закордонний документ, перекладений українською мовою та нотаріально посвідчений.

Важливо! Здійснити такий обмін можна в обмежених випадках (п. 1.12 Інструкції № 455), а саме в разі:

гострих захворювань або травм;

загострення хронічних захворювань;

вагітності та пологів;

оперативних втручань при невідкладних станах;

лікування за рішенням комісії МОЗ України з питань направлення на лікування за кордон.

Таблиця 9. У відрядження за свій рахунок: відповіді на актуальні запитання

Запитання

Відповідь

Чи потрібно дотримуватись 10-тисячного обмеження, якщо працівник розраховується у відрядженні власними грошовими коштами?

Так, потрібно, якщо працівник у відрядженні купує для підприємства ТМЦ і документи оформляють на ім’я підприємства. Дотримуватись 10-тисячного обмеження в цьому випадку вимагає a href=" http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z0040-05" target="_blank">п. 2.3 Положення № 637 (ср. 025069200) і п. 1 постанови Правління НБУ від 06.06.13 р. № 210.

Однак є і приємний момент: на решту витрат на відрядження, які гарантовані ст. 121 КЗпП і Інструкцією про відрядження (проїзд, проживання тощо), 10-тисячне обмеження не поширюється

Працівник терміново виїхав у закордонвідрядження, і аванс йому видати не встигли. Чи можна відшкодувати йому витрачені власні кошти у валюті?

Ні, не можна. Пункт 2.5 Правил № 200 свідчить: працівнику-резиденту, який перебував у закордонвідрядженні, витрачені власні кошти відшкодовують у гривнях за курсом НБУ, встановленим на день виплати відшкодування

Працівник витратив у відрядженні свої гроші (аванс не видавався). В який строк він повинен подати Звіт?

Податківці наполягають на тому, що в цьому випадку Звіт необхідно подати у строки, визначені законодавством, тобто у строки, установлені для працівників, яким було видано аванс (див. лист Міндоходів від 03.07.13 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15 і роз’яснення в категорії 109.14 ЗІР ДФСУ). У загальному випадку — це 5 банківських днів після закінчення відрядження.

Але при цьому контролери заспокоюють: якщо працівник, який витратив у відрядженні власні кошти, несвоєчасно подасть Звіт, фінансові санкції ні до нього, ні до підприємства не застосовуватимуться

Протягом якого строку підприємство зобов’язане відшкодувати працівнику витрачені у відрядженні власні кошти?

Інструкція про відрядження приписує виплатити додаткові кошти для остаточного розрахунку за відрядження до закінчення 3-го банківського дня після затвердження Звіту. Однак для госпрозрахункових підприємств її норми мають рекомендаційний характер, а інших законодавчих норм, які б установлювали строки повернення працівнику витрачених коштів, немає. Отже, відшкодування може відбутися в будь-який строк.

Увага! Якщо в колдоговорі застережений строк виплати компенсації, то потрібно дотримуватись цього строку

Чи існує строк позовної давності, протягом якого працівник може стягнути з підприємства витрачені кошти?

Якщо працівник витрачав гроші лише на витрати на відрядження, то «працює» строк, установлений ст. 233 КЗпП, — 3 місяці з дня, коли працівник довідався або повинен був довідатися про порушення свого права.

Якщо ж працівник придбав ТМЦ, то застосовують загальний строк позовної давності —

3 роки (ст. 257 ЦКУ).

Відлічувати цей строк починають з дня, наступного за днем виплати відшкодування, установленим колдоговором. А якщо в колдоговорі такий строк не прописаний, — з 8-го дня після пред’явлення працівником письмової вимоги про виплату відшкодування

Таблиця 10. Облік витрат на відрядження

Бухгалтерський облік

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку 372. Витрати на відрядження залежно від цілі відрядження та підрозділу, в якому працює відряджений працівник, можуть бути відображені на рахунках 20, 22, 28, 23, 91, 92, 93, 94.

У бухобліку витрати показують на дату затвердження Звіту

Податок на прибуток

З 01.01.15 р. об’єкт обкладення податком на прибуток визначається за даними бухобліку (п.п. 134.1.1 ПКУ). А оскільки п.п. 140.1.7 ПКУ більше немає, платники отримали можливість відображати витрати на відрядження без будь-яких обмежень.

Крім того, з ПКУ зникла згадка про обов’язковий зв’язок витрат з госпдіяльністю. Отже, великою мірою, підприємства більше не зобов’язані доводити цей зв’язок

ПДВ

Податковий кредит за транспортними квитками, готельними рахунками та за касовими чеками відображають на дату складання Звіту після затвердження його керівником. Пояснюється це тим, що підтвердні документи підприємство отримує разом зі Звітом і відобразити податковий кредит до затвердження Звіту не може. Саме такої позиції дотримуються сьогодні податківці (категорія 101.15 ЗІР ДФСУ).

Зауважте! З 01.01.15 р. необхідно вести реєстр документів — замінників податкової накладної (п.п. 201.111 ПКУ). Форма цього реєстру ще не затверджена. Тому можете поки що вести його за формою Реєстру виданих та отриманих податкових накладних

ПДФО, ВЗ, ЄСВ

Витрати на відрядження, зазначені у  п.п. 170.9.1 ПКУ, не обкладаються ні ПДФО, ні ВЗ.

Зверніть увагу! Як зазначають податківці у категорії 103.17 ЗІР ДФСУ, при визначенні доходів, що (не)обкладаються ПДФО, слід керуватися не лише п.п. 170.9.1 ПКУ, а й Інструкцією про відрядження. Будь-які витрати, не передбачені Інструкцією, вони вважають додатковим благом і вимагають обкладати їх ПДФО і ВЗ.

Крім того, є імовірність, що «необов’язкові» виплати контролери розглядатимуть як виплати, що мають індивідуальний характер (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5). А отже, вимагатимуть сплатити з них ще й ЄСВ.

Важливий момент! Наднормативні добові обкладають ПДФО і ВЗ, а ЄСВ з них не справляють, оскільки ця виплата не входить до складу фонду оплати праці

 

Схема 2. Оплачуємо період перебування працівника у відрядженні

Документи та скорочення

Указ № 436 Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

Інструкція про відрядження — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.

Постанова № 98 — постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.11 р. № 98.

Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.07 р. № 200.

Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.

Порядок № 845 — Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міндоходів від 24.12.13 р. № 845.

Звіт — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 24.12.13 р. № 845.

ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.

ВЗ — військовий збір.

відрядження додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті