Далекі поїздки: поїздом, літаком, автобусом

Правила компенсації витрат на проїзд

Витрати на проїзд, понесені працівником (підзвітною особою) під час відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок підприємства, неодмінно підлягають відшкодуванню.

Причому далекі поїздки, як правило, не обходяться тільки витратами на купівлю квитка на проїзд. Тут працівник може витратитися й на оплату додаткових послуг у такій поїздці (попереднє резервування квитка, постільна білизна). До того ж у дорозі, можливо, доведеться оплатити і провезення багажу.

Так-от, усі ці витрати належать до витрат на проїзд. Причому, як передбачено п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу працівника не включається сума компенсації витрат на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

Трохи ширше про порядок компенсації витрат на проїзд прописано в Інструкції № 59*. Для звичайних підприємств вона має рекомендаційний характер, так що деякі її правила та гарантії можна взяти на озброєння, закріпивши це у власному Положенні про відрядження.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

По-перше, витрати на проїзд працівнику відшкодовують у розмірі вартості проїзду «туди і назад» повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням (!) усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків (п. 6 розд. II і п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 59).

По-друге, якщо роботодавець дає добро, то не вважатимуться марнотратством витрати на проїзд у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками I класу і бізнес-класу.

По-третє, з дозволу керівника повинні відшкодовувати й витрати на проїзд при «затримці» у відрядженні працівника, тобто коли дати, зазначені у транспортних квитках, не збігаються з датами з наказу на відрядження (п. 7 розд. I Інструкції № 59).

Однак при цьому головна умова для відшкодування витрат на проїзд і відповідно «неоподаткування» суми відшкодування — наявність оригіналів документів, що підтверджують вартість витрат на проїзд.

Витрати на проїзд, не підтверджені документально, або взагалі не відшкодовують, або відшкодовують за рішенням керівника з обов’язковим уключенням до оподатковуваного доходу відрядженого працівника.

Розберемося, які документи необхідні для визнання витрат на проїзд, щоб уникнути негативних «оподатковуванодохідних» наслідків.

Документи на проїзд

Документами, що підтверджують вартість витрат на проїзд, п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ називає:

• транспортні квитки;

• транспортні рахунки (багажні квитанції);

• електронні квитки за наявності посадкового талона, (!) якщо його обов’язок передбачено правилами перевезення на відповідному транспорті;

• розрахункові документи про їх придбання за всіма видами транспорту.

Але річ у тім, що «добути» ці документи вийде далеко не завжди. А інколи вони й зовсім не потрібні. Тут усе залежить від виду транспорту. Тому розбиратимемося окремо з кожним видом транспорту / видом квитка.

Залізничні поїздки

Паперовий квиток. Для підтвердження витрат на проїзд залізничним (крім приміського) транспортом досить оригіналів квитків (за формою, установленою в додатках 10 і 11 до Порядку № 331/137**). РРО і розрахункові книжки при продажу таких проїзних і перевізних документів не застосовують (п. 4 ст. 9 Закону про РРО***).

** Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений наказом Мінінфраструктури від 30.05.13 р. № 331/137.

*** Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.

Для відшкодування і «неоподаткування» витрат за паперовим залізничним квитком жодні додаткові документи не потрібні.

А от для підтвердження витрат на проїзд приміським залізничним транспортом одних транспортних квитків буде замало. Закон про РРО не звільняє суб’єктів господарювання від використання РРО (РК) при продажу таких квитків. А отже, додатково до квитків приміського сполучення (коди 101, 102) необхідно додати й касовий чек.

Електронний документ. Електронний залізничний квиток (посадковий документ) оформляють за правилами, установленими в Порядку № 331/137, а форма та його зміст наведені в додатках 12 і 13 до нього. Крім того, на залізничному транспорті ви онлайн можете оформити не тільки електронний квиток на проїзд, а й у такій самій формі оформити свій багаж та інші додаткові послуги.

При купівлі електронного квитка працівник на руки отримає роздрукований на паперовому носії посадковий документ. Якщо додатково оплачував перевезення багажу та/або окремо замовляв послуги (наприклад, послуги з користування комплектом постільної білизни або бронювання місця), то в нього будуть роздруковані на паперовому носії перевізний документ та/або документ на послуги.

Важливо! Ці роздруківки мають статус розрахункових документів (п. 5.6 розд. V Порядку № 331/137). А все тому, що дані таких електронних документів (посадкового, перевізного або документа на послугу) заносяться до спеціалізованого РРО (п. 8.6 розд. VIII Порядку № 331/137). Після запису даних у фіскальну пам’ять формується електронний документ, візуальна форма якого потім роздруковується.

Отже, працівнику достатньо додати до Звіту тільки роздрукований на паперовому носії посадковий документ (електронний квиток).

На перевезення багажу — роздрукований електронний перевізний документ, а для підтвердження послуг з користування комплектом постільної білизни та послуг з резервування місць — роздрукований електронний документ на послуги.

Те, що посадковий талон у цьому випадку не потрібний, тепер прямо прописано в п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Хоча податківці не вимагали його й раніше (див. категорію 109.10 ЗІР ДФСУ, листи ДФСУ від 23.05.16 р. № 5331/М/99-99-13-02-03-14, від 13.06.16 р. № 12975/10/28-10-01-03-11 і від 15.12.16 р. № 27169/6/99-99-13-02-03-15).

Авіапереліт

На повітряному транспорті паперові квитки не використовуються. Тут повсюдно використовують електронний метод оформлення перевізного документа. Отже, саме електронний пасажирський квиток (ЕК) та багажна квитанція і будуть документами, що підтверджують переліт/перевезення багажу, і підставою для проведення розрахунків.

Проте нагадуємо: «офіційно» форму авіаційного ЕК не встановлено і через РРО його ніхто не реєструє. Тому визнати авіаційний ЕК розрахунковим документом не можна (категорія 109.2 ЗІР ДФСУ). А отже, до такого ЕК обов’язково слід додати документ про оплату. Та й без посадкового талона тут не обійтися. Нагадаємо: посадковий талон на літак видається пасажиру при реєстрації на рейс (п. 7 розд. Х Правил повітряних перевезень пасажирів і багажу, затверджених наказом Мінінфраструктури від 30.11.12 р. № 735).

Отже, для підтвердження і «неоподаткування» витрат на авіапереліт, що відшкодовуються, працівник повинен пред’явити такий пакет документів:

• роздруківку авіаційного ЕК із зазначеним маршрутом (маршрут/квитанція);

• документ про оплату (платіжне доручення / квитанцію платіжного термінала / чек РРО);

• посадковий талон. На це звертають увагу і податківці (див. категорії 103.17, 109.10 ЗІР ДФСУ).

Увага! Сервіс онлайн-реєстрація. Щоб не витрачати часу на очікування реєстрації у стінах аеропорту, пасажир може завчасно пройти онлайн-реєстрацію на рейс з дому чи офісу. Зареєструвавшись через Інтернет і самостійно роздрукувавши посадковий талон, після прибуття до аеропорту на стійку реєстрації звертатися не треба.

Так-от, такий електронний посадковий талон, роздрукований працівником самостійно на звичайному аркуші при онлайн-реєстрації (а не в залі аеропорту), податківці навряд чи визнають.

Вони наполягають на тому, що в разі використання працівником авіаційного ЕК підставою для відшкодування витрат на його придбання є виключно (!) оригінал відривної частини посадкового талона пасажира (див. лист ДФСУ від 13.10.16 р. № 22299/6/99-99-13-02-03-14). А розбиратися з тим, що являє собою роздруківка при онлайн-реєстрації, відправляють до Мінфіну.

Отже, швидше за все, при перевірці вони визнають переліт до місця відрядження (або назад) не підтвердженим документально з усіма податковими наслідками, що з цього випливають згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ.

Хоча, на наш погляд, абсурдно позбавляти зручного сервісу відрядженого працівника тільки тому, що талон роздрукований ним самостійно, а не, скажімо, у стінах та на бланку аеропорту (та ще й якщо в ньому є вся потрібна для цього талона інформація).

Проте щоб не вступати зайвий раз у спір з податківцями, вимагайте від працівників реєструватися виключно в залі аеропорту, щоб отримати на руки оригінал талона.

Поїздки на автобусі

Паперовий квиток. Квитки, талони, квитанції на проїзд / перевезення багажу в автобусі, що видані перевізником і відповідають типовим формам з наказу № 503**** (з нанесеними друкованим способом серією, номером і номінальною вартістю), є достатньою підставою для відшкодування працівнику витрат на проїзд. РРО і розрахункові книжки при продажу таких проїзних і перевізних документів не застосовують (п. 4 ст. 9 Закону про РРО).

**** Наказ Мінтрансзв’язку від 25.05.06 р. № 503.

Зауважимо, що під цю норму потрапляють: автобусні квитки на приміські перевезення — тип ПА-I, тип ПА-II, автобусний квиток міжміський/міжнародний — тип ММ-I (додаток 7), а також квитки на перевезення багажу: міжміські — тип КБ-I, передмістя — тип КБ-II (додатки 4 і 5 до наказу № 503).

А от з автобусними квитками міжміського сполучення може виникнути казус. Тарифна вартість у квитках на приміські та міжміські маршрути встановлюється шляхом множення покілометрового тарифу на відстань від початку маршруту до середини тарифної зони (п. 2 наказу № 503).

Так-от, майте на увазі! Друкованим способом ця інформація у квитках міжміського сполучення не наноситься (див. квитки міжміського сполучення — тип I, тип II, тип III, тип IV, що відповідають формам з додатка 1).

Отже, квитки на неповний проїзд у міжміському сполученні краще купувати в касах автостанції.

Адже проїзний документ, куплений на автостанції, як правило, одночасно є не тільки транспортним квитком, а й фіскальним чеком РРО. І стовідсотково підходитиме для відшкодування витрат на проїзд.

А як бути, якщо автостанції поруч не виявилося? Якщо квиток на міжміське сполучення оплачено посередині маршруту безпосередньо в салоні автобуса і отримано від водія, то, швидше за все, в ньому вартість та (або) інші реквізити (тарифна вартість «неповного» проїзду виходячи з покілометрового тарифу і відстані) будуть заповнені від руки або взагалі можуть бути не зазначені. У такому разі до квитка неодмінно має додаватися розрахункова квитанція за формою № РК-1.

Нагадаємо: розрахунки в салоні міжміського автобуса дозволені без РРО, але з використанням РК і КОРО (ст. 10 Закону про РРО, п. 10 Переліку № 1336*****). На це звертають увагу і податківці (див. лист ДФСУ від 01.12.16 р. № 26059/6/99-99-08-02-01-15). Без розрахункової квитанції працівнику підтвердити витрати на проїзд за неповним квитком не вийде.

***** Перелік, затверджений постановою КМУ від 23.08.2000 р. № 1336.

Податківці не проти вільності у формі квитка, талона чи іншого документа, що підтверджує проїзд автотранспортом, тільки якщо перевізником є ФОП — платник єдиного податку групи 2 або 3.

Нагадаємо: вони звільнені від застосування РРО, РК і КОРО згідно з п. 6 ст. 9 Закону про РРО (якщо не перевищили дохід — 1 млн грн.). Якщо працівник надасть вам квиток «сумнівної» форми і в ньому буде зазначено інформацію про перевізника як про ФОП-єдиноподатника, то не хвилюйтеся і сміливо «приймайте» тільки цей документ.

Ще раз повторимо: податківці не проти. Тут головне отримати від перевізника хоч якийсь подібний до квитка документ. Проте спочатку простежте, щоб він відповідав товарному чеку / первісному документу.

Отже, підтвердити витрати на проїзд міжміським автобусом працівник може одним із таких документів:

• фіскальним касовим чеком РРО, виданим при придбанні квитка на автостанції;

• розрахунковою квитанцією за формою № РК-1, якщо за квиток міжміського сполучення оплачено в салоні водію;

• квитком довільної форми, якщо перевізник — ФОП-єдинник групи 2 або 3, дохід якого не перевищив 1 млн грн.

Електронний документ. Єдиної «законної» форми електронних квитків на автотранспорті наразі не встановили. Проте деякі перевізники вже давно живуть у ногу з часом і надають електронний онлайн-сервіс замовлення квитків на автобус.

При оформленні замовлення онлайн замовнику на електронну пошту надійде електронний ваучер (бланк замовлення).

Причому якщо квиток замовлено безпосередньо у перевізника, роздрукований на папері електронний ваучер на автобус навіть дає його власнику можливість здійснити посадку в автобус.

Але увага (!): не попадіться на цю «зручність».

Податківці попереджають: форми ЕК на перевезення пасажирів і багажу автотранспортом не встановлені. Тому роздруковані на паперовому носії ваучери (бланки замовлень тощо) не можна вважати ані квитком, ані розрахунковим документом (див. консультацію в категорії 109.02 ЗІР ДФСУ).

Отже, автобусні електронні документи (ваучери, бланки замовлення) слід обов’язково замінювати на паперовий квиток у касі автостанції. Неодмінно нагадайте про це працівнику перед поїздкою. Адже додана до Звіту просто роздруківка електронного ваучера (бланка замовлення) може вийти боком працівнику.

Морські, річкові поїздки

Паперовий квиток. Для підтвердження витрат на проїзд морським і річковим транспортом одних транспортних квитків буде замало. Закон про РРО не звільняє суб’єктів господарювання від використання РРО (РК) при продажу таких квитків.

Тому додатково обов’язково знадобиться касовий чек (або розрахункова квитанція, якщо квиток проданий на судні, — ст. 10 Закону про РРО, п. 10 Переліку № 1336).

Електронний квиток. Ураховуючи законодавчу неврегульованість порядку застосування морських/річкових ЕК, підставою для неоподатковуваного відшкодування витрат працівнику може бути тільки традиційний паперовий квиток укупі з розрахунковим документом про оплату.

Для зручності інформацію про документи, що мають підтвердити вартість далеких поїздок працівників, узагальнимо в табл. 1.

Таблиця 1. Документи, необхідні для відшкодування витрат на проїзд

Звіт

Нагадаємо: подати Звіт про використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) (за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841), потрібно до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершить відрядження або виконання завдання за дорученням і за рахунок підприємства, що надало кошти під звіт.

Разом із Звітом працівник повинен подати документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат (зазначити потрібно й форму оплати: готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковий розрахунок).

ПДВ

Квитки для ПК. Для того щоб відобразити податковий кредит (ПК) на підставі транспортного квитка, він в обов’язковому порядку повинен містити (п.п. «а» п. 201.11 ПКУ):

• загальну суму платежу;

• суму податку;

• податковий номер продавця.

Виняток: квитки, форму яких затверджено міжнародними стандартами******. Так-от, якщо працівник додасть до Звіту квиток, що підтверджує міжнародне перевезення, то наявність податкового номера продавця в ньому необов’язкова. А от сума ПДВ усе одно має бути зазначена (категорія 101.14 ЗІР ДФСУ). Хоча, за великим рахунком, підприємству все одно, адже міжнародні перевезення обкладаються ПДВ за ставкою 0 %.

****** Про те, якими документами регламентовано міжнародну форму для кожного виду транспорту і перевезення, див. у листі Мінінфраструктури від 19.09.11 р. № 7885/11/10-11.

Податківці не проти відображення податкового кредиту з ПДВ і на підставі електронних квитків. Але при цьому такий квиток повинен містити інформацію про загальну суму наданих послуг, суму податку, а також фіскальний номер і податковий номер продавця.

Зауважимо: деякі документи на проїзд (наприклад, залізничні квитки і документи на проїзд автовокзалу) містять інформацію про те, що це квиток і одночасно фіскальний чек. Так, виникає запитання: чи можна відобразити ПК на підставі таких документів, якщо їх сума без ПДВ перевищує 200 грн.?

Можна. Відображати суму ПДВ у складі податкового кредиту слід як за транспортними квитками, керуючись п.п. «а» п. 201.11 ПКУ, а не як за фіскальним чеком. На це звертають увагу і податківці (див. лист Міжрегіонального ГУ ДФС від 16.12.15 р. № 27154/10/28-10-06-11). Тобто за квитками — фіскальними чеками не звертайте увагу на 200-гривневе обмеження. Відносьте до складу податкового кредиту всю суму ПДВ.

Дата «квиткового» ПК. Право на ПК за транспортними документами виникає тільки при здійсненні операції придбання «проїзної» послуги. І, на думку податківців, оскільки документи, що підтверджують витрати на проїзд, понесені підзвітною особою під час відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок податкового агента, подаються разом із Звітом, то датою формування ПК є дата формування авансового звіту (див. категорію 101.14 ЗІР ДФСУ, а також лист ДФСУ від 09.06.15 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15).

Щоправда, на наш погляд, більш коректно відображати ПК на дату затвердження Звіту, а не його подання. Адже саме в момент затвердження Звіту керівником підприємство визнає, що здійснені витрати пов’язані з його діяльністю.

При цьому в кол. 3 «період складання податкової накладної, іншого документа» табл. 2 розд. II додатка 5 до декларації з ПДВ також слід зазначити дату складання Звіту (категорія 101.20 ЗІР ДФСУ). Але, на наш погляд, суму ПДВ із квитка за Звітом слід відображати у складі ПК за датою документа — квитка.

Винятком, мабуть, буде випадок, коли підприємство за свій рахунок придбаває електронний квиток на потяг ще до початку поїздки. Так-от, уже на дату отримання цього квитка підприємство має право відобразити ПК — додаткових документів тут не буде.

Причому не забувайте: ПК за транспортним квитком може бути відображено тільки в тому періоді, в якому на нього виникло право, — правило відстрочення ПК на «365 днів» тут не діє.

Крім того, не забудьте вписати документи на проїзд до Реєстру документів — замінників податкової накладної (п. 201.11 ПКУ). Позначати додані до Звіту документи на проїзд у Реєстрі слід по-старому — ТК (транспортний квиток).

Бухгалтерський облік

Суми коштів, витрачених підзвітними особами на проїзд у відрядженні, залежно від мети, визначеної керівником підприємства в наказі, і підрозділу, в якому працює відряджений працівник, відображають на таких рахунках бухгалтерського обліку: 23, 91, 92, 93, 94.

Приклад. Працівнику відділу збуту видано аванс на відрядження — 1000 грн. Після повернення з відрядження працівник склав Звіт і подав документи, що підтверджують понесені ним у відрядженні витрати: залізничні квитки до місця відрядження і назад на загальну суму 600 грн. (ПДВ — 90 грн.); добові — 320 грн.

Облік відшкодування таких витрат див. у табл. 2.

Таблиця 2. Облік компенсації витрат на проїзд

Податок на прибуток

Абсолютно в усіх платників податків витрати на проїзд працівника, підтверджені документально та обліковані у складі бухгалтерських витрат, у результаті при формуванні фінрезультату вплинуть на розмір податку на прибуток (п.п. 134.1.1 ПКУ). Чинні норми ПКУ жодних різниць за цими операціями не передбачають.

Усе дуже просто. Є квиток — можна відшкодувати витрати працівника на далекі поїздки, та ще й без оподаткування ПДФО і ВЗ. Крім того, ще й врахувати вартість проїзду у складі бухгалтерських витрат. А який квиток вимагати при звітуванні від працівника, ви вже знаєте.

Висновки

• Для визнання витрат на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) необхідні оригінали документів, що підтверджують їх вартість.
• За залізничним (крім приміського) транспортом досить надати оригінал паперового квитка або роздруківку електронного квитка.
• Авіапереліт підтвердить тільки електронний квиток у комплекті з оригіналом посадкового талона і розрахунковим документом про оплату.
• Автобусні поїздки до передмістя підтвердить квиток, а ось за міжміськими поїздками слід мати або квиток автостанції (він же — чек РРО), або квиток і розрахункову квитанцію від водія.
• Автобусні електронні ваучери обов’язково замінюйте на паперовий квиток автостанції. ПК за транспортними квитками буде, тільки коли подано всі документи, необхідні для визнання/відшкодування витрат на проїзд.
• Коректніше відображати «квитковий» ПДВ у складі ПК на дату затвердження Звіту.
• Документально підтверджені витрати на проїзд працівника відображаються у складі бухгалтерських витрат і для податку на прибуток різниць не формують.