Новий розмір закордондобових: як рахувати й оподатковувати?

Бухоблік закордондобових

Перед відрядженням підприємство видає працівникові грошовий аванс. Право на його отримання працівникові гарантує ст. 121 КЗпП. Про те, що роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника, який відряджається, авансом, зазначено в п. 4 розд. I, п. 11 розд. II, п. 5 розд. III Інструкції № 59.

Виданий аванс повинен покривати добові витрати, витрати на оплату проїзду і наймання житла працівником, що відряджається.

Працівникові, що направляється у відрядження за кордон, аванс видають у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Витрати, понесені в інвалюті, підприємство відображає на рахунках бухобліку як у валюті розрахунків, так і у валюті звітності, тобто в гривнях. Вірний помічник у цьому — П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів».

Для відображення витрат суму в інвалюті перераховують у гривні за курсом НБУ на початок дня дати здійснення операції ( п. 5 П(С)БО 21). Тобто суму добових у межах виданого авансу перераховують у гривні за курсом НБУ, що діяв на день видачі авансу. Саме ця сума потрапить у витрати і вплине на суму податку на прибуток. Незалежно від подальших коливань валютних курсів сума добових, видана у межах авансу на закордонвідрядження, перерахунку не підлягає.

Щоденний перерахунок суми добових відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ проводять виключно з метою визначити, чи виник у працівника дохід, що підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ.

Запам’ятайте це важливе правило. Воно знадобиться нам далі.

А тепер давайте подивимося, за яких умов у працівника може виникнути оподатковуваний дохід за ситуації, коли на підприємстві розмір добових на закордонвідрядження встановлений у граничному розмірі — 80 євро.

Добові встановлені в розмірі 80 євро

Приклад 1. Менеджер відділу збуту направлений у відрядження до Бельгії. Термін відрядження відповідно до наказу — 5 днів (з 16.02.17 р. по 20.02.17 р.). Згідно з наказом і положенням про відрядження за кордон на добові витрати працівникові виділено €400 (€80 х 5 днів). Аванс на відрядження виданий 09.02.17 р.

Курс НБУ склав:

09.02.17 р. — 28,702180 грн./€;

16.02.17 р. — 28,491748 грн./€;

17.02.17 р. — 19.02.17 р. — 28,748346 грн./€;

20.02.17 р. — 28,782837 грн./€.

Після повернення з відрядження працівник надав авансовий звіт і оригінали підтверджуючих документів.

В обліку підприємства операції із закордондобовими відображають так, як показано в табл. 1.

Таблиця 1. Облік закордондобових

Тепер розрахуємо граничну суму добових, яка не підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ. Для цього використовуємо курси НБУ за кожен день відрядження, як це пропонує п.п. 170.9.1 ПКУ: €80 х 28,491748 грн./€ + €80 х 28,748346 грн./€ х 3 дні х €80 х 28,782837 грн./€ = 11481,57 грн.

Як бачимо, неоподатковувана сума добових, розрахована відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ (11481,57 грн.), більше суми добових, виданої в межах авансу за даними бухобліку (11480,87 грн.). Тому дохід у працівника не виникає.

Виходячи з умов цього прикладу, доходимо висновку: якщо в період відрядження євро дорожчає (курс євро збільшується), то дохід у працівника не виникає. Не буде доходу і в разі, коли курс євро в період відрядження не змінюється.

Тепер давайте розглянемо зворотну ситуацію зі здешевленням євро.

Приклад 2. Менеджер відділу збуту направлений у відрядження до Франції. Термін відрядження відповідно до наказу — 3 дні (з 07.02.17 р. по 09.02.17 р.). Згідно з наказом і положенням про відрядження за кордон на добові витрати працівникові виділено €240 (€80 х 3 дні). Аванс на відрядження виданий 03.02.17 р.

Курс НБУ склав:

03.02.17 р. — 29,167527 грн./€;

07.02.17 р. — 29,203840 грн./€;

08.02.17 р. — 28,856547 грн./€;

09.02.17 р. — 28,702180 грн./€.

Після повернення з відрядження працівник надав авансовий звіт і оригінали підтверджуючих документів.

У витрати підприємства добові потраплять у сумі, перерахованій у гривні за курсом НБУ на день видачі авансу: €240 х 29,167527 грн./€ = 7000,21 грн.

Розмір добових, неоподатковуваний ПДФО і ВЗ, складе: €80 х 29,203840 грн./€ + €80 х 28,856547 грн./€ + €80 х 28,702180 грн./€ = 6941,00 грн.

Ця сума менше тієї, що зафіксована в бухобліку. А це означає, що в працівника виник дохід у розмірі 59,21 грн. (7000,21 - 6941,00).

Далі можливі два варіанти дій.

1. Працівник повертає в касу віртуальну перевитрату добових (59,21 грн.), що утворилася.

Чому віртуальну? Та тому, що працівник у складі авансу на відрядження отримав свої законні 80 євро добових, які й витратив. Дохід у нього виник не через те, що він витратив на особисті потреби гроші понад установлені норми, а виключно через коливання валютних курсів. Тобто виходить, що законодавець карає працівника за цілком природні зміни валютного курсу, що виглядає, щонайменше, несправедливо.

2. Якщо віртуальну перевитрату, що утворилася, в касу не повернути, тоді ПДФО і ВЗ не уникнути. Причому базу обкладення ПДФО слід визначати із застосуванням «натурального» коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ. При ставці податку 18 % «натуральний» коефіцієнт дорівнює 1,219512195. Відповідно база обкладення ПДФО складе 72,21 грн. (59,21 грн. х 1,219512195), а сума податку — 13,00 грн. (72,21 грн. х 18 %).

Не забудьте також утримати ВЗ. У цій ситуації його сума дорівнюватиме 0,89 грн. (59,21 грн. х 1,5 %).

Зверніть увагу! На відміну від ПДФО, при визначенні бази обкладення ВЗ «натуральний» коефіцієнт застосовувати не потрібно.

Мовою бухгалтерських проводок усе вищесказане виглядатиме таким чином (див. табл. 2).

Таблиця 2. У результаті перерахунку закордондобових у працівника виник дохід

Відрядний аванс виданий не в євро

Направляючи працівника в закордонвідрядження, роботодавець зобов’язаний забезпечити його грошовими коштами на поточні витрати (авансом) у національній валюті держави, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (п. 5 розд. III Інструкції № 59).

Зрозуміло, що для працівника зручніше отримати аванс у валюті країни відряджання, щоб після прибуття у відрядження не турбуватися про обмін вільно конвертованої валюти на місцеву.

Якщо на підприємстві норми добових для закордонвідряджень установлені в іншій валюті, ніж євро (наприклад, у доларах США), то для розрахунку граничного неоподатковуваного доходу використовують крос-курс валют. Його визначають як відношення встановленого курсу гривні до валюти, у якій установлений розмір добових (наприклад, до доларів США), до курсу гривні до євро.

Наведемо приклад.

Приклад 3. Працівник підприємства направлений у відрядження до США строком на 3 дні (з 15.02.17 р. по 17.02.17 р.). Наказом керівника по підприємству встановлена виплата добових при відрядженнях за кордон у розмірі 85 доларів США. Аванс виданий 09.02.17 р.

Офіційно встановлений НБУ курс гривні до долара США на дату видачі авансу складає 26,912499 грн./$.

Розрахуємо суму добових, яка підлягає виплаті в складі авансу і буде відображена в бухобліку: $85 х 26,912499 грн./$ х 3 дні = 6862,69 грн.

Порядок щоденного розрахунку граничної суми добових, не оподатковуваної ПДФО, з використанням крос-курсу валют представимо в табл. 3.

Таблиця 3. Розрахунок крос-курсу валют і визначення суми доходу для цілей п.п. 170.9.1 ПКУ

Дохід, що виник, у сумі 9,93 грн. підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ.

Новорічне закордонвідрядження на межі «2016/2017»

Припустимо, що працівник убув у відрядження за кордон у грудні 2016 року, а повернувся в січні 2017 року. Чи потрібно йому перераховувати суму добових за період після 01.01.17 р.?

На наш погляд, потрібно. Адже всім працівникам повинні виплачуватися добові за час перебування у відрядженні в порядку і розмірах, установлених законодавством ( ст. 121 КЗпП). А законодавство з 01.01.17 р. передбачає граничний розмір неоподатковуваних добових 80 євро за курсом НБУ за кожен день відрядження.

Тому якщо в положенні про відрядження або в іншому внутрішньому документі підприємства сказано, що добові встановлюються в максимальному розмірі, визначеному законодавством, необхідно перерахувати добові, виплачені за старими нормами в грудні 2016 року за період відрядження, що припадає на 2017 рік.

Порядок такого перерахунку розглянемо на прикладі.

Приклад 4. Працівник адміністрації з метою налагодження ділових стосунків із зарубіжним партнером направлений у відрядження до Австрії. Термін відрядження відповідно до наказу — 9 днів (з 28.12.16 р. по 05.01.17 р.). Згідно з наказом і положенням про відрядження за кордон добові встановлені в розмірі 1033,50 грн./день (75 % від мінзарплати, встановленої на 01.01.16 р., — 1378 грн.).

Аванс виданий 23.12.16 р. в євро. Офіційно встановлений НБУ курс гривні до євро на день видачі авансу склав 26,286013 грн./€.

Визначимо суму добових, що підлягає виплаті в складі авансу:

• з розрахунку на один календарний день: 1033,50 грн.: 26,286013 грн./€ = €39,32;

• з розрахунку на весь період відрядження: €39,32 х 9 дн. = €353,88.

Після 01.01.17 р. сума добових складає €80. У зв’язку із цим працівникові необхідно доплатити добові за 5 календарних днів (з 01.01.17 р. по 05.01.17 р.). Для того, щоб визначити суму доплати, звернемося до норм п. 5 П(С)БО 21. Згідно з цим пунктом відображати в бухобліку заборгованість перед працівником слід на дату затвердження авансового звіту з використанням курсу НБУ, що діє на цю дату.

На дату затвердження авансового звіту (10.01.17 р.) сума добових з розрахунку на 1 календарний день склала: €80 х 28,612462 грн./€ = 2289,00 грн.

Сума доплати за 5 календарних днів дорівнює: (2289,00 грн. - 1033,50 грн.) х 5 дн. = 6277,50 грн.

Тепер перерахуємо суму добових відповідно до вимог п.п. 170.9.1 ПКУ (див. табл. 4).

Таблиця 4. Граничний розмір добових за період відрядження з 01.01.17 р. по 05.01.17 р.

Сума добових, виплачених працівникові за період з 1 по 5 січня 2017 року з урахуванням доплати, за даними бухобліку, складає 11445,00 грн. (2289,00 грн. х 5 дн.).

Тут можливі два варіанти дій:

1) або обкласти дохід працівника, що утворився, в сумі 141,47 грн. (11445,00 грн. - 11303,53 грн.) ПДФО і ВЗ;

2) або зробити працівникові доплату добових у розмірі, що не перевищує граничний, тобто 6136,03 грн. (6277,50 грн. - 141,47 грн.).

Розглянемо ще одну ситуацію.

Підприємство, розуміючи, що на суму добових, установлених п.п. 170.9.1 ПКУ в редакції до 01.01.17 р., працівникові в закордонвідрядженні прожити проблематично, встановило у 2016 році за узгодженням з працівниками норму добових у розмірі, що перевищує неоподатковувану межу.

Приклад 5. Працівник направлений у відрядження до Австрії. Термін відрядження — 9 днів (з 28.12.16 р. по 05.01.17 р.). Згідно з наказом і положенням про відрядження за кордон добові встановлені в розмірі €65 з розрахунку на кожен календарний день відрядження.

Аванс виданий 23.12.16 р. в євро.

Офіційно встановлений НБУ курс гривні до євро на день видачі авансу склав 26,286013 грн./€.

Визначимо суму добових, що підлягає виплаті в складі авансу: €65 х 26,286013 грн./€ х 9 дн. = 15377,32 грн.

Оскільки розмір добових, установлений на підприємстві (€65), менше граничного розміру добових за п.п. 170.9.1 ПКУ в редакції, що чинна з 01.01.17 р. (€80), то за період відрядження з 01.01.17 р. по 05.01.17 р. дохід у працівника не виникне, навіть з урахуванням коливань валютних курсів.

Ну, а за період відрядження з 28.12.16 р. по 31.12.16 р. оподатковуваний дохід працівника складе: (€65 х 26,286013 грн./€ - 1033,50 грн.) х 4 дн. = (1708,59 грн.- 1033,50 грн.) х 4 дн. = 2700,36 грн.

Визначимо базу обкладення ПДФО з урахуванням «натурального» коефіцієнта: 2700,36 грн. х 1,219512195 = 3293,12 грн.

Розрахуємо суму ПДФО: 3293,12 грн. х 18 % = 592,76 грн.

Обчислимо суму ВЗ: 2700,36 грн. х 1,5 % = 40,51 грн.

Як мінімізувати ризик потрапити під ПДФО і ВЗ?

На закінчення декілька слів скажемо про можливість понизити ймовірність виникнення доходу в працівників, що відряджаються. Зробити це можна, встановивши норму добових на підприємстві нижче граничних 80 євро, наприклад, на рівні 70 євро. Адже ПКУ регламентує максимальний розмір неоподатковуваного доходу для ПДФО-цілей. Ніхто не забороняє підприємству встановити свою норму добових, яка буде нижча граничної неоподатковуваної суми з п.п. 170.9.1 ПКУ.

Більше того, ми вважаємо цілком виправданою диференціацію розмірів добових для різних країн відряджання, оскільки витрати на харчування і фінансування інших власних потреб особи, що відряджається, відрізняються залежно від держави відряджання.

Установлення норми добових нижче максимальної межі створює певний запас, у межах якого коливання валютних курсів не призводять до виникнення доходу в працівників, що відряджаються. Причому встановлювати норму добових ви можете не лише в євро, але і в гривнях.

Висновки

• Підприємство, на якому норма добових установлена в граничному розмірі (€80), повинно стежити за змінами валютного курсу. Так, якщо в період відрядження курс євро росте, то дохід у працівника не виникає. У зворотній ситуації (якщо курс євро знижується), висока ймовірність появи оподатковуваного доходу.
• За ситуації, коли добові видаються в іншій валюті (не в євро), для визначення граничного неоподатковуваного доходу використовують крос-курс валют, розрахований за кожен день відрядження.
• Щоб звести до мінімуму ризик потрапити під ПДФО і ВЗ, слід установити норму добових нижче граничної.

Документи і скорочення статті

Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.07 р. № 200.

ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.

ВЗ — військовий збір.