Перерахунок ПДФО: як його провести у 2018 році

Хто у справі?

Обов’язковий річний перерахунок ПДФО* проводимо за всіма працівниками, які працюють у роботодавця станом на 31.12.18 р. Перевіряємо правильність утримання ПДФО і зарплатних доходів у січні — грудні 2018 року.

* Відмітимо: проведення перерахунку ВЗ нормами ПКУ не передбачене.

Для працівників, які прийняті на роботу у 2018 році, перерахунок проводять за період з моменту прийняття.

Якщо працівник був звільнений, перерахунок за ним повинен був проводитися при звільненні.

Разом з обов’язковим перерахунком, податкові агенти можуть провести добровільний перерахунок ПДФО. Його проводять за будь-який період і щодо будь-яких фізичних осіб, яким нараховувалися (надавалися, виплачувалися) будь-які доходи, для визначення правильності оподаткування.

Алгоритм його проведення — спрощена версія обов’язкового перерахунку.

Тому вся увага на обов’язковий перерахунок.

Алгоритм перерахунку

Сама процедура проведення обов’язкового перерахунку ПДФО складнощів не викликає. Алгоритм тут такий.

1. Уточнюємо (перевіряємо ще раз) місячні суми заробітної плати, нараховані (виплачені, надані) працівникові протягом року. Про те, що треба врахувати на цьому етапі, див. у підрозділі «Важливі моменти» нижче.

2. Якщо працівник користувався правом на податкову соціальну пільгу (ПСП), перевіряємо наявність підстав для застосування ПСП до зарплати в кожному окремому місяці. Перевіряємо наявність на підприємстві заяви працівника про самостійне обрання ним місця застосування ПСП і документів, що підтверджують його право на ПСП (за необхідності).

І ще момент: не забувайте, що до середнього заробітку «солдатів підприємства» ПСП не застосовується (див. лист ДФСУ від 04.09.15 р. № 8397/В/99-99-17-03-03-15)!

3. Визначаємо право працівника на ПСП у кожному місяці звітного року. Для цього порівнюємо уточнені суми заробітної плати, розраховані за кожним місяцем 2018 року, з граничним розміром заробітної плати, що надає право на ПСП. До речі, інформацію про розміри ПСП, які діяли у 2018 році, і граничні розміри доходу, що надає право на застосування пільги залежно від категорії, до якої належить працівник, ви можете знайти в консультації «Важливі цифри 2018 року для роботодавця» («БТ», 2018, № 1-2).

4. Проводимо остаточне оподаткування ПДФО уточнених місячних сум заробітної плати (визначаємо окремо за кожним місяцем 2018 року суму ПДФО, що підлягає сплаті до бюджету).

5. Розраховуємо загальну річну суму ПДФО, підсумовуючи отримані в результаті перерахунку щомісячні суми ПДФО.

6. Порівнюємо розраховану в результаті перерахунку суму ПДФО із сумою податку, фактично утриманого із заробітної плати працівника за рік, і визначаємо результат перерахунку.

Якщо в результаті перерахунку вийшла недоплата ПДФО (розрахована сума перевищує фактичну), її утримуємо за рахунок доходу працівника за грудень. При цьому обов’язково враховуємо вимоги ст. 128 КЗпП щодо граничних сум відрахувань. Нагадаємо, що в загальному випадку роботодавець має право утримати із суми оподатковуваного доходу працівника недоплату з ПДФО в сумі, що не перевищує 20 % зарплати, яка належить до виплати. Якщо виявлено переплату з ПДФО, то на її суму зменшують суму нарахованого податкового зобов’язання за грудень 2018 року. Коли її не вистачає, зменшують ПДФО наступних податкових періодів (місяців), до повного повернення «зайвосплаченого» ПДФО працівникові.

Важливі моменти

В обов’язковому річному перерахунку бере участь тільки заробітна плата (ознака доходу в Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ — «101»). Що слід відносити до зарплати для цілей перерахунку з ПДФО? Це:

• основна і додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платникові податку у зв’язку із відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ).

Відмітимо, що для визначення переліку виплат, які входять до складу заробітної плати, можна використати Інструкцію зі статистики заробітної плати, затверджену наказом Держкомстату України від 13.01.04 р. № 5, але тільки в частині, що не суперечить ПКУ;

• лікарняні (див. абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ). Причому лікарняні враховуються усі: виплачувані як за рахунок роботодавця, так і за рахунок коштів Фонду соцстрахування;

• дивіденди на користь фізичних осіб за акціями або іншими корпоративними правами, які мають статус привілейованих чи інший статус, що передбачає виплату фіксованого розміру дивідендів або суми, яка є більшою, ніж сума виплат, розрахована на будь-яку іншу акцію (корпоративне право), емітовану платником податку (див. п.п. 170.5.3 ПКУ).

Премії, доплати, надбавки, індексація. За загальним правилом усі зарплатні виплати, у тому числі і премії, доплати, надбавки, нараховані (донараховані/відсторновані) за попередні податкові періоди (місяці), остаточно оподатковуємо в тому податковому періоді (місяці), в якому вони були фактично нараховані (фактично проведено коригування). Відносити їх до місяців, за які вони були нараховані, не треба. Адже ці виплати не підпадають під дію абзацу третього п.п. 169.4.1 ПКУ (ср. ).

А якщо в поточному році нараховувалася індексація за минулі місяці? Дотримуємося озвученого правила: суми донарахованої або сторнованої індексації розкидувати за тими місяцями, за які було проведене коригування, не треба (див. листи ДФСУ від 13.05.16 р. № 10468/6/99-99-13-01-01-15, від 10.05.17 р. № 7955/5/99-99-13-01-01-16)! Тому якщо в якомусь із місяців 2018 року ви нараховували індексацію за минулі періоди, то під час перерахунку ПДФО вважаємо усю суму такої донарахованої індексації зарплатою того місяця, в якому вона була фактично нарахована у бухобліку.

Виняток із наведеного правила — зарплата за період її збереження згідно із законодавством (див. нижче).

Лікарняні, відпускні. Якщо в періоді, який перевіряється, працівникові нараховувалася зарплата за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки (відпускні) або тимчасової непрацездатності (лікарняні), то суми таких виплат (їх частини) відносять до відповідних місяців, за які вони були нараховані (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ) (див. приклад нижче).

Обліково-звітне

Бухоблік. У бухгалтерському обліку результати перерахунку відображаємо проводкою:

• Дт 661 — Кт 641/ПДФО — сума недоплати податку, що утримується з працівника;

• Дт 661 — Кт 641/ПДФО методом «червоне сторно» — сума переплати, що підлягає поверненню працівникові.

Форма № 1ДФ. Результати перерахунку з ПДФО відображають в розд. I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за той звітний квартал, до якого входить місяць проведення перерахунку, таким чином:

• якщо виявлена недоплата, показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» збільшують на суму виявленої недоплати з ПДФО з урахуванням (!) обмеження в 20 %, про яке ми говорили вище. Якщо розмір недоплати перевищує обмеження, то залишок відобразіть у формі № 1ДФ за наступні звітні квартали у міру утримання із зарплати працівника;

• якщо за результатами перерахунку виявлена переплата, показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» зменшуються на суму надмірно утриманого ПДФО. Якщо суми ПДФО за грудень не вистачило (сума переплати перевищує суму податкових зобов’язань за грудень 2018 року), то на залишок суми переплати зменшіть показники граф 4а і 4 форми № 1ДФ, сформованої за наступні звітні квартали.

Що загрожує за ігнор?

А якщо бухгалтер забув/проігнорував перерахунок ПДФО? Які санкції йому та підприємству за це можуть загрожувати?

Відповідальність за непроведення податковим агентом перерахунку сум доходів і сум податкової соціальної пільги чинним законодавством не передбачена. АЛЕ! Ми все-таки наполегливо рекомендуємо вам його проводити. Адже проводячи перерахунок, ви, по суті, ще раз перевіряєте себе. І якщо ви проігнорували таку можливість, а податківці в ході перевірки виявили недоплату (переплату) з ПДФО через непроведений перерахунок, то «зустрічайте» штраф за подання Податкового розрахунку за формою № 1ДФ з недостовірними відомостями або помилками у розмірі 510 (1020) грн. (п. 119.2 ПКУ).

Більше того, якщо була виявлена недоплата з ПДФО (недоїмка), то вона буде стягнута з підприємства із сплатою штрафу в загальному випадку у розмірі 25 % від суми недоплати (п. 127.1 ПКУ) і пені за увесь період прострочення (п. 129 ПКУ).

А ось посадовим особам підприємства за неутримання і неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті доходу фізичним особам згідно зі ст. 163⁴ КпАП «світить» попередження або адмінштраф у загальному випадку в розмірі від 34 до 51 грн.

Перерахунок ПДФО на прикладі

Результат проведення перерахунку за працівницею наведемо в таблиці.

Річний перерахунок ПДФО

У результаті перерахунку з працівниці потрібно доутримати ПДФО у сумі 317,16 грн. (5456,59 грн. - 5139,43 грн.).

Ця сума (317,16 грн.) не перевищує 20 % «чистого» доходу працівниці — 867,03 грн. (4900,00 грн. - 564,84 грн.) х 20 % : 100 %. Отже, донарахований ПДФО буде утриманий у грудні в повному обсязі.

Припустимо: зарплата на підприємстві виплачується своєчасно. Тоді відповідно в розд. I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 4 квартал 2018 року за цією працівницею з ознакою доходу «101» у графах 3 і 3а буде зазначено: 14700,00 грн. (4900,00 + 4900,00 + 4900,00), а в графах 4 і 4а: 2011,68 грн. (564,84 + 564,84 + 564,84 + 317,16).