Первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про госпоперації, включаючи розпорядження та дозволи на їх проведення (п.п. 2.1 Положення № 88*).
Такі документи повинні містити, зокрема, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).
Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства (п.п. 2.5 Положення № 88).
Приписами ч. 3 ст. 207 ЦКУ передбачено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.
Висновок: використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів** за письмовою згодою сторін, у якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України.
** Виняток — первинні документи типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису (див. лист ДФСУ від 04.05.16 р. № 4582/Л/99-95-42-01-14). Детальніше читайте в Темі тижня «Первинна документація» // «БТ», 2017, № 34-35
За матеріалами ЗІР ДФСУ, категорія 135.06
