«Відпускний» стаж
Включаємо/виключаємо
Чи входять до стажу роботи, що надає право на щорічну основну відпустку, дні, які не були відпрацьовані працівником, наприклад, у зв’язку з відпусткою «за свій рахунок» або прогулом з вини працівника?
Періоди, які входять до стажу роботи, що надає право на щорічну відпустку, перераховані в ст. 82 КЗпП і ст. 9 Закону про відпустки* (усі подробиці — у консультації «Щорічна відпустка» // «БТ», 2016, № 18-19).
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Згідно із зазначеними нормами період відпустки без збереження заробітної плати, наданої ст. 25 та/або ст. 26 Закону про відпустки, входить до «відпускного» стажу. Але майте на увазі: якщо працівник відпочивав «за свій рахунок» довше, ніж передбачено в згаданих статтях, то «надлишок» відпускних днів вважається наданим незаконно і такі дні до «відпускного» стажу потрапити не повинні.
Приклад 1. Працівник-«непільговик» прийнятий на підприємство з 29.01.18 р. З 19 по 23 лютого він перебував у відпустці без збереження зарплати (ст. 26 Закону про відпустки). 03.03.18 р. працівник не вийшов на роботу без поважних причин (задокументований прогул). З 07.05.18 р. він йде в щорічну відпустку. На підприємстві тривалість щорічної основної відпустки, що надається працівникам за відпрацьований робочий рік, складає 24 календарні дні.
Працівник пропрацював на підприємстві менше 6 місяців. Розрахуємо тривалість його відпустки пропорційно відпрацьованому часу.
Крок 1. Визначимо «відпускний» стаж працівника, який він «зібрав» за період з 29.01.18 р. по 06.05.18 р. До «скарбнички» стажу увійдуть 97 к. дн., у тому числі 3 к. дн. січня (з 29 по 31 січня), 28 к. дн. лютого (зверніть увагу: дні відпустки «за свій рахунок» увійдуть до «відпускного стажу»), 30 к. дн. березня (1 день прогулу з вини працівника не враховуємо при підрахунку «відпускного» стажу), 30 к. дн. квітня і 6 к. дн. травня 2018 року.
Отриману кількість календарних днів зменшимо на кількість святкових і неробочих днів, що припадають на цей період (3 дні — 8 березня, 8 квітня і 1 травня):
97 - 3 = 94 (к. дн.).
Крок 2. Розрахуємо кількість днів відпустки, яка припадає на кожен календарний день робочого року, з 29.01.18 р. по 28.01.19 р.:
24 к. дн. : (365 к. дн. - 11 к. дн.) = 0,0678.
Визначимо кількість календарних днів відпустки, яка може бути надана працівникові:
94 к. дн. х 0,0678 = 6 к. дн.
Відпустка наперед-наперед
Чи можна надати працівникові щорічну основну відпустку наперед за поточний і майбутній робочі роки?
За поточний робочий рік роботодавець може надати працівникові щорічну відпустку в будь-який період, узгоджений сторонами. Тут жодних проблем не виникне. А ось із відпусткою за майбутній робочий рік не усе так просто. Пам’ятайте: щорічну основну відпустку надають за відпрацьований робочий рік. При цьому за другий і наступні роки роботи відпустка повної тривалості може бути надана працівникові у будь-який час відповідного року, узгоджена з роботодавцем.
Отже, для того щоб у працівника виникло право на відпустку за відповідний робочий рік, за цим роком повинен почати формуватися «відпускний» стаж.
Приклад 2. Працівник, прийнятий на роботу 16.05.11 р., звернувся до роботодавця з проханням надати йому з 16.04.18 р. щорічні відпустки за два робочі роки — з 16.05.17 р. по 15.05.18 р. і з 16.05.18 р. по 15.05.19 р. — загальною тривалістю 48 к. дн. (24 к. дн. х 2 робочі роки).
Відпустка за робочий рік 16.05.17 р. — 15.05.18 р. розпочнеться 16 квітня і закінчиться 11 травня 2018 року (24 календарні дні відпустки + 2 святкові дні, що припали на період такої відпустки).
Отже, роботодавець не має права надати працівникові щорічну відпустку за робочий рік 16.05.18 р. — 15.05.19 р., оскільки право на таку відпустку виникне у працівника з 16.05.18 р. за умови, що цей день увійде до «відпускного» стажу (див. консультацію «Щорічна відпустка» // «БТ», 2016, № 18-19).
«Відпускний» запас
Відправляємо «трудяжку» у відпустку
Працівник зовсім відмовляється йти в щорічну відпустку. Чим це може загрожувати підприємству?
Розпочнемо з того, що ст. 80 КЗпП і ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки забороняють роботодавцям не надавати щорічну відпустку повної тривалості протягом двох років поспіль.
Невиконання цих норм вважається не інакше як порушенням законодавства про працю (лист Держпраці від 25.01.17 р. № 828/4.3/4.1-ДП-17).
Чим це загрожує? Роботодавцеві — штрафом в одну мінімальну заробітну плату (на сьогодні — 3723 грн., див. абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП), а його посадовим особам (ФОП) — адмінштрафом у загальному випадку в розмірі від 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КпАП).
Тому краще стежити, щоб працівники не накопичували відпускний запас, а приблизно ходили в щорічні відпустки.
Допоможе вам у цьому графік відпусток. Він є підставою для видання наказу (розпорядження) про надання відпустки. Отже, заява працівника вам тут не знадобиться.
Ознайомте свого «трудяжку» під підпис з датою початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку.
Враховуючи те, що роботодавець несе відповідальність за ненадання щорічної відпустки, він має право у межах, установлених графіком, без заяви працівника видавати наказ про надання останньому відпустки. Саме так радить діяти Мінсоцполітики в описаній ситуації (див. лист від 21.06.12 р. № 207/13/116-12).
Позбавляємося від «відпускного» запасу
В окремих працівників підприємства накопичилися солідні відпускні запаси (невикористані відпустки за три і більше років). Чи є способи вирішити цю проблему?
Найпростіший спосіб — відправити працівників у відпустку. Але якщо з якихось причин цей спосіб вам не підходить, можна використати варіант звільнення-прийняття.
Звільнення-прийняття. Працівникові не потрібна відпустка, а потрібні гроші? Тоді нехай пише роботодавцеві дві заяви. Одну — з проханням звільнити його, наприклад, за власним бажанням, а другу — прийняти на роботу з дати, що настає за датою звільнення.
У свою чергу, роботодавець видає два накази. Перший — про припинення трудових відносин з працівником, другий — про прийняття його на роботу.
І не забудьте подати до податкового органу Повідомлення про прийняття працівника на роботу. І тут неважливо, була перерва в днях між звільненням і прийняттям або ні, приймаєте працівника на колишню або на іншу посаду.
Адже ви укладаєте новий трудовий договір. Тобто працівника можна буде допустити до роботи тільки після того, як буде подано на нього Повідомлення. Причому якщо трудові договори йдуть один за одним, про укладення нового трудового договору потрібно буде проінформувати податкову ще в період роботи працівника за діючим трудовим договором.
У день звільнення здійсніть із працівником остаточний розрахунок і виплатіть усі суми, що належать йому, у тому числі й компенсацію за усі невикористані дні усіх щорічних відпусток.
Кількість невикористаних днів щорічних відпусток, накопичених за кілька років поспіль, визначайте за допомогою формули:
Дкомп = Двідп х Р + Двідп х [(Квідпр - Свідпр) : (Крік - Срік)],
де Дкомп — кількість днів невикористаної відпустки, за які надається компенсація;
Двідп — загальна тривалість щорічної відпустки, що надається за повний відпрацьований робочий рік;
Р — кількість повних робочих років, відпрацьованих на підприємстві, за які не використані відпустки;
Квідпр — кількість календарних днів у поточному робочому році до дня звільнення;
Свідпр — кількість святкових і неробочих днів, встановлених ст. 73 КЗпП, які припадають на поточний робочий рік до дня звільнення;
Крік — загальна кількість календарних днів у поточному робочому році;
Срік — загальна кількість святкових і неробочих днів у поточному робочому році.
Отриману розрахунковим шляхом кількість календарних днів округлюйте з урахуванням математичних правил округлення.
Якщо в розрахунку виходить, наприклад, 0,5 і більше десятих — це число округляється до цілого, тобто до 1 календарного дня (див. лист Мінсоцполітики від 27.03.13 р. № 321/13/84-13).
Працівник не хоче зв’язуватися з прийняттям-звільненням? Тоді, можливо, вам підійдуть наступні два варіанти позбавлення від відпускного запасу.
Сумісництво. Працівник має право укладати разом з основним трудовим договором інші трудові договори про роботу за сумісництвом, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін (ст. 21 КЗпП).
Як ми це можемо використати? Працівник може піти в щорічну відпустку і на цей період влаштуватися працювати за строковим трудовим договором до того ж роботодавця на ту ж посаду, але за сумісництвом.
До речі, Закон про відпустки не проти роботи сумісника в період його відпустки за основним місцем роботи. Адже роботодавець зобов’язаний надавати відпустку сумісникові одночасно з відпусткою за основним місцем роботи, тільки якщо останній хоче цього (п. 6 ч. 7 ст. 10).
Проте врахуйте тут два важливі моменти. Перший: про укладення трудового договору про роботу за сумісництвом повідомте податковий орган (направте Повідомлення про прийняття на роботу).
Адже при прийнятті працівника на роботу на умовах сумісництва (внутрішнього або зовнішнього) обов’язковим є укладення трудового договору, який оформляється наказом або розпорядженням роботодавця. А якщо укладається трудовий договір — означає потрібно подати Повідомлення.
Інакше можна нарватися на штраф згідно зі ст. 265 КЗпП. На нашу думку, розмір штрафу за таке порушення повинен дорівнювати одній мінзарплаті (на сьогодні — 3723 грн., див. абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Другий: у трудовому договорі про роботу за сумісництвом (заяві працівника, наказі про прийняття на роботу) зазначте реальну зайнятість працівника протягом робочого дня.
Уся річ у тому, що за оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання ним роботи повний робочий час і виплату «чорної» зарплати без нарахування і сплати ЄСВ, ВЗ і ПДФО роботодавцеві «світить» штраф у розмірі 30 мінзарплат (на сьогодні — 111690 грн.) за кожного працівника, щодо якого здійснено таке порушення (див. абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП), а його посадовим особам— адмінштраф у загальному випадку в розмірі від 510 до 1070 грн. (ч. 1 ст. 41 КпАП).
ЦПД. Працівника відправляємо в щорічну відпустку та укладаємо з ним ЦПД на виконання робіт (надання послуг). Такий варіант укладається в межі закону. Адже він не забороняє фізичним особам укладати ЦПД з тими підприємствами, на яких вони працюють за трудовим договором.
Але пам’ятайте: свобода вибору не безмежна! При укладенні ЦПД потрібно враховувати, що умови, прописані в ньому, повинні відповідати умовам підряду / надання послуг.
Тобто за фактом такий договір повинен призводити до виникнення саме цивільно-правових, а не трудових правовідносин (див. лист Мінпраці від 11.03.02 р. № 06/2-4/42). Інакше за ініціативою контролерів відносини між замовником і підрядником/виконавцем можуть бути визнані трудовими.
Як розмежувати ЦПД і трудовий договір? Для цього на практиці використовують так звані формально-юридичні критерії. Так, наприклад, відповідно до ЦПД підрядник/виконавець:
• виконує/надає визначену договором роботу/послугу. При цьому основне значення має результат. У свою чергу, процес виконання роботи / надання послуги ЦПД не регулює;
• діє на власний ризик;
• самостійно організовує процес праці.
Тобто підрядник/виконавець не включається до штату і не підкоряється внутрішньому трудовому розпорядку замовника. При цьому замовник не може безпосередньо впливати на процес виконання роботи / надання послуги, у тому числі контролювати підрядника/виконавця;
• підрядник/виконавець отримує оплату у формі винагороди. ЦПД у жодному разі не повинен містити відомості про те, що підрядник/виконавець отримує заробітну плату, оплату праці тощо, посилання на КЗпП або Закон про оплату праці** в частині визначення розміру винагороди, вказівки на те, що виплати за ЦПД здійснюються у межах фонду оплати праці;
** Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.
• оплата виконаної роботи / наданої послуги, як правило, здійснюється за результатами її виконання/надання.
Розрахунок відпускних
Позбавляємося від зайвих днів
Чи враховуються при розрахунку відпускної середньої зарплати дні відпустки «за свій рахунок»?
Основний нормативний путівник за розрахунком відпускних у бухгалтера незмінний — це Порядок № 100***.
*** Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
У п. 7 цього документа можна знайти правила розрахунку відпускних.
Наведемо розрахунок відпускних (В) у вигляді формули:
В = Д x ЗП : (К - С - Ч),
де Д — кількість календарних днів відпустки;
ЗП — сума зарплати, нарахованої в розрахунковому періоді;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за 12 місяців — це 365 (у високосному році — 366) календарних днів);
С — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період;
Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді (абзац шостий п. 2 Порядку № 100). На цій підставі в розрахунку середнього заробітку для оплати днів відпустки не беруть участі:
• дні простою не з вини працівника, за які за працівником частково зберігався заробіток;
• дні, коли працівники не працювали у зв’язку зі встановленням режиму неповного робочого тижня з не залежних від них причин (тобто неповний робочий тиждень установлений за ініціативою роботодавця);
• час перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3 років (6/16/18 років — згідно з медичним висновком);
• дні відпустки без збереження зарплати як за ст. 25, так і за ст. 26 Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.12 р. № 1203/13/84-12). Але майте на увазі: якщо працівник відпочивав «за свій рахунок» довше, ніж передбачено в згаданих статтях, то «надлишок» відпускних днів вважається наданим незаконно, і такі дні не виключають із розрахунку середньої заробітної плати.
З першого робочого, але не з першого календарного
Працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем. Як визначити розрахунковий період для розрахунку «відпускної» середньоденної заробітної плати?
У загальному випадку середню заробітну плату для оплати часу відпусток обчислюють виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку № 100).
Якщо працівник пропрацював на підприємстві менше року — розрахунковий період дорівнюватиме фактичному часу роботи (з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка).
Тобто враховуються тільки повністю відпрацьовані місяці (абзац другий п. 2 Порядку № 100).
Але якщо працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем, то такий місяць ураховують при визначенні кількості днів у розрахунковому періоді.
Приклад 3. Працівник, який був прийнятий на роботу 03.04.17 р. (п’ятиденка, вихідні дні — субота, неділя), йде в щорічну відпустку з 23.04.18 р.
Розрахунковим періодом, за який визначається середня зарплата для оплати періоду відпустки, у цьому випадку буде період з 1 квітня 2017 року по 31 березня 2018 року.
Адже працівник був прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця (3-тє число — перший робочий день квітня 2017 року, 1 (субота) і 2 квітня (неділя) — вихідні дні).
І відразу у відпустку!
Працівниця відразу після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років йде в щорічну відпустку. Як розрахувати їй суму середньоденної зарплати? Головний бухгалтер говорить, що в цьому випадку потрібно її оклад розділити на 30,44. Підкажіть, звідки взялася ця «цифра»?
Якщо працівник не мав заробітку в розрахунковому періоді не зі своєї вини, розрахунок середньої зарплати здійснюють виходячи з окладу (місячної тарифної ставки). Усі інші виплати (премії, доплати, надбавки), на які має право працівник, тут не важливі.
Середньоденну зарплату знаходять так: оклад (тарифну ставку) множать на 12 (календарних місяців), а потім ділять на кількість календарних днів у розрахунковому періоді, що дорівнює 12 календарним місяцям, що передують місяцю, в якому працівниця йде в щорічну відпустку.
Приклад 4. Працівниця підприємства 25.04.18 р. вийшла на роботу після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років. З 26.04.18 р. їй надається щорічна основна відпустка тривалістю 20 календарних днів. Розмір місячного окладу працівниці — 3800,00 грн.
Розрахуємо середньоденну зарплату:
(3800,00 грн. x 12 міс.) : 353 к. дн. = 129,18 грн./к. дн.,
де 353 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді, що дорівнює 12 календарним місяцям, що передують квітню 2018 року (місяцю, в якому працівниця йде в щорічну відпустку).
Визначимо суму відпускних: 129,18 грн./к. дн. х 20 к. дн. = 2583,60 (грн.).
Що стосується загадкової «30,44» — то це середньомісячна кількість календарних днів, яка застосовується при розрахунку середньоденної зарплати згідно з Порядком № 1266 для оплати періоду тимчасової непрацездатності, у тому числі у зв’язку з вагітністю та пологами. При розрахунку відпускних цей показник не використовується!
Різні види — різні періоди
Працівникові надають невикористані дні щорічної відпустки за кілька років. Як визначити розрахунковий період?
Спочатку дивимося наказ (розпорядження) про надання відпустки. Якщо працівникові надають дні щорічної основної відпустки, невикористані за кілька років, то розрахунковий період дорівнюватиме 12 календарним місяцям, що передують місяцю надання відпустки.
Приклад 5. Працівник йде в щорічну основну відпустку з 10.05.18 р. Тривалість відпустки складає 72 календарні дні (надають щорічну відпустку, невикористану за три робочі роки, — 24 к. дн. х 3 роб. роки).
Розрахунковим періодом для обчислення суми відпускних буде травень 2017 року — квітень 2018 року.
Але! Якщо відпустки надаватимуться окремо, наприклад на підставі наказу працівник піде в щорічну відпустку на 48 календарних днів, а потім, уже перебуваючи в такій відпустці, вирішить «продовжити задоволення», і йому на підставі іншого наказу нададуть ще 24 календарні дні відпустки, то розрахунковий період для першої «порції» (48 календарних днів) і для другої «порції» (24 календарні дні) доведеться визначати окремо.
При цьому якщо працівникові послідовно надаються щорічні основна і додаткова відпустки, то розрахунковий період для кожного виду щорічної відпустки слід визначати окремо (див. листи Мінсоцполітики від 26.10.16 р. № 1475/13/84-16 і від 01.12.16 р. № 1623/13/84-16)!
Приклад 6. Працівникові надані щорічна основна відпустка тривалістю 8 календарних днів з 23.04.18 р. і додаткова щорічна відпустка за ненормований робочий день тривалістю 7 календарних днів з 02.05.18 р.
При обчисленні середньої заробітної плати для оплати щорічної основної відпустки розрахунковим періодом буде квітень 2017 року — березень 2018 року, а для оплати часу додаткової відпустки — травень 2017 року — квітень 2018 року.
Лікарняним і декретним зелене світло
Чи беруть участь у розрахунку відпускних лікарняні та декретні?
Перелік виплат, які беруть участь у розрахунку відпускних, наведений у п. 3 Порядку № 100. Виплати, які до розрахунку «середньої» не включають, наведені в п. 4 цього документа. Визначити, які виплати входять до розрахунку відпускних, вам допоможе консультація «Щорічна основна відпустка» // «БТ», 2017, № 19-20.
Що стосується лікарняних і допомоги по вагітності та пологах, то їх включають до розрахунку відпускних на підставі абзацу четвертого п. 3 Порядку № 100 (ср. ).
Відповідно, і календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, включають до загальної кількості календарних днів за розрахунковий період.
Важливо! Розраховуючи відпускні, пам’ятайте: виплати повинні враховуватися в тих місяцях, за які вони нараховані.
Саме тому «перехідні» лікарняні, відпускні, декретні, а також суми коригувань (донараховані/відсторновані у зв’язку з виправленням помилок суми) потрібно відносити до тих місяців, за які вони нараховані, а не залишати в місяці нарахування. І тільки облік премій має особливості.
Приклад 7. Працівник йде в щорічну відпустку з 16.04.18 р. на 10 календарних днів. Розрахунковий період — квітень 2017 року — березень 2018 року. У розрахунковому періоді йому була нарахована зарплата в сумі 82157,89 грн. Крім того, у квітні 2017 року працівникові були нараховані лікарняні за період тимчасової непрацездатності з 27.03.17 р. по 07.04.17 р. в сумі 2761,68 грн., у тому числі за 5 календарних днів хвороби у березні — 1150,70 грн., за 7 днів у квітні — 1610,98 грн.
Сума виплат, яка братиме участь у розрахунку відпускних, дорівнює:
82157,89 + 1610,98 = 83768,87 (грн.).
А ось відпускні за березень (1150,70 грн.), які були нараховані у квітні 2017 року, відкидаємо.
Середньоденна зарплата складе:
83768,87 грн. : 353 к. дн. = 237,31 грн./к. дн.
Сума відпускних дорівнює: 237,31 грн./к. дн х 10 к. дн. = 2373,10 грн.
Приклад 8. Відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниці надана щорічна відпустка з 12.04.18 р. тривалістю 18 календарних днів.
Розрахунковий період — квітень 2017 року — березень 2018 року. У розрахунковому періоді працівниці була нарахована зарплата в сумі 42157,21 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та пологах — 20711,88 грн., у тому числі за квітень 2018 року (з 1 по 11 квітня) — 1808,18 грн.
У розрахунку «середньої» братиме участь тільки частина допомоги, що припадає на місяці розрахункового періоду (без урахування суми допомоги, нарахованої за дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у квітні 2018 року (місяці, який не входить до розрахункового періоду)), у розмірі: 20711,88 - 1808,18 = 18903,70 (грн.).
Розрахуємо середньоденну заробітну плату: (42157,21 грн. + 18903,70 грн.): 353 к. дн. = 172,98 грн./к. дн.
Сума відпускних складає: 172,98 грн./к. дн x 18 к. дн. = 3113,64 грн.
Неповний робочий час
Працівникові встановили режим неповного робочого тижня (понеділок — середа — робочі дні, четвер і п’ятниця — вільні від роботи дні, субота і неділя — вихідні дні). Як розрахувати тривалість його щорічної відпустки?
З огляду на те, що ваш працівник працює неповний робочий тиждень, він має право на щорічну основну відпустку повної тривалості (не менше 24 календарних днів).
Жодних пропорційних розрахунків тут здійснювати не потрібно (ч. 3 ст. 56 КЗпП, ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).
Зверніть увагу на особливість розрахунку відпускних працівникам, яким неповний робочий день установлений за ініціативою роботодавця (ст. 32 КЗпП).
За такими працівниками при розрахунку відпускної «середньої» із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді, разом зі святковими/відпускними днями також виключають дні, які не були відпрацьовані у зв’язку з роботою в режимі неповного робочого тижня.
Але якщо працівник сам виявив бажання працювати неповний робочий час (ст. 56 КЗпП), то невідпрацьовані дні у зв’язку з роботою на таких умовах повинні залишитися в розрахунку.
Приклад 9. Режим роботи підприємства — п’ятиденний робочий тиждень, 8-годинний робочий день, вихідні дні — субота, неділя.
З 01.01.18 р. наказом по підприємству для працівників відділу кадрів був установлений режим неповного робочого тижня:
• робочі дні — понеділок — середа;
• вільні від роботи дні — четвер і п’ятниця;
• вихідні дні — субота і неділя.
З 02.05.18 р. інспектор відділу кадрів йде в щорічну відпустку на 24 календарні дні.
Розрахунковий період — травень 2017 року — квітень 2018 року.
Сума заробітної плати, нарахованої працівникові в розрахунковому періоді, — 83200,00 грн.
Визначимо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати:
365 - 12 - 33 = 320 (к. дн.),
де 365 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
12 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період (як визначити розрахунковий період — читайте в консультації «Щорічна відпустка» // «БТ», 2016, № 18-19);
33 — кількість днів, вільних від роботи у зв’язку зі встановленням неповного робочого тижня (4, 5, 11, 12, 18, 19, 25, 26 січня, 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22 і 23 лютого, 1, 2, 3 (перенесення з 9-го), 15, 16, 22, 23, 29 і 30 березня, 5, 6, 12, 13, 19, 20, 26 і 27 квітня 2018 року).
Середня зарплата складе:
83200,00 грн. : 320 к. дн. = 260,00 грн./к. дн.
Сума відпускних складе:
260,00 грн./к. дн. х 24 к. дн. = 6240,00 (грн.).
Приклад 10. Використовуючи умови прикладу 9, припустимо, що працівникові був встановлений неповний робочий тиждень за згодою сторін на підставі його заяви (ст. 56 КЗпП).
Тоді кількість календарних днів у розрахунковому періоді, що беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати, складе 353 к. дн.
Визначимо суму середньоденної зарплати:
83200,00 грн. : 353 к. дн. = 235,69 грн./к. дн.
Сума відпускних складе:
235,69 грн./к. дн. х 24 к. дн. = 5656,56 (грн.).
А якщо співробітник працює на умовах неповного робочого дня? Тоді розраховуйте йому відпускні в загальному порядку.
Премії і разові винагороди
У розрахунковому періоді працівникові нараховувалися квартальні премії і винагорода за підсумками роботи за рік. Чи потрібно їх розподіляти за місяцями розрахункового періоду при розрахунку відпускних?
При розрахунку відпускних премії включаємо до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату (п. 3 Порядку № 100). Причому це стосується премій, нарахованих як за місяць, так і за квартал або більший проміжок часу.
Тобто при розрахунку відпускних усі премії залишаються «прив’язаними» до місяця нарахування. Нікуди рухати їх не потрібно.
А ось із одноразовими винагородами за підсумками роботи за рік і за вислугу років трохи складніше. Їх «розкидають» по місяцях розрахункового періоду, додаючи до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній рік.
Звернули увагу на два важливі моменти?
1. Одноразову винагороду розподіляємо не між місяцями року, за роботу в яких вона була нарахована, а між місяцями розрахункового періоду, за який здійснюється розрахунок середньої заробітної плати.
2. До розрахунку відпускних потрапить тільки винагорода, нарахована в поточному році за попередній рік (наприклад, у січні 2018 року нарахована винагорода за підсумками роботи у 2017 році).
Якщо винагороду нараховують у поточному році за поточний рік (припустимо, у грудні 2017 року нарахована винагорода за підсумками роботи в 2017 році), то її не враховують при обчисленні середньоденної зарплати.
Важливо! Якщо розрахунок відпускних працівникові здійснюють не за 12 календарних місяців, а за менший період, то враховують не всю суму одноразової винагороди, а її частину, пропорційну кількості місяців розрахункового періоду.
Приклад 11. Працівник працює на підприємстві з 10 липня 2017 року. З 30.04.18 р. він йде в щорічну відпустку на 24 календарні дні. У розрахунковому періоді (серпень 2017 року — березень 2018 року) працівникові були нараховані:
• основна заробітна плата (виходячи з окладу) — 72000,00 грн.;
• щомісячні премії — у загальній сумі 21600,00 грн.;
• квартальні премії — у сумі 5185,71 грн., у тому числі: за ІІІ квартал 2017 року (нарахована в жовтні 2017 року) — 2485,71 грн.; за IV квартал 2017 року (нарахована в січні 2018 року) — 2700,00 грн.;
• одноразова винагорода за підсумками роботи за 2017 рік (нарахована в січні 2018 року) — 7200,00 грн.
Також у квітні 2018 року працівникові нарахована премія за І квартал 2018 року у розмірі 2700,00 грн.
Щомісячні та квартальні премії включаємо до заробітної плати того місяця, в якому вони нараховані.
Тому попри те, що у квітні 2018 року буде нарахована квартальна премія за місяці I кварталу, що увійшли до розрахункового періоду, її суму не враховуємо в розрахунку відпускних.
Винагорода за підсумками роботи за 2017 рік нарахована у 2018 році. Тому вона візьме участь у розрахунку відпускних.
До заробітку кожного місяця розрахункового періоду додаємо 1/12 від суми винагороди (7200,00 грн. : 12 міс. = 600 грн.).
У розрахунковому періоді, визначеному за працівником, — 8 місяців (серпень 2017 року — березень 2018 року).
Визначимо суму винагороди за підсумками роботи у 2017 році, яка візьме участь у розрахунку відпускних:
600,00 грн. х 8 міс. = 4800,00 грн.
Сума виплат за розрахунковий період, яка візьме участь у розрахунку середньої зарплати:
72000,00 + 21600,00 + 5185,71 + 4800,00 = 103585,71 (грн.).
Середньоденна заробітна плата склала:
103585,71 грн. : 353 к. дн. = 293,44 грн./к. дн.
Сума відпускних за 24 календарні дні щорічної відпустки складе:
293,44 грн./к. дн. х 24 к. дн. = 7042,56 грн.
Коефіцієнт коригування
Рівняння на оклад (тарифну ставку)
Чи бере участь у розрахунку відпускного коефіцієнта коригування сума «трудової» доплати до мінзарплати?
Ні, не бере участі. При розрахунку коефіцієнта дивіться виключно на оклад (тарифну ставку) працівника. Доплати, надбавки, премії, що встановлюються працівникові в розрахунковому періоді, вас у цьому випадку взагалі не повинні хвилювати. Коефіцієнт коригування ви знаходите розділивши оклад, установлений працівникові після підвищення, на оклад, який був у нього до підвищення.
Приклад 12. Працівник, який був прийнятий на роботу з 01.11.17 р., йде в щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 28 травня 2018 року. У розрахунковому періоді (листопад 2017 року — квітень 2018 року) його оклад не мінявся і складав 2500,00 грн. При цьому загальна сума зарплати за місяць (оклад + «трудова» доплата) склала з листопада по грудень 2017 року — 3200,00 грн., із січня по квітень 2018 року — 3723,00 грн.
Підвищення суми зарплати за місяць відбувалося за рахунок збільшення суми «трудової» доплати.
При цьому оклад працівника не підвищувався (залишався незмінним — 2500 грн.). Отже, коефіцієнт коригування не розраховуємо.
Загальна сума зарплати, яка братиме участь у розрахунку відпускних:
(3200,00 грн. х 2 міс.) + (3723,00 грн. х 4 міс.) = 21292,00 (грн.).
Розрахуємо середньоденну зарплату:
21292,00 грн. : 176 к. дн. = 120,98 (грн./к. дн.),
де 176 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді за вирахуванням святкових і неробочих днів.
Сума відпускних дорівнює:
120,98 грн./к. дн х 24 к. дн. = 2903,52 (грн.).
Коригуємо усе, що враховуємо
У розрахунковому періоді, крім основної зарплати, розрахованої з окладу, працівникові нараховувалися «трудова» доплата, індексація, лікарняні, відпускні. Чи потрібно суми таких виплат множити на коефіцієнт коригування?
Пункт 10 Порядку № 100 вимагає, щоб коефіцієнт коригування застосовували до зарплати (включаючи премії та інші виплати, які враховуються при обчисленні середньої зарплати), нарахованої в розрахунковому періоді за проміжок часу до підвищення.
«Трудова» доплата, індексація, відпускні за минулі періоди і лікарняні беруть участь у розрахунку відпускної середньої зарплати. Тобто підлягають коригуванню (лист Мінсоцполітики від 04.05.17 р. № 1344/0/101-17/282).
Приклад 13. Працівник йде в щорічну відпустку з 02.05.18 р. на 24 календарні дні. У розрахунковому періоді (травень 2017 року — квітень 2018 року) його оклад складав: з травня по грудень 2017 року — 3000,00 грн., із січня по квітень 2018 року — 3450,00 грн. При цьому з травня по грудень 2017 року працівникові нараховувалася і виплачувалася зарплата за місяць у сумі 3200,00 грн. (оклад + індексація + «трудова» доплата до «мінімалки»), а із січня по квітень — 3723,00 грн. (оклад + «трудова» доплата до мінзарплати).
Визначаємо коефіцієнт, на який коригується зарплата (ділимо оклад «після» на оклад «до»):
3450,00 : 3000,00 = 1,15.
Загальна сума зарплати, яка братиме участь у розрахунку відпускних:
(3200,00 грн. х 8 міс.) х 1,15 + (3723,00 грн. х 4 міс.) = 44332,00 (грн.).
Розрахуємо середньоденну зарплату:
44332,00 грн. : 353 к. дн. = 125,59 (грн./к. дн.),
де 353 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді за вирахуванням святкових і неробочих днів.
Сума відпускних дорівнює:
125,59 грн./к. дн х 24 к. дн. = 3014,16 (грн.).
Неповний/повний час
Працівникові, який працював на умовах неповного робочого часу, на підставі його заяви з 01.02.18 р. встановлений режим повного робочого часу. З 30.04.18 р. він йде в щорічну відпустку на 14 календарних днів. Чи потрібно в цьому випадку розраховувати коефіцієнт коригування?
Тут усе просто. Якщо оклад працівника не змінився в місяці зміни режиму роботи, то коригувальний коефіцієнт за цим місяцем не розраховуємо.
Приклад 14. Використовуючи умови питання, припустимо, що до 01.02.18 р. працівник обіймав 0,5 штатної одиниці. У розрахунковому періоді (квітень 2017 року — березень 2018 року) його оклад не змінювався і складав 3000 грн. З квітня по грудень 2017 року працівникові нараховувалася зарплата за місяць (з урахуванням трудової доплати) в сумі 1600,00 грн., в січні — 1861,50 грн., а з лютого по березень — 3723,00 грн.
Оклад не змінювався в розрахунковому періоді, отже, коефіцієнт коригування не розраховуємо.
У розрахунку середньої зарплати братиме участь фактична зарплата, нарахована працівникові в розрахунковому періоді:
1600,00 грн. х 9 міс. + 1861,50 грн. + 3723,00 х 2 міс. = 23707,50 грн.
Розрахуємо середньоденну зарплату:
23707,50 грн. : 353 к. дн. = 67,16 грн./к. дн.,
де 353 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді за вирахуванням святкових і неробочих днів.
Сума відпускних складе:
67,16 грн./к. дн. х 14 к. дн. = 940,24 грн.
Приклад 15. Використовуючи умови прикладу 14, припустимо, що в місяці встановлення працівникові неповного робочого часу (лютому 2018 року) йому був підвищений оклад з 3000,00 до 5100,00 грн.
Розрахуємо коефіцієнт коригування:
5100,00 грн. : 3000,00 грн. = 1,7.
Визначимо суму зарплати, яка братиме участь у розрахунку відпускних:
(1600,00 грн. х 9 міс. + 1861,50 грн.) х 1,7 + 5100,00 х 2 міс. = 37844,55 грн.
Середньоденна зарплата складе:
37844,55 грн. : 353 к. дн. = 107,21 грн./к. дн.
Сума відпускних складе:
107,21 грн./к. дн. х 14 к. дн. = 1500,94 грн.
+ 5 грн. — і «привіт», коефіцієнте
Відповідно до колективного договору, укладеного на підприємстві, оклади працівникам підвищуються щорічно в січні на 20 %, а у березні, травні, липні, вересні і листопаді — на 5 грн. Чи потрібно розраховувати коефіцієнти коригування, якщо підвищення окладу відбувається на 5 грн.?
Так, потрібно. Коефіцієнти коригування розраховують для кожного працівника окремо за кожним випадком підвищення окладу. Розрахований коефіцієнт (чи декілька коефіцієнтів, якщо зарплата підвищувалася кілька разів) множать на суми виплат за період до підвищення. На підставі відкоригованої таким чином зарплати визначають середній заробіток для розрахунку відпускних.
Приклад 16. Працівник йде в щорічну відпустку з 23.04.18 р. на 24 календарні дні (8 календарних днів відпустки припадають на квітень і 16 — на травень). У розрахунковому періоді (квітень 2017 року — березень 2018 року) його оклад був підвищений у травні 2017 року з 3500 до 3505 грн., у липні — до 3510 грн., у вересні — до 3515 грн., у листопаді — до 3520 грн., у січні 2018 року — до 4224 грн., у березні — до 4229 грн.
Премій, надбавок, доплат не було.
У розрахунковому періоді оклад підвищувався 6 разів.
Отже, необхідно розрахувати 6 коефіцієнтів. Коефіцієнт підвищення окладу:
• у травні 2017 року склав: 3505 грн. : 3500 грн. = 1,0014286;
• у липні — 3510 грн. : 3505 грн. = 1,0014265;
• у вересні — 3515 грн. : 3510 грн. = 1,0014245;
• у листопаді — 3520 грн. : 3515 грн. = 1,0014225;
• у січні — 4224 грн. : 3520 грн. = 1,2;
• у березні — 4229 грн. : 4224 грн. = 1,0011837.
Далі коригуємо зарплату, нараховану за період до підвищення окладів:
3500 грн. х 1,0014286 х 1,0014265 х 1,0014245 х 1,0014225 х 1,2 х 1,0011837 = 4229,00 грн. — відкоригована зарплата за квітень 2017 року на коефіцієнти підвищення зарплати в травні, липні, вересні, листопаді 2017 року, січні і березні 2018 року;
(3505 грн. х 2 міс.) х 1,0014265 х 1,0014245 х 1,0014225 х 1,2 х 1,0011837 = 8458,00 грн. — відкоригована зарплата за травень і червень 2017 року на коефіцієнти підвищення зарплати в липні, вересні, листопаді 2017 року, січні і березні 2018 року;
(3510 грн. х 2 міс.) х 1,0014245 х 1,0014225 х 1,2 х 1,0011837 = 8458,00 грн. — відкоригована зарплата за липень і серпень 2017 року на коефіцієнти підвищення зарплати у вересні, листопаді 2017 року, січні і березні 2018 року;
(3515 грн. х 2 міс.) х 1,0014225 х 1,2 х 1,0011837 = 8458,00 грн. — відкоригована зарплата за вересень і жовтень 2017 року на коефіцієнти підвищення зарплати в листопаді 2017 року, січні і березні 2018 року;
(3520 грн. х 2 міс.) х 1,2 х 1,0011837 = 8458,00 грн. — відкоригована зарплата за листопад і грудень 2017 року на коефіцієнти підвищення зарплати в січні і березні 2018 року;
(4224 грн. х 2 міс.) х 1,0011837 = 8458,00 грн. — відкоригована зарплата за січень і лютий 2018 року на коефіцієнт підвищення зарплати у березні 2018 року.
Як бачите, після застосування підвищувальних коефіцієнтів ми дотягли зарплату працівника за кожен місяць розрахункового періоду до рівня березневої зарплати 4229,00 грн. Але так гарно вийде тільки в разі, якщо працівник не отримує доплат, надбавок, премій тощо. Якщо ж такі виплати нараховуються працівникові, то їх також потрібно буде відкоригувати на коефіцієнт підвищення окладу (див. вище).
Розрахуємо середньоденну зарплату:
(4229,00 грн. + 8458,00 грн. х 5 + 4229,00 грн.) : 353 к. дн. = 143,76 грн./к. дн.
Проте в періоді, на який припадає відпустка працівника (у травні 2018 року), йому знову підвищать зарплату на 5 грн.
Отже, потрібно розрахувати коефіцієнт підвищення зарплати в травні (4234,00 грн. : 4229,00 грн. = 1,0011823) і на цей коефіцієнт відкоригувати суму середньої заробітної плати, нарахованої за 16 днів відпустки, що припадає на травень 2018 року.
Сума середньої зарплати з урахуванням коефіцієнта підвищення окладу в травні 2018 року складає:
143,76 грн./к. дн. х 1,0011823 = 143,93 грн./к. дн.
Загальна сума відпускних складе:
143,76 грн./к. дн. х 8 к. дн. квітня + 143,93 грн./к. дн. х 16 к. дн. травня = 3452,96 грн.
Трудова доплата. Мінбаза ЄСВ
Зарплата + відпускні менше мінзарплати
В основного працівника нарахована сума заробітної плати за місяць і відпускних поточного місяця виявилася нижчою мінзарплати. Чи потрібно розраховувати і нараховувати йому трудову доплату? З якої суми сплачувати ЄСВ?
Розпочнемо розбір польотів із трудової доплати до мінімальної заробітної плати.
Стаття 31 Закону про оплату праці вимагає: «розмір заробітної плати за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчий розміру мінімальної зарплати».
А якщо виявився нижчий? Доведеться розрахувати і нарахувати працівникові трудову доплату до рівня мінзарплати.
Відзначимо, що у 2018 році мінімальна зарплата в місячному розмірі дорівнює 3723,00 грн., у погодинному — 22,41 грн.
Важливо! Суми середнього заробітку, які зберігаються за працівником за час його відпустки, не включають до заробітної плати для забезпечення її мінімального рівня. Такий висновок виходить із положень ст. 31 Закону про оплату праці.
Згодні з ним і в Мінсоцполітики (див. листи від 13.02.17 р. № 322/0/101-17/282 і від 21.03.17 р. № 791/0/101-17/282).
Адже відпускні — це виплата, нарахована за невідпрацьований час (див. п.п. 2.2.12 Інструкції № 5).
Їх розрахунок здійснюють відповідно до Порядку № 100, а не залежно від місячної (вартовий) норми праці, встановленої працівникові в місяці, на який припадає щорічна відпустка.
Отже, якщо на поточний місяць припадає відпустка працівника, то для забезпечення мінімального розміру заробітної плати (виконання вимоги ст. 31 Закону про оплату праці) заробітну плату, нараховану йому за фактично виконану норму праці, слід порівняти з мінзарплатою, розрахованою пропорційно виконаній нормі праці. Відпускні відкидаємо.
Приклад 17. Працівник перебуватиме в щорічній відпустці з 16 по 29 квітня 2018 року. Сума відпускних — 1423,80 грн.
Оклад працівника — 2500,00 грн. Сума основної зарплати за фактично відпрацьований час (10 робочих днів), розрахована виходячи з окладу працівника, — 1250,00 грн. Доплат, надбавок, премій немає.
У порівняльних розрахунках бере участь тільки заробітна плата за фактично відпрацьований час (1250,00 грн.). Квітневі відпускні до розрахунку не беремо.
Мінзарплатна межа за працівником складе:
3723,00 грн. : 20 роб. дн. х 10 роб. дн. = 1861,50 грн.
де 20 — кількість робочих днів у квітні 2018 року згідно з графіком роботи підприємства.
Заробітна плата, розрахована виходячи з рівня мінімальної заробітної плати за відпрацьовані дні квітня (1861,50 грн.), вище за заробітну плату працівника за фактично відпрацьований час (1250,00 грн.).
Отже, працівникові нараховуємо трудову доплату, сума якої дорівнює різниці між цими двома величинами:
1861,50 - 1250,00 = 611,50 (грн.).
Загальна сума зарплати за квітень 2018 року (основна зарплата + трудова доплата + відпускні) складе:
1250,00 + 611,50 + 1423,80 = 3285,30 (грн.).
Цікавий момент. Якщо оклад (місячна тарифна ставка) працівника дорівнює або вище 3723,00 грн. (годинна тарифна ставка дорівнює або вище 22,41 грн.), то з трудовою доплатою можна не морочитися. Її не буде! А ось ЄСВ обов’язково проконтролюйте.
Якщо фактична база нарахування єдиного внеску, визначена за основним працівником-відпускником-неінвалідом, виявилася нижчою «мінімалки», обов’язково на різницю донараховуйте ЄСВ.
Скористаємося умовами прикладу 17 (див. вище).
База нарахування ЄСВ, розрахована за працівником, — 3285,30 грн. Вона нижча мінімальної заробітної плати (3723,00 грн.). Тому на різницю між цими двома величинами 437,70 грн. (3723,00 - 3285,30) донараховуємо ЄСВ.
Загальна сума ЄСВ складе:
(3285,30 грн. х 22 % : 100 %) + (437,70 грн. х 22 % : 100 %) = 819,06 грн.
