Первинка «живе три роки»… чи більше?

Зберігати чи знищити

Для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних зі сплатою податків і зборів, а також документів, пов’язаних із законодавством, «підконтрольним» податківцям, строк зберігання становить 1095 днів. Якщо ж документи пов’язані з трансфертним ціноутворенням, то 2555 днів. Про це нам говорить п. 44.3 ПКУ.

Строки зберігання інших документів (у тому числі й «трудових») знаходимо в Переліках № 578 та № 430*. ТОВ та ТДВ зможуть знайти перелік документів, які вони повинні зберігати протягом усього строку своєї діяльності, в ч. 1 ст. 43 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 06.02.18 р. № 2275-VIII (далі — Закон № 2275). Зокрема, це: накази і розпорядження директора/дирекції, аудиторські висновки тощо.

* Затверджені наказами Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 і від 14.03.13 р. № 430/5 відповідно.

Строки зберігання спливли? Отже, можемо знищити документи. Проведення перевірки не чекаємо. Якщо до вас прийшли з перевіркою, а строк зберігання документів спливає в її процесі, то ви документи не викидаєте до закінчення такої перевірки. Також продовжуємо зберігати документи тоді, коли необхідно оскаржити рішення, дію чи бездіяльність контролюючих органів (у тому числі й податкові повідомлення-рішення).

Але не все так просто.

По-перше, ще донедавна податківці наполягали на тому, що неперевірені документи трирічної (семирічної — для трансфертного ціноутворення) давності платники податків повинні передати до архіву (роз’яснення у категорії 135.01 ЗІР ДФСУ, втратило чинність з 01.01.19 р.). Припускаємо, що ця ідея ще повернеться до ЗІР ДФСУ.

Хоча виходячи з «архівної» нормативки не можна сказати, що неперевірені документи необхідно обов’язково здавати до архіву підприємства чи спеціалізованої установи. Адже більша частина первинки — зі строком зберігання до 10 років. А згідно з п. 2 гл. 4 розд. VI Правил № 1000** документи з подібними строками зберігання передаються до архіву юрособи за рішенням (читай — бажанням) керівника.

** Затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5.

Як правило, такі документи доживають свій вік у відповідних відділах підприємства.

Забороняє знищувати неперевірені документи і Укрдержархів (див. листи від 30.10.12 р. № 01.2/3388 та від 03.07.13 р. № 01.2/2629).

По-друге, Укрдержархів неспроста займає таку позицію.

Річ у тім, що Перелік № 578 для первинної документації містить застереження «за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства».

Положення пп. 44.3 та 44.4 ПКУ із цього приводу говорять, що платник податків зобов’язаний забезпечити зберігання документів щонайменше протягом 3 (7) років.

А якщо документи пов’язані з предметом перевірки або з адміністративним (судовим) оскарженням, то до закінчення такої процедури.

І саме в цих формулюваннях полягає одна з ключових відмінностей Переліку № 578 від ПКУ.

Якщо керуватися положеннями ст. 102 ПКУ, то виходить, що після закінчення 3 (7) років первинка предметом перевірки стати, ймовірно, не може. Однак у Переліку № 578 маємо більш категоричне формулювання.

Подальші ж висновки змушують засумніватися в тому, що після спливу 3 (7) років первинну документацію можна здати «на макулатуру».

По-третє, безумовно, деякі документи, перелічені в ПКУ та переліках, мають однакові строки зберігання. Але спосіб їх обчислення різний!

У ПКУ відлік 1095 (2555) днів ведеться з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.

У Переліках № 578 і № 430 обчислення строку зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Про це прямо говорять п. 2.10 Переліку № 578 та п. 2.3 Переліку № 430.

Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2018 році, розпочинається з 1 січня 2019 року.

Хоча в питаннях, що стосуються податкової сфери, ми, як і податківці, повинні керуватися насамперед ПКУ.

По-четверте, для деяких перевірок строки давності не діють взагалі. Наприклад, якщо йдеться про ЄСВ. Відповідно трирічна первинна документація (наприклад, банківська виписка) може знадобитися під час проведення «безстрокової» перевірки. Також зверніть увагу, що в певних ситуаціях навіть період, що перевіряється, може не замикатися на 1095 (2555) днях. Так, наприклад, перевіряти й донараховувати податкові зобов’язання можна без урахування таких строків, коли:

а) податкову декларацію за період, протягом якого виникло податкове зобов’язання, не було подано;

б) посадову особу платника податків (фізособу — платника податків) засуджено за ухилення від сплати грошового зобов’язання або в кримінальному провадженні винесено рішення про закриття справи з нереабілітуючих підстав.

І тут виникає проблема. У випадках, на які не поширюються строки давності для проведення перевірок, ви дізнаєтеся про необхідність подання тих чи інших документів уже постфактум. Адже, наприклад, за найбільш поширеною «податково-кримінальною» ст. 212 ККУ за ухилення від сплати податків у особливо великих розмірах (у 2019 році — 4802500 грн.) строк давності для притягнення винного до відповідальності — 10 років!

По-п’яте, первинка зі «строком придатності», що сплив, може підтверджувати ті чи інші дані в періоді, що перевіряється (тобто в тому, який уписується в 1095 (2555) днів). Для цього цілком підійде формулювання «документи, пов’язані з предметом перевірки» з п. 85.2 ПКУ. Хоча й цю позицію податківцям необхідно аргументувати.

Наприклад, підприємство купило товар у 2014 році, а продало його у 2017-му. Відповідно у разі проведення перевірки у 2019 році операцій 2017 року будуть потрібні прибуткові документи з 2014-го.

Виходячи з перелічених аргументів, задля вашого ж спокою рекомендуємо не поспішати зі знищенням документів трирічної давності.

І навіть якщо строки зберігання документів спливли, пам’ятайте: для їх знищення існує спеціальна процедура.

Зокрема, спершу «прострочені папірці», як правило, проходять експертизу цінності, далі необхідно скласти акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (в основному госпсуб’єкти мають справу саме з такими документами), і тільки потім їх можна передати організації, що займається заготівлею вторсировини.

Ліквідовуємося — знищуємо документи

Тут сортування документів «на розпал» та «до архіву» не повинне викликати труднощів. Та й деякі питання з «неперевіреною» первинкою відпадають. У разі ж ліквідації підприємство, як правило, проходить перевірку.

А отже, долю документів слід визначати так: строки зберігання за ПКУ та переліками спливли — знищуємо, не спливли — здаємо до архіву.

Зверніть увагу: з 01.01.19 р. до п. 44.3 ПКУ повернулася вже дещо забута норма: у разі ліквідації платника податків первинна документація за період його діяльності не менш ніж за 1095 днів (2555 днів — якщо йдеться про трансфертне ціноутворення), що передують даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передається до архіву.

До речі, юридичні особи і без згадки про цю процедуру в ПКУ здавали свої документи до архіву. Щонайменше тому, що згідно з п. 2 ч. 13 ст. 17 «реєстраційного» Закону України від 15.05.03 р. № 755-IV реєстратору для внесення запису про припинення юрособи потрібна довідка архівної установи про прийняття документів, які відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню.

Крім того, про це зазначено і в абзаці другому п. 3 розд. 3 гл. ХV Порядку № 1000.

Що ж до ФОП і передачі до архіву первинки відповідно до оновленого п. 44.3 ПКУ виникають свої труднощі.

А все тому, що:

а) порядок зберігання і знищення первинної документації для фізосіб-підприємців підзаконна нормативка досі не врегулювала;

б) формулювання положення змушує сумніватися в тому, чи застосовується воно до ФОП взагалі. Адже використовується термін «ліквідація», притаманний саме для юридичних осіб.

Але заради справедливості скажемо, що логічніше, щоб ФОП також здавали документи до архіву. Адже положення ст. 51 ЦКУ про застосування до ФОП норм, які передбачені для юридичних осіб, ще ніхто не відміняв.

Знищили раніше… що далі?

У першу чергу на вас чекає санкція за ст. 121 ПКУ (накладається на суб’єкт господарювання).

Зокрема, незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статзвітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установленого ст. 44 ПКУ строку та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з ЄРПН) чи їх копій при здійсненні податкового контролю тягне за собою штраф у розмірі 510 грн.

За повторне таке порушення*** загрожує штраф у розмірі 1020 грн.

*** Тобто ті самі дії, за які до платника податків протягом року вже застосовували штраф згідно з абзацом першим п. 121.1 ПКУ.

Крім того, згідно з п. 44.6 ПКУ у разі якщо до закінчення перевірки або протягом 5 робочих днів, наступних за днем отримання акта перевірки, платник податків не надає перевіряючим документи (крім випадків їх виїмки або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у платника податків на час складання такої звітності.

У такому разі справа 510 гривнями не обійдеться.

Наприклад, під сумніви можуть потрапити навіть витрати платника податків або ж реальність певної операції. І потім доводь, що «не верблюд».

У результаті навіть у таких, здавалося б, однозначних ситуаціях залишається місце для різночитань і всіляких підводних каменів.

Упевнені, що наша стаття допоможе вам прийняти зважене рішення.