Форма Повідомлення про прийняття працівника на роботу (далі — Повідомлення) наведена в додатку до постанови № 413*. Його подають до податкової до того, як допустити нового працівника до роботи. Якщо не подати це Повідомлення або подати його несвоєчасно, то доведеться сплатити чималий штраф — подробиці читайте в журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 38, с. 5. Ну а тепер відповідаємо на ваші запитання.
Якщо новачок не Вано, а Ваня
У Повідомленні допущено помилку в імені прийнятого працівника. Чи можна виправити помилку та чи можуть за це оштрафувати?
Ситуація з Повідомленням склалася неоднозначна. Його приймають податківці, але вони не консультують з питань заповнення та подання цього документа. Зокрема, в категорії 301.01 ЗІР є декілька консультацій, в яких прямо зазначено, що роз’яснення з цього питання — це компетенція Мінсоцполітики.
Профільне Міністерство також залишається небагатослівним. Хоча нещодавно Мінсоцполітики не змогло «втримати язик на зашморзі» і висловилося на предмет виправлення в листі від 09.10.2015 р. № 1336/13/84-15. Як і очікувалося, «виправний» рецепт такий.
Крок 1. Скасовуємо неправильні дані. Для цього формуємо Повідомлення з типом документа «скасовуюче» з помилковими даними на працівника.
Крок 2. Уносимо правильні відомості. Формуємо Повідомлення з типом документа «початкове» з правильними відомостями на такого працівника.
Крок 3. Подаємо обидва повідомлення податківцям.
Так можна виправити помилки в персональних даних працівника, а також в категорії особи, реквізитах наказу про прийняття на роботу та/або даті прийняття на роботу.
Що стосується штрафу, то, на нашу думку, якщо допущені помилки виправлені, ним можна не перейматися. Сподіваємося, Держпраці дотримуватиметься такої самої позиції.
Тут уже працює, а там ще не звільнений
Працівник, прийнятий за основним місцем роботи, став до виконання обов’язків 19.11.2015 р. (наказ оформлено 16.11.2015 р., Повідомлення подано 17.11.2015 р.). Однак з’ясувалося, що з попереднього (основного) місця роботи він звільнений 23.11.2015 р. Що робити?
Така ситуація могла виникнути в тому випадку, якщо ви прийняли працівника без трудової книжки (наприклад, під чесне слово, що він принесе її пізніше). У результаті цього сталося так, що з попереднього основного місця роботи він ще не був звільнений, а у вас вже працевлаштований. При цьому ви цілком справедливо подали Повідомлення (щодо термінів подання претензій також немає).
Як же виправити ситуацію? Пропонуємо діяти так.
1. На період, поки працівник «сидів на двох стільцях», оформляєте його у вас як сумісника. Для цього він вам «заднім числом» подає заяву про прийняття на роботу за сумісництвом з 19.11.2015 р. Ви вносите зміни до наказу про прийняття на роботу.
2. Коригуєте відомості, зазначені в Повідомленні на цього працівника, а саме у графі 4 «Категорія особи» замінюєте «1 — наймані працівники з трудовою книжкою» на «2 — наймані працівники без трудової книжки».
Для цього формуєте «скасовуюче» Повідомлення з помилковими даними на цього працівника (з кодом «1» у графі 4) і «початкове» Повідомлення з правильними даними на цього працівника (з кодом «2» у графі 4).
Обидва повідомлення подаєте податківцям.
3. Отримуєте від працівника заяву про переведення з місця роботи за сумісництвом на основне місце роботи з 24.11.2015 р. Видаєте відповідний наказ.
Зміну статусу «сумісництво — основне місце роботи» можна оформити саме як переведення, щоб уникнути необхідності подання Повідомлення про укладення трудового договору за основним місцем роботи і, як наслідок, — штрафів за його несвоєчасне подання**.
** Вам стане цікавою стаття «Зміна статусу: основний працівник ↔ сумісник та іже з ним» у журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 21.(ср. )
Паперове Повідомлення — якщо новеньких не більше 5
Працівник завтра стає до роботи. З технічних причин подати Повідомлення в електронній формі не вдається. Чи можна це зробити в паперовому вигляді?
Потішимо: така можливість є, але скористатися нею можуть не всі. Так, у постанові № 413 зазначено, що роботодавець може подати Повідомлення:
— засобами електронного зв’язку з використанням ЕЦП відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
— на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
— тільки на паперових носіях, якщо трудові договори укладені не більше ніж з 5 особами.
І ось тут приємний сюрприз від податківців (див. лист ДФСУ від 05.10.2015 р. № 21095/6/99-99-17-03-03-15). У вас приймуть Повідомлення в паперовому виді (без електронного дубліката), якщо в ньому буде зазначено інформацію про прийняття на роботу не більше ніж 5 осіб.
Скільки вже працює на підприємстві працівників, для податківців не має значення.
Студенти-практиканти, студенти-стажисти. Повідомляти чи..?
Чи потрібно подавати Повідомлення, якщо студент стажується на підприємстві або проходить виробничу практику?
У категорії 301.01 ЗІР податківці при відповіді на таке запитання перевели стрілки на Мінсоцполітики. Ну що ж, спробуємо розібратися самі.
Стажисти. Робочі місця надаються стажистам на підставі спецдоговору про стажування, який є цивільно-правовим (ЦП) і предметом якого є стажування студента (учня), а не на підставі трудового договору, предметом якого є процес праці. Оплата виконаних стажистом робіт здійснюється на підставі акта здавання-приймання робіт, а не на підставі штатного розпису та Табеля обліку робочого часу (нарядів — для відрядників).
Із наведеного ми робимо висновок: стажист перебуває з підприємством у ЦП-відносинах. Отже, подавати на нього Повідомлення не потрібно.
А ось якщо підприємство з якихось причин вирішить укласти з ним трудовий договір, Повідомлення не уникнути.
Практикант. Студенти, які згідно з угодою з ВНЗ прийняті для проходження практики на підприємстві, не є найманими працівниками такого підприємства. Крім того, здебільшого ніякої роботи на базі практики вони не виконують, а продовжують навчальний процес відповідно до програми практики. Тому база практики студентам за період практики жодних виплат не нараховує.
У цьому випадку Повідомлення на студентів-практикантів не формуємо.
Але якщо на підприємстві є вакантні посади, робота на яких відповідає вимогам програми практики студентів, підприємство може (але не зобов’язано) прийняти їх на роботу за умови, що не менше 50 % часу буде відведено на підготовку за програмою практики ( п. 3.7 Положення № 93***). У цьому випадку із студентом укладається строковий трудовий договір, в якому слід вказати, що працівник працюватиме на умовах неповного робочого часу (адже половина його часу буде присвячена навчальному процесу).
При прийняття на роботу за строковим трудовим договором подавайте Повідомлення.
А у нас тут нерезидент працює
Приймаємо на роботу нерезидента. Чи потрібно подавати на нього Повідомлення?
Так, потрібно. Працюючи в Україні, іноземці мають рівні з громадянами України права та обов’язки в трудових відносинах, якщо інше не передбачене законодавством і міжнародними договорами України.
У ст. 24 КЗпП зазначене, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням керівника підприємства, і повідомлення органу ДФСУ про прийняття на роботу. Зверніть увагу: будь-які уточнення/винятки, що це правило стосується тільки резидентів, відсутні.
Висновок: перш ніж допустити нерезидента до роботи за трудовим договором, не забудьте подати на нього Повідомлення.
