Готівково-касові запитання: завжди є про що поговорити

Витратний касовий ордер на декілька авансових звітів

Чи правомірними є дії підприємства, якщо заборгованість перед керівником, що виникає регулярно внаслідок придбання ним товарно-матеріальних цінностей на користь підприємства, закривається видатковим касовим ордером (далі — ВКО) при видачі йому коштів. При цьому періодичність виписки ВКО не збігається з оформленням авансових звітів (останніх значно більше).

У принципі, немає нічого протизаконного в тому, що видача грошей директору (яка супроводжується випискою ВКО) відбувається не так часто, як витрачання ним особистих коштів (яке супроводжується складанням авансового звіту), ми не бачимо.

Тільки є деякі моменти, на які слід звернути увагу.

По-перше, видаючи гроші директору (чи іншому працівнику, який придбаває товари, роботи, послуги на користь підприємства), пам’ятайте про 150-тисячне обмеження. Передбачено воно п. 2.3 Положення № 637¹, конкретний розмір суми встановлений п. 1 постанови № 210². Формально таке обмеження стосується лише розрахунків підприємства і фізособи за товари, роботи, послуги, однак думку ДФСУ з цього питання не назвеш стабільною. Тому щоб уникнути можливих неприємностей з податківцями, рекомендуємо регулярно моніторити стан справ.

¹ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

² Постанова Правління НБУ «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою» від 06.06.2013 р. № 210.

Сам же директор, придбаваючи товари від імені підприємства, повинен пам’ятати про 10-тисячне обмеження (для розрахунків з одним підприємством/підприємцем), встановлене вже згаданими нормативними документами.

По-друге, ніхто не скасовував дотримання базових правил касової дисципліни в цьому випадку. Нагадаємо їх. Видачу готівки з кас проводять за ВКО або видатковими відомостями. Такі документи повинні підписувати керівник і головний бухгалтер³. До ВКО можуть додавати заяву на видачу готівки, розрахунки тощо.

³ Або працівник підприємства, уповноважений на це керівником.

У разі видачі окремим фізособам готівки за ВКО касир згідно з п. 3.5 Положення № 637 зобов’язаний вимагати пред’явити паспорт або документ, що його замінює, записати його найменування та номер, ким і коли він виданий.

Фізособа, у свою чергу, розписується в ВКО про отримання готівки із зазначенням отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами).

Таким чином, про відповідність сум, вказаних у конкретному авансовому звіті і окремо узятому ВКО, не йдеться. Один ВКО цілком може бути складений для «закриття» декількох авансових звітів.

Хоча, якщо хтось хоче, може видавати гроші та складати ВКО і на кожний авансовий звіт, що є, безумовно, менш зручним.

По-третє, слід звернути належну увагу на супровідні документи (адже ситуація, коли сума в ВКО є результуючою за декількома авансовими звітами, є не зовсім стандартною). Як такі документи ми рекомендуємо скласти (1) заяву фізособи з проханням погасити заборгованысть, що виникла перед нею, із зазначенням реквізитів авансових звітів; (2) наказ керівника про погашення заборгованості, в якому такі реквізити також потрібно згадати.

У ВКО перераховувати реквізити усіх авансових звітів не потрібно, достатньо навести посилання на наказ керівника про погашення заборгованості, в якому ті мають бути вказані.

Майте на увазі: якщо на доданих до ВКО документах, заявах, рахунках є дозвільний напис керівника, то згідно з абз. 2 п. 3.4 Положення № 637 на ВКО його наявність є необов’язковою. Але щоб уникнути непорозуміння з боку податківців, все-таки краще, щоб такий підпис був і на ВКО.

Роль ВКО, в принципі, може виконати розрахункова відомість (про яку прямо згадує п. 3.4 Положення № 637 у контексті видачі готівки з каси), тільки такий варіант погано «сприймають» податківці, «підкопуючись» під різними приводами до правомірності такої операції.

Позика засновнику: чи «у ділі» обмеження?

Видаємо позику фізособі-засновнику. Чи діє у такому разі, а також при поверненні позики готівкове обмеження в розмірі 150 тис. грн.?

Відразу попередимо: податківці мають свою точку зору ☹ з приводу цієї ситуації. Так, у категорії 109.13 ЗІР вони зазначають, що вказане обмеження стосується розрахунків за правочинами, предметом яких є будь-які матеріальні і нематеріальні блага, що можуть бути оцінені у грошовій формі; розрахунків за договорами, надання або повернення позики, у тому числі за виплачену та повернену поворотну фінансову допомогу.

У такому самому ключі свого часу висловився і НБУ (лист від 24.01.2014 р. № 11-116/3159, запитання 2). І це при тому, що в ним же виданому Положенні № 637 є всі передумови для того, щоб у цій ситуації не застосовувати обмеження.

По-хорошому, обмеження згідно з п. 1 постанови № 210 має стосуватися лише розрахунків між фізособою і підприємством за товари (роботи, послуги). А погашення заборгованості за позиками п. 1.2 Положення № 637 визначено як позареалізаційне надходження. Звідси висновок: обмеженню немає місця.

Але, враховуючи позицію ДФСУ та НБУ, є сенс «розтягнути» видачу позики засновнику на декілька днів (як і його повернення). Аж надто висока «ціна питання». Згідно зі ст. 163¹⁵ КУпАП розмір штрафу на посадових осіб підприємства становитиме від 1700 до 3400 грн. за перше порушення та від 8500 до 17000 грн. — за повторне.

А накладати його згідно зі ст. 234² цього Кодексу уповноважені саме податківці.

Внесок фізособи до статутного капіталу: можна без обмежень?

Чи потрібно дотримуватися обмеження, передбаченого постановою № 210, при здійсненні фізособою внеску до статутного капіталу підприємства?

Як і в попередньому запитанні, висновок не на вашу користь ☹. Хоча підстави (у зв’язку з позареалізаційним характером таких надходжень) сперечатися є.

У листі від 08.11.2013 р. № 11-117/21669 НБУ визнає, що встановлені постановою № 210 і Положенням № 637 вимоги стосуються розрахунків за товари (роботи і послуги). Ось тільки тлумачення товарів банкіри використовують специфічне — наведене у ст. 1 Закону № 2210⁴. Товаром згідно з нею є будь-який предмет господарського обороту, у тому числі продукція, роботи, послуги, документи, що підтверджують зобов’язання та права (зокрема, цінні папери). Звідси і невтішні висновки.

⁴ Закон України «Про захист економічної конкуренції» від 11.01.2001 р. № 2210-III.

Податківці (категорія 109.13 ЗІР) також не «стимулюють» здійснення готівкових внесків до статутного капіталу у великих сумах. Вони вважають, що вимоги стосовно обмеження готівкових розрахунків фізособи з підприємством поширюються на розрахунки за правочинами, предметом яких є будь-які матеріальні і нематеріальні блага, які можуть бути оцінені у грошовій формі, у тому числі на внески до статутного фонду.

Тому і тут «ходити по лезу бритви» не рекомендуємо.

Авансовий звіт vs корпоративна картка =?

Зняті з корпоративної картки гроші директор в повній сумі вніс до каси підприємства. Того самого дня вони були витрачені на господарські потреби (ліміт каси не перевищений). Чи зобов’язаний директор складати в такому разі авансовий звіт?

Так, авансовий звіт⁵, на нашу думку, слід складати обов’язково.

⁵ Чинна форма звіту затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841. Її появу ми анонсували в матеріалі «Авансовий звіт: знову нова форма» («Бухгалтер 911», 2016, № 16).

Річ у тім, що гроші, зняті директором з корпоративної картки, автоматично починають вважатися виданими йому під звіт. Уже сам цей факт зобов’язує підзвітника складати авансовий звіт.

Крім того, п. 2.12 Положення № 637 зобов’язує осіб, які отримали корпоративні картки, складати такий звіт при отриманні готівки з поточного рахунка із застосуванням такої картки та при подальшому використанні їх за призначенням.

У цьому випадку виходить, що готівку директор отримав, а ось використовувати не став. Але вже першого факту вистачає для виникнення обов’язку відзвітувати про це.

Труднощів при заповненні авансового звіту не повинно бути. У ньому достатньо буде вказати одну й ту саму суму в рядках «Одержано (від кого, № та дата)», «Усього отримано», «Залишок», «Залишок, унесений в сумі».

До авансового звіту підзвітна особа на виконання вимог п. 2.12 Положення № 637 зобов’язана додати чек банкомату як документ, що підтверджує отримання готівки з поточного рахунка підприємства.

При цьому виходить, що звіт буде затверджений у сумі 0 грн., адже витрачання грошей на потреби підприємства в цьому випадку не було.

Інкасація грошей з автомата самообслуговування: яка періодичність?

Підприємство має декілька кавових автоматів, більшість з яких розміщені на орендованих площах. З якої періодичністю ми зобов’язані проводити інкасацію та чи залежить вона від того, на чиїх площах розміщені наші автомати?

Розпочнемо з того, що кавові автомати, очевидно, відповідають визначенню автомата з продажу товарів (послуг) з абз. 11 ст. 2 Закону про РРО (ср. ). Тому подальші висновки будуть справедливими не лише для кавових, а й для інших автоматів самообслуговування, які підпадають під це визначення.

Виходячи з визначення поняття «каса» ( п. 1.2 Положення № 637), такий автомат для цілей дотримання касової дисципліни може бути прирівняний до каси, адже в ньому реалізовані функції приймання, видачі (можливо) і зберігання грошових коштів.

Отже, для вирішення питання щодо періодичності проведення інкасації керуватися слід приписами п. 5.1 Положення № 637 (як для звичайної каси).

Строки здавання підприємствами готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки у банках визначає підприємство за погодженням з відповідним банком (у якому відкритий рахунок підприємства, на який зараховуються кошти). При цьому дотримуються вимог, наведених у вказаному пункті.

Залежно від конкретних обставин може бути встановлено щоденне, наступного дня після надходження готівки або не менше разу на п’ять робочих днів здавання готівки до банку.

Якщо підприємства працюють у вихідні та святкові дні і не мають можливості через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію здати отриману ними за ці дні готівку, то вона повинна здаватися підприємствами до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.

Якщо в окремі дні ви не маєте перевищення ліміту каси, то можете в ці дні не здавати в установлені строки готівку.

Порушення строків здавання готівки саме собою не є штрафонебезпечним, карається ж перевищення ліміту залишку грошей у касі.

Штраф за нього згідно з абз. 2 ст. 1 Указу № 436/95⁶ дорівнює двократному розміру суми виявленої понадлімітної готівки за кожний день.

⁶ Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

Майте на увазі: ліміт каси має бути встановлений з урахуванням виручки, отриманої в автоматі. Для цього до середньоденного надходження готівки до каси (чи її середньоденної видачі з каси залежно від вибору керівника⁷ — див. п. 5.3 Положення № 637) необхідно додати і середньоденну виручку в автоматі.

⁷ Або уповноваженої ним особи.

РРО магазину → каса підприємства та назад: чи можна?

Чи допускається внесення виручки з РРО магазину до каси підприємства та зворотна операція (внесення до РРО грошей з каси)? Касову книгу магазин не веде.

Якщо відокремленим підрозділом магазин не є⁸, то описані в запитанні ситуації цілком припустимі.

⁸ Вам може бути корисною стаття «Касово-лімітні» запитання: знайдіть свою відповідь» («Бухгалтер 911», 2015, № 38).

Видача грошей з каси головного підприємства при цьому має супроводжуватися випискою ВКО, а їх внесення — прибуткового касового ордера.