Расходный кассовый ордер на несколько авансовых отчетов

В принципе, ничего противозаконного в том, что выдача денег директору (сопровождающаяся выпиской РКО) происходит не так часто, как расходование им личных средств (сопровождающееся составлением авансового отчета), мы не видим.
Только есть некоторые моменты, на которые следует обратить внимание.
Во-первых, выдавая деньги директору (или другому работнику, который приобретает товары, работы, услуги в пользу предприятия), помните о 150-тысячном ограничении. Предусмотрено оно п. 2.3 Положения № 6371, конкретный размер суммы установлен п. 1 постановления № 2102. Формально такое ограничение касается лишь расчетов предприятия и физлица за товары, работы, услуги, но мнение ГФСУ по этому вопросу не назвать стабильным. Потому во избежание возможных неприятностей с налоговиками рекомендуем регулярно мониторить состояние дел.
Сам директор же, покупая товары от имени предприятия, должен помнить о 10-тысячном ограничении (для расчетов с одним предприятием/предпринимателем), установленном уже упомянутыми нормативными документами.
Во-вторых, никто не отменял соблюдение базовых правил кассовой дисциплины в данном случае. Напомним их вкратце. Выдачу наличных из касс проводят по РКО или по расходным ведомостям. Такие документы должны подписывать руководитель и главный бухгалтер3. К РКО могут прилагать заявление на выдачу наличности, расчеты и прочее.
3 Или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем.
В случае выдачи отдельным физлицам наличных по РКО кассир согласно п. 3.5 Положения № 637 обязан потребовать предъявить паспорт или документ, его заменяющий, записать его наименование и номер, кем и когда он выдан.
Физлицо, в свою очередь, расписывается в РКО о получении наличных с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами).
То есть о соответствии сумм, указанных в конкретном авансовом отчете, и отдельно взятом РКО речь не идет. Один РКО вполне может быть составлен для «закрытия» нескольких авансовых отчетов.

В-третьих, следует обратить должное внимание на сопровождающие документы (ведь ситуация, когда сумма в РКО является результирующей по нескольким авансовым отчетам, не совсем стандартная). В качестве таких документов мы рекомендуем составить (1) заявление физлица с просьбой о погашении задолженности, возникшей перед ним, с указанием реквизитов авансовых отчетов; (2) приказ руководителя о погашении задолженности, где такие реквизиты также нужно упомянуть.

Учтите: если на приложенных к РКО документах, заявлениях, счетах есть разрешительная надпись руководителя, то согласно абз. 2 п. 3.4 Положения № 637 на РКО ее наличие не обязательно. Но во избежание недопонимания со стороны налоговиков все-таки лучше, чтобы такая подпись была и на РКО.
Роль РКО, в принципе, может исполнить расчетная ведомость (о которой прямо упоминает п. 3.4 Положения № 637 в контексте выдачи наличных из кассы), только такой вариант плохо «воспринимают» налоговики, «подкапываясь» под разными предлогами к правомерности такой операции.
Заем учредителю: «в деле» ли ограничение?

Сразу предупредим: налоговики имеют свою точку зрения ☹ по поводу такой ситуации. Так, в категории 109.13 ЗІР они отмечают, что указанное ограничение касается расчетов по сделкам, предметом которых являются любые материальные и нематериальные блага, которые могут быть оценены в денежной форме; расчетов по договорам, предоставления или возврата займа, в том числе за выплаченную и возвращенную возвратную финансовую помощь.
В таком же ключе в свое время высказался и НБУ (письмо от 24.01.2014 г. № 11-116/3159, вопрос 2). И это при том, что в им же изданном Положении № 637 есть все предпосылки для того, чтобы в рассматриваемой ситуации не применять ограничение.
По-хорошему ограничение согласно п. 1 постановления № 210 должно касаться лишь расчетов между физлицом и предприятием за товары (работы, услуги). А погашение задолженности по займам п. 1.2 Положения № 637 определено как внереализационное поступление. Отсюда просится вывод: ограничению не место.
Но, учитывая позицию ГФСУ и НБУ, имеет смысл «растянуть» выдачу займа учредителю на несколько дней (как и его возврат). Уж больно высока «цена вопроса». Согласно ст. 16315 КУоАП размер штрафа на должностных лиц предприятия составит от 1700 до 3400 грн. за первое нарушение и от 8500 до 17000 грн. — за повторное.

Взнос физлица в уставный капитал: можно без ограничений?

Как и в предыдущем вопросе, выводы не в вашу пользу ☹. Хотя основания (по причине внереализационного характера таких поступлений) спорить есть.
В письме от 08.11.2013 г. № 11-117/21669 НБУ признает, что установленные постановлением № 210 и Положением № 637 требования касаются расчетов за товары (работы и услуги). Вот только трактовку товаров банкиры используют специфичную — приведенную в ст. 1 Закона № 22104. Товаром согласно ей является любой предмет хозяйственного оборота, в том числе продукция, работы, услуги, документы, подтверждающие обязательства и права (в частности, ценные бумаги). Отсюда и неутешительные выводы.
4 Закон Украины «О защите экономической конкуренции» от 11.01.2001 г. № 2210-III.
Налоговики (категория 109.13 ЗІР) также не «стимулируют» осуществление наличных взносов в уставный капитал в больших суммах. Они считают, что требования относительно ограничения наличных расчетов физлица с предприятием распространяются на расчеты по сделкам, предметом которых являются любые материальные и нематериальные блага, которые могут быть оценены в денежной форме, в том числе на взносы в уставный фонд.
Поэтому и здесь «ходить по лезвию бритвы» не рекомендуем.
Авансовый отчет vs корпоративная карточка = ?

Да, авансовый отчет5, по нашему мнению, составлять обязательно.
5 Действующая форма отчета утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841. Ее появление мы анонсировали в материале «Авансовый отчет: снова новая форма» («Бухгалтер 911», 2016, № 16).
Дело в том, что деньги, снятые директором с корпоративной карточки, автоматически начинают считаться выданными ему под отчет. Уже сам этот факт обязывает подотчетника составлять авансовый отчет.
Кроме того, п. 2.12 Положения № 637 обязует лиц, получивших корпоративные карточки, составлять такой отчет при получении наличных с текущего счета с применением такой карточки и при дальнейшем использовании их по назначению.
В рассматриваемом случае получается, что получить-то наличные директор получил, а вот использовать не стал. Но уже самого первого факта достаточно для возникновения обязанности отчитаться об этом.
Трудностей при заполнении авансового отчета возникнуть не должно. В нем достаточно будет указать одну и ту же сумму в строках «Одержано (від кого, № та дата)», «Усього отримано», «Залишок», «Залишок, унесений в сумі».

При этом получается, что отчет будет утвержден в сумме 0 грн., ведь расходование денег на нужды предприятия в данном случае не имело места.
Инкассация денег из автомата самообслуживания: какая периодичность?

Начнем с того, что кофейные автоматы, по всей видимости, соответствуют определению автомата по продаже товаров (услуг) из абз. 11 ст. 2 Закона об РРО (ср. ). Поэтому следующие выводы будут справедливы не только для кофейных, но и для других автоматов самообслуживания, которые «вписываются» в это определение.
Исходя из определения понятия «касса» ( п. 1.2 Положения № 637) такой автомат с целью соблюдения кассовой дисциплины может быть приравнен к кассе, ведь в нем реализованы функции приема, выдачи (возможно) и хранения денежных средств.
Значит, для решения вопроса о периодичности проведения инкассации руководствоваться нужно предписаниями п. 5.1 Положения № 637 (как для обычной кассы).
Сроки сдачи предприятиями наличной выручки (наличности) для ее зачисления на счета в банках определяет предприятие по согласованию с соответствующим банком (в котором открыт счет предприятия, на который зачисляются средства). При этом исходят из требований, приведенных в указанном пункте.
В зависимости от конкретных обстоятельств может быть установлена ежедневная, на следующий день после поступления наличности или не реже раза в пять рабочих дней сдача наличности в банк.

Если в отдельные дни вы не имеете превышения лимита кассы, то можете в эти дни не сдавать в установленные сроки наличные.
Нарушение сроков сдачи наличных само по себе не штрафоопасно, наказуемым нарушением является превышение лимита остатка денег в кассе.
Штраф за него согласно абз. 2 ст. 1 Указа № 436/956 равен двукратному размеру суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день.
Учтите: лимит кассы должен быть установлен с учетом выручки, полученной в автомате. Для этого к среднедневному поступлению наличности в кассу (или ее среднедневной выдаче из кассы в зависимости от выбора руководителя7 — см. п. 5.3 Положения № 637) необходимо прибавить и среднедневную выручку в автомате.
7 Или уполномоченного им лица.
РРО магазина → касса предприятия и обратно: можно ли?

Если обособленным подразделением магазин не является8, то описанные в вопросе ситуации вполне допустимы.
8 Вам может быть полезной статья «Кассово-лимитные» вопросы: найдите свой ответ» («Бухгалтер 911», 2015, № 38).
Выдача денег из кассы головного предприятия при этом должна сопровождаться выпиской РКО, а их внесение — приходного кассового ордера.