Налично-кассовые вопросы: всегда есть о чем поговорить

Расходный кассовый ордер на несколько авансовых отчетов

Правомерны ли действия предприятия, если задолженность перед руководителем, возникающая регулярно по причине приобретения им товарно-материальных ценностей в пользу предприятия, закрывается расходным кассовым ордером (далее — РКО) при выдаче ему средств. При этом периодичность выписки РКО не совпадает с оформлением авансовых отчетов (последних гораздо больше).

В принципе, ничего противозаконного в том, что выдача денег директору (сопровождающаяся выпиской РКО) происходит не так часто, как расходование им личных средств (сопровождающееся составлением авансового отчета), мы не видим.

Только есть некоторые моменты, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, выдавая деньги директору (или другому работнику, который приобретает товары, работы, услуги в пользу предприятия), помните о 150-тысячном ограничении. Предусмотрено оно п. 2.3 Положения № 637¹, конкретный размер суммы установлен п. 1 постановления № 210². Формально такое ограничение касается лишь расчетов предприятия и физлица за товары, работы, услуги, но мнение ГФСУ по этому вопросу не назвать стабильным. Потому во избежание возможных неприятностей с налоговиками рекомендуем регулярно мониторить состояние дел.

¹ Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

² Постановление Правления НБУ «Об установлении предельной суммы расчетов наличными» от 06.06.2013 г. № 210.

Сам директор же, покупая товары от имени предприятия, должен помнить о 10-тысячном ограничении (для расчетов с одним предприятием/предпринимателем), установленном уже упомянутыми нормативными документами.

Во-вторых, никто не отменял соблюдение базовых правил кассовой дисциплины в данном случае. Напомним их вкратце. Выдачу наличных из касс проводят по РКО или по расходным ведомостям. Такие документы должны подписывать руководитель и главный бухгалтер³. К РКО могут прилагать заявление на выдачу наличности, расчеты и прочее.

³ Или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем.

В случае выдачи отдельным физлицам наличных по РКО кассир согласно п. 3.5 Положения № 637 обязан потребовать предъявить паспорт или документ, его заменяющий, записать его наименование и номер, кем и когда он выдан.

Физлицо, в свою очередь, расписывается в РКО о получении наличных с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами).

То есть о соответствии сумм, указанных в конкретном авансовом отчете, и отдельно взятом РКО речь не идет. Один РКО вполне может быть составлен для «закрытия» нескольких авансовых отчетов.

Хотя, если кто хочет, может выдавать деньги и составлять РКО и на каждый авансовый отчет, что, безусловно, менее удобно.

В-третьих, следует обратить должное внимание на сопровождающие документы (ведь ситуация, когда сумма в РКО является результирующей по нескольким авансовым отчетам, не совсем стандартная). В качестве таких документов мы рекомендуем составить (1) заявление физлица с просьбой о погашении задолженности, возникшей перед ним, с указанием реквизитов авансовых отчетов; (2) приказ руководителя о погашении задолженности, где такие реквизиты также нужно упомянуть.

В РКО перечислять реквизиты всех авансовых отчетов нет надобности, достаточно сослаться на приказ руководителя о погашении задолженности, в котором те должны быть указаны.

Учтите: если на приложенных к РКО документах, заявлениях, счетах есть разрешительная надпись руководителя, то согласно абз. 2 п. 3.4 Положения № 637 на РКО ее наличие не обязательно. Но во избежание недопонимания со стороны налоговиков все-таки лучше, чтобы такая подпись была и на РКО.

Роль РКО, в принципе, может исполнить расчетная ведомость (о которой прямо упоминает п. 3.4 Положения № 637 в контексте выдачи наличных из кассы), только такой вариант плохо «воспринимают» налоговики, «подкапываясь» под разными предлогами к правомерности такой операции.

Заем учредителю: «в деле» ли ограничение?

Выдаем заем физлицу-учредителю. Действует ли в таком случае, а также при возврате займа наличное ограничение в размере 150 тыс. грн.?

Сразу предупредим: налоговики имеют свою точку зрения ☹ по поводу такой ситуации. Так, в категории 109.13 ЗІР они отмечают, что указанное ограничение касается расчетов по сделкам, предметом которых являются любые материальные и нематериальные блага, которые могут быть оценены в денежной форме; расчетов по договорам, предоставления или возврата займа, в том числе за выплаченную и возвращенную возвратную финансовую помощь.

В таком же ключе в свое время высказался и НБУ (письмо от 24.01.2014 г. № 11-116/3159, вопрос 2). И это при том, что в им же изданном Положении № 637 есть все предпосылки для того, чтобы в рассматриваемой ситуации не применять ограничение.

По-хорошему ограничение согласно п. 1 постановления № 210 должно касаться лишь расчетов между физлицом и предприятием за товары (работы, услуги). А погашение задолженности по займам п. 1.2 Положения № 637 определено как внереализационное поступление. Отсюда просится вывод: ограничению не место.

Но, учитывая позицию ГФСУ и НБУ, имеет смысл «растянуть» выдачу займа учредителю на несколько дней (как и его возврат). Уж больно высока «цена вопроса». Согласно ст. 163¹⁵ КУоАП размер штрафа на должностных лиц предприятия составит от 1700 до 3400 грн. за первое нарушение и от 8500 до 17000 грн. — за повторное.

А налагать его согласно ст. 234² этого Кодекса уполномочены именно налоговики.

Взнос физлица в уставный капитал: можно без ограничений?

Нужно ли соблюдать ограничение, предусмотренное постановлением № 210, при осуществлении физлицом взноса в уставный капитал предприятия?

Как и в предыдущем вопросе, выводы не в вашу пользу ☹. Хотя основания (по причине внереализационного характера таких поступлений) спорить есть.

В письме от 08.11.2013 г. № 11-117/21669 НБУ признает, что установленные постановлением № 210 и Положением № 637 требования касаются расчетов за товары (работы и услуги). Вот только трактовку товаров банкиры используют специфичную — приведенную в ст. 1 Закона № 2210⁴. Товаром согласно ей является любой предмет хозяйственного оборота, в том числе продукция, работы, услуги, документы, подтверждающие обязательства и права (в частности, ценные бумаги). Отсюда и неутешительные выводы.

⁴ Закон Украины «О защите экономической конкуренции» от 11.01.2001 г. № 2210-III.

Налоговики (категория 109.13 ЗІР) также не «стимулируют» осуществление наличных взносов в уставный капитал в больших суммах. Они считают, что требования относительно ограничения наличных расчетов физлица с предприятием распространяются на расчеты по сделкам, предметом которых являются любые материальные и нематериальные блага, которые могут быть оценены в денежной форме, в том числе на взносы в уставный фонд.

Поэтому и здесь «ходить по лезвию бритвы» не рекомендуем.

Авансовый отчет vs корпоративная карточка = ?

Снятые с корпоративной карточки деньги директор в полной сумме внес в кассу предприятия. В тот же день они были израсходованы на хозяйственные нужды (лимит кассы не превышен). Обязан ли директор составлять в таком случае авансовый отчет?

Да, авансовый отчет⁵, по нашему мнению, составлять обязательно.

⁵ Действующая форма отчета утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841. Ее появление мы анонсировали в материале «Авансовый отчет: снова новая форма» («Бухгалтер 911», 2016, № 16).

Дело в том, что деньги, снятые директором с корпоративной карточки, автоматически начинают считаться выданными ему под отчет. Уже сам этот факт обязывает подотчетника составлять авансовый отчет.

Кроме того, п. 2.12 Положения № 637 обязует лиц, получивших корпоративные карточки, составлять такой отчет при получении наличных с текущего счета с применением такой карточки и при дальнейшем использовании их по назначению.

В рассматриваемом случае получается, что получить-то наличные директор получил, а вот использовать не стал. Но уже самого первого факта достаточно для возникновения обязанности отчитаться об этом.

Трудностей при заполнении авансового отчета возникнуть не должно. В нем достаточно будет указать одну и ту же сумму в строках «Одержано (від кого, № та дата)», «Усього отримано», «Залишок», «Залишок, унесений в сумі».

К авансовому отчету подотчетное лицо во исполнение требований п. 2.12 Положения № 637 обязано приложить чек банкомата как документ, подтверждающий получение наличных с текущего счета предприятия.

При этом получается, что отчет будет утвержден в сумме 0 грн., ведь расходование денег на нужды предприятия в данном случае не имело места.

Инкассация денег из автомата самообслуживания: какая периодичность?

Предприятие имеет несколько кофейных автоматов, большинство из которых размещены на арендованных площадях. Как часто мы обязаны проводить инкассацию и зависит ли этот срок от того, на чьих площадях размещены наши автоматы?

Начнем с того, что кофейные автоматы, по всей видимости, соответствуют определению автомата по продаже товаров (услуг) из абз. 11 ст. 2 Закона об РРО (ср. ). Поэтому следующие выводы будут справедливы не только для кофейных, но и для других автоматов самообслуживания, которые «вписываются» в это определение.

Исходя из определения понятия «касса» ( п. 1.2 Положения № 637) такой автомат с целью соблюдения кассовой дисциплины может быть приравнен к кассе, ведь в нем реализованы функции приема, выдачи (возможно) и хранения денежных средств.

Значит, для решения вопроса о периодичности проведения инкассации руководствоваться нужно предписаниями п. 5.1 Положения № 637 (как для обычной кассы).

Сроки сдачи предприятиями наличной выручки (наличности) для ее зачисления на счета в банках определяет предприятие по согласованию с соответствующим банком (в котором открыт счет предприятия, на который зачисляются средства). При этом исходят из требований, приведенных в указанном пункте.

В зависимости от конкретных обстоятельств может быть установлена ежедневная, на следующий день после поступления наличности или не реже раза в пять рабочих дней сдача наличности в банк.

Если предприятия работают в выходные и праздничные дни и не имеют возможности из-за отсутствия соответствующей договоренности с банком на инкассацию сдать полученные ими за эти дни наличные, то они должны сдаваться предприятиями в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и предприятия.

Если в отдельные дни вы не имеете превышения лимита кассы, то можете в эти дни не сдавать в установленные сроки наличные.

Нарушение сроков сдачи наличных само по себе не штрафоопасно, наказуемым нарушением является превышение лимита остатка денег в кассе.

Штраф за него согласно абз. 2 ст. 1 Указа № 436/95⁶ равен двукратному размеру суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день.

⁶ Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

Учтите: лимит кассы должен быть установлен с учетом выручки, полученной в автомате. Для этого к среднедневному поступлению наличности в кассу (или ее среднедневной выдаче из кассы в зависимости от выбора руководителя⁷ — см. п. 5.3 Положения № 637) необходимо прибавить и среднедневную выручку в автомате.

⁷ Или уполномоченного им лица.

РРО магазина → касса предприятия и обратно: можно ли?

Допускается ли внесение выручки из РРО магазина в кассу предприятия и обратная операция (внесение в РРО денег из кассы)? Кассовую книгу магазин не ведет.

Если обособленным подразделением магазин не является⁸, то описанные в вопросе ситуации вполне допустимы.

⁸ Вам может быть полезной статья «Кассово-лимитные» вопросы: найдите свой ответ» («Бухгалтер 911», 2015, № 38).

Выдача денег из кассы головного предприятия при этом должна сопровождаться выпиской РКО, а их внесение — приходного кассового ордера.