* Стаття «Штатний розпис: «кадрова азбука"» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 8).
Чи показувати в штатному розписі посади співробітниць, які знаходяться у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами і для догляду за дитиною? Обов’язково! Поки матуся знаходиться у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років за нею зберігається місце роботи (посада). Це вимога ч. 3 ст. 2 Закону про відпустки.
Іншими словами, посада, яку працівниця обіймала перед початком декретної відпустки, не стає вакантною з її виходом у таку відпустку. Ця посада продовжує бути зайнятою працівницею. При цьому на таку посаду можуть бути прийняті інші працівники за строковим трудовим договором.
Як у штатному розписі вказувати працівників-почасовиків? Розпочнемо з того, що для госпрозрахункових підприємств єдиної типової форми штатного розпису не існує. Тому кожне підприємство має право розробляти його, як кажуть, «під себе». При цьому у варіантах штатного розпису «для бюджетників» почасовиків оминули стороною. Ми пропонуємо вам три варіанти відображення почасовиків у штатному розписі.
Перший — ввести в штатному розписі окрему графу «Годинна тарифна ставка», а в графі «Місячний фонд заробітної плати» за почасовиками проставляти суму, яка дорівнює добутку годинної тарифної ставки і середньомісячної кількості робочих годин у тому календарному році, на який затверджується штатний розпис (за умови відсутності інших постійних доплат і надбавок за цією професією (посадою, роботою)).
Другий — вивести середньомісячний оклад, помноживши годинну тарифну ставку на середньомісячну кількість робочих годин у календарному році. Отриману суму проставити в графі «Посадовий оклад». При цьому у виносці або в примітці вказати, що за цією професією (посадою, роботою) застосовується погодинна оплата праці, а в графі «Посадовий оклад» проставлений середньомісячний оклад + розписати порядок його розрахунку.
Третій — розмір годинної тарифної ставки за конкретною професією (посадою, роботою) проставляти в графі «Посадовий оклад». При цьому у виносці або в примітці вказувати, що за цією професією (посадою, роботою) застосовується погодинна оплата праці. Графу «Місячний фонд заробітної плати» заповнюєте так само, як і в першому варіанті.
Усі три варіанти активно застосовуються на практиці. Обирайте 
!
Чи обов’язково вказувати в штатному розписі назви структурних підрозділів? Штатний розпис — це документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати і посадові оклади працівників (див. лист Мінпраці від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07). Тому якщо у вас на підприємстві є структурні підрозділи, ми б вам рекомендували їх відобразити в штатному розписі. Це, зокрема, полегшить формування документів, що складаються (заповнюються) під час прийому працівника на роботу.
Наприклад, Інструкція № 58** вимагає, щоб у трудовій книжці працівника вказували: «Прийнятий (до такого-то цеху, відділу, підрозділу, ділянки, виробництва)» із зазначенням конкретного найменування, а також роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник. Цей запис роблять строго відповідно до тексту наказу (розпорядження) про прийом на роботу. А при складанні такого наказу (розпорядження) використовують дані штатного розпису.
Якщо у підприємця практично кожного місяця змінюється кількість працівників (наприклад, двоє звільнилося, один прийнятий або, навпаки, звільнився один, а прийняли двох), чи потрібно постійно змінювати штатний розпис? Спершу вам потрібно визначитися з необхідною чисельністю штатних одиниць і зафіксувати їх в штатному розписі. Припустимо, що підприємцеві для нормальної роботи потрібні 4 продавці-консультанти, які б працювали в нього повний робочий день. Цю кількість (необхідні 4 штатні одиниці) фіксуємо в штатному розписі.
Якщо працівники звільняються, то посади (штатні одиниці), які вони обіймали, стають вакантними. Тобто ви можете прийняти на них інших осіб у межах затвердженого вами штату (4 одиниці). Постійно вводити/виводити штатні одиниці у зв’язку з прийомом/звільненням працівників вам не потрібно, якщо, звичайно, не змінюється потреба в працівниках.
У штатному розписі за окремими посадами встановлені різні оклади. У якому документі можна зафіксувати, якому працівникові який оклад установлений? Дійсно, у класичному варіанті штатного розпису не вказують прізвища працівників, які обіймають певні посади (одиниці). Це дуже зручно, оскільки дозволяє не перезатверджувати його у зв’язку з «текучкою» кадрів.
Якщо ж вам необхідно «прив’язати» зайняті посади (одиниці) до конкретних працівників, із зазначенням їх П. І. Б., окладів (тарифних ставок), а також побачити вакантні посади, то для цих цілей підійде документ з назвою штатно-посадова книга.
Це необов’язковий документ. Його форму ви розробляєте самостійно. У загальному випадку він буде схожий на штатний розпис, але з графою П. І. Б. працівника.
Зверніть увагу: штатно-посадова книга не такий статичний документ, як штатний розпис. По суті — це документ оперативного реагування, тому він змінюватиметься залежно від кількісної і якісної зміни складу працівників підприємства.
Така книга не потребує затвердження наказом (розпорядженням) керівника підприємства і частенько ведеться олівцем. 
