Направлення працівника у відрядження оформляють наказом (розпорядженням). Крім того, додатково до наказу можуть бути оформлені (1) технічне завдання на відрядження і (2) кошторис витрат. Документи готові? Тоді розраховуємо і видаємо працівникові аванс. У якій валюті? Розбираємося!
Валюта авансу
Вважаємо, що госпрозрахункові підприємства мають право видавати аванс на закордонвідрядження:
— у національній валюті держави, куди відряджають працівника, або у вільно конвертованій валюті;
— частково — у гривні, частково — в іноземній валюті, якщо частина витрат буде понесена на території України.
Відзначимо, що Мінфін не заперечує проти такого розвитку подій (див. лист від 04.06.2007 р. № 31-26030-12/23-3982/4279). А повністю у гривні можна? У принципі, можна, але тільки за умови, що заборону на такі дії ви не прописали у вашому внутрішньому локальному акті, що регулює порядок направлення працівників у закордонвідрядження. Адже ані в ПКУ, ані в КЗпП немає норм, які б зобов’язували видавати працівникові добові саме в національній валюті держави, куди він направляється у відрядження, або у вільно конвертованій валюті. А положення постанови № 98* і Інструкції № 59** не поширюються на небюджетні підприємства.
Також ви не знайдете в ПКУ обмежень щодо відображення в податковому обліку закордонвідрядних витрат, якщо аванс був виданий у гривні.
А що з валютним законодавством? Чи є зачіпки для контролерів, якщо аванс виданий у гривні? Звичайно, в такій ситуації вони можуть стверджувати, що працівник, придбаваючи іноземну валюту, наприклад, в обмінному пункті, діє від імені роботодавця. Але таке твердження вважаємо доволі спірним. Крім того, працівник може поїхати у відрядження і зі своєю особистою валютою. У цьому випадку вже точно порушення валютного законодавства не буде.
Але! Навіть якщо контролери наполягатимуть на тому, що воно було, то чим це може загрожувати підприємству? Фактично нічим. Штрафна санкція, встановлена абзацом четвертим п. 2 ст. 16 Декрету КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.93 р. № 15-93 (у розмірі виконаної незаконної валютної операції), передбачена лише для банків та інших фінустанов.
Якщо ж аванс у гривні перераховувався на корпоративну картку, яку можна використати і за кордоном, то тут уже точно жодних валютних порушень немає 
.
Розмір добових
Госпрозрахункові підприємства встановлюють розмір добових на власний розсуд у внутрішніх документах, наприклад, у Положенні про відрядження. При цьому потрібно пам’ятати таке:
— бажано, щоб розмір добових був не менше, ніж величина добових, яка встановлена постановою № 98 для бюджетників. Це убезпечить вас від можливих претензій Держпраці, якщо фахівці цього відомства нагрянуть з перевіркою (див. лист Мінсоцполітики від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28);
— для оптимізації оподаткування слід затвердити добові в такій сумі, яка б не перевищувала граничної неоподатковуваної суми, встановленої в п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Інакше ви «потрапите» на ПДФО і військзбір із суми перевищення.
Сума добових, що перевищує неоподатковувану межу, перетворюється для працівника на оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага. Нагадаємо, що з цього року гранична сума неоподатковуваних добових дорівнює 80 євро за кожен календарний день закордонвідрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, з розрахунку на кожен такий день ( п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).
Реалізація цієї норми на практиці викликає багато запитань. Виходить, для того, щоб визначити, чи виник у працівника, який відряджався, дохід, що підлягає обкладенню ПДФО і військзбором, підприємство зобов’язане за кожним днем відрядження проводити перерахунок суми добових відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ. Приклад на допомогу .
Приклад. Менеджер відділу збуту направлений у відрядження в Італію. Термін відрядження відповідно до наказу — 2 дні (з 09.03.2017 р. по 10.03.2017 р.). Розмір закордондобових, установлених на підприємстві згідно з Положенням про відрядження, — 80 євро на день. Сума добових, видана працівникові з урахуванням терміну відрядження, — €160 (€80 х 2 дні). Аванс на відрядження виданий 07.03.2017 р.
Курс НБУ склав:
07.03.2017 р. — 28,620982 грн./€;
09.03.2017 р. — 28,512332 грн./€;
10.03.2017 р. — 28,391298 грн./€.
Після повернення з відрядження працівник подав авансовий звіт і оригінали підтверджуючих документів.
Визначимо суму добових з розрахунку на один день, виданих працівникові, у загальній сумі авансу. Для перерахунку використовуємо курс НБУ, що діяв на день видачі авансу (див. п. 5 П(С)БО 21).
€80 х 28,620982 грн./€ = 2289,68 грн.
Ця сума потрапить у витрати і вплине на об’єкт оподаткування на прибуток. Розрахуємо граничну суму добових, яка не підлягає обкладенню ПДФО і військзбором. Для цього використаємо курси НБУ за кожен день відрядження, як це пропонує п.п. 170.9.1 ПКУ. За першим днем відрядження: €80 х 28,512332 грн./€ = 2280,99 грн.
За другим: €80 х 28,391298 грн./€ = 2271,30 грн.
Як бачимо, неоподатковувані суми добових, розраховані відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ, і за першим (2280,99 грн.), і за другим днем відрядження (2271,30 грн.), менші суми добових з розрахунку на один день, виданої в межах авансу (2289,68 грн.). Отже, різниця (27,07 грн. (2289,68 грн. х 2 дн. - 2280,99 грн. - 2271,30 грн.)) перетвориться для працівника в оподатковуваний ПДФО і військзбором дохід!
Обкладаючи такий дохід, врахуйте, що його сума — це «чиста» сума, отримана працівником на руки. А ось якщо б у період відрядження курс євро збільшувався або залишався незмінним у порівнянні з курсом дня видачі авансу, то дохід у працівника не виник би.
Вам лінь займатися перерахунком «плюс» хочете убезпечити себе і працівника, який відряджається, від «несподіваного доходу»? Вихід є ! Установіть граничний розмір закордондобових на підприємстві нижче 80 євро, наприклад, 70 євро. І тоді незначні коливання курсу вам будуть не страшні.
Відзначимо, що, як і раніше, підприємства можуть установлювати суму закордондобових у гривні. Як її розрахувати, щоб не «нагородити» працівника оподатковуваними добовими? Дуже просто. Візьміть умовний курс, нижче якого, на ваш погляд, євро не опуститься. Припустімо, 26 грн./€. Потім множимо 80 євро на 26 грн./€ і отримуємо суму закордондобових у 2080 грн. Далі просто стежимо, щоб фактичний курс не опустився нижче умовного.
Якщо все-таки курс євро «завалився», оперативно реагуємо і переглядаємо розмір добових у Положенні про відрядження. З одноденним розміром закордондобових визначилися. Можна розраховувати їх загальну суму. А як бути, якщо працівник, прямуючи в закордонвідрядження або повертаючись із нього, деякий час перебуває на території України? Наприклад, виїхав з Харкова до Львова 13 березня, а зі Львова до Польщі — 14 березня. З якого дня відрядження виплачувати добові за закордонними нормами: з 13-го чи 14-го березня?
Відповідь на це, здавалося б, просте запитання дуже непроста. Уся річ у тому, що п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ встановлює закордондобові без прив’язки до дати перетину кордону особою, що відряджається. Більше того, граничні норми добових установлені на кожен день відрядження, а не на кожен день перебування в Україні або за кордоном. У свою чергу, враховувати час перебування на території України при виплаті добових за закордонвідрядженням зобов’язує Інструкція № 59, яка для госпрозрахунку має лише рекомендаційний характер.
Звідси можна дійти висновку: законодавство не вимагає від госпрозрахункових підприємств обов’язково розбивати тривалість закордонвідрядження на час перебування в Україні і час перебування за кордоном, а норматив закордондобових у розмірі 80 євро поширюється на всі дні закордонвідрядження.
Хоча слід визнати, що податківці при проведенні перевірок на госпрозрахункових підприємствах все ж вважають за краще відштовхуватися від норм, установлених Інструкцією № 59 (ср. ). Тому не враховувати її норми може тільки сміливий платник податків, готовий обстоювати свою правоту в суді. А ось ті, кому сперечатися немає бажання, можуть дотримувати положень пп. «б» і «в» указаної Інструкції.
Хоча не можемо не відзначити, що на сьогодні ці норми Інструкції підзастаріли. Адже з 01.01.2017 р. при поїздці до «візової» країни можна не ставити в паспорті позначки про перетин кордону для визначення суми добових. 
