Не вдаватимемося до деталей, чим є електронний підпис. Важливо ось що: автентичність поданого вами електронного звіту і той факт, що звіт поданий саме вами, підтверджуються наявністю на ньому цього самого електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП).
Що стосується підприємця, то його подвійний статус (одночасно і громадянин, і суб’єкт господарювання) дозволяє мати відразу два ЕЦП: оформлений на нього як на звичайного громадянина й оформлений на нього ж як на підприємця.
У зв’язку з чим підприємці запитують:
— якщо в мене є ЕЦП, оформлений на громадянина, чи можу я підписати ним «підприємницькі» звіти (наприклад, декларацію єдиноподатника, декларацію про доходи загальносистемника, форму № Д5 тощо)? Відповідь: ні!
— якщо в мене є ЕЦП, оформлений на підприємця, чи можу я підписати ним «цивільні» звіти? Відповідь: так!
А тепер детальніше. Що стосується ЕЦП, оформленого на вас як на громадянина, то ним можна користуватися тільки для «цивільних» цілей (наприклад, підписати декларацію про доходи громадянина, е-декларацію, зайти в електронний кабінет платника податків, листуватися тощо).
А ось для «підприємницьких» цілей цей підпис не годиться, оскільки при його оформленні не вказуються відомості про держреєстрацію як підприємця. Адже перш ніж ви почнете подавати звітність в електронному вигляді, вам потрібно буде укласти з податківцями договір про її прийом. Такий договір «працює» лише стосовно підприємців.
Отже, сумнівів немає (і податківці на «гарячій лінії», і працівники ПриватБанку підтверджують 
): для підписання «підприємницьких» звітів повинен використовуватися саме ЕЦП, який оформлений на підприємця.
Що ж до зворотної ситуації, коли підприємець має намір підписати якийсь «цивільний» документ своїм «підприємницьким» ЕЦП, то київські податківці це допускають (http://kyiv.sfs.gov.ua/okremi-storinki/arhiv1/274866.html).
«…підприємець, який отримав посилені сертифікати відкритих ключів, може скористатися цими ключами для надання звітності в електронному вигляді, у тому числі податкової декларації про майновий стан і доходи, як фізична особа.» А вся справа в тому, що статус фізособи-підприємця ширший, ніж просто статус фізособи. Тому при оформленні ЕЦП на підприємця вказується вся інформація, необхідна і для ідентифікації цієї фізособи як громадянина. Отже, «підприємницький» ЕЦП годиться як заміна «громадянському».
