Основні ризики
Директор — це виконавчий орган підприємства, права/обов’язки якого прописані передусім у ЦКУ й інших актах цивільного законодавства.
При цьому в них немає ні слова про призупинення повноважень директора на час відпустки 
.
Мабуть, це і спонукало Держпідприємництва висловитися, що в цьому проміжку часу директор може продовжувати виконувати свої обов’язки (у тому числі й підписувати документи) — окрім випадків, якщо на цей час повноваження передали його заступникові (див. лист від 17.10.2014 р. № 8361).
На наш погляд, висновок листа, без сумніву, справедливий тільки в тому випадку, якщо функції з управління підприємством виконує особисто власник без оформлення трудового договору.
Знову ж таки, варіант це не для активно діючого підприємства*. * Додаткову інформацію за цією темою ви можете знайти в статті «Підприємством управляє особисто засновник/власник: чи можливо це»? (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 10).
Якщо ж трудовий договір (включаючи трудовий контракт) з директором укладений, то на нього, як на найнятого робітника, поширюються загальні положення трудового законодавства.
До останніх належить і неможливість виконання трудових обов’язків у період перебування у відпустці — хіба що, як виняток, шляхом відкликання з відпустки. Такий підхід підтримує Мінсоцполітики, і підстав для його спростування ми не бачимо.
Див. лист від 17.10.2016 р. № 376/06/186-16. При цьому чиновники справедливо уточнили, що на час відпустки директора його повноваження може виконувати заступник. Причому зазначимо: такий заступник може бути як штатним (посада передбачена штатним розписом), так і тимчасовим (у такому разі функції тимчасового заступництва покладаються наказом по підприємству).
Порядок тимчасового заступництва врегульований давнім, але все ще діючим роз’ясненням від 29.12.65 р. № 30/39. Якщо ж цей порядок порушити, то підприємство зіткнеться з низкою ризиків — податкових і комерційних.
Податкові ризики пов’язані з потенційними причіпками податківців до того, що під час відпустки директор не міг підписати тих або інших документів (тобто за фактом їх підписала інша особа) і в результаті зняти витрати за операціями, які ними оформлялися.
Можливо, комусь це може здатися надуманим, але при перевірках контролери нерідко глибоко копають зміст первинних документів і досліджують у тому числі і їх зв’язок один з одним. І якщо перевірники знайдуть підстави, щоб визнати операцію нереальною, вони таку можливість не втратять.
Знову ж таки, умисне внесення в офіційні документи, у тому числі і в податкову звітність, свідомо неправдивих даних (зокрема, про особу, яка їх підписує) вважається службовою підробкою і, загалом, кримінальним злочином згідно зі ст. 366 ККУ.
Що стосується комерційних ризиків, то вони пов’язані з потенційними підставами для визнання угоди недійсною. На відміну від податкових ризиків, вони не такі істотні, але списувати їх з рахунків не потрібно.
Призначаємо заступника: пробіжка по варіантах
Тепер торкнемося процедури призначення заступника.
Строго кажучи, право директора призначати заступника (чи відразу ж особу, яка виконуватиме ці функції) потрібно прописати в засновницьких документах — зокрема, у статуті.
Це пов’язано з тим, що на час відсутності директора заступник фактично виконує роль виконавчого органу — при цьому згідно із законом право призначати і відкликати його належить лише загальним зборам.
Також зазначимо, що якщо питання з особою, яка виконуватиме роль заступника, було вирішене ще на етапі створення підприємства, відомості про нього варто внести в ЄДР — як про особу, яка має право підписувати документи від імені підприємства без доручення ( п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону № 755**).
У теорії рішення щодо заступника може бути прийняте окремим рішенням загальних зборів. Але враховуючи періодичність і складність їх проведення, доцільніше все ж фіксувати це питання в засновницьких документах. Повноваження директора можуть бути передані іншій особі різними способами. Розглянемо найпоширеніші з них.
1. Призначити іншу особу виконуючою обов’язки директора. Це так зване тимчасове заступництво.
Цей спосіб зручний тим, що заступник автоматично отримує всі повноваження (і відповідно відповідальність) директора підприємства, надані йому статутом або рішенням найвищого органу управління підприємства. Проте таким можна призначити тільки штатного працівника підприємства.
При цьому способі директор підприємства видає відповідний наказ (якщо в нього є таке право) або вищий орган управління підприємства приймає відповідне рішення.
2. Покласти на постійній основі на певну посадову особу виконання деяких або всіх обов’язків директора в усіх випадках його тимчасової відсутності. Наприклад, на першого заступника або головного інженера.
У такому разі слід упровадити відповідну посаду до штатного розпису та/або зафіксувати такі функції в посадових інструкціях певних працівників.
3. Покласти виконання певних функцій директора на конкретну особу шляхом укладення договору доручення та/або видачі доручення.
Причому така особа може і не бути працівником підприємства. Нагадаємо: за договором доручення повірений зобов’язується вчинити від імені і за рахунок довірителя певні юридичні дії, які створюють, змінюють, припиняють громадянські права й обов’язки довірителя, тобто підприємства ( ч. 1 ст. 1000 ЦКУ).
При цьому в такому разі підприємство повинне видати доручення на здійснення юридичних дій, передбачених договором доручення ( ч. 1 ст. 1007 ЦКУ).
Тут важливо розуміти, що дорученням усі функції директора передані бути не можуть.
Цей спосіб передання повноважень може використовуватися для представництва перед третіми особами (зокрема, при підписанні договорів). Але така особа, наприклад, не зможе замінити директора в межах трудових відносин з працівниками і для вирішення інших внутрішніх питань підприємства.
Підписання податкової звітності
І насамкінець декілька слів про підписання податкової звітності в період тимчасової відсутності керівника.
Як роз’яснюють податківці (див. категорії 135.02, 135.03 ЗІР, лист МГУ ДФС — Центральний офіс з обслуговування великих платників від 12.11.2015 р. № 25302/10/28-10-06-11), у разі відсутності керівника з поважної причини «паперова» декларація може бути підписана іншою уповноваженою особою.
При цьому разом з декларацією необхідно подати документи, що підтверджують повноваження такої особи (засновницькі документи, накази, розпорядження тощо).
Якщо ви подаєте звітність в електронному вигляді, то на заступника потрібно отримати ЕЦП.
Що підтверджується, зокрема, у розділі 135.03 ЗІР. Про отримання ЕЦП особою, що тимчасово заміняє керівника, потрібно повідомити податківцям. Для цього керівник заздалегідь повинен направити через електронний сервіс повідомлення (код форми J(F)1391102) з інформацією про новий сертифікат. До повідомлення додають сертифікати відповідальних осіб, указаних у повідомленні. Повідомлення підписується ЕЦП цих відповідальних осіб. Також сформоване повідомлення обов’язково підписується ЕЦП керівника, сертифікат якого на момент отримання повідомлення вже значиться в системі подання електронних документів як діючий сертифікат керівника підприємства.
