Передусім звертаємо увагу, що основні питання надання й оформлення відпусток ми розглядали в статтях «Щорічна основна відпустка: надаємо й оформляємо», «Розраховуємо відпускні: «формула щастя» в «Бухгалтер 911», 2017, № 17, «Графік відпусток: почніть рік правильно» в «Бухгалтер 911», 2017, № 52. Зараз же пройдемося по деяких нюансах надання відпусток.
Відпустка новачкові
Щорічну основну відпустку надають за відпрацьований робочий рік. Але це не означає, що піти в неї працівник зможе тільки після закінчення робочого року, за який надається така відпустка. За загальним правилом у перший рік роботи право на щорічну відпустку повної тривалості виникає в працівника після закінчення 6 місяців безперервної роботи. Якщо ж працівникові надають щорічну відпустку до закінчення шестимісячного строку, то тривалість відпустки визначають пропорційно відпрацьованому ним часу в цього роботодавця.
Коли в працівника-новачка виникає право на щорічну основну відпустку повної тривалості? Чи можна йому таку відпустку надати через 2 місяці після прийняття на роботу?
Виняток з наведеного правила — особи, перелічені в ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки. Їм гарантовано право на відпустку повної тривалості незалежно від стажу роботи в цього роботодавця. Серед них жінки перед/після відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами; жінки, у яких двоє або більше дітей віком до 15 років або дитина з інвалідністю; працівники віком до вісімнадцяти років і працівники з інвалідністю; чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами; сумісники — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи; працівники, що мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування та деякі інші.
Ці «виняткові» категорії працівників можуть узяти повну щорічну відпустку хоч наступного дня після укладення трудового договору.
Але повернемося до звичайного працівника. Якщо такий працівник хоче піти в щорічну відпустку повної тривалості до закінчення 6-місячного строку роботи, а роботодавець не проти, то в цьому випадку жодних порушень немає. За другий і наступні роки роботи відпустка повної тривалості може бути надана працівникові в будь-який час відповідного року, погоджений з роботодавцем. Причому роботодавець повинен надати працівникові щорічну відпустку з таким розрахунком, щоб останній її використав, зазвичай, до закінчення робочого року (ч. 4 ст. 10 Закону про відпустки).
Виникають ситуації, коли роботодавцеві необхідно визначити тривалість щорічної відпустки пропорційно часу, відпрацьованому працівником на цьому підприємстві. Наприклад, працівник-новачок захотів відпочити, не чекаючи, поки набере 6-місячний стаж роботи на цьому підприємстві, або він іде в щорічну відпустку з подальшим звільненням. Правильно визначити кількість належних працівникові днів щорічної відпустки допоможе ось такий простий алгоритм.
Як розрахувати кількість днів щорічної відпустки для працівника, що пропрацював на підприємстві менше року?
Крок 1. Визначаємо «відпускний» стаж (у календарних днях) працівника в робочому році, за який надаємо відпустку. Отриману кількість календарних днів зменшуємо на кількість святкових і неробочих днів, що припадають на цей період.
Крок 2. Розраховуємо кількість календарних днів щорічної відпустки, що припадають на один календарний день робочого року, за який надається відпустка. Для цього скористаємося формулою:
Тк. дн. = Кв : (К - Св), де Тк. дн. — тривалість відпустки, що припадає на один календарний день робочого року; Кв — кількість календарних днів відпустки за повністю відпрацьований робочий рік (наприклад, для звичайної відпустки — 24 календарні дні, для «інвалідної» — 26 (30) календарних днів); К — загальна кількість календарних днів у робочому році, за який надаємо відпустку; Св — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП в робочому році, за який надаємо відпустку.
Крок 3. Визначаємо кількість належних працівникові днів щорічної відпустки. Множимо стаж роботи (див. Крок 1) на тривалість відпустки за один календарний день роботи (Крок 2). При цьому не забуваємо про правило, що основна безперервна частина щорічної відпустки не може бути менше 14 календарних днів.
Включаємо/виключаємо
Чи входять до стажу роботи, що надає право на щорічну основну відпустку, дні, які не були відпрацьовані працівником, наприклад у зв’язку з відпусткою «за свій рахунок» або прогулом з вини працівника?
Періоди, які входять до стажу роботи, що надає право на щорічну відпустку, перелічені в ст. 82 КЗпП і ст. 9 Закону про відпустки.
Період відпустки без збереження заробітної плати, наданої за ст. 25 та/або ст. 26 Закону про відпустки, ввійде до «відпускного» стажу. Але майте на увазі: якщо працівник відпочивав «за свій рахунок» довше, ніж передбачено в згаданих статтях, то «надлишок» відпускних днів вважається наданим незаконно і такі дні до «відпускного» стажу потрапити не повинні.
Приклад. Працівник-«непільговик» прийнятий на підприємство з 29.01.2018 р. З 19 по 23 лютого він перебував у відпустці без збереження зарплати (ст. 26 Закону про відпустки). 03.03.2018 р. працівник не вийшов на роботу без поважних причин (задокументований прогул). З 07.05.2018 р. він іде в щорічну відпустку. На підприємстві тривалість щорічної основної відпустки, що надається працівникам за відпрацьований робочий рік, становить 24 календарні дні.
Працівник пропрацював на підприємстві менше 6 місяців. Розрахуємо тривалість його відпустки пропорційно відпрацьованому часу.
Крок 1. Визначимо «відпускний» стаж працівника, який він «зібрав» за період з 29.01.2018 р. по 06.05.2018 р. До «скарбнички» стажу ввійдуть 97 к. дн., у тому числі 3 к. дн. січня (з 29 по 31 січня), 28 к. дн. лютого (зверніть увагу: дні відпустки «за свій рахунок» увійдуть до «відпускного стажу»), 30 к. дн. березня (1 день прогулу з вини працівника не враховуємо при підрахунку «відпускного» стажу), 30 к. дн. квітня і 6 к. дн. травня 2018 року.
Отриману кількість календарних днів зменшимо на кількість святкових і неробочих днів, що припадають на цей період (3 дні — 8 березня, 8 квітня і 1 травня): 97 к. дн. - 3 к. дн. = 94 к. дн.
Крок 2. Розрахуємо кількість днів відпустки, яка припадає на кожен календарний день робочого року, з 29.01.2018 р. по 28.01.2019 р.: 24 к. дн. : (365 к. дн. - 11 к. дн.) = 0,0678.
Визначимо кількість календарних днів відпустки, яка може бути надана працівникові: 94 к. дн. х 0,0678 = 6 к. дн.
Відпустка наперед
Чи можна надати працівникові щорічну основну відпустку наперед за поточний і майбутній робочі роки?
За поточний робочий рік роботодавець може надати працівникові щорічну відпустку в будь-який період, погоджений сторонами. А ось з відпусткою за майбутній робочий рік не все так просто. Пам’ятайте: щорічну основну відпустку надають за відпрацьований робочий рік. При цьому за другий і наступні роки роботи відпустка повної тривалості може бути надана працівникові в будь-який час відповідного року, погоджений з роботодавцем.
Тобто для того щоб у працівника виникло право на відпустку за відповідний робочий рік, за цим роком повинен почати формуватися «відпускний» стаж.
Приклад. Працівник, прийнятий на роботу 16.05.2017 р., звернувся до роботодавця з проханням надати йому з 16.04.2018 р. щорічні відпустки за два робочі роки — з 16.05.2017 р. по 15.05.2018 р. і з 16.05.2018 р. по 15.05.2019 р. — загальною тривалістю 48 к. дн. (24 до. дн. х 2 робочих роки).
Відпустка за робочий рік 16.05.2017 р. — 15.05.2018 р. почнеться 16 квітня і закінчиться 11 травня 2018 року (24 календарні дні відпустки + 2 святкові дні, що припали на період такої відпустки). Отже, роботодавець не має права надати працівникові щорічну відпустку за робочий рік 16.05.2018 р. — 15.05.2019 р., оскільки право на таку відпустку виникне в працівника з 16.05.2018 р. за умови, що цей день увійде до «відпускного» стажу.
Відпустка за декілька років
Хочемо надати працівникові щорічну основну відпустку, що накопичилася за 3 робочі роки, загальною тривалістю 72 календарні дні. Проте чули, що більше 56 календарних днів за один раз надавати не можна. Як бути?
Ви маєте повне право відправити працівника до щорічної основної відпустки на 72 календарні дні 
. Що стосується обмеження в «56», то воно тут не діє (стосується виключно ситуації, коли в колективному або трудовому договорі тривалість щорічної відпустки працівника за один робочий рік передбачена більше ніж 59 (69) календарних днів).
