Чи важливий облік витрат у єдиноподатника?
Якщо єдиноподатник групи 3 зареєстрований як платник ПДВ, то він веде Книгу обліку, в якій разом з доходами відображає і витрати. Причому інформація про витрати носить суто довідковий характер.
По-перше, вона ніяк не впливає на розмір єдиного податку або ЄСВ.
Єдиний податок сплачується з обороту, тобто залежить тільки від доходу. А ЄСВ сплачується з мінзарплати, тобто взагалі не залежить від наявності доходу або витрат.
По-друге, витрати не потрапляють у декларацію єдиноподатника, оскільки в цьому звіті відображається тільки дохід.
І нарешті, по-третє, інформація про витрати жодним чином не перетинається з ПДВ-обліком і не впливає на нього.
Тобто навіть якщо єдиноподатник узагалі не вестиме в Книзі обліку доходів і витрат розділ II (витратний) або робитиме це неправильно, максимум, що йому загрожує — це адмінштраф від 51 до 136 грн. за ст. 1641 КУпАП* за неправильне ведення обліку доходів і витрат 
.
* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Але все-таки це зовсім не варто розуміти як заклик не обліковувати витрати. Тим паче, що нічого складного в цьому немає .
Як облікувати витрати
Витратні графи Книги обліку доходів і витрат єдиноподатник заповнює за касовим методом. Як це? Дуже просто: оплатив гроші — того ж дня записав витрачену суму в Книгу (загальним підсумком за день — відображати кожен платіж окремо не потрібно).
Єдиноподатники-платники ПДВ записують у Книгу і доходи, і витрати без ПДВ.
Якщо ж ви отримали товари (роботи, послуги), але ще не оплатили їх, витрат узагалі немає 
. Так-так, не так, як з ПДВ (детальніше до цього ще повернемося).
Зрозуміло, витрати, які ви записуєте в Книгу обліку, мають бути пов’язані з вашою підприємницькою діяльністю. Якщо ви витратили частину грошей на особисті потреби, само собою зрозуміло, в Книзі цим витратам не місце.
Звісно, податківці вимагають, щоб усі записи про витрати єдиноподатники підтверджували документально (платіжкою, чеком, квитанцією, прибутковим ордером тощо) — категорія 107.07 ЗІР.
Ні в ПКУ, ні в Порядку № 579** такої вимоги немає. Проте оскільки записи про витрати ні на що не впливають, якщо якийсь документ утрачений, краще ці витрати в Книгу обліку взагалі не вносити.
Тепер «пробіжимося» по витратних графах Книги:
— до граф 2 і 3 потрапляють витрати на купівлю товарів (робіт, послуг) або матеріалів, включаючи мито, витрати на доставку товару та інші витрати, безпосередньо пов’язані з купівлею товару;
— у графі 4 зазначаємо витрати на оплату праці працівників (якщо вони є). Тут вказується «грязна» зарплата (без вирахування ПДФО і ВЗ);
Логічно тут же зазначити і ЄСВ, нарахований на зарплату працівників (за аналогією з Книгою загальносистемника), але можна ЄСВ записувати і в графу 5, оскільки в Порядку № 579 із цього приводу немає конкретики 
.
— у графі 5 зазначаємо суму ЄСВ, який єдиноподатник сплачує «за себе»;
— у графі 6 зазначаємо інші витрати, пов’язані з госпдіяльністю підприємця (витрати на зв’язок, оренда, комунальні платежі тощо);
— у графі 1 зазначаємо день платежу.
Чи пов’язаний облік витрат і облік ПДВ?
Нерідко підприємці-новачки хвилюються, коли дані Книги обліку доходів і витрат у них не збігаються з даними ПДВ-обліку. Так, вони чекають, щоб розділ I Книги (доходи) відповідав сумі, з якої розраховано податкове зобов’язання з ПДВ, а розділ II (витрати), — сумі, з якої розрахований податковий кредит за місяць .
Та де там ! Насправді, жодної відповідності тут не може бути. І ось чому:
— єдиноподатники відображають дохід за касовим методом, тобто в момент отримання грошей. При цьому неважливо, відвантажений на цей момент товар чи ще ні;
— а ось податкове зобов’язання з ПДВ виникає за правилом «першої події»: або в момент отримання грошей, або в момент відвантаження товару.
Відповідно дохід, відображений у Книзі обліку, може не збігатися з даними, зазначеними в рядку 1.1 декларації з ПДВ, і це нормально!
Те ж саме і з витратами єдиноподатника:
— їх відображають за касовим методом, тобто в момент сплати грошей. При цьому неважливо, отриманий на цей момент товар чи ще ні;
— а ось право на податковий кредит з ПДВ виникає за правилом «першої події»: або в момент сплати грошей, або в момент отримання товару (звісно, за умови наявності зареєстрованої податкової накладної).
Тому витрати, відображені в Книзі обліку, частенько не збігаються з даними, зазначеними в рядку 10.1 декларації з ПДВ. І хвилюватися тут теж не варто.
Як бачите, правила обліку доходів і витрат ніяк не перетинаються з правилами ПДВ-обліку.
Тому якщо ви як єдиноподатник будете відображати якийсь незвичайний дохід (наприклад, податківці вимагатимуть включити в дохід кошти, які ви поклали собі на рахунок, або кошти, що проходять через комісіонера транзитом), вам не потрібно думати про те, які ПДВ-наслідки це викличе, оскільки сам факт відображення доходів або витрат у Книзі обліку не викликає жодних ПДВ-наслідків у принципі .
