Підвищення кваліфікації: оподаткування й облік

Документальне оформлення

Підвищення кваліфікації працівника за рахунок коштів його роботодавця може відбуватися у зв’язку з вимогою законодавства або за домовленістю сторін. Причому в останньому випадку ініціатором може виступати як працівник, так і роботодавець.

Якщо на підприємстві є працівники, які зобов’язані проходити підвищення кваліфікації згідно із законом, щорічно складайте план-графік такого проходження, з яким ознайомте працівників під підпис. У плані-графіку зазначте: хто з працівників і в які строки повинен пройти підвищення кваліфікації, а також його підставу.

Якщо ініціатива підвищити кваліфікацію виходить від працівника, він може написати відповідну заяву, в якій викласти своє прохання.

Ініціатором підвищення кваліфікації є роботодавець? Тоді направте працівникові пропозицію про проходження підвищення кваліфікації. Причому якщо пропозицію зроблено в усній формі, слід отримати від працівника заяву зі згодою. Якщо в письмовій — достатньо відмітки працівника про згоду, зробленої в пропозиції роботодавця.

При підвищенні кваліфікації не обійтися без договору. Форма типового договору про надання освітніх послуг між вищим навчальним закладом та фізичною (юридичною) особою затверджена постановою КМУ від 19.08.2015 р. № 634. Примірна форма договору про навчання в інших навчальних закладах затверджена наказом Мінпраці від 10.08.2010 р. № 232.

Про направлення працівника на підвищення кваліфікації видають відповідний наказ (розпорядження).

У табелі обліку робочого часу дні підвищення кваліфікації з відривом від виробництва відображають з кодом «ІН» (цифровий код «22»).

Після закінчення підвищення кваліфікації працівник надає роботодавцеві документ про проходження підвищення кваліфікації. Відомості про підвищення кваліфікації кадрова служба вносить в Особову картку працівника (типова форма № П-2).

Якщо працівник працездатного віку, що проходив підвищення кваліфікації, звільняється, зазначте в його трудовій книжці час, тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації за останні два роки перед таким звільненням.

Трудові гарантії

Орієнтуємося на ст. 122 КЗпП і постанову № 695¹.

¹ Постанова КМУ «Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва» від 28.06.97 р. № 695.

Так, якщо підвищення кваліфікації відбувається з відривом від виробництва, роботодавець зберігає за працівником місце роботи (посаду) і середню зарплату за основним місцем роботи за період підвищення кваліфікації.

Середню зарплату розраховують за Порядком № 100². Для цього в загальному випадку середньоденну зарплату працівника, обчислену виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці, що передують місяцю направлення на курси підвищення кваліфікації, множать на кількість робочих днів, пропущених у зв’язку з проходженням підвищення кваліфікації.

² Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Крім того, якщо основного працівника направляють підвищувати кваліфікацію до іншої місцевості, то роботодавець:

— оплачує вартість проїзду до місця підвищення кваліфікації і назад;

— виплачує добові за кожен день перебування в дорозі, в розмірі, встановленому законодавством для службових відряджень, а іногороднім (по відношенню до місця навчання) — ще й протягом першого місяця навчання;

— відшкодовує витрати з найму житлового приміщення.

Важливо! Добові, вартість проїзду і проживання відшкодовують у порядку, визначеному для службових відряджень. Проте «підвищення кваліфікації» ≠ «службове відрядження». Гарантії відрядженим працівникам установлені окремою нормою — ст. 121 КЗпП. Тому виконувати спецвимоги з оплати праці за період відрядження (згідно з умовами трудового або колективного договору, але не нижче середнього заробітку) при підвищенні кваліфікації не потрібно.

Що стосується розміру добових, то госпрозрахунківці тут орієнтуються на граничну неоподатковувану суму добових, установлену п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

Якщо кваліфікацію підвищує сумісник

Працівник-сумісник може розраховувати тільки на збереження місця роботи (посади). На все інше, що «світить» основному працівникові, він матиме право, тільки якщо на те буде добра воля роботодавця.

Річ у тому, що гарантії, визначені в постанові № 695, — це мінімальні гарантії. Тобто роботодавець має право їх розширити і на працівників-сумісників, закріпивши це в колдоговорі.

Податкові тонкощі

Податок на прибуток. У бухобліку витрати на підвищення кваліфікації працівників ви віднесете на рахунки витрат залежно від того, кого і чого ви навчали. Наприклад, вартість підвищення кваліфікації виробничого персоналу (працівників, які пов’язані з основним видом діяльності) потрапить на рахунок 91 «Загальновиробничі витрати». Підвищення кваліфікації керівника або бухгалтера — на рахунок 92 «Адміністративні витрати», а маркетолога, який займається маркетингом або збутом, — на рахунок 93 «Витрати на збут». Відповідно за даними бухобліку ці витрати братимуть участь у визначенні розміру оподатковуваного прибутку. Причому це правило однакове як для малодохідних, так і для високодохідних платників.

Коригуючих різниць для цієї ситуації ПКУ не передбачає.

ПДВ. Освітні послуги, перелічені в п.п. 197.1.2 ПКУ, звільнені від обкладення ПДВ. Отже, права на податковий кредит за послугами, пов’язаними з підвищенням кваліфікації працівників, у підприємства не буде.

Послуги, що не потрапили в п.п. 197.1.2 ПКУ, обкладаються ПДВ у звичайному порядку. Тому підприємство — покупець таких послуг матиме право на податковий кредит з ПДВ за наявності правильно оформлених і зареєстрованих податкових накладних.

ПДФО. Сума витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації фізособи згідно із законом (!) не є оподатковуваним доходом останньої. Підстава — п.п. 165.1.37 ПКУ. Тобто якщо необхідність підвищення кваліфікації за будь-якою спеціальністю (професією) встановлена законом, сума коштів, витрачених роботодавцем на таке підвищення (вартість підвищення кваліфікації, добові, компенсація вартості проїзду і проживання), не обкладається ПДФО.

На наш погляд, у п.п. 165.1.37 ПКУ термін «закон» використовується в широкому значенні. Під ним слід розуміти:

— безпосередньо закон України. Так, з положень п. 1 ст. 4 Закону № 4312³ випливає, що всі роботодавці повинні підвищувати кваліфікацію працівників, зазвичай, не рідше за один раз на 5 років;

³ Закон України «Про професійний розвиток працівників» від 12.01.2012 р. № 4312-VI.

⁴ Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI.

— підзаконні нормативні акти, у тому числі Довідник № 336⁵. Якщо в цьому Довіднику зазначено, що проходження підвищення кваліфікації є обов’язковим для якоїсь спеціальності (професії), то можна говорити про те, що воно проводиться згідно із законом, а вартість проходження працівником цієї професії підвищення кваліфікації не обкладається ПДФО.

⁵ Наказ Мінпраці «Про затвердження Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників» від 29.12.2004 р. № 336.

У разі, коли підвищення кваліфікації відбувається в добровільному порядку (за домовленістю сторін), а не згідно із законом, для цілей оподаткування керуються «навчальницьким» п.п. 165.1.21 ПКУ. Ця норма дозволяє не включати в оподатковуваний дохід фізособи суми, сплачені роботодавцем за здобуття освіти, підготовку або перепідготовку такої фізособи при одночасному виконанні таких умов:

— оплата здійснена вітчизняному вищому або професійно-технічному навчальному закладу;

— сума оплати за кожен повний або неповний місяць навчання (підготовки, перепідготовки) фізособи не перевищує 3-кратного розміру мінзарплати, встановленої законом на 1 січня звітного (податкового) року (у 2018 році — 11169 грн.).

У розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ:

— неоподатковувану суму витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації працівника згідно із законом (п.п. 165.1.37 ПКУ) відображають з ознакою доходу «158»; — неоподатковувану суму витрат на навчання, підготовку, перепідготовку фізособи (п.п. 165.1.21 ПКУ) відображають з ознакою «145».

ВЗ. Витрати на підвищення кваліфікації в сумі, не оподатковуваній ПДФО, не включаються до бази обкладення військовим збором (пп. 1.2, 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Проте суму таких доходів, не оподатковуваних військовим збором, потрібно відобразити в розділі II форми № 1ДФ за рядком «Військовий збір» у загальній сумі доходів, нарахованих фізособам у звітному кварталі.

ЄСВ. Суму витрат роботодавця на підвищення кваліфікації працівника не включають до бази стягнення ЄСВ, оскільки вона не входить до фонду оплати праці (п. 3.24 Інструкції № 5⁶) і зазначена серед виплат, на які не нараховується ЄСВ (п. 9 розд. II Переліку № 1170⁷). При цьому не має значення, за згодою сторін чи згідно із законом працівник проходив підвищення кваліфікації.

⁶ Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

⁷ Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.

Відповідно в ЄСВ-звіті за формою № Д4 вартість підвищення кваліфікації не відображають.