Розпочнемо зі складного. З термінів.
Інструкція № 591 службовим відрядженням називає поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Не легше йдуть справи з поняттям «роз’їзний характер робіт». Законодавство України не надає його визначення. Тому звернемося до постанови Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 01.06.89 р. № 169/10-87, яка продовжує діяти в Україні на підставі постанови Верховної Ради України від 12.09.91 р. № 1545-XII.
Роз’їзний характер робіт передбачає виконання робіт на об’єктах, розташованих на значній відстані від місця розташування організації, у зв’язку з поїздками в неробочий час від місцезнаходження організації до місця роботи на об’єкті й назад.
Див. листи Мінсоцполітики від 15.11.2013 р. № 491/13/116-13, Мінпраці від 17.11.2006 р. № 307/13/133-06.
Увага! Пункт 2 розд. I Інструкції № 59 зазначає: службові поїздки працівників, постійна робота яких має роз’їзний характер, не вважаються відрядженнями. Водночас Інструкція № 59 допускає, що інше може бути передбачене законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і роботодавцем.
Отже, підіб’ємо проміжні підсумки.
Якщо водій з метою виконання службового доручення постійно колесить поза місцем роботи, але в межах установленого робочого часу, то таку роботу, на наш погляд, не можна розглядати як роботу, що має роз’їзний характер (див., зокрема, рішення Придніпровського райсуду м. Черкаси від 14.11.2017 р. № 711/6439/172).
2 reyestr.court.gov.ua/Review/7032161.
Якщо ж робота, пов’язана з поїздками на значні відстані і поверненням до місця роботи в неробочий час, носить постійний характер, роботодавець має право встановити такому працівникові роз’їзний характер роботи.
Проте в будь-якому разі останнє слово тут за підприємством. Саме воно повинне вирішити, який характер носять поїздки водія — роз’їзна робота чи відрядження (див. лист Мінпраці від 13.09.2006 р. № 905/13/84-06).
Трудові гарантії
Відрядження. Статтею 121 КЗпП визначено: працівникам, які направляються у відрядження, виплачують (у вигляді авансу): добові за час перебування у відрядженні, а також грошові кошти на проїзд до місця призначення і назад, найм житлового приміщення.
Протягом усього часу відрядження за відрядженими працівниками зберігається місце роботи (посада).
Оплата праці за виконану роботу у відрядженні здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором. Проте розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку.
Роз’їзна робота. Тут про жодні аванси перед поїздкою не йдеться. Постанова № 4903 із цього приводу мовчить. Тому якщо працівник їде на тривалу відстань і вимушений заночувати, то вартість найму житла він оплачує зі своєї кишені. Згодом, після повернення з поїздки, такі витрати відшкодовуються роботодавцем у порядку, визначеному для відряджень (п. 3 постанови № 490).
Тобто для відшкодування витрат, пов’язаних з поїздками, працівник повинен заповнити і надати авансовий звіт і додати до нього відповідні підтвердні документи.
Працівникам з роз’їзним характером робіт добові не виплачують. Проте постановою № 490 передбачено виплату надбавки до тарифної ставки (окладу) «роз’їзних» працівників.
Зазначимо, що в листі від 17.11.2006 р. № 307/13/133-06 Мінпраці доходить висновку, що підприємство самостійно визначає доцільність установлення і розмір надбавок (польового забезпечення).
Якщо підприємство вирішило встановити надбавку, то йому слід керуватися постановою № 490.
Водночас ми рекомендуємо встановлювати надбавки за роз’їзний характер роботи. Так буде менше запитань з боку Держпраці, якщо вона нагряне з перевіркою.
До речі, в постанові № 490 прописано, що розмір надбавки за роз’їзний характер роботи не може перевищувати граничних розмірів добових, установлених КМУ для відряджень у межах України.
Якщо ж робота водія має роз’їзний характер за межами України — граничний розмір надбавок не може перевищувати 80 % граничних норм добових витрат, установлених КМУ для відряджень за кордон.
Для госпрозрахункових підприємств КМУ граничні розміри добових не встановлював. Як бути? Вважаємо, що як граничний розмір надбавок можна використовувати суму добових, установлену п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ для відряджених працівників. Якщо дотримуватися такої позиції, то у 2019 році граничний розмір надбавки за роз’їзний характер робіт:
— у межах України — 417,30 грн. за день;
— за межами України — 64 євро за курсом НБУ в розрахунку за кожен день.
Де фіксувати кількість днів, за які буде виплачено надбавку за роз’їзний характер робіт? Окремого документа для цього нормативними актами не передбачено. Тому ви можете розробити його самостійно.
Оподаткування
Відрядження. Суми добових, а також підтверджені належним чином витрати на проїзд і проживання у відрядженні виведені ПКУ зі складу оподатковуваних доходів фізособи (п. 170.9, п.п. 165.1.11 ПКУ).
Роз’їзна робота. ПКУ не передбачено звільнення від оподаткування сум надбавок за роз’їзний характер роботи. Більше того, податківці вважають, що для цілей ПКУ такі надбавки в розмірах, передбачених трудовим (колективним) договором, слід розглядати як зарплату (див. категорію 103.02 ЗІР). А отже, «привіт» ПДФО і ВЗ.
Але ось із ЄСВ усе не так сумно. Суми надбавок за роз’їзний характер робіт у розмірах, визначених законодавством, не входять до фонду оплати праці на підставі п. 3.16 Інструкції № 54. Тому ЄСВ з них стягувати не потрібно.
4 Інструкція зі статистики зарплати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Витрати на проживання «роз’їзного» водія безпосередньо пов’язані з виконанням ним трудової функції. Тому в цій ситуації, на наш погляд, не можна говорити не те що про виникнення в працівника оподатковуваного доходу, а навіть про виникнення доходу взагалі!
Адже, на думку судів, визначальною ознакою доходу як об’єкта і бази оподаткування ПДФО є приріст показників фінансового та/або майнового становища платника податків (див., наприклад, постанову ВС від 18.09.2018 р. у справі № П/811/3438/155). У ситуації ж з відшкодуванням витрат на проживання «роз’їзному» водієві жодного приросту фінансового стану не виникає6.
5 reyestr.court.gov.ua/Review/76579615.
6 Водночас, на наш погляд, такі витрати можна спробувати провести як госппотреби й уникнути ПДФО з ВЗ.
І все б було добре, якби не ДФСУ. У своєму роз’ясненні в категорії 103.02 ЗІР податківці наполягають, що відшкодування витрат на найм житлового приміщення працівникам з роз’їзним характером роботи в період такого «роз’їзду» слід розглядати як компенсаційні виплати, що включаються до складу зарплати й оподатковуються за ставкою 18 %. А там, де ПДФО, буде і ВЗ.
Якщо витрати на проїзд і проживання «роз’їзного» працівника розглядати як дохід, то не порадує тут і Інструкція № 5 
. Вона виводить за фонд оплати праці витрати на проїзд і проживання у відрядженні. А ось про «роз’їзні» немає ні слова. А отже, за бажання їх можна підвести під «гумовий» п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 і вимагати сплати із цих сум ЄСВ.
Вирішили зупинитися на роз’їзному характері роботи? Тоді не забудьте обумовити в трудовому договорі з працівником, що його робота носитиме роз’їзний характер. Крім того, відповідне положення може бути включене до колективного договору із зазначенням переліку посад і професій, робота за якими постійно проходить у дорозі і має роз’їзний (пересувний) характер.
Це важливо не лише для працівників, а й для підприємства. Так, наприклад, якщо в ході перевірки в податківців виникне запитання, чому бензин отримувався водієм за межами населеного пункту, в якому знаходиться підприємство, то у вас завжди буде відповідь — тому, що в нього роз’їзний характер робіт. Ось і підтвердний «папір» (див. ухвалу Одеського адмінсуду від 25.10.2016 р. у справі № 821/516/167).
