Вибір виду обліку робочого часу роботодавець здійснює самостійно залежно від установлених у нього умов праці. Як же зрозуміти, який вид обліку робочого часу підходить роботодавцеві (його окремим дільницям, підрозділам, цехам)? Може, і не потрібен зовсім підсумований облік?
Облік робочого часу. Положеннями КЗпП установлені 3 види обліку робочого часу: (1) поденний, (2) потижневий і (3) підсумований.
Поденний облік робочого часу, зазвичай, вводять для працівників з однаковою тривалістю робочого дня в кожному з днів робочого тижня (наприклад, для тих, хто працює п’ять днів на тиждень по 8 годин).
Потижневий — для працівників, тривалість робочого часу яких протягом робочого тижня може змінюватися, проте загалом за тиждень ними має бути дотримано тижневу норму тривалості робочого часу, встановлену в роботодавця з урахуванням вимог ст. 50 і 51 КЗпП.
Нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень.
Поденний і потижневий облік — це не ваш випадок? Тоді знайомимося з підсумованим обліком робочого часу. Зазвичай, його вводять, коли роботодавець у зв’язку зі специфікою роботи не може організувати процес праці працівників так, щоб була дотримана денна або тижнева тривалість робочого часу (ст. 61 КЗпП). Приклади:
— безперервно діючі підприємства, де більша частина працівників працює позмінно;
— окремі виробництва, цехи, дільниці, відділи підприємств, працівники яких виходять на роботу згідно з індивідуальними графіками виходу на роботу (графіками змінності), наприклад, сторожі, охоронці, водії тощо.
У результаті роботи за індивідуальними графіками виходу на роботу (графіками змінності) тривалість робочого часу в окремі тижні може перевищувати нормальну (40 годин), установлену в ст. 50 КЗпП, а в інші — не дотягувати до неї.
Для того, щоб вирівняти ситуацію та захистити інтереси працівників і роботодавців, передбачений підсумований облік робочого часу.
Обліковий період. Розпочнемо з того, що умови і порядок застосування підсумованого обліку робочого часу детально викладені в Методрекомендаціях № 138*. При підсумованому обліку робочого часу встановлена відповідно до законодавства щоденна або щотижнева норма робочого часу може не дотримуватися, проте загальна тривалість робочого часу за обліковий період не повинна перевищувати нормальної кількості робочих годин. Тобто обліковий період — це відрізок (період) часу, за який працівник повинен відпрацювати нормальну кількість робочих годин.
Він охоплює робочий час і години роботи у вихідні та святкові дні, години відпочинку.
Протягом облікового періоду щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, встановлена графіком, може коливатися, але загальна сума годин роботи за обліковий період повинна дорівнювати нормі робочого часу в обліковому періоді.
Важливо! Обліковий період може дорівнювати, наприклад, місяцю, кварталу, півріччю, року тощо. Проте, на наш погляд, роботодавцеві вигідніше «розтягувати» обліковий період до півріччя/року. Чому? У цьому випадку з’являється більша свобода дій, і «піки» за годинами в одних місяцях згладяться «ямами» в інших. У результаті наприкінці облікового періоду ви вийдете на встановлену норму робочого часу. 
Як же оформити введення підсумованого обліку робочого часу?
Документальне оформлення. Рішення про встановлення підсумованого обліку робочого часу приймає адміністрація підприємства (підприємець). Але врахуйте: таке рішення потрібно обов’язково погоджувати з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником). А якщо працівники підприємства з профспілкою «не дружать» (відсутній профком (профспілковий представник))? Тоді питання введення підсумованого обліку має бути погоджене з представником трудового колективу або розглянуте на загальних зборах трудового колективу. Загалом, посваволити тут у роботодавця не вийде.
Ще один важливий момент. Введення для окремих категорій працівників підсумованого обліку робочого часу призведе до зміни режиму їх роботи. У свою чергу, режим роботи віднесений ст. 32 КЗпП до істотних умов праці. Отже, у разі його зміни за ініціативою роботодавця необхідно дотриматися процедури зміни істотних умов праці, передбаченої ст. 32 КЗпП. Так, про майбутні зміни працівника потрібно повідомити не пізніше ніж за 2 місяці. А якщо працівник не згоден продовжувати роботу в нових умовах? У такому разі з ним припиняють трудовий договір на підставі п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги в розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).
Факт введення підсумованого обліку на підприємстві має бути відображений у колдоговорі (іншому нормативному акті роботодавця, погодженому з профкомом/трудколективом), а також у правилах внутрішнього трудового розпорядку.
Але! Незалежно від того, яким документом оформлено введення підсумованого обліку робочого часу, в ньому слід:
— навести перелік посад, для яких установлено підсумований облік робочого часу;
— зазначити обліковий період для цієї категорії працівників.
