Електронний документообіг з контрагентом: на що звернути увагу

Казанова Марина, податковий експерт, CAP
Бухгалтер 911 Липень, 2019/№ 27
В обраному У обране
Друк
Ситуація. Останнім часом постачальники надсилають нам акти виконаних робіт в електронному вигляді з накладенням електронного підпису. Як правильно з ними працювати? Чи обов’язково їх погоджувати, тобто підписувати своїм електронним підписом? Чи можна ставити витрати за таким непідтвердженим актом?

Судячи із запитання, ваші постачальники бажають перейти на електронний документообіг з вами і відмовитися від оформлення «паперових» актів виконаних робіт.

Щоправда, у такому разі, перш ніж почати відправляти документи в електронному вигляді, доцільно укласти спочатку з контрагентом додаткову угоду на електронний документообіг. Адже електронні документи підписуватимуться електронним підписом. А в ч. 3 ст. 207 ЦКУ зазначено, що використання при здійсненні правочинів електронного підпису допускається у випадках, установлених законом або за письмовою згодою сторін.

Підписання такої угоди дозволить уникнути непорозумінь між сторонами договору — щоб не вийшло так, що одна сторона чекає і вимагає «паперовий» документ, а їй надсилають електронний. Більше того, в такій додатковій угоді слід прописати, як саме (у тому числі й за допомогою якого програмного засобу/забезпечення) здійснюватиметься обмін електронними документами.

Пару слів скажемо про сам статус електронного первинного документа. Оформлений належним чином електронний документ згідно із Законом про бухоблік (ч. 2 ст. 9) має такий самий статус (юридичну силу), як і паперовий.

До речі, фіскали повністю визнають законність складання і зберігання первинних документів тільки в електронному вигляді (див., наприклад, ІПК від 06.03.2019 р. № 913/6/99-15-02-02-15/ІПК).

А що означає оформлений належним чином електронний документ?

По-перше, електронний документ повинен мати ті ж обов’язкові реквізити, що й «паперовий» первинний документ. Вони перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.(ср. 025069200)

По-друге, він повинен складатися з дотриманням вимог Закону № 851*.

* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

Зокрема, ці вимоги стосуються (!) підписання електронного документа (цей момент розберемо детальніше нижче) і його зберігання. Крім того, електронний документ повинен забезпечувати можливість створення, передачі, збереження та перетворення електронного документа електронними засобами у візуальну форму. При цьому під візуальною формою подання електронного документа слід розуміти відображення його даних електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною (ст. 5 і 6 Закону № 851).

Зазначимо, що оригіналом документа вважатиметься електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі й з електронним підписом. А ось «паперова» роздруківка такого документа вважатиметься копією документа.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону № 851).

Якщо вам контрагент надіслав і (1) електронний документ з усіма обов’язковими реквізитами, у тому числі й електронним підписом, і (2) «паперовий» документ, то кожен із цих документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (ст. 7 Закону № 851).

Вимоги до електронного підпису на електронному документі. Вище ми зазначили, що електронний документ, щоб мати юридичну силу, повинен містити всі ті ж обов’язкові реквізити первинного документа, що й «паперовий». Зокрема, він повинен мати «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88**).

** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Інакше кажучи, на електронному первинному документі повинен проставлятися аналог власноручного підпису. При цьому варто врахувати, що згідно зі ст. 17 Закону № 2155*** електронна взаємодія юридичних і фізичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та подальшого зберігання електронних даних, аналоги яких на паперових носіях повинні мати власноручний підпис, повинна здійснюватися з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг.

*** Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Інакше кажучи, не лише податкова звітність, але й електронні первинні документи, якими ви обмінюєтеся з контрагентами, повинні підписуватися кваліфікованим електронним підписом (тим, який дозволяється для підписання податкової звітності). Тобто ключі на такий підпис мають бути отримані за договором про надання кваліфікованих електронних довірчих послуг у кваліфікованих постачальників електронних довірчих послуг (АЦСК).

Згідно з п. 4 ст. 18 Закону № 2155 кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, і має презумпцію його відповідності власноручному підпису (див., наприклад, ІПК ДФСУ від 08.04.2019 р. № 1496/6/99-99-14-03-03-15/ІПК).

При цьому зверніть увагу: якщо ви вирішили з контрагентом складати в електронному вигляді первинні документи на товар, наприклад, накладні, то електронний підпис (причому кваліфікований) доведеться оформити і на тих співробітників, які прийматимуть товар, тобто які повинні підписувати такий документ. З актами на послуги, звичайно, все значно простіше. Їх, зазвичай, підписує директор, а електронні підписи на директора оформляють у будь-якому випадку.

«Погодження» документа. У нашій ситуації звучало запитання: чи обов’язково погоджувати електронний первинний документ, тобто підписувати своїм електронним підписом? Як таке, попереднє погодження електронного документа не потрібне.

Але як «паперовий» первинний документ повинен містити особистий підпис або інші дані, які дають змогу ідентифікувати осіб, що брали участь у здійсненні операції, так і електронний документ повинен відповідати тим же вимогам.

«Паперовий» акт виконаних робіт повинен містити підписи обох сторін (в ідеалі). Тому, отримавши електронний документ від контрагента, ви накладаєте на цей документ свій електронний підпис і відправляєте також контрагентові.

Варто врахувати, що в разі надіслання електронного документа декільком адресатам або його зберігання на декількох електронних носіях інформації кожен з електронних примірників вважатиметься оригіналом електронного документа.

Дата складання і дата підписання документа. Важливо звернути увагу на ще один важливий момент. На відміну від «паперового» первинного документа, в електронному фіксується ще й момент (дата і час) підписання документа (накладення електронного підпису). При цьому цілком може скластися ситуація, що документ датований (дата складання), наприклад, 1 квітня 2019 року, а підписаний (дата накладення електронного підпису) — 19 червня. Те, що документ був підписаний 19 червня (причому з точним до секунди часом підписання), буде видно в електронному документі.

Проте ми повинні чітко дотримуватися вимог Закону про бухоблік — госпоперації повинні відображатися в тому звітному періоді, у якому вони здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік).

І, до речі, іншим періодом не можуть і датуватися первинні документи.

Тому в нашому випадку операція має бути відображена у квітні, а не в червні (коли підписано документ).

Якщо на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період підприємство не отримало від контрагента первинний документ, воно має право (якщо така можливість передбачена правилами документообігу) показати операцію в бухобліку на підставі: «належним чином оформленого внутрішнього первинного документа (акта), складеного посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг» (п. 2.6 Положення № 88).

Зберігання електронних документів. Частина 7 ст. 9 Закону про бухоблік покладає на підприємство обов’язок забезпечити належне зберігання первинки в електронній формі протягом строку, який не може бути менше строку, встановленого для зберігання відповідних документів на папері (згідно з Переліком, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5). Цьому вторить і п. 6.4 Положення № 88.

При цьому п. 6.4 Положення № 88 передбачено, що первинні документи, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації, які дають змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд