Спочатку розберемося з підписом орендодавця на акті приймання-передачі приміщення і можливими новими рахунками, а потім візьмемося за витрати.
Як убезпечити?
Ваші побоювання отримати орендний рахунок за місяці після припинення договору цілком обґрунтовані. Річ у тому, що згідно з ч. 2 ст. 795 ЦКУ договір найму припиняється з моменту підписання акта про повернення наймачем предмета договору найму.
Якщо наймач не повертає річ, наймодавець має право вимагати від наймача сплати неустойки в розмірі подвійної плати за користування річчю за весь час прострочення (ч. 2 ст. 785 ЦКУ). При цьому звернутися до суду з позовом про примус орендодавця прийняти приміщення за актом приймання-передачі і визнати договір оренди припиненим не вийде. Швидше за все, суд відмовить у задоволенні позову.
Див. постанову Великої палати ВС від 27.11.2018 р. у справі № 905/2260/171.
1 Див. за посиланням: reyestr.court.gov.ua/Review/78376916.
Орендодавець може піти й іншим шляхом: заявити, що відповідно до ст. 764 ЦКУ договір вважається відновленим на строк, раніше встановлений договором. Нагадаємо: ця стаття передбачає, що якщо наймач продовжує користуватися майном після закінчення строку договору найму, то в разі відсутності заперечень наймодавця протягом одного місяця договір вважається відновленим на строк, раніше встановлений договором.
А раз договір продовжений, то можна вимагати орендну плату за періоди після закінчення строку оренди, зазначеного в договорі. Що ж у такому разі робити?
Найпростіший варіант — заплатити за злощасні жалюзі. Але якщо ви не шукаєте легких шляхів, то в цій ситуації потрібно переходити на письмове спілкування з орендодавцем. Основне завдання: довести, що приміщення вже не використовується. Можна здійснити такі дії:
1) зафіксувати факт невикористання приміщення. Наприклад, залучити представників ОСББ/ЖЕКу (якщо приміщення знаходиться в житловому будинку) і скласти відповідний акт. Якщо справа дійде до суду — залучити ще й свідків (§ 2 гл. 5 розд. І ГПКУ). Ви не повернули ключі? Їх можна відправити поштою з описом вкладення;
2) направити орендодавцеві акти приймання-передачі приміщення з проханням прийняти об’єкт з оренди, а також підписати акти й один примірник повернути вам. Супровідний лист можна сформулювати так:
«ТОВ «Сонечко» повідомляє, що відповідно до п. <…> Договору від <…> № <…> строк дії цього договору сплив (зазначити дату). У зв’язку із цим просимо прийняти приміщення із користування та направляємо вам акт приймання-передачі у двох примірниках для підписання. Один примірник просимо повернути з вашим підписом. Приміщення звільнено, ТОВ «Сонечко» (зазначити дату)».
Якщо немає жодної реакції від орендодавця, то лист із п. 2 можна відправляти кілька разів. А далі чекати, поки з вас спробують стягнути орендну плату (ст. 764 ЦКУ) або неустойку (ч. 2 ст. 795 ЦКУ).
Орендодавець у суді стверджує, що ви намагалися повернути приміщення в неналежному стані, згадуючи про жалюзі? Посилайтеся на «первісний» акт приймання-передачі приміщення і договір оренди. А відповідність приміщення його технічному паспорту можна підтвердити висновком будівельно-технічної експертизи, проведеної в межах судового розгляду.
І пам’ятайте: неустойка за ч. 2 ст. 795 ЦКУ — це захід відповідальності. Тобто мають бути всі елементи правопорушення. Зокрема, вина. Оскільки йдеться про господарсько-правове зобов’язання, то діє презумпція вини порушника (тобто орендаря). Але ви ж здійснили всі залежні від вас дії для того, щоб зобов’язання було виконане (пп. 1 і 2 нашого списку). Отже, вини вашої немає. А немає вини — немає і санкцій за ч. 2 ст. 795 ЦКУ.
Див., наприклад, постанову ВГСУ від 11.09.2017 р. у справі № 908/168/142.
2 Див. за посиланням: reyestr.court.gov.ua/Review/68819712.
Витрати без актів
Щодо витрат, вважаємо, не все втрачено. Відобразити витрати можна і без підписаного орендодавцем акта — на підставі належним чином оформленого внутрішнього первинного документа. До того ж зазначимо, що серед фахівців здавна велися спори щодо того, чи потрібно взагалі (з якоюсь періодичністю3) складати акти на надання «послуг» з оренди під час дії такого договору.
3 На практиці зазвичай такі «послугові» акти складають раз на місяць.
Річ у тому, що з точки зору цивільного законодавства оренда не є послугою.
На це звертав увагу Мін’юст ще в листі від 23.02.2004 р. № 8-11-19 і ВАСУ в ухвалі від 26.03.2015 р. № К/9991/ 92743/11.
З тим, що з юридичної точки зору, договір оренди (майнового найму) за своєю природою не є договором на надання послуг, згодні й податківці (103.25 ЗІР).
Тому низка фахівців вважає, що якщо умовами договору оренди спеціально не передбачено актування «процесу» (визначених періодів) оренди, то акти складати не потрібно.
Але хоча де-юре оренда послугою не є, проте «де-податково» 
(з точки зору ПКУ) оперативна оренда розглядається як послуга — зважаючи на безрозмірне визначення терміна «постачання послуг» у п.п. 14.1.185 ПКУ.
Утім, цей факт не свідчить на користь того, що послуги з оренди, які надаються (у податковому розумінні), повинні обов’язково актуватися.
Непрямий привід для складання актів на оренду в ПКУ надає п. 187.1, що встановлює дати виникнення ПЗ за першою з подій: отриманням платником передоплати або підписанням документа, що засвідчує факт надання послуг.
Акт і бухоблік
Мінфін у листі від 30.05.2016 р. № 31-11410-09-10/15182 посилається на п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, де говориться, що відображення будь-якої операції в бухобліку повинне ґрунтуватися на первинних документах. При цьому в листі зазначається, що для здійснення орендних платежів, зазвичай (!), складається акт виконаних робіт (послуг), що є підставою для розрахунків, порядок яких визначається договором про оренду, і підписується посадовими особами орендодавця й орендаря.
Але якщо умовами договору про оренду встановлено окремий первинний документ, який є підтвердженням для розрахунків з надання послуг (оренди майна), то створюється первинний документ, визначений таким договором.
Крім того, в листі зазначено, що первинний документ (акт) про передачу майна в оренду складається після укладення відповідного договору при фактичній передачі об’єкта оренди від орендодавця до орендаря.
У разі оренди нерухомості із цим ніхто не сперечається4.
4 Необхідність оформлення акта приймання-передачі нерухомого майна в оренду і повернення його орендодавцеві (після закінчення строку оренди і в інших випадках) незаперечна (див. ст. 795 ЦКУ).
Зазначимо, що цей лист Мінфін видав ще до внесення змін до Положення № 885, п. 2.6 якого дозволяє відображати «бездокументні» витрати на підставі внутрішнього акта. Тому навіть якщо сторони при оренді не оформляють акт або інший документ, то це не означає, що вони порушують нормативи і що орендареві не можна включати до витрат суми орендної плати.
А оскільки нормативно не передбачено складання акта за самою орендою (на відміну від операцій з передачі нерухомого об’єкта оренди), то для цілей відображення витрат у бухобліку формально достатньо договору оренди і розрахункових документів.
Але для перестрахування у вашому випадку краще ще скласти згаданий внутрішній акт. А щоб усе було зовсім красиво — передбачити (якщо ще цього не зробили) таку можливість «бездокументного» відображення витрат у внутрішніх правилах документообігу.
Ну і зазначити у внутрішньому акті (актах) усі обов’язкові реквізити, передбачені для первинного документа в п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.
Тому вважаємо, що якщо орендодавець так і не підпише вам акти за ці два місяці, то ви все одно маєте право вчасно включити суми орендної плати у витрати.
