Типові форми розрахунково-платіжних відомостей № П-6 і № П-7 затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Ці документи підтверджують суму витрат на оплату праці працівників підприємства. Проте вони вже неабияк застаріли і незручні для використання. Тому цілком природно, що кожне підприємство розробляє власну, зручну для нього форму розрахунково-платіжної відомості.
Жодних штрафів за це немає. Але:
— щоб відомість мала статус первинного документа, в ній мають бути обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 881.
«Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм» (п. 2.7 Положення № 88).
— не слід прибирати з відомості ті моменти, які можуть вивчатися під час перевірок «трудовиків»2.
2 Див., зокрема, форму акта інспекційного відвідування (невиїзного інспектування) юридичної особи (фізичної особи), яка використовує найману працю, що затверджено наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 р. № 1338.
З відомістю на виплату готівки (додаток 1 до Положення № 1483) справи йдуть складніше. І все тому, що регулятор критично ставиться до застосування інших форм документів, не передбачених Положенням № 148. Узяти ті ж перехідні строки для застосування старих/нових форм з п. 11 постанови НБУ, якою затверджено Положення № 148.
Також НБУ свого часу в листі від 11.05.2018 р. № 50-0007/26419 відповідав на запитання: чи може сільгосппідприємство застосовувати довільну форму відомості при виплаті орендної плати фізособам — власникам земельних ділянок. Згадавши, що відомість на виплату готівки є касовим документом (п.п. 11 п. 3 Положення № 148) і використовується для видачі не лише зарплати, але й інших виплат (п. 2 пояснень щодо заповнення додатка 1 до Положення № 148), НБУ дійшов висновку:
«форма відомості на виплату готівки… містить достатню кількість реквізитів для виплати орендної плати орендодавцям і… не потребує розроблення окремого бланка такого документа».
Та і той же п. 2.8 Положення № 88 надає спеціальний статус касовим документам, установлюючи що додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові та банківські операції передбачаються іншими нормативно-правовими актами.
У цьому випадку таким актом є Положення № 148.
Так, згідно з:
— п. 23 Положення № 148 касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням електронних платіжних засобів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки;
— п. 30 Положення № 148 виплати, пов’язані з оплатою праці, проводяться касиром підприємства за видатковими касовими ордерами, складеними на кожного одержувача, чи за видатковими відомостями.
Скрізь у такому випадку під видатковою відомістю мається на увазі відомість на виплату готівки згідно з додатком 1 до Положення № 148 (див. абз. п. 18 Положення № 148).
Таким чином, щоб уникнути претензій з боку перевіряючих, краще оформляти виплату готівки з каси підприємства за допомогою відомості на виплату готівки встановленої форми (додаток 1 до Положення № 148).
Ну а якщо все-таки використали відомість довільної форми? До чого може призвести таке порушення?
Податківці можуть визнати «довільні» відомості недійсними (тобто ніби взагалі відсутніми), а готівку не виданою. Або вважатимуть готівку, призначену до виплати за відомістю, не призначеною для виплати зарплати. Відповідно такою, що не має привілейованих строків для зберігання в касі понад установлений ліміт.
У цьому випадку суму, зазначену в «довільних» відомостях, додадуть до залишку готівки в касі і порівняють з лімітом каси. Якщо ліміт перевищений, то до підприємства можуть застосувати штраф у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день (абз. 2 ст. 1 Указу № 4364).
4 Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулюванню обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95. Важливо! Є інформація про близьку відміну Указу.
Можна, звичайно, спробувати відбитися від штрафу в суді.
Як варіант, можете також послатися на позицію ВАСУ. На його думку, при оцінці дотримання підприємством порядку ведення касових операцій визначальне значення має встановлення факту видачі або отримання (повернення) готівкових коштів, а не тільки правильність складання відповідних звітних документів (див. ухвалу ВАСУ від 20.05.2010 р. у справі № 32/408а5).
5 reyestr.court.gov.ua/Review/10088171.
Але все-таки це аргументи на крайній випадок.
Рекомендуємо прислухатися до позиції НБУ — використовувати затверджену форму відомості на виплату готівки і не провокувати зайвий раз контролерів.
Це визнають і податківці (див. категорію 109.21 ЗІР).
До речі, адміністративна відповідальність за порушення правил ведення касових документів КпАП не передбачена.
