Механізм обчислення середньої зарплати для визначення суми відпускних прописаний у Порядку № 100*. Виплати, які беруть участь у розрахунку відпускної середньої зарплати, перелічені п. 3 цього Порядку. Це: основна заробітна плата, доплати та надбавки, премії, які мають постійний характер; індексація і виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо), і допомога по тимчасовій непрацездатності.
* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Як бачимо, в цьому списку є індексація зарплати. При цьому під час розрахунку середньої зарплати тільки премії включаємо в зарплату того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю. Усі інші виплати враховуємо в тих місяцях, за які вони нараховані.
Див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11.
Звідси доходимо висновку, який навряд чи порадує бухгалтерів із зарплати. Якщо ви в поточному місяці донараховуєте виплати, які беруть участь у розрахунку відпускних і нараховані за місяці, що ввійшли до розрахункового періоду для обчислення суми відпускних, то такі відпускні слід перерахувати і донарахувати. Причому зверніть увагу: правила відображення донарахованих сум у Звіті з ЄСВ для працюючих і вже звільнених працівників відрізняються. Розглянемо їх детально.
Донараховані працівникові. «Рівняння» на п. 9 розд. IV Порядку № 435**. Ним установлено: якщо нарахування заробітної плати здійснюють за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включають у зарплату того місяця, у якому були здійснені такі донарахування.
Тобто донараховані суми зарплатної індексації відображайте у Звіті з ЄСВ, сформованому за той звітний місяць, у якому фактично були проведені такі донарахування (у бухобліку).
У таблиці 6 Звіту донараховану працівникові індексацію за минулі періоди відображайте в загальній сумі зарплати поточного місяця одним рядком.
Розбивати по місяцях, за які проведено донарахування, не потрібно (див. лист ДФСУ від 03.10.2017 р. № 16871/5/99-99-13-02-01-16).
У таблиці 1 Звіту за формою № Д4 сума донарахувань також буде відображена в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникам за звітний місяць. Коригувальні рядки 4, 4.1 таблиці 1 у цьому випадку не заповнюйте!
Переходимо до відпускних. У таблиці 6 Звіту з ЄСВ їх відображають в окремих рядках з кодом типу нарахувань (КТН) «10» і в прив’язці до місяця, за який здійснено нарахування.
Ці ж правила використовуйте і при відображенні донарахованих сум відпускних за минулі періоди. Тобто в таблиці 6 донараховані відпускні відображайте в окремому рядку. При цьому:
— у графі 9 зазначайте той же код категорії застрахованої особи, з яким відображаєте зарплату (у загальному випадку за звичайними працівниками — «1», за працівниками з інвалідністю — «2»);
— у графі 10 — КТН «10»;
— у графі 11 — місяць (і рік), за дні якого донараховані відпускні.
Донараховані непрацівнику. Якщо говорити про трудові виплати, нараховані колишнім працівникам, тобто таким, які на момент нарахування вже не перебувають з підприємством у трудових відносинах, то до бази стягнення ЄСВ потраплять тільки:
— виплати зарплати за відпрацьований час;
— середній заробіток за вимушений прогул, що виплачується на підставі рішення суду (див. ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ).
Виплати за невідпрацьований час перелічені в п.п. 2.2.12 Інструкції № 5***. До їх числа входить оплата, а також суми грошових компенсацій у випадку невикористання щорічної (основної та додаткової) відпустки. Отже, якщо підприємство донараховує відпускні (компенсацію за невикористану відпустку) особі, яка на момент нарахування вже не перебуває з ним у трудових відносинах, то з такої виплати ЄСВ не стягує. А отже, й до Звіту з ЄСВ донараховані суми відпускних/компенсації звільненим працівникам не потраплять.
*** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Інша річ — індексація заробітної плати. Вона входить до фонду оплати праці у складі додаткової заробітної плати і є виплатою за відпрацьований час (п.п. 2.2.7 Інструкції № 5). А отже, входить до бази нарахування ЄСВ.
Важливо! Для трудових виплат за відпрацьований час, нарахованих особам, які на момент нарахування вже не перебувають зі страхувальником у трудових відносинах, існує особливий порядок стягнення ЄСВ. Прописаний він у ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ і п.п. 4 п. 3 розд. IV Інструкції № 449**** та зобов’язує діяти таким чином.
Загальну суму виплат, нарахованих колишньому працівникові, поділити на кількість місяців, за які вона нарахована. Далі ці виплати віднести до місяців, за які вони нараховані, порівняти загальну суму доходу з мінімальною/максимальною базою нарахування ЄСВ і здійснити нарахування ЄСВ.
Ставку ЄСВ застосовуємо ту, яка діє на момент нарахування (п. 4 ст. 9 Закону про ЄСВ).
У таблиці 6 Звіту з ЄСВ виплати за відпрацьований час, нараховані після звільнення, відображайте в окремих рядках, проставляючи: — у графі 9 — зарплатний КЗО (у загальному випадку за звичайними працівниками — «1», за працівниками з інвалідністю — «2»); — у графі 10 — КТН «1» — виплата за відпрацьований час після звільнення; — у графі 11 — місяць (і рік), за який донараховано індексацію.
Інші графи заповнюйте в загальному порядку. При цьому в графах з 22 по 25 зазначайте ті ж дані, що й у місяцях, за які донараховано суми індексації.
