Механизм исчисления средней зарплаты для определения суммы отпускных прописан в Порядке № 100*. Выплаты, которые участвуют в расчете отпускной средней зарплаты, перечислены в п. 3 этого Порядка. Это: основная заработная плата, доплаты и надбавки, премии, имеющие постоянный характер; индексация и выплаты за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок (за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и т. д.), и пособие по временной нетрудоспособности.
* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Как видим, в этом списке есть индексация зарплаты. При этом при расчете средней зарплаты только премии включаем в зарплату того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости. Все остальные выплаты учитываем в тех месяцах, за которые они начислены
См. письмо Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11.
Отсюда делаем вывод, который вряд ли порадует бухгалтеров по зарплате. Если вы в текущем месяце доначисляете выплаты, которые участвуют в расчете отпускных и начислены за месяцы, вошедшие в расчетный период для исчисления суммы отпускных, то такие отпускные следует пересчитать и доначислить. Причем заметьте: правила отражения доначисленных сумм в Отчете по ЕСВ для работающих и уже уволенных работников отличаются. Рассмотрим их подробно.
Доначислены работнику. «Равнение» на п. 9 разд. IV Порядка № 435**. Им установлено: если начисление заработной платы осуществляют за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной заработной платы включают в зарплату того месяца, в котором были осуществлены такие доначисления.
То есть доначисленные суммы зарплатной индексации отражайте в Отчете по ЕСВ, сформированном за тот отчетный месяц, в котором фактически были проведены такие доначисления (в бухучете).
В таблице 6 Отчета доначисленную работнику индексацию за прошлые периоды отражайте в общей сумме зарплаты текущего месяца одной строкой.
Разбивать по месяцам, за которые проведено доначисление, не нужно (см. письмо ГФСУ от 03.10.2017 г. № 16871/5/99-99-13-02-01-16).
В таблице 1 Отчета по форме № Д4 сумма доначислений также будет отражена в общей сумме зарплаты, начисленной работникам за отчетный месяц. Корректировочные строки 4, 4.1 таблицы 1 в этом случае не заполняйте!
Переходим к отпускным. В таблице 6 Отчета по ЕСВ их отражают в отдельных строках с кодом типа начислений (КТН) «10» и в привязке к месяцу, за который произведено начисление.
Эти же правила используйте и при отражении доначисленных сумм отпускных за прошедшие периоды. То есть в таблице 6 доначисленные отпускные отражайте в отдельной строке. При этом:
— в графе 9 указывайте тот же код категории застрахованного лица, с которым отражаете зарплату (в общем случае по обычным работникам — «1», по работникам с инвалидностью — «2»);
— в графе 10 — КТН «10»;
— в графе 11 — месяц (и год), за дни которого доначислены отпускные.
Доначислены неработнику. Если говорить о трудовых выплатах, начисленных бывшим работникам, т. е. таким, которые на момент начисления уже не состоят с предприятием в трудовых отношениях, то в базу взимания ЕСВ попадут только:
— выплаты зарплаты за отработанное время;
— средний заработок за вынужденный прогул, выплачиваемый на основании решения суда (см. ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ).
Выплаты за неотработанное время перечислены в п.п. 2.2.12 Инструкции № 5***. В их число входят оплата, а также суммы денежных компенсаций в случае неиспользования ежегодного (основного и дополнительного) отпуска. Следовательно, если предприятие доначисляет отпускные (компенсацию за неиспользованный отпуск) лицу, которое на момент начисления уже не состоит с ним в трудовых отношениях, то с такой выплаты ЕСВ не взимает. А значит, и в Отчет по ЕСВ доначисленные суммы отпускных/компенсации уволенным работникам не попадут.
*** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Другое дело — индексация заработной платы. Она входит в фонд оплаты труда в составе дополнительной заработной платы и является выплатой за отработанное время (п.п. 2.2.7 Инструкции № 5). А значит, входит в базу начисления ЕСВ.
Важно! Для трудовых выплат за отработанное время, начисленных лицам, которые на момент начисления уже не состоят со страхователем в трудовых отношениях, существует особый порядок взимания ЕСВ. Прописан он в ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ и п.п. 4 п. 3 разд. IV Инструкции № 449**** и обязывает действовать следующим образом.
Общую сумму выплат, начисленных бывшему работнику, разделить на количество месяцев, за которые она начислена. Далее эти выплаты отнести к месяцам, за которые они начислены, сравнить общую сумму дохода с минимальной/максимальной базой начисления ЕСВ и произвести начисление ЕСВ. Ставку ЕСВ применяем ту, которая действует на момент начисления выплат, — 22% (п. 4 ст. 9 Закона о ЕСВ).
В таблице 6 Отчета по ЕСВ выплаты за отработанное время, начисленные после увольнения, отражайте в отдельных строках, проставляя: в графе 9 — зарплатный КЗО (в общем случае по обычным работникам — «1», по работникам с инвалидностью — «2»); в графе 10 — КТН «1» — выплата за отработанное время после увольнения; в графе 11 — месяц (и год), за который доначислена индексация.
Остальные графы заполняйте в общем порядке. При этом в графах с 22 по 25 указывайте те же данные, что и в месяцах, за которые доначислены суммы индексации.
