Купив квитки для себе і для колеги...
Відряджений працівник підприємства купив авіаквитки для себе і для іншого працівника, який теж направлений у відрядження. Чи включається компенсація вартості таких квитків до оподатковуваного доходу працівника?
У цій ситуації, вважаємо, нічого «кримінального» немає. І запитань про додаткове благо працівника, який платить «за себе і за того хлопця», при поверненні йому витрачених коштів, на нашу думку, виникати не повинно.
Податківці в листі ДФСУ від 30.11.2018 р. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК говорять:
«у разі якщо оплата вартості проживання, проїзду фізичних осіб (працівників) під час відрядження здійснюється одною фізичною особою (працівником) від імені та за рахунок юридичної особи (роботодавця) з використанням корпоративної платіжної картки, то сума понесених витрат не вважається додатковим благом працівників, оскільки під час відрядження ними виконуються обов’язки трудового найму».
Цілком розумний висновок, який, вважаємо, справедливий і в тому випадку, якщо працівник придбавав квитки готівкою або з використанням своєї особистої платіжної картки. Адже правила визначення оподатковуваного доходу в усіх цих випадках однакові.
При цьому якщо витрати понесені до відрядження, вважаємо, краще провести їх окремим авансовим звітом як витрати на госппотреби підприємства. А потім квиток (квитки) оприбуткувати на баланс і видати працівникові(ам) через касу при виїзді у відрядження*.
* Обов’язково ознайомтеся зі статтею «Працівник придбав товари для підприємства «за свої»… Наступна серія» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 19).
У будь-якому разі не зашкодить перед відрядженням видати наказ (чи розпорядження), в якому уповноважити працівника — держателя корпоративної платіжної картки та/або відповідної суми підзвітної готівки оплатити вартість квитків за себе і працівників за списком. Тобто на цій підставі працівник виконає доручення роботодавця щодо задоволення госппотреб підприємства.
Обліковуємо квитки, куплені заздалегідь у посередника
Підприємство придбаває авіаквитки для своїх відряджених працівників заздалегідь. Турагентство датою продажу квитків видає рахунок і акт наданих послуг. Як обліковувати такі придбані квитки до моменту їх фактичного використання?
Згідно з пп. 1 і 2 розд. III Авіаційних правил** повітряні перевезення виконуються на підставі договору між авіаперевізником і пасажиром. Укладення такого договору та його умови підтверджуються квитком, який може бути виданий пасажирові або самим авіаперевізником, або агентом з продажу.
У цьому випадку підприємство придбаває авіаквитки в агента, який на дату продажу квитків видає рахунок на оплату й акт, що підтверджує факт надання агентських послуг.
Отримані квитки, на наш погляд, мають бути оприбутковані на баланс і зберігатися в касі підприємства — у сейфі або металевій шафі.
Оплачені проїзні документи обліковують на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» (Дт 331 — Кт 685).
Зверніть увагу: заздалегідь придбані авіаквитки відображають у балансі за статтею «Інші оборотні активи».
Видачу квитків відрядженим працівникам відображають проводкою Дт 372 — Кт 331. Після повернення з відрядження та затвердження авансових звітів вартість квитків списують на відповідні витратні рахунки: Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 372.
Це стосовно паперових квитків. Але на сьогодні все частіше оформляють електронні авіаквитки. На відміну від паперового, такий авіаквиток пасажирові безпосередньо не видається. А вся інформація, що належить до перевезення пасажира (маршрут, тариф, клас обслуговування, сплачена сума, збори тощо) міститься у файлі електронного квитка, розташованому в базі даних відповідної авіакомпанії. Операції з придбання електронних авіаквитків можуть бути відображені в бухобліку таким чином.
| Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | ||
| 1. Оплачено вартість електронних авіаквитків за безготівковим розрахунком | 631 | 311 | 24000 |
| 2. Відображено податковий кредит з ПДВ (ПН зареєстровано в ЄРПН) | 641 | 644/2 | 4000 |
| Після закінчення відрядження на підставі підтвердних документів: | |||
| 3. Вартість проїзду віднесено до складу витрат | 23, 91, 92, 93 | 631 | 20000 |
| 4. Відображено суму ПДВ | 644/2 | 631 | 4000 |
Виїхав у відрядження раніше строку
На підставі наказу керівника підприємства працівник був направлений у відрядження з 24.09.2019 р. по 27.09.2019 р. Проте фактично працівник виїхав у відрядження на один день раніше (тобто 23.09.2019 р.) у зв’язку з тим, що в залізничній касі не було в наявності квитків на 24.09.2019 р. в потрібному напрямі. Після повернення працівник надав авансовий звіт разом з оригіналами проїзних документів. Чи можна в цьому випадку відшкодувати працівникові витрати на проїзд до місця відрядження?
Передусім звернемо увагу на те, що у відрядження працівника направляє керівник підприємства й оформляє це відповідним наказом (розпорядженням). У ньому обов’язково зазначають дані про пункт призначення, назву підприємства (установи, організації), до якої відряджається працівник, строк і цілі відрядження.
У цій ситуації працівник виїхав у відрядження на один день раніше строку, визначеного наказом, тобто не 24.09.2019 р., а 23.09.2019 р. Відсутність квитків у залізничній касі — ситуація, звичайно, життєва. Проте працівник не мав права самостійно приймати рішення про перенесення строку відрядження.
Але незважаючи на таке «самоправство», витрати на проїзд до місця відрядження і назад, підтверджені транспортними квитками (рахунками, багажними квитанціями тощо), мають бути відшкодовані працівникові в повному розмірі, оскільки ці витрати працівник поніс би в будь-якому випадку.
А ось добові витрати будуть відшкодовані тільки за 4 дні (з 24.09.2019 р. по 27.09.2019 р.), оскільки їх розмір визначають згідно з наказом про відрядження. Для відшкодування витрат на проживання за 23.09.2019 р. теж підстав немає.
Прізвище у квитку зазначене з помилкою
При продажу квитка на потяг у прізвищі відрядженого працівника допущено 2 помилки. «Укрзалізниця» приймає такі квитки для посадки в потяг (допускається максимум 3 помилки). Чи можна відшкодувати працівникові витрати на проїзд на підставі такого квитка?
Згідно з Інструкцією № 59*** витрати на проїзд до місця відрядження і назад (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) відшкодовуються відрядженому працівникові тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують суму таких витрат. Документом, що підтверджує витрати на проїзд залізничним транспортом, є оригінал проїзного документа.
Оформлення у квитковій касі проїзних документів, у тому числі електронних, здійснюється з внесенням у проїзні документи прізвища й імені пасажира зі слів особи, що оплачує проїзний документ (п. 2.35 Правил № 1196****).
При отриманні проїзного документа пасажир повинен, не відходячи від каси, перевірити правильність зазначених у ньому відомостей, у тому числі прізвища та імені (п. 2.49 Правил № 1196).
Що стосується помилок у прізвищі й імені пасажира, зазначених у проїзному документі, то дійсно, п. 7.3 Правил № 1196 допускає можливість таких описок не більше трьох знаків. Щоправда, тільки щодо посадки на потяг.
Таким чином, оскільки квитки на проїзд у потягу іменні, прізвище працівника, зазначене у квитку, повинне збігатися з прізвищем відрядженого, зазначеним у наказі про направлення у відрядження.
Вартість квитка з «неправильним» прізвищем, відшкодована працівникові, може бути розцінена перевіряючими як додаткове благо з необхідністю утримання ПДФО і ВЗ 
.
