Кожного разу під Новий рік ми з бухгалтерами… проводимо ПДФО-перерахунок

Хто і коли повинен робити річний перерахунок ПДФО?

Роботодавці (юрособи і ФОП) щодо зарплати своїх працівників.

Річний перерахунок проводять за результатами кожного звітного (податкового) року при нарахуванні зарплати за останній місяць. Тобто за підсумками 2020 року потрібно провести перерахунок в грудні 2020 року. Відповідно результати перерахунку будуть відображені в обліку в грудні і у ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року

Перерахунок роблять щодо всіх працівників?

Так, щодо всіх найманих працівників, які числяться в роботодавця станом на 31.12.2020 р.

Як провести перерахунок щодо працівників, прийнятих протягом року?

Щодо працівників-«новачків» перерахунок проводять при нарахуванні зарплати за грудень 2020 року. «Перевірку» розпочинають з місяця прийняття їх на роботу.

Увага! Працівник має право на ПСП тільки за одним місцем роботи. Тому якщо на попередній роботі в місяці звільнення йому була надана ПСП, то при прийнятті на роботу в цьому ж місяці ПСП не надають

Якщо працівник протягом року відмовився від застосування ПСП

Перерахунок ПДФО такому працівникові проводять в останньому місяці надання йому ПСП. Припиняють надавати ПСП починаючи з місяця, зазначеного працівником у заяві.

Річний ПДФО-перерахунок за цим працівником проводять за період з місяця, коли ПСП припинила надаватися, і по грудень 2020 року

Які доходи беруть участь у перерахунку?

В обов’язковому річному перерахунку бере участь тільки зарплата (ознака доходу «101» у ф. № 1ДФ).

Зверніть увагу! Інструкцію № 5* можна використовувати при визначенні переліку виплат, що входять до складу зарплати, тільки в частині, яка не суперечить ПКУ. Річ у тому, що для ПДФО-цілей ПКУ розглядає зарплату ширше, ніж Закон про оплату праці й Інструкція № 5. Наприклад, ПКУ прирівнює до зарплати лікарняні (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ) і привілейовані дивіденди (п.п. 170.5.3 ПКУ), незважаючи на те, що за Інструкцією № 5 вони не входять до фонду оплати праці. Причому лікарняні враховуються всі: виплачувані як за рахунок роботодавця, так і за рахунок коштів Фонду соцстрахування

Як робити перерахунок, якщо працівникові нараховані перехідні відпускні за грудень 2020 року — січень 2021 року?

Якщо фізособа отримує доходи у вигляді зарплати за період її збереження згідно із законодавством, у т. ч. за час відпустки або перебування на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що надає право на ПСП, і в інших випадках їх оподаткування такі доходи (їх частину) відносять до відповідних податкових періодів їх нарахування (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ). Відповідно при перерахунку відпускні за дні грудня враховують у складі доходу за грудень. А січневу суму відпускних плюсують до зарплати за січень 2021 року

Якщо працівникові нараховані перехідні лікарняні за грудень 2020 року — січень 2021 року

При нарахуванні такі лікарняні «розкидають» на доходи цих двох місяців. Якщо в грудні 2020 року працівникові надана ПСП, а після додавання до неї суми грудневих лікарняних право на ПСП втрачено в цьому місяці, це не вважається помилкою. Тому підстав для подання уточнюючої ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року немає. Відповідну суму ПДФО доутримують під час річного перерахунку за 2021 рік у звичайному порядку

Якщо у 2020 році нарахували індексацію за місяці 2019 року

Суми донарахованої індексації розкидати по тих місяцях, за які вона була нарахована, не потрібно. Якщо в якомусь із місяців 2020 року ви нараховували індексацію за минулі періоди, то під час перерахунку ПДФО ви вважаєте всю суму такої індексації зарплатою того місяця, в якому вона була нарахована

Якщо у 2020 році нараховували премію за декілька місяців (наприклад, у липні 2020 року за півріччя 2020 року)

Суми премій включають до фонду оплати праці того місяця, в якому вони нараховані (пп. 2.2.2, 2.3.2 Інструкції № 5). Розкидати премії на місяці періоду, за який вони нараховані, не потрібно

Якщо за підсумками перерахунку отримали недоплату з ПДФО

Недоплату стягують за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за грудень 2020 року, а при недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців до повного погашення недоплати. У ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року показники граф 4 і 4а збільшують на суму фактично доутриманого ПДФО.

Важливо! При доутриманні ПДФО не забувайте про обмеження зі ст. 128 КЗпП (загальна сума відрахувань із зарплати працівника не повинна перевищувати 20 % «чистої» суми зарплати, а у випадках, окремо передбачених законодавством, — 50 або 70 %)

Якщо в результаті перерахунку отримали переплату з ПДФО

На суму переплати зменшуємо суму нарахованого ПДФО за грудень 2020 року, а якщо цієї суми недостатньо — суму нарахованого ПДФО в наступних місяцях до повного її повернення працівникові. У ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року (а за необхідності і за I квартал 2021 року) показники граф 4 і 4а зменшують на суму фактично поверненого працівникові ПДФО

Якщо під час проведення перерахунку виявлені помилки щодо нарахування ПДФО

Передусім слід визначити причину недоплати/переплати ПДФО, виявленої під час перерахунку. Якщо недоплата/переплата виникла, наприклад, у зв’язку з розкиданням перехідних виплат або донарахованих/сторнованих виплат, то результат відображаємо в поточній ф. № 1ДФ (за IV квартал 2020 року). Якщо ж при перерахунку виявлена помилка, пов’язана з неправильним оподаткуванням (припустимо, не утримали із систематичної матдопомоги ПДФО, оскільки неправильно класифікували дохід), то її виправляємо через уточненку

Чи будуть штрафи, якщо виправитися через уточнюючу ф. № 1ДФ?

Якщо під час перерахунку ви самостійно виявили помилки і виправили їх через уточнюючу ф. № 1ДФ, то штрафи за п. 50.1 і ст. 119 ПКУ застосовуватися не повинні. А ось зі штрафом за п. 127.1 ПКУ (25, 50 або 75 % від неутриманої/несплаченої до бюджету суми ПДФО) не все так просто. Його не застосовують, коли «ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) податку на доходи фізичних осіб самостійно виявляється податковим агентом при проведенні перерахунку цього податку, передбаченого пунктом 169.4 статті 169 цього Кодексу, та виправляється в наступних податкових періодах протягом податкового (звітного) року згідно з нормами цього Кодексу».

Виходить, щоб уникнути штрафу за п. 127.1 ПКУ за несплату ПДФО в установлені ПКУ строки, недостатньо провести перерахунок у грудні 2020 року. Потрібно ще встигнути сплатити до бюджету суму недоплати до кінця звітного 2020 року.

Хоча знову ж таки, ніхто поки не скасував штрафного мораторію з п.п. 52¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ, за яким не можуть (за низкою винятків) покарати передбаченими ПКУ штрафами за порушення податкового законодавства, вчинені протягом періоду з 01.03.2020 р. по останній день останнього місяця карантину

Чи потрібно враховувати в нарахованій за рік сумі податку результати перерахунку минулого року?

Ні, не потрібно. Результати перерахунку ПДФО за підсумками 2019 року (якщо такі суми фактично доутримувалися або поверталися в місяцях 2020 року) не враховують при проведенні перерахунку-2020

Що буде, якщо не провести перерахунок ПДФО?

Якщо під час перевірки буде виявлена недоплата/переплата через непроведений перерахунок, податковий агент може сплатити:

— штраф за подання ф. № 1ДФ з недостовірними відомостями або з помилками у розмірі 1020 грн (при повторному порушенні протягом року — 2040 грн) (п. 119.1 ПКУ);

— штраф у розмірі 10 % (якщо не було умислу; а якщо він був, то 25 %**) від суми недоплати (п. 123.1 ПКУ);

— пеню за кожен календарний день прострочення в сплаті, починаючи з 91-го календарного дня, що настає за останнім днем граничного строку сплати податкового зобов’язання, з розрахунку 100 % річних облікової ставки НБУ, що діяла на кожен такий день (п.п. 129.1.3 ПКУ);

— попередження або адмінштраф на посадових осіб за неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті доходу фізособам у розмірі від 34 до 51 грн (за повторне порушення протягом року — від 51 до 85 грн) (ст. 163⁴ КпАП).

Чи звільняє карантин від штрафів? Так. За порушення податкового законодавства, вчинені в період з 01.03.2020 р. до кінця карантину, штрафні санкції не застосовуються і пеня не нараховується (п. 52¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Тому за такими порушеннями податківці теоретично можуть зазіхнути тільки на адмінштраф

1. Уточнюємо щомісячні суми нарахованої зарплати

Перевіряємо ще раз суму зарплати, нараховану в кожному місяці. Пам’ятайте: під перерахунок підпадають тільки виплати, які є зарплатою в розумінні ПКУ.

Також розкидаємо перехідні відпускні та лікарняні по місяцях, за які вони нараховані

2. Уточнюємо наявність у працівника права на ПСП

Перевіряємо ще раз, чи є підстави для застосування ПСП, її розмір (п. 169.1 ПКУ), наявність заяви працівника про самостійний вибір місця застосування ПСП і документів, що підтверджують право на пільгу (п.п. 169.2.2 ПКУ)

3. Перевіряємо право на ПСП у кожному окремому місяці

Порівнюємо уточнені суми зарплати за кожним місяцем 2020 року з граничним розміром зарплати, що надає право на ПСП. Нагадаємо: у 2020 році ця межа дорівнює 2940 грн, а для одного з батьків, що претендують на ПСП «на дітей», — 2940 грн кратно кількості дітей (п.п. 169.1.2 ПКУ)*

4. Перевіряємо остаточне оподаткування ПДФО уточнених сум зарплати

Визначаємо суму ПДФО, що підлягає сплаті до бюджету, окремо за кожним місяцем. Для цього розраховуємо нову базу оподаткування в кожному місяці. Вона дорівнює різниці між уточненим доходом і ПСП (якщо вона є)

5. Розраховуємо загальну річну суму ПДФО

Підсумовуємо отримані в результаті перерахунку щомісячні суми ПДФО.

Важливо! Загальнорічну суму ПДФО розраховуємо за кожним працівником окремо

6. Визначаємо, чи є переплата або недоплата з ПДФО

Для цього порівнюємо отриману в результаті перерахунку загальну річну суму ПДФО із сумою податку, яка була фактично утримана із зарплати працівника за рік.

Недоплату ПДФО утримуємо за рахунок грудневого доходу, а якщо його не вистачає — за рахунок доходів наступних місяців, до повного погашення «боргу» з ПДФО (п.п. 169.4.4 ПКУ).

Якщо ж вийшла переплата з ПДФО, на її суму зменшуємо суму податку за грудень. Коли її недостатньо, зменшують ПДФО наступних місяців, до повного повернення переплаченого ПДФО працівникові

7. Відображаємо результати перерахунку у ф. № 1ДФ

Сума недоплати збільшить розмір ПДФО за грудень 2020 року. Отже, у ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року в графах 4 і 4а відображаємо суму ПДФО з урахуванням доутриманого податку.

Сума переплати, навпаки, зменшить розмір грудневого ПДФО. У ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 року показники граф 4 і 4а зменшують на суму фактично поверненого працівникові ПДФО за перерахунком

Червень

5500

—

5500

3153

422,46

5500

3153

422,46

Липень

5500

—

5500

3153

422,46

5500

3153

422,46

Серпень

3750,50

1000

(премія

до ювілею

працівниці)

4750,50

3153

287,55

6553,81

—**

1179,69

Вересень

5400

3786,96*

9186,96

—

1653,65

7383,65

—

1329,06

Жовтень

6000

—

6000

—

1080

6000

—

1080

Листопад

6000

—

6000

—

1080

6000

—

1080

Грудень

6000

800

(премія

до Нового

року)

6800

—

1224

6800

—

1224

Разом

38150,50

5586,96

43737,46

—

6170,12

43737,46

—

6737,67

* У вересні працівниці були нараховані лікарняні в сумі 3786,96 грн, у т. ч. за дні хвороби в серпні — 1803,31 грн і за дні хвороби у вересні — 1983,65 грн.

** У результаті розкидання лікарняних на серпень і вересень вийшло, що в серпні був перевищений дохід, що надає право на ПСП: (3750,50_{зарплата} + 1803,31_{лікарняні} + 1000_премія) > 5880 грн.