За загальним правилом, до авансового звіту мають бути додані оригінали документів, які підтверджують суми понесених підзвітною особою витрат: чек РРО, розрахункова квитанція, квитанція до прибуткового касового ордера (ПКО), товарний чек, видаткова накладна постачальника тощо. Але частіше за все підзвітні особи мають справу з чеками РРО і з часом ця тенденція збережеться.
З одного боку, вимоги до оформлення фіскального чека суворо регламентовані. Зокрема, перелік його обов’язкових реквізитів наведений у п. 2 розд. ІІ Положення № 131. З іншого боку, іноді РРО-зобов’язані продавці розуміють ці вимоги по-своєму. Через що і трапляються ситуації, коли, на думку бухгалтера, чек, доданий до авансового звіту, не може вважатися підтвердним документом. Проаналізуємо деякі з них.
Ситуація 1. Чек не містить рядків про округлення суми купівлі. Ви, ймовірно, здогадалися, що йдеться про оформлення чека РРО в роздрібній торгівлі після вилучення з обігу монет дрібних номіналів. Фіскали рекомендують робити так (109.10 ЗIР): після рядка 7 фіскального чека перед рядком 8 додати нові рядки «Загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) за чеком до заокруглення» і «заокруглена знижка/заокруглена надбавка»; у рядку 8 «СУМА» зазначати «Загальна вартість придбаних товарів (наданих послуг) за чеком після заокруглення».
Водночас Положення № 13 не встановлює обов’язковості таких додаткових рядків у чеку РРО. Враховуючи це, чек без них повністю придатний як додаток до авансового звіту!
Важливо! Щойно затвердять проєкт наказу Мінфіну про внесення змін до Положення № 132, «округлюючі» реквізити набудуть статусу обов’язкових.
2 Див. за посиланням: mof.gov.ua/uk/draft-regulatory-documents-for-discussion-in-2019.
До речі, і зараз, і в майбутньому їх потрібно наводити в чеку тільки в разі готівкового розрахунку. Якщо за товар платити карткою, наявність цих рядків не потрібна.
Ситуація 2. У чеку не тими літерами позначені ставки ПДВ. У Вимогах № 1993 пояснюється, що літерне позначення ставки ПДВ — це літера, яка відповідає певній податковій групі. А ось якою саме літерою слід позначати групи, які оподатковуються за тією чи іншою ставкою, звільнені від оподаткування і не є об’єктом оподаткування, не визначено ніде. Виходить, ці літери насправді можуть бути будь-якими 
.
3 Вимоги щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, затверджені постановою КМУ від 18.02.2002 р. № 199.
Ситуація 3. У чеку не зазначена форма оплати. Позначення форми оплати (готівкою, електронним платіжним засобом, у кредит тощо) має бути в чеку обов’язково. Ситуація погіршується ще й тому, що в разі відсутності в розрахунковому документі хоча б одного з обов’язкових реквізитів такий документ не прийматиметься як розрахунковий (п. 3 розд. I Положення № 13).
Водночас, на нашу думку, остання норма стосується виключно продавців, яких за її допомогою каратимуть за нероздрукування відповідного розрахункового документа (п. 1 ст. 17 Закону про РРО). А для покупця такий чек цілком годиться як документ, який підтверджує розмір витрат за авансовим звітом.
Так само вважають і суди (див. ухвалу Харківського апеляційного адмінсуду від 11.05.2017 р. у справі № 818/1740/16).
Але у фіскалів своя правда — вони можуть вибракувати чек із зазначеним дефектом.
Ситуація 4. У чеку не наведена адреса магазину (або наведена без зазначення населеного пункту). Адреса господарської одиниці — теж обов’язковий реквізит чека. Загальні вимоги до написання адреси передбачені п. 42 Правил № 2704 і включають, серед іншого, найменування населеного пункту. Відомі декілька старих судових рішень з протилежними підходами до вирішення цього питання.
4 Правила надання послуг поштового зв’язку, затверджені постановою КМУ від 05.03.2009 р. № 270.
Див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 29.01.2013 р. № К-19686/10 // reyestr.court.gov.ua/Review/29149370 і постанову ВСУ від 04.07.2011 р. у справі № 21-111а11 // reyestr.court.gov.ua/Review/17914327.
Нам більше імпонує той, за яким незначні недоліки в чеку РРО — не перешкода для відшкодування витрат підзвітної особи. Проте пам’ятайте і про контролерів.
Ситуація 5. У чеку не зазначений код за УКТ ЗЕД. Реквізит «код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД», з одного боку, є обов’язковим реквізитом касового чека, однак, з іншого боку, зазначається у випадках, передбачених чинним законодавством. Єдиний на сьогодні такий випадок прописаний у п. 11 ст. 3 Закону про РРО, де міститься вимога наводити його в разі продажу пального. На нашу думку, відсутність у чеку цього реквізиту не впливає на зміст розрахункової операції, отже, такий чек може бути доданий до авансового звіту.
Ситуація 6. Квитанція до ПКО замість чека РРО.
Таке цілком може бути, якщо ви придбали ТМЦ у виробника, який продає власну продукцію (коли працює п. 1 ст. 9 Закону про РРО).
Чи мав право на таке послаблення конкретний суб’єкт господарювання, можна з’ясувати, вивчивши інформацію на маркуванні товару — назва виробника там повинна зазначатися обов’язково.
Тому, на нашу думку, квитанція до ПКО — абсолютно прийнятний підтвердний документ. Хоча якщо таку квитанцію видасть ФОП, то приймати її як підтвердження понесених витрат за авансовим звітом не варто.
Можливі санкції. Чим може загрожувати підприємству невизнання перевіряючими чека РРО як підтвердного документа. По-перше, якщо працівник отримав аванс під звіт, то можуть заявити, що він не повернений у строк, і донарахувати ПДФО/ВЗ. По-друге, можуть не визнати витрати (але тут є контраргументи), а також податковий кредит, відображений на підставі чека.
А ось «касових» штрафів після скасування Указу № 4365 можна не боятися.
5 Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95 (скасований).
