Теми статей
Обрати теми

Якщо сторнуємо/донараховуємо суми працівникові: увага на звітність і податкові наслідки

Ушакова Лілія, експерт з кадрових і податкових питань
Бухгалтер розрахував суму, яку потрібно доплатити (суму, яка була помилково нарахована) працівникові. Але на цьому етапі спокій йому тільки сниться — йому ще розбиратися з обліково-податковими нюансами. Допоможе в цій нелегкій справі наша стаття.

Бухоблік

Працівник. Сума донарахування (сторнування) зарплати належить до фонду оплати праці того місяця, у якому здійснили таке нарахування (п.п. 1.6.2 Інструкції № 51). Тобто в бухобліку виправлення помилки не зачіпає минулих періодів.

1 Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

При донарахуванні зарплати за минулі місяці проводки в бухобліку ті самі, що й при нарахуванні зарплати за поточний місяць такому працівникові. При сторнуванні зарплати — коригуючі записи проводимо або способом «сторно», або зворотними записами (кому що більше подобається).

Відшкодовує винна особа. Сума відшкодування збитку, заподіяного зайвими грошовими виплатами, буде для підприємства доходом. У бухгалтерському обліку суму шкоди, що підлягає відшкодуванню винною особою підприємства, відображаємо проводкою Дт 375 — Кт 716. Погашення заборгованості винною особою — Дт 301 (311) — Кт 375.

ПДФО, ВЗ і форма № 1ДФ

Суми коригування зарплати включаємо до загальної суми зарплати того місяця, у якому їх проводили, й оподатковуємо ПДФО і ВЗ.

Особлива увага — на податкову соціальну пільгу (ПСП), якщо працівник користується правом на її застосування. Донарахування зарплати за минулі місяці в поточному може призвести до того, що загальна сума доходу за такий місяць перевищить граничний розмір доходу, що надає право на пільгу.

При проведенні річного перерахунку суми донарахованих/відсторнованих відпускних і лікарняних відносимо до відповідних місяців, за які вони були нараховані.

Усі інші донараховані/відсторновані зарплатні виплати залишаємо без руху.

Відносити їх до місяців, за які вони були нараховані, не потрібно. Їх остаточно оподатковуємо в місяці нарахування2.

2 Деталі знайдете в статті «Перерахунок ПДФО — 2019: час настав» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 49).

Донараховані/відсторновані суми зарплати відображаємо у формі № 1ДФ, сформованій за той звітний квартал, у якому фактично були здійснені такі коригування. Відносити їх до місяців, за які вони нараховані, і подавати «уточненки» не потрібно.

ЄСВ і форма № Д4

Зарплата, нарахована працівникові. Тут керуємося положеннями п.п. 3 п. 3 розд. IV Інструкції № 4493, і п. 9 розд. IV Порядку № 4354. Вони свідчать: якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються до зарплати того місяця, у якому були здійснені такі донарахування.

3 Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449.

4 Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

Тобто донараховані суми зарплати включаємо до бази нарахування того місяця, у якому відбулися такі коригування.

Що стосується звітності, то такі суми повинні потрапити до форми № Д4, сформованої за той звітний місяць, у якому фактично були проведені такі донарахування (у бухобліку).

У таблиці 6 Звіту донараховану працівникові зарплату відображаємо в загальній сумі зарплати поточного місяця одним рядком.

Розбивати за місяцями, за які проведено донарахування, не потрібно.

У таблиці 1 Звіту за формою № Д4 сума донарахованої зарплати також буде відображена в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникам за звітний місяць. Коригувальні рядки 4, 4.1, 4.3 таблиці 1 у цьому випадку не заповнюються.

Як і у випадку з донарахуванням, сторнована сума зарплати за минулі місяці включається до заробітної плати того місяця, у якому було здійснено таке сторнування. Тобто коригування проводиться за рахунок фонду оплати праці місяця сторнування.

Тому у Звіті за формою № Д4 такі коригування не зачіпають минулих звітних періодів і, відповідно, не виправляються як помилки.

У таблиці 1 Звіту за формою № Д4 сума сторнованої зарплати також буде відображена в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникам за звітний місяць. Коригувальні рядки 5, 5.1, 5.3 таблиці 1 у цьому випадку не заповнюються!

Приклад 1. Працівниці підприємства Квітці Ользі Семенівні (податковий номер — 2764587421, основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %) у січні 2020 року помилково нарахували премію в сумі 6000 грн. Помилка виявлена і виправлена в лютому. Таким чином, у лютому працівниці буде нарахована сума основної зарплати за лютий 10000 грн і відсторнована з її згоди надміру нарахована в січні 2020 року сума премії — 6000 грн. Інші виплати, які входять до бази нарахування ЄСВ, працівниці не нараховувалися.

Фактична база нарахування ЄСВ за лютий становитиме 4000 грн (10000 грн - 6000 грн). ЄСВ — 880 грн.

Величина фактичної бази нижча, ніж сума МЗП (4723 грн). Отже, на різницю між цими величинами (723 грн) підприємство донарахує ЄСВ (159,06 грн).

Порядок відображення в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних за працівником див. на рис. 1.

img 1

Рис. 1

Лікарняні, декретні. Донараховані суми лікарняних/декретних5 відображаємо в таблиці 6:

5 Під декретними розуміємо допомогу по вагітності та пологах.

— сформованій за той звітний місяць, у якому вони були фактично нараховані в бухобліку;

в окремих рядках (окремо від сум заробітної плати). При цьому в графі 11 таблиці 6 зазначають місяць і рік, за який проведено нарахування цих виплат, незалежно від того, в якому місяці вони були фактично нараховані в бухобліку.

Окремо зупинимося на ситуації, коли працівникові в попередніх звітних періодах були нараховані лікарняні або декретні в завищеній сумі і підприємство у звітному періоді сторнує надміру нараховані суми.

Такі сторновані суми також відображаємо у формі № Д4, сформованій за місяць, у якому було здійснене сторнування, з мінусами в графах 17 і 18 таблиці 6. Це узгоджується з положеннями п. 9 розд. IV Порядку № 435. Він дозволяє страхувальникам вносити від’ємні значення сум нарахованого доходу для відображення сторнованих сум лікарняних і допомоги по вагітності та пологах.

Для відображення донарахованих/відсторнованих сум коди типу нарахувань (КТН) «2» і «3» (графа 10 таблиці 6 Звіту з ЄСВ) не застосовуємо.

Механізм відображення у Звіті з ЄСВ донарахованих і відсторнованих сум лікарняних і декретних розглянемо на прикладі.

Приклад 2. Через збій у зарплатній програмі в січні 2020 року двом працівникам підприємства були невірно розраховані і нараховані лікарняні. Помилку виявили і виправляють у лютому 2020 року. У результаті цього місяця працівникові:

— Зайчуку Олегу Івановичу (податковий номер — 2956857456, основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %) донараховано лікарняні за період з 20 по 24 січня в сумі 22,60 грн (ЄСВ — 4,97 грн), крім того, нарахована зарплата за лютий у сумі 12000 грн (ЄСВ — 2640 грн);

— Дейнеці Артуру Петровичу (податковий номер — 3025478563, основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %) відсторновано надміру нараховані лікарняні за період з 28 грудня по 3 січня в сумі 99,75 грн, у тому числі за 4 дні хвороби в грудні — 57,00 грн (12,54 грн), 3 дні хвороби в січні — 42,75 грн (9,41 грн), Зарплата за лютий становила — 15000 грн (ЄСВ — 3300 грн).

Порядок відображення в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних за працівниками див. на рис. 2.

img 2

Рис. 2

Звертаємо увагу! Сторнування лікарняних/декретних може призвести до того, що в місяці, за який вони нараховані, фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижчою за МЗП.

У такому разі вам необхідно буде розрахувати ЄСВ-різницю за минулий період, донарахувати на неї ЄСВ і відобразити отримані суми у Звіті з ЄСВ. При цьому в графі 9 таблиці 6 Звіту, якщо коригували лікарняні, проставте «лікарняний» код категорії застрахованої особи (у загальному випадку — «29»), якщо коригували декретні — «декретний» (у загальному випадку — « 42»).

Відпускні. Донараховані/відсторновані суми відпускних за минулі звітні періоди відображаємо у Звіті з ЄСВ за тими ж правилами, що й своєчасно нараховані відпускні. Тобто відпускні зазначаємо в ЄСВшному Звіті, сформованому за той місяць, у якому вони фактично нараховані в бухгалтерському обліку.

У таблиці 6 суми відпускних зазначаємо в окремих рядках. При цьому:

— у графі 10 — код типу нарахувань «10». Штрафонебезпечні КТН «2» і «3» не використовуємо;

— у графі 11 — місяць і рік, за які нараховано відпускні.

Якщо відпускні сторнуємо, то їх суму відображаємо в графах 17 і 18 таблиці 6 зі знаком мінус. Так робити нам велить п. 9 розд. IV Порядку № 435.

Зверніть увагу: сторнування відпускних може призвести до того, що в місяці, за який вони нараховані, фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижчою за МЗП. У цьому випадку роботодавцеві доведеться відобразити ЄСВ-різницю. Причому зі штрафонебезпечним КТН «2». Тому перш ніж проводити сторнування відпускних, що «опускають» фактичну базу нарахування ЄСВ нижче за МЗП, подумайте, чи варта вона неприємностей з ЄСВ.

Рокіровка. Тут розглянемо ситуацію із заміною зарплати на лікарняні/декретні, пов’язану з уточненням відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, хворобою, декретом. Наприклад, працівникові в попередньому звітному періоді була нарахована і відображена у звітності з ЄСВ зарплата за повністю відпрацьований місяць. Але згодом виявилося, що він у цьому місяці був непрацездатний (або перебував у відпустці).

У такому разі в таблиці 6 Звіту з ЄСВ відсторновану зарплату минулого місяця не ховаємо в загальну суму зарплати поточного місяця, а відображаємо її зі знаком мінус. Це прямо прописано в п. 9 розд. IV Порядку № 435.

Лікарняні/декретні нараховуємо в загальному порядку.

Приклад 3. Працівниці підприємства Марчук Тетяні Петрівні (податковий номер — 2854652132) за січень 2020 року була нарахована (і відображена у звітності з ЄСВ) зарплата виходячи з повністю відпрацьованого місяця. Але в лютому працівниця надала лікарняний лист, який підтверджує її непрацездатність у період з 31 січня по 8 лютого 2020 року.

У результаті в лютому 2020 року працівниці були нараховані зарплата за фактично відпрацьовані дні — 10909,05 грн (ЄСВ — 2399,99 грн), лікарняні за 1 день хвороби в січні — 526,03 грн (ЄСВ — 115,73 грн) і за 8 днів хвороби в лютому — 4208,24 грн (ЄСВ — 925,81 грн), а також відсторнована надміру нарахована в січні зарплата за 1 робочий день 31 січня — 761,90 грн (ЄСВ — 167,62 грн).

Порядок відображення в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних за працівницею див. на рис. 3.

img 3

Рис. 3

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі