Перерахунок ПДФО 2019: час настав

Нагадаємо мету обов’язкового перерахунку. Це перевірка правильності та повноти утримання ПДФО з доходів, нарахованих (виплачених, наданих) працівникам у вигляді зарплати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (ПСП). А ось проведення перерахунку ВЗ нормами ПКУ не передбачене. Обов’язковий перерахунок за підсумками 2019 року потрібно провести в грудні 2019 року.

Проводимо його за всіма працівниками, які числяться в роботодавця станом на 31.12.2019 р. Перевіряємо ще раз правильність утримання ПДФО і зарплатних доходів у січні — грудні 2019 року. Для працівників, які прийняті на роботу у 2019 році, перерахунок проводять за період з моменту прийняття.

Що перераховуємо?

В обов’язковому річному перерахунку ПДФО бере участь тільки заробітна плата. Перерахунок не зарплатних доходів для визначення правильності їх оподаткування — це виключно добровільна справа роботодавця/податкового агента.

Що відносимо до зарплатних виплат? Для цілей оподаткування ПДФО законодавець відніс до таких основну і додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платникові податку у зв’язку з відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ). Для визначення переліку виплат, які входять до складу зарплати, можна використовувати Інструкцію № 5*, але тільки в частині, що не суперечить ПКУ. Так, відповідно до ПКУ деякі виплати, які не включаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5, для цілей оподаткування ПДФО прирівняні до заробітної плати. Наприклад, лікарняні (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ) і привілейовані дивіденди (п.п. 170.5.3 ПКУ).

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Нюанси щодо окремих виплат

За загальним правилом, зарплатні виплати, у тому числі й премії, доплати, надбавки, нараховані (донараховані/відсторновані) за попередні податкові періоди (місяці), остаточно оподатковуємо в тому податковому періоді (місяці), в якому вони були фактично нараховані (фактично проведені коригування).

Наприклад, якщо в грудні поточного року нараховувалася індексація за попередні місяці, то суми донарахованої індексації розкидати по тих місяцях, за які було проведено коригування, не потрібно (див. листи ДФСУ від 13.05.2016 р. № 10468/6/99-99-13-01-01-15 і від 10.05.2017 р. № 7955/5/99-99-13-01-01-16).

Такі суми вважаємо фондом оплати праці того місяця, в якому вони були фактично нараховані в бухобліку.

Виняток з наведеного правила — зарплата за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі лікарняні, відпускні. Суми таких виплат (їх частини) відносять до відповідних місяців, за які вони були нараховані (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ) (див. приклад нижче).

Як проводити перерахунок?

Схема проведення перерахунку така.

Крок 1. Уточнюємо (перевіряємо ще раз) місячні суми заробітної плати, нараховані (виплачені, надані) працівникові протягом року.

Крок 2. Якщо працівник користувався правом на ПСП, перевіряємо наявність підстав для застосування ПСП до зарплати в кожному окремому місяці, а також наявність на підприємстві заяви працівника про самостійне обрання ним місця застосування ПСП і документів, що підтверджують його право на ПСП (за необхідності).

Врахуйте: працівник має право на ПСП тільки за одним місцем роботи. Тому якщо на попередній роботі в місяці звільнення йому була надана ПСП, то при прийнятті його на роботу в цьому ж місяці ПСП надаватися не повинна.

Крок 3. Якщо працівник користувався ПСП, визначаємо право працівника на ПСП у кожному місяці звітного року**. Для цього порівнюємо уточнені суми заробітної плати, розраховані за кожним місяцем 2019 року, з граничним розміром заробітної плати, що надає право на ПСП***.

** Вам також будуть цікаві статті: «Внутрішнє переведення» і ПСП» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 39), «ПСП-2019: дитячі нюанси і не тільки» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 5).

*** Інформацію про розміри ПСП, що діяли у 2019 році, і граничні розміри доходу, який надає право на застосування пільги залежно від категорії, до якої належить працівник, ви можете знайти в матеріалі «Важливі цифри 2019 року: оподаткування доходів фізосіб і соцстрахування» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 1).

Крок 4. Проводимо остаточне оподаткування ПДФО уточнених місячних сум заробітної плати (визначаємо окремо за кожним місяцем 2019 року суму ПДФО, що підлягає сплаті до бюджету).

Крок 5. Розраховуємо загальну річну суму ПДФО, підсумовуючи отримані в результаті перерахунку щомісячні суми ПДФО.

Крок 6. Порівнюємо розраховану в результаті перерахунку суму ПДФО із сумою податку, фактично утриманого із заробітної плати працівника за рік, і визначаємо результат перерахунку.

Результат перерахунку і що з ним робити

Результатом проведення перерахунку ПДФО може бути як недоплата, так і переплата з ПДФО. Також ви можете отримати на виході нуль (сума фактично сплаченого ПДФО = перерозрахованій сумі ПДФО).

У першому випадку, якщо в результаті перерахунку вийшла недоплата ПДФО (розрахована сума перевищує фактичну), її утримуємо за рахунок доходу працівника за грудень 2019 року. При цьому обов’язково враховуємо вимоги ст. 128 КЗпП щодо граничних сум відрахувань. Нагадаємо, що в загальному випадку роботодавець має право утримати із суми оподатковуваного доходу працівника недоплату з ПДФО в сумі, що не перевищує 20 % зарплати, яка належить до виплати. Якщо розмір недоплати перевищує обмеження, то залишок відобразіть у формі № 1ДФ за наступні звітні квартали в міру утримання із зарплати працівника.

Як варіант, якщо працівник не проти погасити всю суму недоплати відразу, він може написати заяву про те, що він просить провести одноразове утримання. У цьому випадку з нього можна утримати відразу всю суму недоплати ПДФО.

Якщо ж виявлена переплата з ПДФО, то на її суму зменшують суму нарахованого податкового зобов’язання за грудень 2019 року.

Результати річного перерахунку ПДФО відображають у розд. I ф. № 1ДФ за IV квартал таким чином:

— якщо виявлена недоплата, показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» збільшують на суму виявленої недоплати з ПДФО з урахуванням (!) обмеження у 20 %, про яке ми говорили вище. Якщо розмір недоплати перевищує обмеження, то залишок відобразіть у ф. № 1ДФ за наступні звітні квартали — у міру утримання із зарплати працівника;

— якщо за результатами перерахунку виявлена переплата, показники граф 4 «Сума перерахованого податку» і 4а «Сума нарахованого податку» зменшуються на суму надміру утриманого ПДФО. Якщо суми ПДФО за грудень не вистачило (сума переплати перевищує суму податкових зобов’язань за грудень 2019 року), то на залишок суми переплати зменшіть показники граф 4а і 4 ф. № 1ДФ, сформованої за наступні звітні квартали.

Зверніть увагу: з приводу відображення результатів перерахунку податківці займають достатньо лояльну позицію. Так, якщо за результатами перерахунку ви виявили помилки, пов’язані з неправильним оподаткуванням (припустимо, надміру утримали або не утримали ПДФО, оскільки неправильно класифікували дохід, помилково застосували ПСП), то результат такого перерахунку відображаєте у ф. № 1ДФ за той квартал, у якому проведено перерахунок.

Таким чином, проведення річного перерахунку і факт відображення його результатів у ф. №1 ДФ допоможуть уникнути штрафних санкцій.

Ну а тепер розглянемо порядок проведення перерахунку на прикладі.

Результат проведення перерахунку за працівницею наведемо в таблиці.

Річний перерахунок ПДФО

У результаті перерахунку працівниці потрібно повернути ПДФО в сумі 691,56 грн. (6012,79 грн. - 5321,23 грн.). Для цього потрібно зменшити грудневий ПДФО, що підлягає утриманню, на суму ПДФО за перерахунком. Оскільки сума до повернення вийшла більша, ніж сума грудневого ПДФО, в грудні ПДФО з доходу працівниці — 0,00 грн. На решту суми ПДФО (263,34 грн. (691,56 грн. - 428,22 грн.)), що підлягає поверненню працівниці, зменшимо суму січневого ПДФО.