Використовувати П-РРО може будь-хто, обмежень немає 
.
Хто може використовувати П-РРО? Чи можна використовувати одночасно РРО і П-РРО?
Можна також використовувати і РРО, і П-РРО (на різних місцях розрахунків). Жодних заборон на це немає. Головне, щоб усі вони були зареєстровані в податківців. Можна застосовувати їх разом на одній торговельній точці (наприклад, на одній касі — РРО, на іншій касі — П-РРО) або в різних торговельних точках (наприклад, в одному магазині — РРО, в іншому — П-РРО).
Якщо ж ви свідомо хочете перейти тільки на П-РРО, то звичайний апаратний РРО потрібно зняти з реєстрації в податковій. Тільки після цього його можна припинити використовувати.
Чи потрібно відвідувати податкову, щоб зареєструвати П-РРО?
Ні, не потрібно. Вам потрібен КЕП (кваліфікований електронний підпис) — і можна реєструвати П-РРО онлайн: у Єдиному вікні або Електронному кабінеті податківців. Для цього подаєте форму № 1-ПРРО (звіт J/F1316602)1.
1 Детальніше про це ви можете прочитати в статті «Програмні РРО: підзаконне регулювання (частина 1)» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 30).
У відповідь ви отримаєте спочатку квитанцію 1, яка означає, що форма № 1-ПРРО прийнята, а потім — квитанцію 2, яка означає, що ваш П-РРО зареєстрований (у ній буде зазначено його фіскальний номер).
Важливо! До реєстрації П-РРО перевірте, чи присвоєний вашому офлайн-магазину ідентифікатор об’єкта оподаткування (це здійснюється шляхом подання форми № 20-ОПП). Без нього форму № 1-ПРРО ви не заповните!
Перевірити цей ідентифікатор можна в Електронному кабінеті в меню «Облікові дані платника» — «Відомості про об’єкти оподаткування». Якщо ви його не знайдете, доведеться спочатку подати податківцям форму № 20-ОПП про ваш магазин, а потім уже реєструвати П-РРО.
Чи можна використовувати П-РРО «від податківців» для інтернет-торгівлі з оплатою за допомогою карток?
Податківці вважають, що поки не можна. Незважаючи на те, що у формі № 1-ПРРО передбачено різновид П-РРО для інтернет-торгівлі, у П-РРО «від податківців» поки немає можливості провести передоплату (аванс) за товар або оплату з відстроченням платежу 
. Тобто П-РРО «від податківців» орієнтовано, переважно, на роздрібну офлайн-торгівлю.
Тож інтернет-торговцям доведеться придивитися до платних П-РРО.
Чи потрібно реєструвати КОРО до П-РРО? Як ФОП оприбуткувати готівку при використанні П-РРО?
Ні, КОРО для П-РРО не потрібна, Порядок № 3172 цього не передбачає . Із цим згодні й податківці (категорія 109.24 ЗІР).
У частині оприбуткування — у ФОП, як і раніше, оприбуткуванням готівки вважається запис про неї в Книзі обліку доходів (і витрат). Так буде до 01.01.2021 р. Після цієї дати Книги кануть у Лету3, а оприбуткуванням, найімовірніше, вважатиметься запис у довільному обліковому регістрі (заміннику Книг обліку)4.
3 Про подробиці ви можете дізнатися зі статті «10 «гарячих» запитань про скасування Книг обліку у ФОП» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 34).
4 Подробиці знайдете в статті «Документи на дохід після скасування Книг» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 37).
Що стосується юросіб / відокремлених підрозділів, які застосовують касову книгу (неважливо, використовують вони РРО чи П-РРО), то в них оприбуткування — це запис про готівку в касовій Книзі на підставі ПКО.
А у відокремлених підрозділів юросіб, які застосовують П-РРО і працюють без касової книги оприбуткування, — «забезпечення щоденного створення засобами програмних РРО у паперовій та/або електронній формі фіскальних звітних чеків та подання їх до фіскального сервера засобами телекомунікацій, а також направлення створених програмними РРО електронних розрахункових документів та повідомлень для їх реєстрації і довгострокового зберігання до фіскального сервера»5.
5 Абзац 4 п. 11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.
Що робити, якщо зник зв’язок із сервером / П-РРО вийшов з ладу? Чи зможе покупець перевірити П-РРО чек, сформований офлайн?
Розпочнемо з того, що суб’єкт господарювання вже на етапі реєстрації П-РРО повинен визначитися, чи буде він узагалі проводити розрахункові операції в такому випадку. І якщо буде, то як саме: «ПРРО може працювати в режимі офлайн» або «застосовується резервний РРО згідно з п. 13 розділу V Порядку».
Якщо суб’єкт обирає «ПРРО може працювати в режимі офлайн», то йому слід дотримуватися алгоритму, визначеного в розд. V Порядку № 317 (ср. ).
При цьому слід врахувати, що П-РРО може працювати офлайн щонайбільше 36 годин безперервно, але не більше 168 годин на місяць6.
6 Подробиці знайдете в статті «ПРРО (частина 2): режим офлайн» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 31).
У частині перевірки покупцем чека відповідь: «так, зможе». Після того як П-РРО відновить зв’язок із сервером, він передасть цей чек на сервер податківців. Цей чек можна буде знайти в базі даних ДФС, використовуючи Електронний кабінет.
Крім того, інформація про зарезервовані номери чеків П-РРО для офлайн-роботи буде доступна в Електронному кабінеті із зазначенням суб’єкта господарювання, для якого такі номери зарезервовані.
Скільки КЕП потрібно для роботи з П-РРО?
Це залежить від того, скільки у вас касирів. Кожному потрібен свій окремий КЕП.
Про всі ці підписи також потрібно повідомити податківців. Для цього подаємо їм через Електронний кабінет «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа» за формою № J/F1391801 і чекаємо на другу квитанцію за ним.
Після того як надійшла друга квитанція за формами № J/F1316602 (про реєстрацію П-РРО) і № J/F1391801 (про внесення підписів касирів на сервер податківців), можна завантажувати П-РРО із сайту податківців7, установлювати його на своєму ноутбуку, планшеті або смартфоні й починати використовувати.
7 tax.gov.ua/baneryi/programni-rro/programniy-reestrator-rozrahunkovih-operatsiy/
Чи можна імпортувати в П-РРО «від податківців» базу даних з найменуванням і ціною товарів?
Перед тим як розпочати використовувати П-РРО, його обов’язково потрібно запрограмувати. Тобто внести найменування всіх товарів та їх ціни!
Зрозуміло, заносити до довідника кожен вид товару — заняття невдячне. Тому податківці обіцяють, що перелік товарів можна імпортувати в П-РРО. Для цього база цих товарів має бути сформована у форматі CSV (роздільник «;» і кожне поле взяте в лапки). Такий файл можна сформувати в Excel або Блокнот (зберігши його з ім’ям «Товар.csv»).
Краще, щоб файл з базою товарів сформував спеціаліст, інакше імпорт бази даних може бути некоректним або взагалі не вийде .
Послідовність полів така: код товару (внутрішній), штрихкод, код за УКТЗЕД, код послуги з ДКПП, найменування товару, код одиниці зміни, найменування одиниці виміру, ціна (грн), ПДВ (літера), ПДВ (ставка %), збір (літера), збір (ставка).
Після того як у вас є потрібний файл з базою товарів, відкриваєте в П-РРО «Довідники» — «Номенклатура», натискаєте кнопку «Імпорт» — і обираєте місце розташування вашого файлу. І вуаля: товари з’являться в довіднику (їх можна або перезаписати наново, або просто додати до вже існуючих, а записи з однаковим кодом будуть оновлені).
У комерційних П-РРО є сенс звернутися до розробника, щоб він уніс до вашого П-РРО базу даних про товари.
Чи потрібно вносити розмінну монету до П-РРО і робити виймання готівки?
Так, розмінну монету вносимо так:
— перевіряємо підключення до Інтернету;
— запускаємо П-РРО, авторизуємося, ввівши КЕП;
— відкриваємо зміну, натискаємо кнопку переходу до неї;
— вносимо розмінну монету за допомогою формування чека «Службове внесення» (категорія 109.24 ЗІР). Реєструємо цей чек;
— протягом зміни додаткове внесення до касу розмінної монети або виймання готівки фіксується чеками «Службове внесення» і «Службова видача».
Підтвердженням внесення відповідної суми до П-РРО є Z-звіт, у якому відображається інформація про службове внесення. Внесення розмінної монети варто робити до першого продажу (номери чеків розміщено у порядку зростання, до того ж на ньому буде зазначено час формування).
Як сформувати чек у П-РРО? Як видати чек П-РРО покупцеві?
Внісши розмінну монету, можна формувати фіскальні чеки П-РРО. Для цього натискаємо кнопку «Новий чек», додаємо товар, вводимо його кількість і натискаємо «ОК». У кінці не забудьте натиснути кнопку «Фіскалізувати чек» (цим ви відправляєте його на сервер податківців, звідки він повернеться з фіскальним номером). Після того як чек повернувся з фіскальним номером, можна подивитися його QR-код і надати його покупцеві для зчитування.
Якщо приймаєте оплату карткою, не забудьте змінити тип оплати на картку (за замовчуванням стоїть готівка).
Друк чеків з податкового П-РРО поки не реалізований. Податківці пропонують надсилати їх на e-mail самого продавця, а звідти вже — роздруковувати. Але це необов’язково .
У самій програмі можна налаштувати пересилання чеків з e-mail продавця на e-mail покупця (щоправда, вводити адресу кожного покупця — це занадто довго). Простіше й швидше показати QR-код чека для сканування його покупцем. Заковика лише в тому, що не в усіх покупців є, чим цей QR-код зчитати . Тож певні затримки з відправленням П-РРО-чека покупцеві, на жаль, можуть бути .
Якщо в чеку П-РРО допущена помилка, що робити? Як бути, якщо покупець повертає товар?
Якщо помилковою чек ще не фіскалізовано, його можна анулювати (кнопкою «Скасувати чек») або видалити рядок з помилковим кодом або кількістю товару (кнопкою «Видалити товар»). І потім провести правильну суму.
Якщо ж чек уже фіскалізовано, його неможливо анулювати. У разі помилкової суми цю операцію потрібно анулювати через «сторно». Зрозуміло, операція «сторно» обов’язково має бути зареєстрована на сервері податківців. Така операція може бути проведена до реєстрації наступного П-РРО чека (п. 8 розд. IV Порядку № 317).
Що стосується повернення товару, то в цьому випадку потрібно буде обрати в меню «Чек» пункт «Видатковий чек», обрати з переліку ті товари, які покупець повертає, зазначити їх кількість, розрахувати суму, яку потрібно повернути покупцеві (виплатити), і фіскалізувати видатковий чек.
Як завершити зміну і сформувати Z-звіт?
Спочатку потрібно вилучити готівку з каси П-РРО. Робимо це за допомогою меню «Чеки» — «Службова видача». Потім натискаємо кнопку «Закрити зміну» — Z-звіт формується автоматично .
