Ситуація 1. Покупець хоче придбати товар, який у нас в обліку значиться як «металеві секції». Але він просить, щоб рахунок, накладну та податкову накладну (ПН) йому виставили на «металеві конструкції». Як бути в цьому випадку?
«Золоте» правило: має бути відповідність назви товару/послуг в договорі, первинних документах і ПН.
Позиція покупця зрозуміла. Він хоче, щоб від різних постачальників йому надходив товар з однією й тією ж назвою — таким чином він собі полегшує оприбуткування товарів та їх облік. Але насправді якраз покупцеві простіше перейменувати товар при його оприбуткуванні. А ось для постачальника підлаштовувати назву товару під кожного покупця доволі проблематично.
Дивіться. Зміна назви товару допускається. Але зазвичай тільки при його оприбуткуванні. Згідно з п. 7 НП(С)БО 9 одиницею обліку запасів є їх назва або однорідна група (вид). По суті, це означає, що, наприклад, якщо один і той же товар отримано від різних постачальників із різними назвами, то ми:
— або повинні вести облік таких товарів у розрізі кожного такого найменування (тобто обліковувати, по суті, одні й ті самі товари окремо під кожною назвою, зазначеною в документах постачальника);
— або можемо обліковувати ці товари під єдиною назвою як однорідну групу товарів.
А ось надалі (після оприбуткування товару/готової продукції) змінювати назву товару/готової продукції загалом підстав немає.
До чого може призвести продаж товару під іншою назвою (ніж та, за якою в нас цей товар значиться в обліку)? Якщо «оновлена» назва товару дозволяє все одно чітко ідентифікувати, що товар, який продається, це і є той, який у вас був «на залишку», — проблеми немає. Складати будь-які акти на перейменування товару не потрібно 
.
Наприклад, в обліку товар значиться як «емаль ПФ-115 2,7 кг синя», а продавати будемо як «емаль алкід ПФ-115 2,7 кг синя».
Зауважимо, що ніде в нормативці, у тому числі й у Порядку № 1307*, який регулює складання ПН, не сказано, що найменування товару, який продається, повинне дослівно відповідати найменуванню «на вході». Погоджуються із цим і фіскали. Вони лише твердять про «відповідність» номенклатури «покупній» первинці. Тобто закликають формулювати опис (номенклатуру) товару з оглядом на документи на його придбання. Про дослівне переписування не йдеться.
* Порядок заповнення ПН, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. № 1307.
І для блокування ПН — це теж не повинно бути підставою. Адже система моніторингу порівнює коди УКТ ЗЕД, а не найменування товару.
Те, що розбіжність в описі (номенклатурі) товарів на «вході» і на «виході» (при збереженні кодів УКТ ЗЕД) сама собою не привід для блокування ПН, зазначали й податківці (див. лист ДФСУ від 05.07.2018 р. № 2979/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).
Інша річ, якщо «нова» назва не дозволяє однозначно дійти висновку, що йдеться про один і той же товар. Наприклад, в обліку в нас товар значиться як «металеві секції», а хочемо продавати їх як «металеві конструкції». Тут, погодьтеся, не так очевидно, що це один і той же товар. І якщо просто продавати такий товар під іншою назвою, то, як показує практика, дуже ймовірно, отримаємо претензії податківців у частині нереальності операції постачання та «викошування» податкового кредиту з ПДВ.
Тобто, не маючи документального підтвердження перейменування товару, просто так узяти й зазначити іншу назву товару (навіть якщо за всіма характеристиками це один і той же товар) — доволі ризиковано. Як бути?
Якщо ви:
— виробник і чітко знаєте, що конкретний покупець у вас купуватиме певну партію товарів, можете при оприбуткуванні готової продукції зі складу відразу зазначити назву товару, яку бажає бачити в первинці покупець;
— займаєтеся перепродажем товару, то в момент оприбуткування товару можна його оприбуткувати під «потрібною» назвою.
Але під кожного покупця не підлаштуєшся. І на один і той же товар затвердити декілька різних найменувань (для кожного покупця) — теж підстав немає.
У крайньому разі, якщо вже товар оприбутковано й покупець наполягає на «своїй назві», можете скласти акт (підписаний спеціально уповноваженою комісією), в якому зазначити, що, наприклад, у маркетингових цілях товар «такий-то» може називатися «так-то». І зауважити, що за всіма технічними характеристиками це один і той же товар. Маючи такий акт, обґрунтувати, що проданий товар — це той же товар, який значився на залишку, буде простіше.
Як покупцеві «змінити» назву товару при оприбуткуванні? У покупця є можливість присвоїти придбаним товарам «власну» назву, якщо йому від різних постачальників надходить аналогічний за своїми характеристиками товар, але з найменуваннями, що відрізняються. Згідно з п. 1.4 Методрекомендацій № 2** підприємство може визначити:
** Методрекомендації з бухобліку запасів, затверджені наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2.
— порядок аналітичного обліку запасів;
— одиницю натурального виміру запасів для кожної бухоблікової одиниці: найменування або однорідна група (п. 7 НП(С)БО 9 «Запаси»). Тобто придбані товари з різними назвами можна розцінювати як однорідні й обліковувати їх під однією загальною назвою.
Фіскали теж не проти об’єднання в однорідні групи товарів із різними найменуваннями, які підпадають під визначення ідентичних (п.п. 14.1.80 ПКУ) або однорідних (п.п. 14.1.131 ПКУ). Посилаються при цьому вони на п. 7 НП(С)БО 9. Причому таку можливість податківці радять обумовити в наказі про облікову політику. Головне — щоб зміна найменування товару не призводила до зміни коду УКТ ЗЕД.
Які дії потрібно здійснити підприємству-покупцю, щоб перейменувати товар при незбігу «вхідного» найменування з обліковим? Для цього:
1. Закріпіть наказом по підприємству можливість обліку товарів під найменуваннями із затвердженої внутрішньої номенклатури.
2. Затвердіть таблицю відповідності кожного наведеного там найменування тим назвам, які використовують для цієї позиції ваші постачальники.
3. При отриманні товару не з «вашим» найменуванням доцільно скласти акт приймання . У ньому обумовте, що товар, який надійшов від постачальника, «такий-то» в обліку іменуватиметься як товар «отакий». Після чого прибуткуєте такий товар. І вже далі при його вибутті зазначаєте в «продажних» документах (у видатковій накладній із ПН) з таким своїм переінакшеним найменуванням.
Ситуація 2. Станція техобслуговування (СТО). Контрагент ремонтує автомобіль: наша робота + наші запчастини. В акті ми зазначаємо послуги, вартість яких включає й вартість запчастин. А контрагент хоче бачити окремо вартість послуг і вартість запчастин. Як правильно?
Знову нагадуємо про правило — номенклатура товарів у ПН, первинці та договорі повинна збігатися!
У нашому випадку укладено договір на ремонт (техобслуговування) автомобіля, який передбачає саме надання послуг, а вартість деталей/запчастин включається безпосередньо до вартості самих послуг.
З юридичного погляду надання послуг є самостійною операцією, а не сукупністю операцій із продажу сировини та послуг. Тому матеріали, використані для ремонту, не є самостійним об’єктом постачання. Тобто в цьому випадку перелічувати в ПН та акті використані запчастини не потрібно.
Але варто врахувати, що за Правилами № 615*** одним з обов’язкових документів, що підтверджують надання послуг СТО, є наряд-замовлення.
Згідно з п. 7 Правил № 615 документами, що підтверджують надання послуги СТО, є: (1) акт передавання-приймання КТЗ після надання послуг з технічного обслуговування і ремонту; (2) наряд-замовлення, підписаний контролером якості та замовником; (3) документ, що підтверджує оплату послуг; (4) рахунок-фактура; (5) податкова накладна.
А в цьому документі, крім переліку виконаних робіт, повинен наводитися ще й перелік матеріалів, використаних у процесі ремонту / технічного обслуговування автомобіля. Але це не означає, що їх необхідно перелічувати й у ПН/акті. Адже договір укладено на техобслуговування/ремонт автомобіля, тобто на послуги. А наряд-замовлення є лише деякою калькуляцією їх вартості. Крім того, і замовник послуг не придбаває запчастини (він їх не прибуткуватиме на баланс), він придбаває саме послуги.
На практиці, крім наряду-замовлення, сторони підписують акт. І в ньому вже зазначають тільки види виконаних послуг/робіт: «заміна оливи», «заміна…». І тоді жодних претензій про невідповідність первинки/договору та ПН бути не повинно. Тобто:
— договір у нас буде укладено на послуги;
— рахунок-фактуру виставляємо тільки на послуги;
— у наряді-замовленні будуть перелічені послуги + використані запчастини;
— в акті виконаних робіт і ПН фігуруватимуть тільки послуги.
