«Риби шукають, де глибше...», або Правила переведення працівників

З урахуванням того, що Закон № 889 та Закон № 2493 є спеціальними для цілей проходження державної служби і служби в ОМС, відразу звернемося до їх норм.

Стаття 41 Закону № 889 визначає для державних службовців певні нюанси переведення.

1. Державний службовець з урахуванням його професійної підготовки та професійної компетентності може бути переведений без обов’язкового проведення конкурсу:

1) на іншу рівнозначну або нижчу вакантну посаду в тому самому державному органі, у тому числі в іншій місцевості (в іншому населеному пункті), — за рішенням керівника державної служби;

2) на рівнозначну або нижчу вакантну посаду в іншому державному органі, у тому числі в іншій місцевості (в іншому населеному пункті), — за рішенням керівника державної служби в державному органі, з якого переводиться державний службовець, та керівника державної служби в державному органі, до якого переводиться державний службовець.

Державний службовець, призначений на посаду без конкурсу, не може бути переведений на вищу посаду державної служби без проведення конкурсу.

2. Переведення здійснюється лише за згодою державного службовця.

3. Не допускається переведення в іншу місцевість державного службовця — вагітної жінки або особи, яка є єдиним опікуном дитини віком до 14 років, а також державного службовця, який у встановленому законодавством порядку визнаний особою з інвалідністю. Не допускається таке переведення також у разі виникнення в державного службовця особливо важливих особистих або сімейних обставин.

Закон № 2493, окрім норми, зазначеної у ст. 10 («У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду або посаду радника чи консультанта без конкурсного відбору»), не містить про переведення зовсім нічого.

Тож оскільки спеціальні закони не визначають механізму переведення, звернемося до норм КЗпП, які регулюють певні моменти служби, не визначені Законом № 889 та Законом № 2493.

ТРИ МОМЕНТИ ПЕРЕВЕДЕННЯ

1. КЗпП містить декілька видів переведення. Законодавець старанно розставив норми про переведення працівників по всьому КЗпП. Головний трудовий закон так і рясніє його різними видами. Все б нічого, але кожен вид переведення має свої схеми та нюанси оформлення, які кадровик повинен пам’ятати.

КЗпП пропонує нам такі види переведення:

— на роботу в іншу місцевість разом з установою або окремо від неї (ст. 32 КЗпП, постанова № 255);

— на легшу роботу на постійній або тимчасовій основі (ст. 170 КЗпП).

Перелічені вище види переведень (крім переходу на легшу роботу) носять постійний характер. Проте знайте, що КЗпП у ст. 33 та 34 виділяє й тимчасові переведення. Одразу попереджаємо: на них ми не зупинятимемось у цій публікації.

2. Згода працівника на переведення — обов’язкова. Роботодавець переводить працівника лише після отримання від нього згоди на це. І вид переведення тут не відіграє ролі! Але як же без винятків? Правильно, і тут без них не обійшлося.

Роботодавець має право без згоди працівника перевести його на іншу роботу у цій установі на строк до одного місяця в таких випадках (ч. 2 ст. 33 КЗпП):

— для відвернення або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій;

— при виникненні інших обставин, які ставлять або можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей.

3. Переведення необхідно відрізняти від переміщення. Безперечно, між ними провести грань подекуди нелегко, але ви мусите зробити це. Для чого? Обидва вони характеризують «рух» кадрів, та ось підходи до їх втілення — різні. За якими ознаками їх розмежувати? Вивчайте в наступному розділі.

ПЕРЕВЕДЕННЯ VS ПЕРЕМІЩЕННЯ

Не поспішайте одразу переводити працівника! Спочатку вивчіть, які елементи його «трудоумов» змінюються. Можливо, ознаки переходу працівника вказують на те, що ви маєте справу із його переміщенням.

Характеристика. У ч. 2 ст. 32 КЗпП йдеться про таке поняття, як «переміщення». З повним його визначенням знайомимось навіть не у зазначеній нормі, а в абзаці другому п. 31 постанови № 9. Так, під переміщенням розуміють перехід працівника у цій установі на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ на території установи в межах тієї ж місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою і з тими ж істотними умовами праці*.

* Під зміною істотних умов праці розуміють: зміну систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад (ч. 3 ст. 32 КЗпП).

Розставимо акценти переміщення у схемі.

Приклад 1. Працівник працює на посаді економіста у відділі організації праці. Він переходить на цю ж посаду до планово-економічної служби. У такому разі слід говорити про переміщення.

Приклад 2. Робоче місце бухгалтера розташоване в кабінеті № 3 установи. Для оптимізації робочих місць він перейшов на робоче місце у кабінеті № 5 установи. Тут також слід говорити про переміщення.

Документальний супровід. Якщо перехід працівника повністю відповідає згаданим критеріям для переміщення, то ви сміливо можете переходити до його документального оформлення. Поспішаємо вас заспокоїти: паперової тяганини ви уникнете! Чому? При переміщенні оформлюють лише наказ.

Крім того, головний трудовий закон не висуває вимогу щодо строку, протягом якого роботодавець повинен попередити працівника про майбутнє переміщення. Проте варто все ж таки усно розповісти йому про заплановане переміщення, а згодом і ознайомити працівника із наказом під підпис. Виняток: переміщення супроводжується зміною істотних умов праці. У такому разі попереджають за два місяці, але саме про зміну істотних умов праці.

Трудова книжка: коли актуальний запис. Ми вже з’ясували, що при переміщенні посада, кваліфікація та спеціальність працівника не змінюються. Тому загалом при переміщенні додаткові записи до трудової книжки працівника не вносять. Підкреслимо: це твердження справедливе тоді, коли переміщення працівника не змінює відомості попереднього запису у трудовій книжці.

Але на практиці часто у графі 3 трудової книжки вказують посаду та службу (відділ) установи, до якої зарахований працівник. У такому разі маємо: якщо унаслідок переміщення працівник переходить до іншого відділу, то це необхідно відобразити у його трудовій книжці. Наприклад, здійснюють запис: «Переведена до планово-економічної служби економістом». У принципі, Інструкція № 58 не диктує здійснити такий запис. Але для відображення повної картини трудової «служби» працівника краще прописати уточнення. Ще раз наголошуємо, що зробити запис необхідно тільки у тому випадку, якщо у трудовій книжці працівника фігурувала назва його попереднього підрозділу.

Підкріпившись знаннями про переміщення, переходимо до вивчення переведення.

ПЕРЕВОДИМО НА ІНШУ РОБОТУ

У цьому розділі поговоримо про переведення працівника на іншу роботу. Про визначення такого переведення дізнаємося з абзацу першого п. 31 постанови № 9: «переведенням на іншу роботу вважається доручення працівникові роботи, що не відповідає спеціальності, кваліфікації чи посаді, визначеній трудовим договором». Як ви вже здогадалися, у такому випадку змінюється посада працівника (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ може бути тим же або іншим, а ось роботодавець залишається той самий.

Коли виникає необхідність в окресленому переведенні? Причини можуть бути різноманітними. Практичний досвід підказує, що найчастіше до переведення вдаються у разі:

— скорочення чисельності (штату) працівників та, як наслідок, пропозиції перейти на інші посади у цій установі;

— закінчення працівником вищого навчального закладу та отримання ним нової спеціальності, що дає право обіймати іншу посаду;

— підвищення (зниження) кваліфікації працівника;

— просування працівника службовими сходами;

— працівник, якого прийняли на місце «декретниці», виявився здібним працівником, і йому пропонують іншу «постійну» посаду у цій установі тощо.

Перш ніж перейти до самої процедури переведення на іншу роботу, зауважимо про гарантії, закріплені за такими переведеними працівниками:

— робота за посадою (професією), на яку переводять працівника, не повинна бути протипоказана йому за станом здоров’я;

— переведеним працівникам не можна установлювати випробувальний строк;

— при переведенні працівника на іншу постійну нижчеоплачувану роботу за працівником зберігається його попередній середній заробіток протягом двох тижнів з дня переведення (ч. 1 ст. 114 КЗпП).

Крок 1. Ініціювання переведення. Ініціатором переведення може бути сам працівник або роботодавець.

Якщо «розмову» про переведення починає працівник, то він подає заяву на ім’я керівника установи, де вказує, наприклад: «Прошу перевести мене з посади __________ на посаду ______________ у зв’язку із здобуттям другої вищої освіти за спеціальністю _________________».

Якщо переведення здійснено до іншого структурного підрозділу, то керівники підрозділів, які причетні до переведення працівника, візують заяву та зазначають своє рішення: «Не заперечую» або «Заперечую». У наведеному прикладі свій «вердикт» стосовно переведення працівника виносять керівник планово-економічної служби та керівник бухгалтерської служби.

Як завжди, останнє слово за керівником установи. Він накладає резолюцію та таким чином повідомляє своє рішення: «Начальнику служби управління персоналом: підготувати наказ про переведення _______на посаду ________________» або «_________ у переведенні на посаду ______________відмовити».

Інша схема вимальовується, коли ініціює переведення роботодавець. Як правило, розпочинає цей процес безпосередній керівник працівника. Він складає доповідну (службову) записку на ім’я керівника установи з пропозицією перевести працівника на іншу посаду. Наприклад, у доповідній записці керівник відділу (служби) вказує: «У зв’язку із здобуттям __________ спеціальності _____________ пропоную перевести її з посади ___________________ на посаду _________________________».

Бажано попередньо оговорити такий рух кадрів із самим працівником та заручитися його підтримкою — отримати від нього згоду. Можливі варіанти отримання згоди у такому випадку:

— працівник пише заяву про згоду на переведення або відмову: «Згоден (або Не згоден) на переведення з посади __________________на посаду ________________»;

— працівник розписується на доповідній (службовій) записці керівника відділу про переведення та вказує: «Згоден із переведенням» або «Не згоден із переведенням»;

— керівник відділу складає окремо повідомлення для працівника про можливе його переведення, в якому працівник і повідомляє своє рішення.

Подекуди процес із переведення працівника починається вже безпосередньо з наказу керівника установи про переведення, тобто другого кроку. Що ж, такий варіант має право на життя, оскільки у будь-якому випадку свою згоду або заперечення працівник може вказати і на наказі про проведення. Проте, на нашу думку, краще все ж таки не затягувати та отримати попередню згоду від працівника ще до етапу з видання наказу.

Крок 2. Видання наказу про переведення. Після проведення погоджувальних процедур керівник видає наказ про переведення працівника. Зауважимо, що проект такого наказу готує служба управління персоналом.

Якщо роботодавець не зробить цього на попередньому кроці, то рішення працівника повинно фігурувати на наказі про переведення. На нашу думку, навіть якщо працівник надав згоду при проведенні на кроці 1, її доцільно продублювати в наказі про переведення. Таким чином роботодавець забезпечить себе від зайвих непорозумінь із працівником.

Не забудьте зареєструвати наказ у Журналі реєстрації наказів.

Крок 3. Внесення запису про переведення на іншу роботу до трудової книжки. Інструкція № 58 приписує нам внести запис про переведення до головного трудового «літопису» працівника — до його трудової книжки. Запис здійснюють після видання наказу про переведення, але не пізніше тижневого строку (п. 2.4 Інструкції № 58).

Текст запису про переведення у графі 3 трудової книжки може бути таким (п. 2.14 Інструкції № 58): «Переведена на посаду ____________________». У графі 4 цього трудодокумента посилайтеся на наказ про переведення.

Крок 4. Доповнення відомостями про переведення особових документів працівника. Долучити необхідні документи, що стосуються переведення, слід і до особової справи працівника.

STEP BY STEP: Переведення ПРАЦІВНИКА до Іншої Установи

Відмінна риса такого переведення — працівник переходить від одного роботодавця до іншого й при цьому його посада може змінюватися або може залишатися такою ж. У такому випадку говорять про припинення трудового договору у зв’язку з переведенням до іншої установи за п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП. При переході працівнику «світить» низка гарантій від нового та старого роботодавців.

Зверніть увагу на лист № 175. На практиці використовують підходи, висвітлені у цьому листі.

Окремо відзначимо: якщо таке переведення супроводжується зміною істотних умов праці, то паралельно слід проводити процедури, пов’язані з їх змінами. Зокрема, повідомити працівника про зміну істотних умов праці щонайменше за два місяці.

На державній службі ця процедура визначена ст. 43 Закону № 889!

А тепер розпочинаємо «крокувати» по переведенню до іншої установи.

Крок 1. Отримуємо/надсилаємо лист-запит. На підставі чого «запускається» процес із розгляду процедури щодо переведення працівника до іншої установи? З «листування» роботодавців! Так, потенційний роботодавець направляє роботодавцю, в якого зараз працює «бажаний» працівник, лист-запит. Він повинен містити:

— посаду та індивідуальні відомості (прізвище, ім’я та по батькові) працівника, якого роботодавець бажає зарахувати до свого штату;

— прохання звільнити зазначеного працівника за переведенням;

— дату звільнення. Про неї поговоримо предметно, оскільки їй приділяють особливу увагу. Причина: роботодавець зобов’язаний укласти трудовий договір з особою, запрошеною на роботу унаслідок переведення, з першого робочого дня, наступного після дня звільнення з попереднього місця роботи (п. 6 постанови № 9). Як бачимо, у загальному випадку між звільненням і прийняттям на роботу перерви бути не повинно.

Не можете прийняти переведеного працівника день у день? Для вас є втішна новина: ВСУ допускає, що сторонами може бути оговорена інша дата звільнення-прийняття. У такому випадку зазначені дії відбуваються в «оговорені» дати.

Якщо ви знаєте усі вказані вище подробиці, то ви можете з легкістю скласти лист-запит.

Як передати лист-запит до «адресата» — установи, де трудиться працівник?

Варіант 1: надіслати поштою.

Варіант 2: передати разом із працівником, щодо якого ведуться перемови про переведення. Саме такі варіанти пропонує нам Мінсоцполітики у листі № 175.

Завершуючи цей крок, відзначимо: на практиці можливі випадки, коли лист-запит надсилає роботодавець, від якого переводиться працівник. Однак випадок, коли лист-запит надсилає роботодавець, до якого переводиться працівник, більш поширений.

Крок 2. Працівник надає письмову заяву з проханням перевести його до іншої установи. Переведення не можна приховувати від працівника — врешті-решт це його трудова стежина. Більш того, таке переведення також потребує обов’язкової згоди працівника (ч. 1 ст. 32 КЗпП). Щоб не марнувати час на оформлення запитів з приводу переведення — краще одразу спитати думку працівника з приводу переведення та отримати від нього письмову згоду або відмову. До речі, подекуди цей етап передує самому листуванню між «теперішнім» та «потенційним» роботодавцями (актуально при надсиланні листа-запиту «теперішнім» роботодавцем). Трапляються й ситуації, коли працівник перший порушує питання з його переведення до іншої установи. Безумовно, за цих обставин отримання заяви від працівника з проханням на переведення — перша подія.

Таку згоду працівник закріплює своїм підписом та прописує своє прізвище, ім’я, по батькові, ставить дату надання згоди.

Крок 3. Надсилаємо лист-підтвердження. Останній крок, коли роботодавець, у якого працює працівник-претендент на переведення, має ще раз все обдумати та прийняти виважене рішення.

Якщо він «за» переведення і отримав згоду на такий перехід від самого працівника, то він надсилає лист-погодження до установи, від якої отримав лист-запит. У ньому він і сповіщає остаточне рішення щодо переведення працівника.

У разі незгоди надсилають лист, в якому викладено відмову.

Додамо: норми трудового законодавства не висувають вимогу про обов’язкове надсилання листа-підтвердження. Закон № 889 передбачає рішення керівника державної служби в державному органі, з якого переводиться державний службовець, та керівника державної служби в державному органі, до якого переводиться державний службовець. Не йдеться про нього й у листі № 175.

Але, на нашу думку, краще його надіслати і таким чином уникнути «підвішеного» стану самого переведення.

Крок 4. Звільняємо працівника у зв’язку з переведенням. Процедура із припинення трудового договору у зв’язку з переведенням працівника до іншої установи нічим не відрізняється від звичайної процедури із звільнення працівника. Так, працівник пише заяву про звільнення, а роботодавець видає наказ про звільнення — за типовою формою № П-4 або формою, подібною до неї.

Крок 5. Вносимо запис про переведення до трудової книжки. Запис про звільнення до трудової книжки вносять у день звільнення (п. 2.4 Інструкції № 58).

Тому у день припинення трудового договору через переведення кадровик здійснює запис у трудовій книжці працівника: «Звільнений у зв’язку із переведенням на роботу до _______________________». У графі 4 трудової книжки прописують реквізити наказу про звільнення.

У день звільнення трудову книжку видають на руки працівнику. При цьому служба управління персоналом повинен подбати про те, щоб працівник, який звільняється, поставив свій «автограф» у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277).

Майте на увазі, що у день звільнення працівнику не тільки видають на руки трудову книжку — ще з ним проводять остаточний розрахунок. Звісно, це справа бухгалтерії. Проте й службі управління персоналом необхідно нагадати певні нюанси про відпустки:

— у разі переведення працівника на роботу на інше підприємство грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток за його бажанням повинна бути перерахована на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник (ч. 3 ст. 24 Закону № 504);

— якщо працівник звільняється у зв’язку із переведенням до іншої установи до закінчення робочого року, за який він вже отримав відпустку повної тривалості, то відрахування із його зарплати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, не провадяться (ст. 22 Закону № 504). Тобто з працівника не стягують відпускні, виплачені за наперед надані дні відпусток.

Крок 6. Закриваємо «кадрові» справи працівника. Дату та причину звільнення прописують і в особовій картці працівника.

Так виглядає звільнення працівника відповідно до норм КЗпП у порядку переведення до іншої установи.

Відзначимо, що порядок прийняття в новій установі працівника, звільненого за п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП, не відрізняється від загального порядку із працевлаштування. Однак є й нюанси: установа, яка клопотала про переведення до неї працівника, не може відмовити йому в укладанні трудового договору (ст. 24 КЗпП) та не має права установлювати йому випробувальний строк (ст. 26 КЗпП).

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ)