Теми статей
Обрати теми

«Перегуляна» відпустка при звільненні

Долга Ірина, експерт з питань оплати праці
Після закінчення 6 місяців безперервної роботи на підприємстві працівники мають право на використання щорічної відпустки повної тривалості. І користуються цим, отримуючи частину відпустки авансом. Зазвичай такий аванс працівники «відробляють», працюючи далі. А як бути роботодавцю, якщо працівник використав відпустку наперед та вирішив звільнитись? Такі ситуації наразі непоодинокі. Про це й поговоримо.

ДОКУМЕНТИ СТАТТІ

КЗпП — Кодекс законів про працю України.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Порядок № 435 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 р. № 435.

Розбирати якусь ситуацію краще на конкретному прикладі. А тому наведемо запитання, яке нещодавно надійшло до нашої редакції.

Дата початку роботи за трудовим договором працівника (основне місце роботи, без інвалідності) — 17.10.2017 р. Працівник звільняється за власним бажанням 11.08.2020 р.

За всі три робочих роки він повністю використав щорічну відпустку (по 24 к. дн. за кожен рік). Відповідно за останній робочий рік частину її він використав авансом.

Чи можна з нього утримати кошти за дні «перегуляної» відпустки при звільненні? Як при цьому розрахувати кількість днів зайвої відпустки та суму? Як їх відобразити в ЄСВ-звіті?

Розбиратися з наведеною ситуацією будемо поетапно. Почнемо з процедури утримання «перегуляних» відпускних.

Утримання зайвих відпускних

Відпускні за невідпрацьовані дні щорічної відпустки можна утримати при звільненні. Це передбачено нормами КЗпП та Закону про відпустки. Відповідно до ст. 127 КЗпП:

«Відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, установі і організації, де вони працюють, можуть провадитись за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу:

2) при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку, за невідроблені дні відпустки…»

Аналогічна норма є у ст. 22 Закону про відпустки.

Оформляється відрахування із заробітку працівника відповідним наказом (розпорядженням).

Поряд із тим у ч. 2 і 3 ст. 22 Закону про відпустки наведений перелік випадків, коли виплати за невідпрацьовані дні відпустки не утримуються.

img 1

Випадки, при яких не утримують невідпрацьовані відпускні

Перейдемо до розрахунку кількості днів невідпрацьованої відпустки.

Кількість днів невідпрацьованої відпустки

Розрахуємо за наведеним вище прикладом, скільки ж днів щорічної відпустки працівник використав понад зароблені у третій робочий рік (до дати звільнення — 11.08.2020 р.).

Для цього:

— обчислимо стаж роботи для щорічної основної відпустки у період 17.10.2019 р. — 11.08.2020 р.:

300 - 9 = 291 (к. дн.),

де 300 — кількість календарних днів у робочому році (17.10.2019 р. — 11.08.2020 р.), що зараховані до стажу для надання щорічної відпустки (зауважте: у лютому 2020 року — 29 календарних днів, бо цей рік високосний);

9 — кількість святкових і неробочих днів, які припали на час фактичної роботи;

— розрахуємо кількість днів щорічної основної відпустки, які припадають на один календарний день:

24 : (366 - 11) = 0,0676 (к. дн.),

де 24 — кількість календарних днів щорічної основної відпустки за повністю відпрацьований робочий рік;

366 — кількість календарних днів повного робочого року (17.10.2019 р. — 16.10.2020 р.);

11 — кількість святкових днів у цьому році;

— визначимо кількість днів щорічної основної відпустки за третій робочий рік:

291 х 0,0676 = 19,6716 ≈ 20 (к. дн.);

— визначимо кількість днів невідпрацьованої відпустки:

24 - 20 = 4 (к. дн.).

А як розрахувати суму «перегуляних» відпускних, які можна утримати з працівника, що звільняється? Зараз розповімо.

Розраховуємо суму «перегуляних» відпускних

Для розрахунку суми відпускних за невідпрацьований робочий рік не потрібно визначати нову «середню» на час звільнення. У розрахунку бере участь «середня», за якою були розраховані відпускні на момент їх надання. До умов наведеної ситуації додамо сумові значення та розглянемо це на прикладі.

Приклад 1. Звільняється працівник 11.08.2020 р. Відпустка 24 к. дн. (26.05.2020 р. — 19.06.2020 р.) за період роботи з 17.10.2019 р. по 16.10.2020 р. була йому надана у травні 2020 року. Сума відпускних — 4421,04 грн. Середньоденний заробіток для нарахування відпускних — 184,21 грн.

Із розрахунку, наведеного вище, видно, що працівник використав зайві 4 дні щорічної відпустки. Розрахуємо їх сумове значення на момент звільнення. Для цього «старий» середньомісячний заробіток помножимо на кількість зайвих днів щорічної відпустки:

4 к. дн. х 184,21 грн = 736,84 грн.

Відображаємо у ЄСВ-звіті

Розібратись із заповненням ЄСВ-звіту допоможе приклад 2. Скористаємося умовами наведеної ситуації та доповнимо її необхідною інформацією.

Приклад 2. Розірвання трудових відносин із працівником (за власним бажанням) відбулося 11.08.2020 р. У відпустці він був з 26.05.2020 р. по 19.06.2020 р. Відпускні за 24 дні в сумі 4421,04 грн (1105,26 грн — за 6 днів травня, 3315,78 грн — за 18 днів червня) нараховані та відображені у Звіті з ЄСВ у травні 2020 року.

У червні 2020 року йому нарахована заробітна плата за 6 робочих днів у сумі 1526,10 грн. На момент звільнення працівника виплату в сумі 736,84 грн (сума ЄСВ — 162,10 грн) за невідпрацьовані 4 дні відпустки треба сторнувати. Заробітна плата за 7 днів серпня становить 1780,45 грн (сума ЄСВ — 391,70 грн).

У таблиці 5 Звіту з ЄСВ за серпень 2020 року на такого працівника формують один рядок (категорія — «1»), проставляючи, зокрема:

— у графі 11 — дату закінчення трудових відносин «11»;

— у графі 16 — реквізити наказу про звільнення (номер, дата);

— у графі 17 — підставу звільнення «ст. 38 КЗпП».

Таблиця 6. Відповідно до п. 9 розд. IV Порядку № 435 у разі відображення сторнованих сум відпускних у таблиці 6 допускається внесення від’ємних значень.

Сторновані відпускні відображають у таблиці 6 за той період, за який вони були нараховані.

За умовами прикладу відпускні сторнуємо в серпні 2020 року за червень 2020 року. Чому червень, а не травень? За логікою, невідпрацьовані дні відпустки «відкидаємо з кінця» відгуляної відпустки. Тобто працівник до звільнення за третій робочий рік заробив 20 днів щорічної відпустки. Початок наданої йому відпустки — 26 травня 2020 року. От і рахуємо 20 днів з цієї дати. Зайве — відкидаємо. Тому дні щорічної відпустки, що підлягають сторнуванню (з 16.06.2020 р. по 19.06.2020 р.), належать до червня 2020 року.

Сторновану суму відпускних уносять окремим рядком, відображаючи, зокрема:

— у графі 10 — код типу нарахувань «10»;

— у графі 11 — місяць та рік, за який проводиться сторнування «06.2020»;

— у графах 17 і 18 — від’ємне значення суми невідпрацьованих відпускних «-736,84»;

— у графі 21 — від’ємну суму нарахованого ЄСВ на сторновані відпускні «-162,10».

Не забудьте проконтролювати виконання вимоги щодо мінбази нарахування ЄСВ.

Звісно, у місяці звільнення (якщо звільнення не в останній робочий день місяця) ЄСВ нараховується із суми фактичних витрат на оплату праці (п. 9 розд. III Інструкції № 449). Тобто вимогу про нарахування ЄСВ із мінімалки виконувати не треба. А от щодо місяця, за який сторнуються відпускні, — дотримуємося такої соцгарантії за встановленими правилами.

За умовами прикладу 2 сторновані за червень 2020 року відпускні зменшать базу нарахувань ЄСВ за цей місяць. І при порівнянні з мінбазою (що діяла в місяці сторнування, у червні 2020 року — 4723,00 грн) може виникнути необхідність донарахування ЄСВ.

Як бачимо, у результаті сторнування відпускних за червень 2020 року база для нарахування ЄСВ виявилася меншою за мінбазу. Тому розраховуємо додаткову базу нарахування ЄСВ та безпосередньо суму ЄСВ на неї. Для цього в таблиці 6 ЄСВ-звіту використовується «КТН» 14.

Для відображення такого донарахування в таблиці 6 Звіту з ЄСВ у поточному місяці (серпні 2020 року) окремим рядком показуємо додаткову базу та ЄСВ на неї за червень 2020 року, при цьому заповнюємо:

— у графі 10 — код типу нарахувань «14»;

— у графі 11 — місяць та рік, за який проводиться нарахування «06.2020»;

— у графі 19 — додаткову базу «617,96»;

— у графі 21 — суму нарахованого ЄСВ на додаткову базу «135,95».

Заповнення таблиці 1 ЄСВ-звіту не містить нюансів. Сторнування відпускних, визначення додаткової бази та нарахування на неї ЄСВ за минулий період (червень 2020 року) відображається разом із показниками поточного місяця (серпня 2020 року) у 1, 2, 3 та 6 розділах Звіту.

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ

Перерахунок суми відпускних також відображають у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. І тут відразу заспокоїмо: для ситуації, що нами розглядається, жодних нюансів заповнення цієї форми не буде. Перераховані (утримані) відпускні, суми утриманих та перерахованих із них ПДФО та ВЗ відображаємо в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ разом із зарплатними даними в тому періоді, в якому проведено такий перерахунок. Оскільки обліковим періодом цього Звіту є квартал, то й утримані відпускні «ляжуть» на зарплату, яка нарахована працівнику до його звільнення, у другому кварталі 2020 року.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі