Щодо обов’язку
За загальним правилом графік відпусток зобов’язані складати всі роботодавці, у тому числі фізичні особи — підприємці, які мають найманих працівників. Такий обов’язок випливає з положень ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). В них зазначено, що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем.
При цьому кількість найманих працівників не має значення (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).
Водночас вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, в тому числі щодо відпусток, не поширюються на роботодавців, які застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин (ст. 495 КЗпП). Про нюанси застосування такого режиму див. статтю «Трудові відносини: спрощення регулювання» // «Податки & бухоблік», 2022, № 65.
Також, з урахуванням положень ч. 1 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ,
якщо роботодавцем провадиться діяльність у районах активних бойових дій, питання складання графіків або встановлення іншого порядку черговості надання відпусток вирішується ним самостійно
Держпраці не проти (див. роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 28.09.2023).
Щодо відповідальності
Якщо роботодавець зобов’язаний складати графік відпусток, то майте на увазі, що на цей документ під час перевірки завжди звертають увагу інспектори Держпраці. Зокрема, у п. 4.17 додатка 4 до Акта, затвердженого наказом Мінекономіки від 27.10.2020 № 2161, який складається за результатами проведеного заходу державного нагляду (контролю) щодо додержання вимог законодавства про працю, вони роблять відмітку про наявність/відсутність такого графіка у роботодавця.
У випадку коли у роботодавця графіка відпусток немає, йому може загрожувати штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (з 01.01.2024 — 7100 грн, з 01.04.2024 — 8000 грн), як за порушення інших вимог трудового законодавства (абзац десятий ч. 2 ст. 265 КЗпП). Крім того, на винних осіб може бути накладено адмінштраф у загальному випадку від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП).
Тому краще не допускати цього порушення. Тим більше що виконати вимоги законодавства про складання графіка відпусток зовсім не складно.
Висновки
- За загальними правилом роботодавці (в тому числі й ФОП) зобов’язані складати графік відпусток. Кількість найманих працівників не має значення.
- Мають право не складали графіки відпусток роботодавці, які застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин та/або провадять діяльність у районах активних бойових дій.
- Відсутність графіка відпусток загрожує роботодавцеві штрафом у розмірі однієї мінзарплати, а його посадовим особам (ФОП) — адмінштрафом у загальному випадку від 510 до 1700 грн.
