Думка Держпраці
На наведене вище запитання надало відповідь Південно-Східне міжрегіональне управління Державної служби з питань праці. В ній трудовики зазначають, що у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником. Така можливість визначена ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.
За загальним правилом відпустки оформляються на підставі заяв працівників або попередження про їхній початок. Але зважаючи на воєнний стан, у зв’язку з неможливістю подати оригінали заяв, на думку Держпраці, працівники можуть направляти їх будь-яким доступним способом, наприклад за допомогою електронної пошти чи месенджерів.
Якщо роботодавцю надійде така заява і він не проти надати працівнику відпустку, роботодавець має видати наказ про надання відпустки. Особиста присутність працівника не є обов’язковою.
Разом з тим з метою уникнення в подальшому непорозумінь і суперечностей Держпраці рекомендує працівникам та роботодавцям перед початком використання альтернативних способів комунікації належним чином зафіксувати факт домовленості про використання в трудових відносинах відповідних засобів електронної комунікації.
Доповнення від «Кадровику»
Зі свого боку додамо, що на думку судів (див. постанову Чернівецького апеляційного адмінсуду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18), якщо у роботодавця виникли якісь сумніви при отриманні відповідних заяв, це має спонукати його перевірити справжнє волевиявлення працівника.
Нацагентство з питань держслужби в роз’ясненні від 16.03.2022 рекомендує після направлення працівнику на електронну пошту або в месенджер відсканованого або сфотографованого документа зафіксувати факт доведення йому інформації протоколом.
Вважаємо, що таким підходом можуть скористатися й інші роботодавці. При цьому на підтвердження ознайомлення працівника з документом госпрозрахункові підприємства можуть складати акт у довільній формі. Детально про можливі засоби комунікації з працівниками, які працюють на відстані, читайте в статті «Дистанційний документообіг» // «Податки & бухоблік», 2023, № 68.
Висновки
- На думку Держпраці, у зв’язку з неможливістю подати оригінали заяв працівники можуть направляти їх будь-яким доступним способом, наприклад, за допомогою електронної пошти чи месенджерів.
- Водночас з метою уникнення в подальшому непорозумінь і суперечностей трудовики рекомендують належним чином зафіксувати факт домовленості про використання в трудових відносинах відповідних засобів електронної комунікації.
