Оплачуємо роботу у відрядженні

Умови оплати праці працівників у відрядженні зазвичай прописують у трудовому або колективному договорі. Водночас розмір такої оплати не може бути нижче середнього заробітку працівника. Це закріплено на законодавчому рівні — в ст. 121 КЗпП. Як оплатити дні роботи у відрядженні, ми показали на схемі (див. рис. 1).

Рис. 1. Оплата праці за період перебування працівника у відрядженні

Як бачите, правильність оплати днів відрядження безпосередньо залежить від правильного розрахунку двох показників: середньоденної зарплати і денного заробітку працівника (див. схему). Як їх розрахувати, щоб «не порадувати» помилками перевіряючих? Читаємо далі ☺.

Денний заробіток і середньоденна зарплата

Денний заробіток. Денний заробіток розраховуємо в місяці, в якому працівник перебував у відрядженні, виходячи з повністю відпрацьованого місяця. Це важливо пам’ятати, якщо в місяці перебування у відрядженні робочі дні працівником відпрацьовано не повністю (наприклад, працівник частину місяця перебував у відпустці або на лікарняному).

При розрахунку денного заробітку враховуємо всі складові заробітної плати, які працівник отримає згідно з умовами трудового, колективного договору в місяці, в якому він перебуває у відрядженні: оклад, доплати, надбавки, премії, що не мають разового характеру, суми індексації тощо (див. лист Мінсоцполітики від 06.08.2014 р. № 1126/13/84-14, далі — лист № 1126).

Якщо працівнику встановлено годинну тарифну ставку, то її необхідно перевести в місячну. Для цього годинну тарифну ставку множимо на норму робочого часу в місяці, в якому працівник перебував у відрядженні. Якщо відряджали відрядника (працівника, розмір заробітної плати якого залежить від виконання ним норм виробітку та відрядних розцінок), то для розрахунку денного заробітку необхідно визначити, скільки він заробив би в місяці, в якому перебував у відрядженні, при виконанні норми виробітку.

А ось разові премії, матеріальну допомогу на оздоровлення та матеріальну допомогу для вирішення соціально-побутових питань, нараховані в місяці перебування у відрядженні, при розрахунку денного заробітку враховувати не потрібно!

Для розрахунку денного заробітку можна використовувати алгоритм, наведений на рис. 2.

Рис. 2. Алгоритм розрахунку денного заробітку в місяці перебування у відрядженні

Середньоденна зарплата. Розрахунок середньоденної заробітної плати здійснюйте відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100 (далі — Порядок № 100). Для цього можна використовувати алгоритм, наведений на рис. 3.

Рис. 3. Алгоритм розрахунку середньоденної зарплати

Як правило, розрахунок денного заробітку не викликає запитань у бухгалтерів, чого не скажеш про розрахунок середньоденної зарплати. Розібратися з механізмом визначення середньоденної зарплати для оплати періоду відрядження — наша з вами мета.

Розрахунковий період для середньоденної зарплати при оплаті відрядження

Розрахунок середньоденної зарплати для оплати праці працівника у відрядженні здійснюється виходячи з виплат, нарахованих йому за останні 2 календарні місяці роботи (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю вибуття у відрядження (абзац третій п. 2 Порядку № 100). При цьому час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключаємо з розрахункового періоду.

Приклад 1. Працівник працює на підприємстві з 2010 року. З 6 по 8 жовтня 2014 року він перебував у відрядженні. Розрахунковий період: серпень — вересень 2014 року. Місяці, що увійшли до розрахункового періоду, відпрацьовані повністю.

Розрахунок середньої зарплати здійснюється виходячи з виплат за серпень і вересень 2014 року.

Приклад 2. Використовуючи умови прикладу 1, припустимо, що з 1 по 24 вересня 2014 року працівник перебував у щорічній відпустці.

Розрахунок середньої зарплати здійснюється виходячи з виплат за фактично відпрацьовані дні серпня і вересня 2012 року, тобто за період з 1 по 31 серпня і з 25 по 30 вересня 2014 року (усього відпрацьовано 24 дні).

А як бути, якщо впродовж останніх двох місяців працівник не працював (наприклад, хворів)? У цьому випадку середню зарплату обчислюємо виходячи з виплат за попередні два місяці роботи. Якщо ж і впродовж цих місяців працівник не відпрацював жодного робочого дня, розрахунок середньої заробітної плати здійснюємо виходячи зі встановлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Приклад 3. Працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років до 2 жовтня 2014 року. Після закінчення відпустки вона стала до роботи і була направлена у відрядження з 8 по 9 жовтня 2014 року.

Розрахунок середньої зарплати здійснюємо виходячи зі встановленої їй у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Новоприйнятим працівникам, які пропрацювали менше двох календарних місяців, середньоденну зарплату обчислюємо виходячи з виплат за фактично відпрацьований час

Приклад 4. Працівник прийнятий на роботу 22 вересня 2014 року. З 7 по 10 жовтня він перебував у відрядженні.

Розрахунок середньої зарплати здійснюємо виходячи з виплат за фактично відпрацьований час, тобто з виплат за період з 22 вересня по 6 жовтня 2014 року включно.

Виплати для розрахунку середньоденної зарплати при оплаті відрядження

Перелік виплат, які можна включати до розрахун­ку середньоденної заробітної плати, наведено в п. 3 Порядку № 100. Не беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати виплати:

— перелічені в п. 4 Порядку № 100;

— нараховані за час, протягом якого зберігався середній заробіток працівника (за час виконання державних і громадських обов’язків, щорічної та додаткової відпустки, відрядження тощо), і у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю (абзац другий п. 4 Порядку № 100).

Приклад 5. Працівник був у відрядженні в жовтні 2014 року. У розрахунковому періоді (серпень і вересень 2014 року) йому було нараховано заробітну плату за фактично відпрацьовані дні в сумі 5000 грн., відпускні за дні щорічної відпустки, що припадає на серпень 2014 року, — 1500 грн. і лікарняні за дні непрацездатності у вересні 2014 року — 1200 грн.

У розрахунку середньоденної заробітної плати братиме участь тільки заробітна плата (5000 грн.). Відпускні та лікарняні з розрахунку виключаємо.

Усі виплати включаємо до розрахунку середньоденної заробітної плати в тому розмірі, в якому вони були нараховані

Виняток — нараховані в розрахунковому періоді (див. абзаци перший і другий п. 3 Порядку № 100):

— квартальні премії, а також премії, нараховані за більш тривалий проміжок часу. Їх уключають до заробітку в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді;

— одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років, нарахована в поточному році за попередній календарний рік*. Її суму розподіляють, додаючи до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди;

— премії (місячні, квартальні тощо), винагороди та інші заохочувальні виплати, якщо число робочих днів у розрахунковому періоді відпрацьоване не повністю. У цьому випадку такі виплати обліковують пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді. Проте якщо місячні премії виплачують місяць у місяць і вони вже обчислені пропорційно відпрацьованому часу, то їх суми включають до заробітку у фактично нарахованому розмірі (див. лист № 1126 і лист Мінпраці від 13.09.2010 р. № 804/13/84-10).

Приклад 6. Працівник був у відрядженні з 1 по 2 жовтня 2014 року. Розрахунковий період: серпень — вересень 2014 року. Місяці, що увійшли до розрахункового періоду, відпрацьовані працівником повністю. У вересні 2014 року йому було нараховано квартальну премію в розмірі 900 грн.

Оскільки працівником були відпрацьовані всі робочі дні за графіком роботи підприємства, то при розрахунку середньої заробітної плати квартальну премію обліковуємо шляхом додавання до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/3 її суми. Тобто до заробітку і за серпень, і за вересень додаємо по 300 грн. (900 грн. х 1/3). Загальна сума квартальної премії, що братиме участь у розрахунку середньої зарплати, — 600 грн.

Приклад 7. Використовуючи умови прикладу 6, припустимо, що працівник з 11 по 19 серпня 2014 року перебував на лікарняному. Вересень було відпрацьовано працівником повністю. Загальна кількість робочих днів за розрахунковий період за нормою становить 42 робочі дні. Фактично в розрахунковому періоді працівник відпрацював 35 робочих днів. У вересні 2014 року працівнику було нараховано квартальну премію в розмірі 900 грн.

Розмір квартальної премії, що відноситься до кожного місяця розрахункового періоду 300 грн.

Робочі дні в розрахунковому періоді були відпрацьовані працівником не повністю. Тому в розрахунок середньої зарплати потрапить частина квартальної премії, що припадає на розрахунковий період, пропорційна відпрацьованому часу.

Таким чином, загальна сума премії, що включається в розрахунок середньої зарплати, становитиме:

(300 + 300) : 42 х 35 = 500 (грн.).

Зверніть увагу на ще один важливий момент! З роз’яснень Мінсоцполітики (див. лист № 1126) виходить, що

тільки премії включають до зарплати того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю із заробітної плати

Усі інші виплати повинні враховуватися в тих місяцях, за які їх нараховано (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11). Отже, при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відрядних суми донарахованої або сторнованої зарплати відносимо до тих місяців, за які проводилося коригування (у яких було допущено помилку).

Приклад 8. Працівник був у відрядженні в жовтні 2014 року. Місяці розрахункового періоду (серпень — вересень) були відпрацьовані ним повністю. У серпні йому було нараховано заробітну плату за фактично відпрацьований час 3000 грн., премію за серпень 300 грн. і було сторновано надмірно нараховану в липні 2014 року зарплату в сумі 100 грн. У вересні працівнику нарахували заробітну плату в сумі 3000 грн. і премію за вересень 300 грн.

При розрахунку середньої зарплати не враховуємо суму сторнованої премії в розмірі 100 грн. Сума виплат, що беруть участь у розрахунку, становить:

3000 х 2 + 300 х 2 = 6600 (грн.)

Також зазначимо, що при обчисленні середнього заробітку в усіх випадках його збереження необхідно дотримуватися вимоги п. 10 Порядку № 100. Цією нормою встановлено обов’язок роботодавця проводити коригування середньої заробітної плати, якщо в розрахунковому періоді або в періоді відрядження підвищувалися тарифні ставки (оклади).

Цікаво, що на госпрозрахункових підприємствах коригування заробітної плати та інших виплат здійснюється з урахуванням їх фінансових можливостей (абзац перший п. 10 Порядку № 100). Тобто в разі тяжкого фінансового стану госпрозрахункове підприємство має право зменшити коефіцієнт коригування, видавши наказ (розпорядження) про застосування нижчого коефіцієнта коригування. Цей наказ (розпорядження) має погоджуватися з профспілковою організацією підприємства або іншим уповноваженим на представництво трудового колективу органом. Проте не проводити коригування взагалі таке підприємство не має права (див. лист Мінпраці від 24.10.2008 р. № 696/13/84-08// «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 40).

Розрахунок середньоденної зарплати

Середньоденну зарплату для оплати періоду відрядження розраховуємо, використовуючи таку формулу:

ЗП_дн = ЗП_ф : РД_ф,

де ЗП_дн — середньоденна заробітна плата;

ЗП_ф — сума заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом розрахункового періоду робочі дні;

РД_ф — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих у розрахунковому періоді

Порядок розрахунку денної виплати і середньоденної зарплати для оплати періоду відрядження розглянемо на конкретному прикладі.

Приклад 9. Працівник був прийнятий на роботу в 2009 році. З 25 вересня по 17 жовтня 2014 року він перебував у відрядженні.

У цьому випадку ми маємо так зване «перехідне» відрядження (початок в одному місяці, а кінець в іншому). У чому його родзинка?

У такій ситуації денний заробіток визначають окремо для кожного місяця, в якому було відрядження. А ось середньоденну зарплату розраховують один раз виходячи з виплат за останні 2 календарних місяці роботи, що передують місяцю, в якому почалося відрядження. Цей розрахунок буде загальним для всього періоду відрядження.

Наведемо умовні дані, необхідні для розрахунку оплати праці працівника у відрядженні.

Обчислимо середньоденну заробітну плату працівника:

(5024,24 + 5024,24) : (23 + 20) = 233,69 (грн.)

Визначимо денний заробіток у вересні 2014 року. Припустимо, що працівник хворів з 8 по 12 вересня. Тобто місяць не був відпрацьований ним повністю. Але при розрахунку денного заробітку вас це турбувати не повинно. Адже вище ми з’ясували, що його розраховують виходячи з повністю відпрацьованого місяця. Таким чином, у розрахунку вересневого денного заробітку візьмуть участь оклад працівника 3500 грн., щомісячна премія (40 % від посадового окладу поточного місяця) 1400,00 грн. і сума індексації 143,72 (1218,00 х 11,8* : 100) грн.

Денний заробіток у вересні 2014 року дорівнює:

(3500,00 + 1400,00 + 143,72) : 22 = 229,26 (грн.)

Сума середньоденної зарплати (233,69 грн.) вище денного заробітку у вересні (229,26 грн.). Отже, дні відрядження у вересні оплачуватимемо за середньоденним заробітком. Сума такої оплати становитиме:

233,69 х 4 = 934,76 (грн.)

Важливо! Для розрахунку вересневого денного заробітку ми використовували суму індексації, розраховану за повністю відпрацьований місяць. Оскільки у вересні є робочі дні, сплачені виходячи із середньоденного заробітку (дні хвороби та відрядження) суму індексації, що буде нарахована в бухгалтерському обліку, доведеться перерахувати. Річ у тім, що всі виплати, які обчислюють виходячи з середньої заробітної плати, у тому числі за час хвороби та відрядження, індексації не підлягають. Тому суму індексації у вересні потрібно обчислити пропорційно відпрацьованим дням. Детальніше про це читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 40, с. 29.

Розрахуємо денний заробіток у жовтні 2014 року. Припустимо, що цей місяць працівник відпрацював повністю. У розрахунку жовтневого денного заробітку візьмуть участь оклад працівника 3500 грн., щомісячна премія (40 % від посадового окладу поточного місяця) 1400,00 грн. і сума індексації, розрахована виходячи з повністю відпрацьованого місяця, 143,72 (1218,00 х 11,8** : 100) грн.

Денний заробіток у жовтні 2014 року дорівнює:

(3500,00 + 1400,00 + 143,72) : 23 = 219,29 (грн.)

Сума середньоденної зарплати (233,69 грн.) вище денного заробітку в жовтні (219,29 грн.). А отже, оплату днів відрядження в жовтні здійснюватимемо виходячи із середньоденної зарплати. Сума такої оплати становитиме:

233,69 х 13 = 3037,97 (грн.)

І знову-таки, не забудьте перерахувати суму індексації за жовтень 2014 року (див. вище).

Як бачите, порядок оплати праці працівника у відрядженні не такий простий, як здається при першому прочитанні ст. 121 КЗпП. Адже, розраховуючи середньоденну зарплату і денний заробіток, слід урахувати безліч нюансів. Зробити все правильно вам допоможе ця стаття.

висновки

• Для оплати праці за період перебування працівника у відрядженні необхідно визначити середню заробітну плату згідно з Порядком № 100 і денний заробіток.

• Якщо сума середньоденної зарплати більше суми денного заробітку, то дні роботи у відрядженні оплачуємо виходячи із середньоденної зарплати.

• Якщо сума денного заробітку більша, ніж сума середньоденної зарплати, то дні роботи у відрядженні необхідно оплатити як звичайні робочі дні.