1.1. Коли інвентаризація обов’язкова
Почнемо з нагадування: інвентаризації за обсягом майна, що перевіряється, бувають повними (суцільними) та вибірковими (частковими), а за підставами проведення — плановими (передбачуваними) та позаплановими (раптовими).
Зрозуміло, що повні інвентаризації охоплюють об’єкти (вид майна, місце зберігання) повністю. А от мета вибіркових інвентаризацій — установити стан і наявність окремих цінностей у місці зберігання. Наприклад, вибіркову інвентаризацію підприємство проводить стосовно тих цінностей, щодо яких постачальник відмовився задовольнити претензії внаслідок недовантаження таких цінностей, або коли подібні претензії надійшли від покупців.
Стосовно планових інвентаризацій підприємства затверджують строки проведення та здійснюють підготовчі роботи з групування, розміщення матеріальних цінностей у порядку, зручному для підрахунку, виміру та зважування, завчасно.
При кожній раптовій інвентаризації початок підготовчих заходів, а також завершення роботи з документами щодо руху цінностей та визначення залишків останніх на початок інвентаризації відбуваються вже у присутності інвентаризаційної комісії (п. 8 Інструкції № 69).
У загальному випадку порядок і строки проведення інвентаризації регулює Інструкція № 69. Але є й винятки. Наприклад, інвентаризацію дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та виробів із них, а також дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті, проводять за особливими правилами, які встановлено Інструкцією № 84, а нафти і нафтопродуктів — Інструкцією № 281. Сільгосппідприємства можуть скористатися Методичними рекомендаціями з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків та незавершеного виробництва сільськогосподарських підприємств (див. додаток до листа Мінагрополітики від 04.12.2003 р. № 37-27-12/14023).
Однак наша з вами мета сьогодні — вивчити порядок проведення інвентаризації, передбачений Інструкцією № 69. Саме про нього й поговоримо, а нюанси «особливих» інвентаризацій залишимо «за кадром».
При цьому уточнимо: питання інвентаризації регулює також Положення № 158. Адже його вимоги стосуються не тільки інвентаризації, пов’язаної з передачею в оренду та приватизацією майна держпідприємств, а й інших випадків проведення інвентаризації з урахуванням особливостей, передбачених Інструкцією № 69. Таку норму містить п. 11 згаданої Інструкції. На це вказував свого часу й Мінфін (див. листи від 21.10.2003 р. № 31-04200-30-23/154 і від 15.12.2003 р. № 31-04200-30-23/191).
Які основні завдання інвентаризації? Відповідь на це запитання нам дає п. 7 Інструкції № 69. Так, під час інвентаризації перевіряють фактичну наявність:
1) основних засобів (далі — ОЗ);
2) нематеріальних активів (далі — НМА);
3) товарно-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ);
4) грошових коштів;
5) цінних паперів та інших грошових документів;
6) обсягів незавершеного виробництва (далі — НЗВ).
Фактичну наявність порівнюють із даними бухгалтерського обліку і встановлюють надлишки або нестачу цінностей та коштів.
Крім того, при інвентаризації перевіряють, наскільки реальною є вартість зазначених вище об’єктів обліку, а також фінансових вкладень, дебіторської та кредиторської заборгованості, витрат майбутніх періодів, забезпечень та резервів майбутніх витрат і платежів.
ККомісія виявляє цінності, що частково втратили свою первісну якість, не придатні для використання в господарській діяльності (зіпсовані, прострочені або не придатні до експлуатації). Усі ці дані знаходять відображення у відповідних інвентаризаційних описах. Також перевіряють дотримання правил утримання та експлуатації ОЗ, умов та порядку зберігання ТМЦ і грошових коштів.
Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства
Він зобов’язаний створити необхідні умови для проведення інвентаризації в найкоротші строки, визначити об’єкти і періодичність проведення інвентаризації (п. 2 Інструкції № 69). Отже, інвентаризацію на підприємстві можна проводити раз на місяць, квартал, півріччя, рік чи з будь-якою іншою періодичністю.
Але (увага!) існують випадки, коли проводити інвентаризацію слід обов’язково. Вони перелічені в пп. 3, 4 і 6 Інструкції № 69. Наведемо їх у табл. 1.1.
Таблиця 1.1. Випадки обов’язкового проведення інвентаризації
| № з/п | Випадки обов’язкового проведення інвентаризації | Норма Інструкції № 69 | Коли проводиться/b> |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Передача майна держпідприємства в оренду, приватизація, в інших законодавчо передбачених випадках | П.п. «а» п. 3 | На останнє число місяця, на яке здійснюється оцінка (п. 52 Положення № 158) |
| 2 | Перед складанням річної бухгалтерської звітності | П.п. «б» п. 3 | Щороку не раніше 1 жовтня. Інвентаризувати нерухомість можна 1 раз на 3 роки, а бібліотечні фонди — 1 раз на 5 років або щороку* |
| * При цьому інвентаризацією охоплюють не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду з обов’язковим завершенням розпочатої інвентаризації у структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом 30 днів. | |||
| 3 | При зміні матеріально відповідальних осіб | П.п. «в» п. 3 | На день приймання-передачі справ |
| 4 | При встановленні фактів розкрадання або зловживань, псування цінностей | П.п. «г» п. 3 | На день установлення таких фактів |
| 5 | Згідно із судовим рішенням або на підставі відповідним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення інвентаризації. Наприклад, при перевірці контролюючим органом (п.п. 20.1.9 ПКУ) | П.п. «д» п. 3 | У строк, зазначений у документі відповідного органу, але не раніше отримання підприємством такого документа |
| 6 | У разі техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха | П.п. «е» п. 3 | На день після закінчення таких явищ |
| 7 | При передачі підприємств та їх структурних підрозділів* | П.п. «є» п. 3 | На дату передачі |
| * Інвентаризацію можна не проводити в разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства. | |||
| 8 | У разі ліквідації підприємства | П.п. «ж» п. 3 | Перед складанням проміжного ліквідаційного балансу |
| 9 | При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності — у випадку зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів та на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) | П. 4 | На дату настання перелічених подій |
| 10 | При отриманні відмови від постачальника задовольнити претензію про недовантаження товарів або при отриманні від покупця претензії щодо недовантаження товарів здійснюється вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлено такі претензії | П. 6 | На дату отримання претензії (відмови постачальника задовольнити претензію) |
У випадках обов’язкового проведення інвентаризації, передбачених пп. 3 і 4 Інструкції № 69, перевіряють наявність і стан не тільки власних активів, а й майна, яке не належить підприємству та облік якого ведуть на позабалансових рахунках (наприклад, майна, прийнятого за договорами оренди, комісії, відповідального зберігання тощо) (п. 5 Інструкції № 69).
Інакше складається ситуація, якщо постачальник відмовився задовольнити претензію підприємства про недовантаження товару або якщо з подібною претензією до підприємства звернувся покупець товарів. За таких обставин проводять інвентаризацію тільки тих товарів, які заявлено в зазначених претензіях (п. 6 Інструкції № 69).
1.2. Інвентаризаційні комісії
Для проведення на підприємстві інвентаризації створюють постійно діючу інвентаризаційну комісію (п.п. 11.1 Інструкції № 69). Її склад керівник підприємства затверджує своїм наказом, а входять до неї керівники структурних підрозділів та головний бухгалтер.
Очолює цю комісію керівник підприємства або його заступник. Така комісія працює цілорічно, але самостійно інвентаризацію зазвичай не проводить, а виконує переважно організаційні, регулюючі та контрольні функції (див. табл. 1.2 на с. 10).
Наведемо зразок наказу щодо призначення постійно діючої інвентаризаційної комісії.
А якщо на підприємстві працює лише одна особа — директор? Тоді він може затвердити склад постійно діючої комісії з однієї особи або включити до комісії фахівців, найнятих за цивільно-правовим договором (див. лист Мінфіну від 27.05.2014 р. № 31-08410-07-29/12918).
На малих підприємствах допускається, щоб члени постійно діючої інвентаризаційної комісії самостійно проводили інвентаризацію. Однак, як правило, у зв’язку з великим обсягом робіт проведення інвентаризації однією комісією неможливе.
У зв’язку з цим створюють робочі інвентаризаційні комісії, які й займаються інвентаризацією майна безпосередньо в місцях зберігання та виробництва (п.п. 11.2 Інструкції № 69). До складу таких комісій можуть входити інженер, технолог, механік, виконавець робіт, товарознавець, економіст, бухгалтер тощо. Це мають бути досвідчені працівники, які добре розуміються на цінностях, що інвентаризуються, цінах та первинному обліку. Очолюють зазначені комісії представники керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Робочу інвентаризаційну комісію керівник підприємства призначає своїм наказом безпосередньо перед початком проведення інвентаризації.
Важливо! Не можна призначати головою робочої інвентаризаційної комісії при інвентаризації в тих самих матеріально відповідальних осіб того самого працівника два роки поспіль.
Пам’ятайте, що матеріально відповідальні особи до складу інвентаризаційних комісій входити не можуть, оскільки вони є особами, яких перевіряють.
Інвентаризацію проводить повний склад інвентаризаційної комісії у присутності матеріально відповідальної особи (п.п. 11.2 Інструкції № 69)
Функції постійно діючої та робочої інвентаризаційних комісій різні (див. табл. 1.2 на с. 10).
Таблиця 1.2. Функції інвентаризаційних комісій
| Постійно діюча інвентаризаційна комісія | Робоча інвентаризаційна комісія |
| 1. Проводить профілактичну роботу із забезпечення збереження цінностей. | 1. Здійснює інвентаризацію майна, ТМЦ, грошових коштів, цінних паперів та інших грошових документів, НЗВ у місцях зберігання й виробництва. |
1.3. Наказ про проведення інвентаризації
Щоб інвентаризація відбулася, керівник підприємства видає наказ про її проведення. У цьому документі він установлює: дату, на яку має бути проведено інвентаризацію, строки її проведення, види активів та зобов’язань, які потрібно проінвентаризувати.
Наведемо зразок такого наказу.
Утім, строки та порядок проведення інвентаризації можна встановити в наказі про облікову політику. Тоді видавати окремий наказ щодо проведення щорічної інвентаризації не потрібно.
Зверніть увагу: інвентаризація конкретних об’єктів починається вже після дати, на яку інвентаризацію призначено, а не до того. Тривалість інвентаризації застерігається в наказі щодо її проведення.
Так, у нашому випадку інвентаризація здійснюється станом на 30 листопада, тому строк її проведення, наприклад, щодо ОЗ — з 1 по 16 грудня 2014 року, а щодо ТМЦ — з 1 по 12 грудня 2014 року.
При цьому інвентаризаційні описи заповнюють станом саме на кінець дня 30 листопада 2014 року. Адже згідно з п. 1 розд. II НП(С)БО 1 баланс підприємства складається на кінець останнього дня звітного періоду. Відповідно й інвентаризаційні описи складаємо аналогічно.
Про те, які саме описи складають при інвентаризації різних об’єктів обліку, поговоримо далі.
1.4. Які інвентаризаційні описи застосовувати
Звісно, проінвентаризовані об’єкти обліку необхідно відобразити у відповідних первинних документах.
Які описи заповнюють підприємства у процесі інвентаризації своїх активів та зобов’язань, ви можете дізнатися з табл. 1.3.
Таблиця 1.3. Документальне оформлення проведення інвентаризації
| № з/п | Об’єкти інвентаризації | Документальне оформлення проведення інвентаризації | |
| назва форми | порядок складання | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Будівлі, споруди та інші об’єкти нерухомості | Інвентаризаційний опис основних засобів (форма № инв-1) | Інвентаризаційна комісія складає документ в одному примірнику окремо щодо кожного місцезнаходження цінностей та посадової особи, відповідальної за збереження ОЗ. На орендовані ОЗ складають окремі описи щодо кожного орендодавця у двох примірниках. Один примірник опису передають орендодавцеві |
| 2 | Бібліотечні фонди | ||
| 3 | ОЗ та інші необоротні матеріальні активи (окрім зазначених у пп. 1 і 2 цієї таблиці) | ||
| 4 | Незавершені ремонти | Акт інвентаризації незавершених ремонтів основних засобів (форма № инв-10) | Інвентаризаційна комісія складає документ в одному примірнику, підписує його та передає до бухгалтерії |
| 5 | Нематеріальні активи | Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-4) | Інвентаризаційна комісія складає документ в одному примірнику для оформлення даних інвентаризації окремо щодо кожного місцезнаходження об’єктів нематеріальних активів та стосовно кожної особи, відповідальної за їх використання. До інвентаризаційного опису включають кожний окремий об’єкт нематеріальних активів |
| 6 | ТМЦ, окрім тих, порядок проведення інвентаризації яких регулюють спеціальні документи (тобто окрім дорогоцінних металів, нафти й нафтопродуктів, спирту тощо) | Інвентаризаційний ярлик (форма № инв-2) | Використовується, коли інвентаризаційна комісія не має можливості відразу здійснити підрахунок ТМЦ та записати їх до інвентаризаційного опису. Заповнюють в одному примірнику та зберігають разом із переліченими ТМЦ за їх місцезнаходженням. Дані цього документа використовують для заповнення форми № инв-3 або типової форми № М-21 |
| Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № инв-3) | Інвентаризаційна комісія складає документ в одному примірнику, підписує його та передає до бухгалтерії | ||
| Інвентаризаційний опис (типова форма № М-21) | |||
| Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма № инв-5) | Інвентаризаційна комісія складає документ в одному примірнику. Його підписують члени комісії та матеріально відповідальна особа (у разі прийняття цінностей на зберігання). Після цього опис передають до бухгалтерії | ||
| Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі (форма № инв-6) | Інвентаризаційна комісія складає акт в одному примірнику на підставі документів, що підтверджують перебування матеріалів і товарів у дорозі, підписує його та передає до бухгалтерії | ||
| 7 | Витрати майбутніх періодів | Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (форма № инв-11) | Інвентаризаційна комісія складає документ в одному примірнику, підписує його та передає до бухгалтерії |
| 8 | Забезпечення майбутніх витрат і платежів | Акт інвентаризації забезпечень майбутніх витрат і платежів у довільній формі (приклад див. на с. 63) | Інвентаризаційна комісія складає документ в одному примірнику, підписує його та передає до бухгалтерії |
| 9 | Готівкові грошові кошти, цінні папери, грошові документи | Акт про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення № 637) | Інвентаризаційна комісія складає документ у двох примірниках. Його підписують члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа (тобто касир). Один примірник Акта передають до бухгалтерії підприємства, а другий залишається в матеріально відповідальної особи |
| 10 | Розрахунки з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами | Довідка до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до форми № инв-17) | Складають у розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку і додають до акта за формою № инв-17 |
| Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17) | Складають в одному примірнику на підставі даних бухгалтерського обліку та актів звіряння розрахунків (див. лист Мінфіну від 18.09.2007 р. № 31-34000-10-10/18896 // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, спецвипуск № 11, с. 32) | ||
| 11 | Майно та матеріальні цінності, які не належать підприємству та облік яких ведеться на позабалансових рахунках | Складають окремі інвентаризаційні описи (акти) залежно від виду майна | — |
Утім, під час проведення інвентаризації не обов’язково застосовувати тільки ті форми первинної документації, які перелічено в табл. 1.3.
До затверджених типових форм ви цілком можете включити й інші реквізити, якщо цього вимагає специфіка вашої діяльності. Більше того, ви маєте повне право документувати процес інвентаризації за допомогою самостійно виготовлених бланків. Головне, щоб вони містили обов’язкові реквізити, перелічені у ст. 9 Закону про бухоблік, або реквізити типових чи спеціалізованих форм. «Добро» на це дає Держкомстат у ;листі від 15.07.2010 р. № 14/2-18/72.
Далі систематизуємо інформацію про порядок проведення інвентаризації.
1.5. Етапи проведення інвентаризації
Будь-яка інвентаризація на підприємстві відбувається в чотири етапи. Покажемо їх у вигляді схеми.
Зауважимо, що в окремих випадках можуть бути проведені контрольні перевірки інвентаризації. Їх здійснює постійно діюча інвентаризаційна комісія за участі членів робочих інвентаризаційних комісій та матеріально відповідальних осіб.
Зверніть увагу: контрольну перевірку проводять після закінчення інвентаризації, але обов’язково до відкриття складу (комори, секції), де проводилася інвентаризація. При цьому перевіряють найдорожчі матеріальні цінності й ті, що мають підвищений попит.
Результати контрольних перевірок інвентаризацій оформляють актом (додаток 1 до Інструкції № 69). Крім того, проведення контрольних перевірок інвентаризацій бухгалтерія підприємства реєструє у спеціальній книзі за формою, наведеною в додатку 2 до Інструкції № 69.
Якщо виявляють значні розбіжності між даними інвентаризаційного опису і даними контрольної перевірки, призначають новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей (п.п. 11.6 Інструкції № 69).
При цьому керівник підприємства має терміново розглянути питання про відповідальність першого складу робочої інвентаризаційної комісії, яка припустилася порушень під час проведення інвентаризації.
Якщо ж проблем із проведенням інвентаризації не було, переходимо до наступного етапу.
висновки
-
За обсягом майна, що перевіряється, інвентаризації бувають повними (суцільними) та вибірковими (частковими), а за підставами проведення — плановими (передбаченими) та позаплановими (раптовими).
-
Під час інвентаризації фактичну наявність порівнюють із даними бухгалтерського обліку і встановлюють надлишки або нестачу цінностей та коштів.
-
Інвентаризацію перед складанням річної бухгалтерської звітності проводять щороку не раніше 1 жовтня. Інвентаризувати нерухомість можна 1 раз на 3 роки, а бібліотечні фонди — 1 раз на 5 років або щороку.
-
Для проведення на підприємстві інвентаризації створюють постійно діючу інвентаризаційну комісію, а якщо обсяг робіт великий — то й робочі інвентаризаційні комісії. Їх склади керівник підприємства затверджує своїм наказом.
-
Інвентаризацію проводить повний склад інвентаризаційної комісії у присутності матеріально відповідальної особи.
-
Після закінчення інвентаризації оформлені в установленому порядку інвентаризаційні описи передають до бухгалтерії.
-
Протокол інвентаризаційної комісії разом з іншими документами передають на розгляд керівнику підприємства.
-
Керівник підприємства має у 5-денний строк розглянути і затвердити протокол інвентаризаційної комісії.
