Річна інвентаризація. 4. Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей

Розпочинаючи інвентаризацію ТМЦ (і запасів у цілому), пам’ятайте, що відповідно до П(С)БО 9 запаси визнають активом, якщо:

1) існує імовірність отримання в майбутньому економічних вигод, пов’язаних з їх використанням;

2) їх вартість може бути достовірно визначено.

Ті ТМЦ, що не відповідають цим критеріям, не можуть бути відображені у фінансовій звітності у складі активів. Інвентаризаційна комісія може запропонувати їх списати.

Для цілей бухгалтерського обліку запаси включають такі види активів підприємства (п. 6 П(С)БО 9), як:

— сировина, основні й допоміжні матеріали, комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності, призначені для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, обслуговування виробництва та адміністративних потреб;

— НЗВ*;

— готова продукція, що виготовлена на підприємстві, призначена для продажу та відповідає технічним і якісним характеристикам, передбаченим договором або іншим нормативно-правовим актом;

— товари у вигляді матеріальних цінностей, які придбані (отримані) та утримуються підприємством для цілей подальшого продажу;

— МШП, які використовуються протягом не більше одного року чи нормального операційного циклу, якщо він більше одного року;

— поточні біологічні активи, якщо вони оцінюються згідно з П(С)БО 9, а також сільськогосподарська продукція та продукція лісового господарства після її первісного визнання.

Правила інвентаризації ТМЦ установлені п.п. 11.8 Інструкції № 69. Подивимося, в чому вони полягають:

1. Переважування, обмір, підрахунок ТМЦ здійснюють у порядку розміщення цінностей у цьому приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого.

Якщо ТМЦ зберігаються в різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи, інвентаризацію проводять послідовно за місцями зберігання

Після перевірки цінностей комісія опечатує вхід до одного приміщення та переходить до наступного.

2. При інвентаризації цінностей, що перебувають у дорозі, а також на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії), перевіряють обґрунтованість сум, що значаться на відповідних рахунках. Такі суми визнаються, якщо вони підтверджені належним чином оформленими документами.

3. ТМЦ, передані в переробку на інші підприємства, фіксують в інвентаризаційних описах на підставі підтвердних документів. При цьому до описів обов’язково вносять найменування переробного підприємства, найменування цінностей, кількість, фактичну вартість за даними обліку, дату передачі їх у переробку, номер і дату документа.

4. Кількість цінностей та товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів. При цьому частину зазначених цінностей слід обов’язково перевірити в натурі.

5. У прибуткових документах на ТМЦ, що надійшли на об’єкт і прийняті під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа у присутності членів інвентаризаційної комісії проставляє відмітку «після інвентаризації». Після цього такий напис засвідчує голова робочої інвентаризаційної комісії. У такому випадку в окремому інвентаризаційному описі «Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації» вказують: дату надходження цінностей, постачальника, найменування ТМЦ, кількість, ціну та загальну суму.

6. У видаткових документах на ТМЦ, відпущені зі складу під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства та головного бухгалтера у присутності членів інвентаризаційної комісії, проставляють відмітку в порядку, аналогічному для цінностей, які надійшли під час інвентаризації. Такий напис засвідчує голова робочої інвентаризаційної комісії. Відпущені ТМЦ заносять до окремого опису «Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації».

7. Коли заповнюють інвентаризаційні описи МШП, то зазначають у них найменування цих цінностей та первісну вартість. МШП, що перебувають в експлуатації, інвентаризують за їх місцезнаходженням та за особами, на відповідальному зберіганні яких вони перебувають.

Утім, комісії дозволяється складати групові інвентаризаційні описи МШП, виданих в індивідуальне користування працівникам. При цьому в них зазначають відповідальних за такі предмети осіб (на яких ведуться особові картки) з їх розпискою в описі.

Предмети спецодягу, що перебувають у ремонті або пранні, вносять до інвентаризаційних описів на підставі квитанції підприємств побутового обслуговування, інших підприємств чи організацій.

8. Тару вносять до інвентаризаційного опису за видами (текстильна, скляна тощо), цільовим призначенням та якісним станом (нова, вживана, потребує ремонту).

На не придатні для використання предмети складають окремі інвентаризаційні описи. Списання таких предметів здійснюється згідно з чинним порядком.

Перед стартом інвентаризації ТМЦ кожна матеріально відповідальна особа чи група осіб (наприклад, при колективній матеріальній відповідальності) дають розписку в тому, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи передані бухгалтерській службі та всі ТМЦ, що надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, — списані. Цю розписку включено до заголовної частини практично всіх інвентаризаційних описів.

Перевірка фактичної наявності ТМЦ включає їх перерахунок, зважування, вимірювання та перевірку придатності. Причому масу (об’єм) навалювальних матеріалів можна визначати на підставі обмірювань і технічних розрахунків. Акти обмірів і розрахунків додають до інвентаризаційних описів.

Виробничі запаси (ТМЦ) вносять до інвентаризаційних описів за кожним окремим найменуванням

Якщо інвентаризаційна комісія не закінчила інвентаризувати цінності у приміщенні, де вони зберігаються, протягом одного дня, це потрібно зробити упродовж наступних днів. Після того як комісія залишила приміщення, голова комісії опечатує його пломбіром. Під час перерви в роботі комісії інвентаризаційні описи повинні зберігатися в закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація (п. 12 Положення № 158). Щоб продовжити інвентаризацію, приміщення відкривають у присутності всіх членів інвентаризаційної комісії. Так вчиняти зобов’язує Мінфін у листі від 21.10.2003 р. № 31-04200-30-23/154.

Занотуйте: порядок проведення інвентаризації окремих запасів регулює не Інструкція № 69, а інші нормативні документи, що встановлюють свої специфічні особливості.

Наприклад, при інвентаризації паливно-мастильних матеріалів потрібно керуватися вимогами Інструкції № 281, а дорогоцінні метали та каміння інвентаризують з урахуванням норм Інструкції № 84.

Результати інвентаризації ТМЦ уносять до інвентаризаційних описів. Такі описи складають окремо на ТМЦ, які (п.п. «б» п.п. 11.8 Інструкції № 69):

1) перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці). При цьому складають Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, форми № инв-5, затвердженої постановою № 241. В описі роблять посилання на відповідні документи про передачу таких ТМЦ;

2) прийняті на відповідальне зберігання (на комісію, у переробку). Їх вписують до окремого Інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, форми № инв-5. Копії цих описів надсилають власникам цінностей;

3) перебувають у дорозі (наприклад, відвантажені постачальником залізницею, але не прибули на дату проведення інвентаризації на підприємство). У цьому випадку складають Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі, форми № инв-6, затвердженої постановою № 241;

4) перебувають на підприємстві. Із документальним оформленням результатів інвентаризації таких ТМЦ складається цікава ситуація.

Як установлює наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.96 р. № 193, при знятті натуральних залишків ТМЦ, які перебувають в окремих матеріально відповідальних осіб, щодо кожного окремого складу, дільниці, об’єкта складається Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей за типовою формою № М-21.

У цьому описі наводять: найменування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші відмітні ознаки. Його підписують усі члени комісії та матеріально відповідальні особи.

Однак ця форма не містить розписки матеріально відповідальних осіб, що змушує перед початком інвентаризації брати таку розписку з них окремо.

Зручнішим є Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № инв-3),
затверджений ще за часів СРСР постановою № 241.

Зокрема, у ньому є графи для порівняння даних про фактичну наявність ТМЦ із даними бухгалтерського обліку, а також розписка матеріально відповідальної особи

Таким чином, хоча для цілей інвентаризації ТМЦ призначено українську форму № М-21, багато які підприємства все-таки вподобали інвентаризаційний опис за формою № инв-3. Та й Держкомстат не заперечує проти викорис­тання форми № инв-3. Він говорить, що на свій розсуд підприємство може застосовувати будь-яку з цих двох форм або навіть розробити інвентаризаційний опис самостійно (див. лист від 15.07.2010 р. № 14/2-18/72).

Якщо ваш вибір — форма № инв-3, то візьміть до уваги: при великій номенклатурі інвентарних об’єктів є сенс, щоб графи 1 — 9 цієї форми ще до початку інвентаризації заповнила бухгалтерія підприємства. Робочій інвентаризаційній комісії залишиться заповнити тільки графу 10 про фактичну наявність ТМЦ у кількісному виразі.

Ще знайте, що графу 9 «Номер паспорта» заповнюють тільки на матеріальні цінності, які містять дорогоцінні метали.

Інвентаризаційний опис складають в одному примірнику окремо за кожним місцезнаходженням та щодо матеріально відповідальної особи чи групи осіб, на зберіганні яких перебувають цінності. Документ підписують усі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа.

Наведемо зразок заповнення Інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей форми № инв-3.

Якщо для відображення результатів інвентаризації ТМЦ, що знаходяться на підприємстві, ви обрали все-таки інвентаризаційний опис типової форми № М-21, то заповнити його потрібно за зразком, наведеним на с. 35.

А що, як під час інвентаризації через умови організації виробництва інвентаризаційна комісія не має можливості відразу підрахувати матеріальні цінності та записати їх до форми № инв-3 або до типової форми № М-21? Тоді застосовують Інвентаризаційний ярлик форми № инв-2, затвердженої постановою № 241. Комісія заповнює його в одному примірнику. Зберігають цей документ разом із перерахованими ТМЦ за їх місцезнаходженням. Дані форми № инв-2 використовують для заповнення інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей.

На виявлені під час інвентаризації не придатні для використання в господарській діяльності цінності (зіпсовані, прострочені тощо) складають окремі інвентаризаційні описи, а самі ці цінності в місцях зберігання розміщують відокремлено.

Вище ми зауважили, що підприємство під час обов’язкової інвентаризації (зокрема, перед складанням річної фінансової звітності) інспектує не лише власні ТМЦ, а й майно та матеріальні цінності, які йому не належать (які воно обліковує на позабалансових рахунках).

При інвентаризації таких ТМЦ, а також цінностей, які передано підприємством на відповідальне зберігання, використовують Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма № инв-5).

При інвентаризації ТМЦ, прийнятих на відповідальне зберігання, записи до форми № инв-5 інвентаризаційна комісія вносить на підставі перевірки та перелічення цінностей у натурі.

А от підставою для внесення до зазначеного інвентаризаційного опису товарів та матеріалів, що зберігаються на складах інших підприємств, є документи, які підтверджують передачу цих цінностей на відповідальне зберігання (на комісію, у переробку).

Цей опис інвентаризаційна комісія заповнює в одному примірнику. Його підписують члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа (у разі прийняття ТМЦ на зберігання). Після цього форму № инв-5 передають до бухгалтерії.

Наведемо зразок заповнення Інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, форми № инв-5.

Коли інвентаризують ТМЦ, які знаходяться в дорозі, складають Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що знаходяться в дорозі, форми № инв-6. Його заповнюють в одному примірнику на підставі документів, котрі підтверджують перебування матеріалів і товарів у дорозі.

Акт підписує інвентаризаційна комісія та передає до бухгалтерії.

На с. 38 ми навели зразок заповнення Акта інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі, форми № инв-6.

Бухгалтерія звіряє дані всіх інвентаризаційних описів із даними бухгалтерського обліку. При виявленні розбіжностей (надлишків або нестач) щодо ТМЦ складають Звіряльну відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (форма № инв-19, затверджена постановою № 241).

Стосовно ТМЦ, що перебувають на відповідальному зберіганні, складають окремі звіряльні відомості.

висновки

• Перевірка фактичної наявності ТМЦ включає їх перерахунок, зважування, вимірювання та перевірку придатності.

• Якщо інвентаризаційна комісія не закінчила інвентаризувати цінності у приміщенні, де вони зберігаються, протягом одного дня, це потрібно зробити протягом наступних днів. Під час перерви в роботі комісії інвентаризаційні описи повинні зберігатися в зачиненому та опломбованому приміщенні, в якому проводиться інвентаризація.

• Для інвентаризації ТМЦ, що перебувають на підприємстві, можна застосовувати будь-яку з двох форм інвентаризаційних описів — як форму № инв-3, так і форму № М-21. А можна розробити інвентаризаційний опис самостійно.

• При інвентаризації ТМЦ, прийнятих на відповідальне зберігання, записи до форми № инв-5 уносять на підставі перевірки та перерахунку цінностей у натурі.

• Підставою для внесення до форми № инв-5 ТМЦ, що зберігаються на складах інших підприємств, є документи, які підтверджують передачу цих цінностей на відповідальне зберігання.

• На виявлені під час інвентаризації не придатні для використання цінності складають окремі інвентаризаційні описи, а самі ці цінності в місцях зберігання розміщують відокремлено.