Допомога по вагітності та пологах: запроваджуємо теорію у практику

Якщо жінка не встигла відпрацювати 6 місяців

Розрахунковим періодом, за який обчислюють середньоденну зарплату для оплати періоду у зв’язку з вагітністю та пологами, є період роботи:

1) за останнім основним місцем роботи перед настанням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

2) протягом якого застрахована особа працювала та сплачувала (за неї сплачувався) ЄСВ (п. 3 Порядку № 1266).

У загальному випадку, таким періодом будуть останні 6 календарних місяців (з 1-го по 1-е число), що передують місяцю, на який припадає початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Проте в ситуації, описаній у запитанні, цих відпрацьованих 6 місяців немає. Водночас є повністю відпрацьовані місяці. Як же бути?

Cередньоденну зарплату слід розрахувати за фактично відпрацьовані календарні місяці (з 1-го по 1-е число), в яких сплачено ЄСВ (п. 5 Порядку № 1266)

Причому, незважаючи на те що в наведених нормах Порядку є «прив’язка» до 1-го числа місяця, місяць прийняття жінки на роботу (травень 2014 року) може увійти до розрахункового періоду. Річ у тім, що з роз’яснень Мінсоцполітики (раніше — Мінпраці) випливає: якщо працівниця була прийнята на роботу не в перший календарний, але в перший робочий день місяця і відпрацювала всі робочі дні за графіком роботи підприємства (індивідуальним графіком роботи), то місяць прийняття на роботу необхідно включати до розрахункового періоду (див. лист від 12.03.2010 р. № 2515/0/14-10/18 // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 34).

Таким чином, якщо на підприємстві 1 — 4 травня були неробочими/вихідними днями згідно з графіком роботи цього підприємства (індивідуальним графіком роботи), то розрахунковим періодом для працівниці буде травень — серпень 2014 року. Якщо до 5 числа були робочі дні, то розрахунковий період — червень — серпень 2014 року.

Не виходячи з відпустки для догляду йдемо у відпустку у зв’язку з вагітністю

Якщо в розрахунковому періоді перед настанням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у працівниці немає заробітку з поважних причин, середньоденну зарплату розраховуєте відповідно до п. 10 і абзацу восьмого п. 14 Порядку № 1266. Як саме? Шляхом ділення тарифної ставки (окладу) або її частини (при неповному робочому часі), установленої працівниці на момент настання страхового випадку, на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Які причини слід вважати поважними? Їх усього три. Перелічені вони в п. 4 Порядку № 1266.

Це тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3 або 6 років (за медичним висновком)

Як бачите, причина, з якої у вашої працівниці не було заробітку в розрахунковому періоді, віднесена до поважних. А отже, наведений вище алгоритм розрахунку середньоденної зарплати для вас. Для того щоб його застосувати, установлену працівниці годинну тарифну ставку потрібно перевести в місячну.

Припустимо, що на підприємстві встановлено 40-годинний робочий тиждень. Працівниця йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами тривалістю 126 календарних днів у вересні 2014 року. Норма робочого часу в цьому місяці — 176 годин.

Місячна тарифна ставка для працівниці дорівнює:

15 х 176 = 2640 (грн.),

де 15 грн./год. — установлена працівниці годинна тарифна ставка.

Середня зарплата за один календарний день становитиме:

2640 : 30,44 = 86,73 (грн.),

де 30,44 — середньомісячна кількість календарних днів (див. вище).

Сума допомоги по вагітності та пологах дорівнює:

86,73 x 126 = 10927,98 (грн.).

У розрахунковому періоді простій не з вини працівниці

Для того щоб виплата була врахована в розрахун­ку середньоденної заробітної плати, щодо неї мають одночасно виконуватися дві умови. Перелічимо їх:

— по-перше, виплата має включатися до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5;

— по-друге, з виплати мав бути сплачений ЄСВ.

Простій не з вини працівниці оплачують виходячи з розрахунку не нижче 2/3 встановленої їй тарифної ставки (окладу) (ст. 113 КЗпП). Цю виплату включають до складу додаткової заробітної плати на підставі п.п. 2.2.12 Інструкції № 5 і з неї сплачують ЄСВ. Отже,

суму оплати простою не з вини працівниці, нараховану в розрахунковому періоді, необхідно враховувати при розрахунку допомоги по вагітності та пологах

Погоджується з цим і Мінсоцполітіки (раніше Мінпраці) (див. лист від 01.02.2010 р. № 1000/0/14-10/18).

У розрахунковому періоді є квартальна премія

З положень Інструкції № 5 випливає, що премії можуть належати до:

— додаткової заробітної плати на підставі п.п. 2.2.2 Інструкції № 5 (премії та винагороди, що мають систематичний характер незалежно від джерела фінансування);

— інших заохочувальних та компенсаційних виплат згідно з п.п. 2.3.2 Інструкції № 5 (винагороди та заохочення, що здійснюються раз на рік або мають разовий характер).

Для премій, що належать до заохочувальних та компенсаційних виплат згідно з п.п. 2.3.2 Інструкції № 5, діє особливий механізм уключення до розрахунку допомоги по вагітності та пологах. Якщо такі премії були нараховані працівниці в місяці, що не був відпрацьований нею повністю з поважних причин, визначених Порядком № 1266, то їх суми включають до розрахунку декретних пропорційно відпрацьованим у такому місяці робочим дням (абзац другий п. 9 Порядку № 1266). Проте це не ваш варіант…

Квартальні премії, так само, як і премії за 9 місяців, слід відносити до додаткової заробітної плати

Адже вони мають систематичний характер, а їх виплата пов’язана з виконанням виробничих завдань та функцій. Причому конкретні умови, порядок і розміри преміювання працівників, періодичність виплати премій роботодавець установлює в Положенні про преміювання.

Тому незважаючи на те, що місяць, у якому була нарахована квартальна премія, працівниця відпрацювала не повністю з поважної причини (хвороба), сума квартальної премії братиме участь у розрахунку декретних у повному обсязі (див. також лист Мінсоцполітики від 30.08.2013 р. № 472/18/99-13 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 96, с. 22).

Неповний робочий час

Ні, на розрахунок допомоги по вагітності та пологах робота на умовах неповного робочого часу не впливає. Річ у тім, що допомогу по вагітності та пологах виплачують за календарні дні. Тому для визначення її розміру в усіх випадках (незалежно від установленого працівниці режиму роботи) розраховують середню зарплату за календарний день.

А ось на розмір допомоги по вагітності та пологах це вплине обов’язково. Адже зменшення суми зарплати у зв’язку з переходом на неповний робочий час спричинить зменшення розміру допомоги по вагітності та пологах.

Відпускні в розрахунку декретних

Так, потрібно. Пояснимо.

Середньоденну заробітну плату для розрахунку допомоги по вагітності та пологах обчислюють шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати, з якої сплачувалися страхові внески, на кількість календарних днів за розрахун­ковий період. При цьому із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді виключають тільки дні, не відпрацьовані з поважних причин. Такими причинами є виключно тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного та шестирічного віку за медичним висновком (п. 14 Порядку № 1266).

Серед поважних причин щорічна відпустка не названа. Тому дні щорічної відпустки беруть участь у розрахунку декретних

А що з оплатою відпустки? Звичайно ж, її також уключають до загальної суми заробітної плати, що бере участь у розрахунку допомоги по вагітності та пологах. Адже відпускні, будучи виплатою за невідпрацьований час, входять до фонду оплати праці у складі додаткової заробітної плати (див. п.п. 2.2.12 Інструкції № 5) і з них сплачують ЄСВ.

Коли відпускні нараховано наперед

На практиці найпоширенішим є випадок надання працівнику перехідних відпусток (коли відпустка розпочинається в одному місяці, а закінчується в іншому). На нашу думку, логічніше нараховувати перехідні відпускні окремо за кожним місяцем, на який припадає відпустка. Проте багатьом бухгалтерам усе ж таки до душі нараховувати відпускні наперед, тобто всю суму в місяці виходу у відпустку. До них належить і наша читачка, запитання якої ми зараз розбираємо. У чому «сіль» її запитання? У порядку розрахунку відпускних, якщо перехідна відпустка припадає на початок або кінець розрахункового періоду, за який обчислюють декретні.

Відповідь на це запитання знаходимо в п.п. 1.6.1 Інструкції № 5. Ним установлено, що «…суми нараху­вань за період відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, що припадають на дні відпустки у відповідному місяці».

Тому

при розрахунку декретних суми відпускних слід розподіляти пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці

Причому застосовуваний підхід при нарахуванні відпускних тут значення не має.

Приклад. Розрахунковий період для визначення суми допомоги по вагітності та пологах: березень — серпень 2014 року. У розрахунковому періоді працівниці було нараховано заробітну плату в сумі 16500,00 грн. Крім того, з 24 лютого по 17 березня 2014 року працівниця перебувала у щорічній відпустці. Загальна сума відпускних за лютий і березень (2129,61 грн.) була нарахована в лютому 2014 року.

Незважаючи на те що відпускні за календарні дні березня 2014 року (за 16 календарних днів — 1622,56 грн.) були нараховані в лютому 2014 року, при розрахунку декретних ми відносимо їх суму до місяця, за який їх нараховано (тобто до березня 2014 року).

Середньоденна зарплата для визначення суми допомоги по вагітності та пологах становитиме:

(16500,00 + 1622,56) : (31 + 30 + 31 + 30 + 31 + 31) = 98,49 (грн.).

У розрахунковому періоді була відпустка за свій рахунок

Таку ситуацію краще не допускати на практиці. Пояснимо чому.

Вище ми з вами говорили, що середньоденну зарплату для оплати періоду відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами визначають шляхом ділення нарахованої в розрахунковому періоді зарплати на кількість календарних днів у такому періоді.

При підрахунку кількості календарних днів за розрахунковий період цей показник зменшують на календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин

Поважні причини було перелічено в попередньому запитанні.

У ситуації, описаній у цьому запитанні, у розрахун­ковому періоді є дні, не відпрацьовані працівницею як з поважної (відпустка до трьох років), так і з неповажної (у розумінні Порядку № 1266) причин (відпустка за свій рахунок). Після того, як ми викинемо з розрахункового періоду (березень — серпень 2014 року) «поважні» дні, у нас усе одно залишиться 4 календарні дні відпустки за свій рахунок (з 28 по 31 серпня), які формально повинні брати участь у розрахунку. Проте є одне «АЛЕ»! Календарні дні є, а ось зарплати в розрахунковому періоді немає L. Чи означає це, що працівниця залишиться без допомоги?

Давайте поглянемо, який вихід із цієї ситуації нам пропонує Мінсоцполітики. Тим паче, що саме цьому відомству надано право давати роз’яснення щодо застосування норм Порядку № 1266 (див. п. 4 постанови КМУ від 26.09.2001 р. № 1266).

На думку Мінсоцполітики, у цьому випадку немає підстав для відмови працівниці в допомозі по вагітності та пологах (див. ст. 4, 6 і 36 Закону № 2240, лист Мінсоцполітики від 14.02.2014 р. № 72/18/99-14). Аргументи такі. Відпустка без збереження заробітної плати передбачена законодавством. А отже, не може вважатися неповажною причиною відсутності заробітної плати в розрахунковому періоді. Тому розрахунок допомоги по тимчасовій непрацездатності слід провести відповідно до п. 10 Порядку № 1266, тобто виходячи з місячної тарифної ставки (окладу).

І все б добре, але ФТВП* проти. На місцях відділення ФТВП відмовляють у допомозі в ситуації, описаній у запитанні. Їх аргументи: у Порядку № 1266 однозначно наведено випадки, коли розрахунок середньої зарплати проводиться згідно з п. 10 цього Порядку. Причому таких випадків усього два. Перший із них — коли в розрахунковому періоді не було заробітку з поважних причин, перелічених у п. 4 Порядку № 1266, другий — якщо страховий випадок настав у перший день роботи (див. лист ФТВП від 05.03.2014 р. № 04-29-519). Наш випадок не підпадає під жоден із них.

Чим таке протистояння Мінсоцполітіки і ФТВП небезпечно для підприємства? Припустимо, підприємство прийняло аргументи Мінсоцполітики, нарахувало та виплатило працівниці допомогу по вагітності та пологах. Що зробить ФТВП? Та просто вважатиме, що підприємство порушило порядок використання страхових коштів. Результат — підприємство зобов’язане буде повернути «неправомірно» використані кошти та сплатити штраф у розмірі 50 % такої суми.

У зворотній ситуації (підприємство не виплатило допомогу) захищати свої права буде працівниця, що вже залишилася без допомоги. Вона завжди зможе поскаржитися на підприємство до органів Держпраці або звернутися до суду.

Який же вихід, якщо ані роботодавець, ані сама працівниця не зацікавлені «у виході на роботу на кілька тижнів між відпустками». Перш за все, поговоріть із самою працівницею. Якщо є можливість, нехай вона після закінчення відпустки для догляду до 3 років оформить відпустку для догляду за дитиною до 6 років. Тоді ви без проблем зможете розрахувати їй допомогу згідно з п. 10 Порядку № 1266 (виходячи з окладу).

Якщо в неї немає підстав для оформлення відпустки для догляду за дитиною до 6 років, то в ситуації, описаній у запитанні нашим читачем, краще було б замість відпустки за свій рахунок:

— надати працівниці щорічну відпустку, якщо, звичайно, вона не використала її до виходу в декрет;

— оформити вихід на роботу на 1 день і надати додаткову відпустку на дітей згідно зі ст. 19 Закону про відпустки**.

У такому разі розрахунок середньої зарплати для обчислення суми допомоги здійснюють виходячи з виплат, нарахованих у розрахунковому періоді.

Середньоденну зарплату для розрахунку допомоги по вагітності та пологах обчислюють шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати, з якої сплачувався ЄСВ, на кількість календарних днів у розрахунковому періоді (абзац третій п. 14 Порядку № 1266). Тобто при розрахунку декретних важливе значення має факт сплати ЄСВ з доходу, нарахованого в розрахунковому періоді.

У якому порядку справляють ЄСВ із заробітної плати, нарахованої за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок? Її суму уключають до бази справляння ЄСВ за той місяць, у якому вона була нарахована (див. п.п. 3 п. 4.3 Інструкції про порядок нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 455).

Отже, якщо в одному з місяців розрахункового періоду було проведено коригування суми зарплати (у більший бік чи в менший), то до розрахунку середньої зарплати цього місяця слід уключити зарплату з урахуванням такого коригування. Тобто ту суму заробітної плати, яка була нарахована в бухобліку і з якої було сплачено ЄСВ. Аналогічний висновок було зроблено Мінсоцполітики в листі 22.07.2013 р. № 380/18/99-13 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 80).

Зазначене справедливо і для випадку, коли після нарахування декретних коригують заробітну плату, що брала участь у розрахунку середньої зарплати для обчислення їх розміру. У такій ситуації перерахунок декретних робити не потрібно. Інакше кажучи,

донарахування/сторнування зарплати, нарахованої в розрахунковому періоді, не впливає на розмір допомоги по вагітності та пологах, виплаченої в попередньому періоді

На завершення статті побажаємо вам, шановні бухгалтери, завжди розраховувати виплати з вагітності та пологів так, щоб комар носа не підточив. А майбутнім мамусям — отримувачам такої допомоги бажаємо щасливої відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

висновки

• Середньоденну зарплату для оплати періоду відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами визначають шляхом ділення нарахованої в розрахунковому періоді зарплати на кількість календарних днів у такому періоді.

• У загальному випадку, розрахунковим періодом для обчислення суми декретних є останні 6 календарних місяців роботи, що передують місяцю виходу у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.

• У розрахунку середньоденної заробітної плати беруть участь виплати, які включили до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5 та обклали ЄСВ.

Документи статті

1. КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

2. Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

3. Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III.

4. Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.

5. Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.