Закриваємо філію: організаційні моменти

Ситуація примітна тим, що будь-яких особливих спецправил ліквідації філій чинне законодавство не містить. А тому доводиться частково дотримуватися загальної «ліквідаційної» процедури, встановленої для господарюючих суб’єктів ГКУ та ЦКУ, а також орієнтуватися на низку інших нормативно-правових актів. У результаті, зібравши воєдино вимоги законодавства, усю процедуру закриття відокремленого підрозділу покроково можна зобразити так.

Приймаємо рішення про закриття філії

Насамперед необхідно прийняти рішення про закриття філії й оформити його документально. Таке рішення про закриття філії приймає власник (власники) або уповноважені ним органи (ст. 59 ГКУ, ст. 110 ЦКУ). Зокрема, у ТОВ це рішення приймається загальними зборами учасників (ст. 59 Закону про госптовариства). А от до АТ подібних жорстких вимог Закон про акціонерні товариства не висуває. Тому рішення про закриття філії АТ може входити до компетенції загальних зборів акціонерів, тільки якщо це буде закріплено статутом. Хоча в АТ, узагалі-то, для цього може бути достатньо і рішення уповноваженого органу.

Рішення про закриття відокремленого підрозділу (філії) оформляють розпорядчим документом — наказом або протоколом

У ньому встановлюють строки та порядок проведення ліквідації філії, а також визначають необхідні для цього заходи.

Слід зауважити, що процес ліквідації філії не регламентовано законодавством. Тому зазвичай порядок створення і закриття відокремлених підрозділів прописують у положенні про філію. Тоді, закриваючи філію, дотримуються ліквідаційної процедури, установленої положенням.

Однак, якщо це є доцільним, то деякі заходи щодо закриття відокремленого підрозділу можуть бути запозичені із загальної ліквідаційної процеду­ри підприємства (тобто побудовані за аналогією з ліквідацією юридичної особи). Так, якщо підприємство визнає за необхідне, то при закритті філії може бути створена ліквідаційна комісія (призначений ліквідатор), відповідальна(ний) за проведення всієї ліквідаційної процедури (ч. 3 ст. 105 ЦКУ). При цьому, наприклад, може передбачатися, що така ліквідаційна комісія (ліквідатор) (ст. 60 ГКУ, ст. 111 ЦКУ):

— проводить інвентаризацію* й оцінює майно філії, що ліквідується;

— контролює рух майна (операції повернення майна філії головному підприємству або його продажу за необхідності — залежно від прийнятого рішення);

— вирішує кадрові питання — звільнення/переведення працівників філії, що закривається;

— вживає заходів щодо стягнення дебіторської заборгованості відокремленого підрозділу;

— виявляє кредиторську заборгованість і проводить розрахунки з кредиторами;

— складає ліквідаційний баланс та подає його керівництву підприємства.

Вносимо відомості про закриття філії до ЄДР

Нагадаємо: філії не є юридичними особами (ч. 3 ст. 95 ЦКУ) і не підлягають обов’язковій держреєстрації (ч. 4 ст. 4 Закону № 755). Проте відомості про них відображаються в реєстраційній картці, долучаються до реєстраційної справи юридичної особи та вносяться до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців (далі — ЄДР). Про це прямо зазначається в ч. 2 ст. 17 і ч. 1 ст. 28 Закону № 755, а також у ч. 5 ст. 95 ЦКУ. Тому зміни, що відбуваються у структурі підприємства (у тому числі ті, що стосуються закриття відокремленого підрозділу), також мають бути відображені в його реєстраційній картці та в ЄДР. Для внесення таких змін

необхідно подати держреєстратору за місцезнаходженням юридичної особи (тобто головного підприємства) повідомлення про закриття філії (ч. 3 ст. 28 Закону № 755)

Форму такого повідомлення (повна його назва — Повідомлення про закриття відокремленого підрозділу) затверджено наказом Мін’юсту від 17.04.2013 р. № 730/5. Зауважимо, що деякі держреєстратори вимагають додавати до повідомлення також рішення про закриття відокремленого підрозділу.

Якщо повідомлення про закриття відокремленого підрозділу подаватиме держреєстратору уповноважений представник підприємства, йому доведеться пред’явити паспорт та документ, що підтверджує повноваження, наприклад, довіреність (ч. 5 ст. 28 Закону № 755). Як варіант таке повідомлення може бути надіслане поштою з описом вкладення.

Узагалі-то, для повідомлення держреєстратора про закриття філії жодного строку не встановлено. Тому строку подання повідомлення немає. Хіба що тут можна за аналогією орієнтуватися на триденний строк, установлений для ліквідації юрособи. Нагадаємо, що в такому разі на повідомлення держреєстратора надається 3 робочі дні з дати прийняття рішення про ліквідацію підприємства (ч. 1 ст. 105 ЦКУ). До речі, той же триденний строк відведено і на повідомлення держреєстратора в разі внесення змін до установчих документів (ст. 7 Закону про госптовариства). Тому якщо відомості про філію внесено до статуту, то, уточнюючи його дані, дотримуватися 3-денного строку вже доведеться обов’язково.

У будь-якому разі, закриваючи філію, підприємство напевно само зацікавлене в якнайшвидшій реєстрації змін, що відбуваються. Оскільки від цього, насамперед, залежить подальше зняття філії з обліку в податкових органах.

Жодні інші документи для внесення відомостей про відокремлені підрозділи до ЄДР не подаються (більше того, держреєстратору забороняється вимагати їх від заявників). При цьому подані документи приймаються за описом, копія якого в день надходження документів видається (надсилається поштою) підприємству з відміткою про дату надходження документів (ч. 6 ст. 28 Закону № 755).

Якщо з поданими документами все гаразд (відсутні підстави для їх нерозгляду), то протягом 2 робочих днів із дати надходження документів держреєстратор (ч. 9 ст. 28 Закону № 755):

— долучає їх до реєстраційної справи юрособи;

— вносить запис про закриття відокремленого підрозділу до ЄДР і видає (або надсилає поштовим відправленням з описом вкладення) виписку з ЄДР. У цьому випадку плата за виписку не справляється (ч. 10 ст. 21 Закону № 755);

— самостійно повідомляє про закриття від­окремленого підрозділу податкові органи, органи Пенсійного фонду та органи статистики за місцезнаходженням юрособи та за місцезнаходженням відокремленого підрозділу, передаючи їм відомості оновленої реєстраційної картки підприємства (ч. 1 ст. 6 Закону № 755, п. 68.1 ПКУ).

Знімаємо філію з обліку в податкових органах

Філія, що закривається, має бути знята з обліку (як платник податків, ст. 15 ПКУ) у контролюючих органах (ст. 67 ПКУ). Для цього до податкового органу за основним місцем обліку такого від­окремленого підрозділу подаються такі документи (п. 11.3 оновленого Порядку № 1588*):

— заява про ліквідацію або реорганізацію платника податків (за формою № 8-ОПП);

— оригінал довідки про взяття на облік платника податків (за формою № 4-ОПП)**;

— копія розпорядчого документа (наказу, протоколу) про закриття відокремленого підрозділу.

Щоправда, в колишній редакції Порядку № 1588 прямо передбачалося, що при закритті філії ці документи подаються податковому органу за бажанням. У новій редакції цього Порядку чомусь такого застереження немає. Хоча, вважаємо, кардинально це суті справи не змінює і, як і раніше, подання цих документів — справа добровільна. Адже навіть якщо, скажімо, їх не подати, то в будь-якому разі всю ініціативу на себе візьме держреєстратор. Оскільки саме держреєстратор, як зазначалося, проінформує контролюючі органи про закриття відокремленого підрозділу.

Тому як тільки до податкового органу надійде перше з повідомлень (від платника або держреєстратора), податкові органи почнуть процедуру зняття філії з податкового обліку (п. 11.5 Порядку № 1588).

Причому якщо філія і підприємство стоять на обліку в різних податкових органах, то між контролюючими органами відбувається взаємообмін інформацією (п. 11.8 Порядку № 1588).

У разі прийняття рішення про закриття філії може призначатися документальна позапланова перевірка підрозділу, що закривається. А також у такому разі може проводитися і документальна позапланова перевірка юрособи (п. 11.10 Порядку № 1588, п.п. 78.1.7 ПКУ, ч. 7 ст. 111 ЦКУ). Причому якщо філія і підприємство стоять на обліку в різних податкових органах, то за їх взаємодію щодо проведення перевірки відповідає податковий орган за основним місцем обліку підприємства.

Майте на увазі, якщо при закритті філії частина його грошових зобов’язань або податкового боргу залишається непогашеною, такі зобов’язання або борг погашаються за рахунок юридичної особи (п.п. 5 п. 11.31 Порядку № 1588, п. 87.6 ПКУ, п. 3.1 Порядку № 569).

Податкові органи знімають філію з обліку як платника податку в разі внесення до ЄДР запису про закриття відокремленого підрозділу (п.п. 3 п. 11.31 Порядку № 1588)

При цьому податковий орган за основним місцем обліку платника податків передає до ЄДР відомості про дату і номер запису про зняття філії з обліку, назву та ідентифікаційний код органу податкової служби, у якому підрозділ знято з обліку, а також причини зняття з обліку (п. 11.31 Порядку № 1588). З такої дати філію слід вважати знятою з обліку в податковому органі. Із моменту зняття філії з обліку як платника податків вона припиняє подавати до контролюючих органів податкову звітність та сплачувати платежі до бюджету.

Після цього облікова справа закритого відокремленого підрозділу долучається до облікової справи юридичної особи (п.п. 6 п. 11.31 Порядку № 1588).

ЄСВ. Крім того, податкові органи (відповідальні у тому числі й за адміністрування ЄСВ, п. 3¹ ст. 1 Закону № 2464) на підставі відомостей з реєстраційної картки, що надійшли від держреєстратора, також знімуть відокремлений підрозділ з обліку як платника ЄСВ (абзац сьомий ч. 1 ст. 5 Закону № 2464). Причому про таке зняття відокремленого підрозділу з обліку податківці самостійно повідомлять держреєстратора, Пенсійний фонд та фонди загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 8 гл. IV Порядку № 458).

Якщо філії були делеговані права з виписування ПН. У такому разі звернемо увагу на п. 13 розд. III Порядку заповнення і подання податкової звітнос­ті з податку на додану вартість, затвердженого наказом Міндоходів України від 13.11.2013 р. № 678. По суті, він вимагає від головного підприємства — платника ПДВ подати повідомлення (за формою додатка 2 до цього Порядку) разом із декларацією з ПДВ за той звітний період, коли відбулися зміни в переліку філій, яким делеговані повноваження з виписування податкових накладних (ПН).

Щоправда, власне форма цього повідомлення під «ліквідаційний» випадок — для повідомлення про зняття повноважень з філії — не дуже пристосована. Тому, вважаємо, підприємству, яке закриває філію, нічого не залишається, як для спокою вчинити так: подати повідомлення з переліком усіх філій, що залишилися (або, скажімо, з прокресленнями, якщо в підприємства вона була одна).

І про всяк випадок стосовно філії, що закривається, попередьте своїх постачальників-контрагентів, щоб уникнути тут можливих казусів — наприклад, виписування на вже неіснуючу філію ПН.

Взаємовідносини з Фондом інвалідів

Нагадаємо, що відокремлені підрозділи підприємств не підлягають окремій реєстрації у Фон­ді інвалідів. А у відділеннях Фонду реєструються тільки юридичні особи — підприємства (за місцем своєї держреєстрації). Однак при реєстрації у Фонді в такому разі підприємства подають відомості про свої відокремлені підрозділи (тобто Перелік підприємств, що ввійшли до складу господарського об’єднання, та/або відокремлених підрозділів роботодавця — за формою додатка до Інструкції № 42*).

При цьому підприємство, яке має відокремлені підрозділи, щороку до 1 березня подає зведений Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів з урахуванням даних своїх відокремлених підрозділів (п. 3 Порядку № 70**, п. 1.2 Інструкції № 42). А в разі зміни кількості своїх підрозділів роботодавець разом зі Звітом про зайнятість і праце­влаштування інвалідів повинен подати уточнені відомості про свої підрозділи (за тією самою формою додатка до Інструкції № 42). Таке правило передбачене п. 3 Порядку № 70. Тому

подаючи вкотре «інвалідний» Звіт, не забудьте заразом уточнити дані про свої підрозділи

Детальніше про заповнення «інвалідного» Звіту читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 8, с. 26.

Закриваємо банківські рахунки філії

Ліквідуючи філію, потрібно буде закрити відкриті їй банківські рахунки (у порядку, обумовленому гл. 20 Інструкції № 492). У свою чергу, банк закриває поточні рахунки на підставі документа, який підтверджує закриття філії, виданого держреєстратором (п. 20.1 Інструкції № 492). Та все ж на стадії ліквідаційної процедури остаточну дату закриття поточного рахунка філії краще погодити з банком. При цьому про закриття поточного рахунка від­окремленого підрозділу банк сам повідомить податківців (п. 1.13 гл. 1 Інструкції № 492, п. 69.2 ПКУ). До того ж відомості про закриття рахунків також внесуть до ЄДР (ст. 17 Закону № 755).

Анулюємо ліцензії, патенти

Якщо провадилася діяльність, що ліцензується, то підприємству на кожну філію видавалася копія ліцензії, посвідчена органом ліцензування. Тому

закриваючи філію, потрібно повідомити про зміни, що відбуваються, орган ліцензування

Для цього протягом 10 робочих днів із дати припинення філією діяльності, що ліцензується, за місцем її провадження підприємство зобов’язане надіслати органу ліцензування повідомлення у письмовій формі. На підставі цього повідомлення не пізніше наступного робочого дня із дати його надходження орган ліцензування внесе відповідні зміни до ліцензійного реєстру (ст. 14, 17 Закону № 1775).

Якщо провадилася діяльність, що патентується, про її припинення потрібно завчасно письмово повідомити податківців — до 15 числа місяця, що передує звітному. Після її завершення необхідно здати патент до податкового органу (п.п. 267.7.5 ПКУ).

Перереєстровуємо/знімаємо з реєстрації РРО

Якщо філія проводила готівкові розрахунки через РРО, потрібно визначитися з його подальшою долею.

Припустимо, підприємство вирішило використовувати такий РРО в іншій господарській одиниці. У такому разі:

— якщо РРО був раніше зареєстрований за місцем обліку головного підприємства (абзац перший п. 3 гл. 2 розд. II Порядку № 417*), його доведеться перереєструвати (з тією метою, щоб змінити в реєстраційному свідоцтві адресу використання РРО — на нову господиницю). Нагадаємо, що порядку перереєстрації РРО присвячено гл. 3 розд. II Порядку № 417;

— якщо РРО був зареєстрований за місцем обліку відокремленого підрозділу — філії (абзаци другий — сьомий п. 3 гл. 2 розд. II Порядку № 417), його доведеться зняти з реєстрації (п.п. 10 п. 1 гл. 4 розд. II Порядку № 417) і зареєструвати за новим місцем обліку.

А от якщо прийнято рішення про продаж РРО, то його в будь-якому разі доведеться розреєструвати, тобто скасувати реєстрацію в порядку, обумовленому гл. 4 розд. II Порядку № 417.

Детальніше про пов’язані з РРО реєстраційні та перереєстраційні процедури читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 89, с. 8.

Вилучаємо печатки, електронні підписи, документи

Крім того, слід потурбуватися про вилучення печаток та штампів філії (недопущення їх до вільного обігу — можливо, навіть їх знищення). Мабуть, тут укотре нагадаємо про приємне: невдовзі (з 01.11.2014 р. завдяки Закону України від 15.04.2014 р. № 1206-VII) обов’язкова наявність печаток буде скасована. Тобто використовувати їх можна буде за бажанням. Детальніше про це читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 40, с. 16.

Якщо філія використовувала у своїй діяльності електронні цифрові підписи (ЕЦП), їх доведеться анулювати. У такому разі при припиненні діяльності відокремленого підрозділу центр сертифікації ключів скасовує сертифікат ключа (ст. 8, 13 Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV).

Також необхідно забезпечити належну схоронність документів та обліково-звітної документації, що накопичилися в діяльності філії, та їх передання на зберігання до архіву підприємства (служби, відповідальної за зберігання документації, ч. 13 ст. 111 ЦКУ). Нагадаємо, строки зберігання документів установлені Переліком № 578/5*. Детальніше про зберігання документів на підприємстві читайте у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 1.

На цьому розмову про ліквідацію філій поки що завершуємо. Проте в одному з найближчих номерів нашого видання ми до цієї теми обов’язково повернемося, і всю увагу вже спрямуємо на облік.

висновки

• Відомості про філію, що закривається, мають бути внесені до реєстраційної картки підприємства та ЄДР. Для цього потрібно подати держреєстратору (за місцезнаходженням головного підприємства) повідомлення про закриття відокремленого підрозділу.

• Про закриття відокремленого підрозділу держреєстратор самостійно повідомляє податкові органи та органи статистики за місцезнаходженням юрособи та за місцезнаходженням відокремленого підрозділу.

• Після внесення запису про закриття відокремленого підрозділу до ЄДР філія буде знята з обліку як платник податків у податкових органах.

Документи статті

1. ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

2. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

3. ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.

4. Закон про госптовариства — Закон України «Про господарські товариства» від 19.09.91 р. № 1576-XII.

5. Закон про акціонерні товариства — Закон України «Про акціонерні товариства» від 17.09.2008 р. № 514-VI.

6. Закон № 755 — Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.2003 р. № 755-IV.

7. Закон № 1775 — Закон України «Про ліцензування певних видів господарської діяльності» від 01.06.2000 р. № 1775-III.

8. Закон № 2464 — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страху­вання» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.

9. Інструкція № 69 — Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69.

10. Інструкція № 492 — Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

11. Порядок № 458 — Порядок обліку платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страху­вання, затверджений наказом Міністерства доходів і зборів України від 09.09.2013 р. № 458.

12. Порядок № 569 — Порядок використання додаткових джерел погашення податкового боргу, затверджений наказом Міністерства доходів і зборів України від 10.10.2013 р. № 569.

13. Порядок № 1588 — Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 р. № 1588, у редакції наказу Міністерства фінансів України від 22.04.2014 р. № 462 (набрав чинності 06.06.2014 р.).