2.5. Стаж роботи, який дає право на щорічну відпустку
Стаж роботи, що дає право на щорічну відпустку (основну та додаткові), визначають відповідно до ст. 82 КЗпП та ст. 9 Закону про відпустки. Періоди, які включають до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, ми наведемо в табл. 2.4 на с. 20.
Таблиця 2.4. Стаж роботи, що дає право на щорічну відпустку
№ з/п | Періоди, які включають до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку |
1 | Час фактичної роботи (у тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка |
Зверніть увагу: на цій підставі жінка, яка працює у відпустці для догляду за дитиною до 3 років на умовах неповного робочого часу, має право на щорічну відпустку (див. лист Мінпраці від 06.06.2007 р. № 179/13/116-07). | |
2 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (у тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу) |
3 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога за державним соціальним страхуванням |
На цій підставі до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, включають періоди тимчасової непрацездатності працівника та час перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами. А от час перебування працівниці підприємства у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку не включають до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку (ст. 181 КЗпП). | |
4 | Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки. Виняток — відпустка без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею: — 6-річного віку; — 16-річного віку — якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний); — 18-річного віку — якщо дитині встановлено категорію «дитина-інвалід підгрупи А» |
5 | Час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів |
6 | Час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, у тому числі у зв’язку з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників |
7 | Інші періоди роботи, передбачені законодавством |
Періоди, які включають до стажу роботи, що дає право на щорічну додаткову відпустку | |
1 | Час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, установленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади |
Зверніть увагу: до стажу роботи, що дає право на щорічну додаткову відпустку на підставі ст. 7 і 8 Закону про відпустки, не зараховують час перебування працівника на лікарняному, в навчальній відпустці, у відпустці без збереження заробітної плати, на курсах підвищення кваліфікації тощо (див. лист Мінпраці від 27.01.2011 р. № 14/13/116-11). | |
2 | Час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці |
3 | Час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів |
Бувають випадки, коли працівник, прийнятий на роботу в порядку переведення з іншого підприємства, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткові відпустки і не одержав за них грошову компенсацію*. У такому разі до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, на новому місці роботи зараховують час, за який працівник не використав такі відпустки за попереднім місцем роботи ( ч. 3 ст. 9 Закону про відпустки).
* Детально про порядок розрахунку, нарахування та виплати компенсації за невикористані дні щорічної відпустки читайте на с. 107.
2.6. Право на щорічну відпустку в перший і наступні роки роботи на підприємстві
Нагадаємо: щорічну основну відпустку повної тривалості надають за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору з працівником (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону про відпустки).
У загальному випадку право працівника на щорічну відпустку повної тривалості в перший рік роботи настає
після закінчення 6 місяців безперервної роботи на цьому підприємстві
Тобто працівник не може вимагати, щоб йому було надано відпустку повної тривалості до закінчення такого 6-місячного строку. А якщо і вимагатиме, то роботодавець має право йому в цьому відмовити. Але є винятки. Деяким категоріям працівників законодавець надав «імунітет» від цієї норми. Так, право на отримання відпустки повної тривалості до закінчення 6-місячного строку роботи на даному підприємстві мають категорії працівників, перелічені в ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки. Ви їх можете побачити на рис. 2.1 (див. с. 22).
Рис. 2.1. Хто має право на щорічну відпустку повної тривалості до закінчення 6-місячного строку роботи
* Наприклад, згідно з п. 14 ст. 6 Закону № 203 таке право мають ветерани військової служби, ветерани органів внутрішніх справ, ветерани податкової міліції, ветерани Державної кримінально-виконавчої служби України, ветерани державної пожежної охорони, ветерани служби цивільного захисту, ветерани Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України.
Зауважте: роботодавець може розширити цей перелік. Для цього відповідні норми потрібно закріпити в колективному або індивідуальному трудовому договорі з працівником.
Але це ще не все. До когорти щасливчиків потрапляють також працівники, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості. Для супроводження дитини до місця розташування навчального закладу та у зворотному напрямі такий працівник може взяти щорічну відпустку (або її частину тривалістю не менше 12 календарних днів) до досягнення 6-місячного строку роботи на цьому підприємстві ( ч. 8 ст. 10 Закону про відпустки).
За наявності двох або більше дітей зазначеного віку таку відпустку надають окремо для супроводження кожної дитини
Якщо працівник не належить до перелічених вище пільгових категорій, але бажає піти у відпустку до закінчення 6-місячного строку, а роботодавець нічого не має проти, то тривалість відпустки визначають пропорційно відпрацьованому часу на даному підприємстві. Детальніше див. рис. 2.2 на с. 23.
Рис. 2.2. Порядок визначення тривалості щорічної відпустки, наданої до закінчення 6-місячного строку роботи
Щорічна відпустка за другий та наступні роки роботи може бути надана працівникові у будь-який час відповідного робочого року
Приклад 2.5. Працівника прийнято на підприємство 01.12.2014 р. У березні 2015 року він подав заяву з проханням надати йому щорічну основну відпустку з 14.04.2015 р.
Тривалість щорічних основних відпусток, що надають працівникам підприємства за відпрацьований робочий рік, становить 24 календарні дні.
Оскільки працівник пропрацював на підприємстві менше 6 місяців, то тривалість його щорічної основної відпустки розраховують пропорційно відпрацьованому часу на цьому підприємстві.
Визначимо стаж роботи на підприємстві, що дає право на щорічну відпустку.
Кількість календарних днів, які працівник фактично відпрацював (з 01.12.2014 р. по 13.04.2015 р. включно):
— у грудні 2014 року — 31 к. дн.;
— у січні 2015 року — 31 к. дн.;
— у лютому 2015 року — 28 к. дн.;
— у березні 2015 року — 31 к. дн.;
— у квітні 2015 року — 13 к. дн.
Усього до дня виходу у відпустку працівник відпрацював 134 к. дн.
Отриману кількість календарних днів зменшимо на кількість святкових та неробочих днів, що припадають на цей період (4 дні — 1 і 7 січня, 8 березня та 12 квітня (Великдень) 2015 року):
134 к. дн. - 4 к. дн. = 130 к. дн.
Розрахуємо кількість днів відпустки, яка припадає на кожний календарний день робочого року (див. формулу на рис. 2.2):
24 к. дн. : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 0,0676.
Визначимо кількість днів відпустки, яка може бути надана працівнику:
130 к. дн. х 0,0676 = 9 к. дн.
Приклад 2.6. Працівника прийнято на роботу 05.01.2015 р. на посаду оператора комп’ютерної верстки. Згідно з колективним договором, укладеним на підприємстві, усі співробітники, які працюють на персональних комп’ютерах, мають право на щорічну додаткову відпустку тривалістю 4 календарні дні за відпрацьований робочий рік. У квітні 2015 року працівник звернувся до керівництва підприємства із заявою про надання йому щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці з 20.04.2015 р.
У зв’язку з тим що працівник пропрацював на підприємстві менше 6 місяців, тривалість цієї відпустки розраховують пропорційно відпрацьованому часу.
Визначимо стаж роботи працівника на підприємстві, який дає право на додаткову відпустку (з 05.01.2015 р. по 19.04.2015 р. включно):
— у січні 2015 року — 27 к. дн.;
— у лютому 2015 року — 28 к. дн.;
— у березні 2015 року — 31 к. дн.;
— у квітні 2015 року — 19 к. дн.
Усього 105 к. дн.
Зменшимо отриману кількість календарних днів на кількість святкових та неробочих днів, що припадають на цей період (3 дні — 7 січня, 8 березня та 12 квітня (Великдень) 2015 року):
105 к. дн. - 3 к. дн. = 102 к. дн.
Розрахуємо кількість днів додаткової відпустки, яка припадає на кожний календарний день робочого року:
4 к. дн. : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 0,0113.
Визначимо кількість днів щорічної додаткової відпустки, яка може бути надана працівнику:
102 к. дн. х 0,0113 = 1 к. дн.
Приклад 2.7. Працівницю прийнято на підприємство 07.04.2014 р. У квітні 2015 року вона подала заяву з проханням надати їй щорічну відпустку з 27 квітня 2015 року.
Право використовувати щорічну відпустку повної тривалості за перший робочий рік у працівниці виникло 07.10.2014 р. Право на щорічну відпустку за другий робочий рік настане у будь-який час, починаючи з 07.04.2015 р.
2.7. Черговість надання відпусток
Черговість надання відпусток визначається графіком. Його щорічно затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим представником трудового колективу. Затверджений графік доводять до відома всіх працівників.
При складанні графіків ураховують як особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку, так і інтереси виробництва ( ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки)
Конкретний період надання щорічної відпустки має бути узгоджений між працівником і роботодавцем. При цьому роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку ( ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Якщо працівник у встановлений строк не буде письмово попереджений про дату початку щорічної відпустки, то він може вимагати перенесення відпустки на інший період ( п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП та п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).
Працівник не має права йти в щорічну відпустку в період, не узгоджений з роботодавцем
Інакше такий вчинок може бути розцінений як порушення трудової дисципліни.
Але й тут законодавець виділяє пільговий контингент. Так, ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки визначено категорії працівників, яким щорічна відпустка надається за їх бажанням у будь-який зручний для них час (тобто інтереси виробництва не враховуються). Що це за категорії? Про це вам розповість рис. 2.3.
Рис. 2.3. Категорії працівників, які мають право на надання відпустки в будь-який зручний для них час
Як бачите, роботодавець не обмежений у праві передбачити в колективному або індивідуальному трудовому договорі додаткові категорії працівників, які мають право на щорічну відпустку в будь-який зручний для них час.
До того ж для деяких категорій право на використання чергової відпустки у будь-який зручний час надається на підставі інших законодавчих актів. Це, зокрема:
— особи, віднесені до 1 і 2 категорій постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи (п. 22 ч. 1 ст. 20 та п. 1 ч. 1 ст. 21 Закону № 796);
— один із батьків (особа, яка їх замінює) дитини, якій установлена інвалідність у зв’язку з Чорнобильською катастрофою (п. 3 ч. 3 ст. 30 Закону № 796);
— ветерани військової служби, ветерани органів внутрішніх справ, ветерани податкової міліції, ветерани державної пожежної охорони, ветерани Державної кримінально-виконавчої служби України, ветерани служби цивільного захисту, ветерани Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (п. 13 ст. 6 Закону № 203);
— особи, які мають статус дітей війни (абзац третій ст. 5 Закону України «Про соціальний захист дітей війни» від 18.11.2004 р. № 2195-IV);
— почесні донори України (абзац сьомий ч. 1 ст. 13 Закону України «Про донорство крові та її компонентів» від 23.06.95 р. № 239/95-ВР).
Є ще ряд обмежень, передбачених Законом про відпустки, які слід ураховувати при складанні графіків відпусток. Розглянемо їх у табл. 2.5 на с. 26.
Таблиця 2.5. Час надання щорічних відпусток деяким категоріям працівників
№ з/п | Категорія працівників | Час надання щорічних відпусток | Норма Закону про відпустки |
1 | Керівні, педагогічні, наукові, науково-педагогічні працівники, спеціалісти навчальних закладів | У період літніх канікул. Причому зазначені працівники мають право на щорічну відпустку повної тривалості в цей період незалежно від часу прийняття їх на роботу | Ч. 14 ст. 10 |
Ця пільга поширюється також на керівних, педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів (абзац третій п. 2 Порядку № 346). | |||
2 | Працівники, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва | Щорічні відпустки за їх бажанням приєднують до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою | Ч. 15 ст. 10 |
3 | Працівники, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах | Щорічні відпустки за бажанням працівників надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах | Ч. 16 ст. 10 |
4 | Працівники художньо-постановочної частини і творчі працівники театрів | У літній період у кінці театрального сезону. Причому зазначені працівники мають право на щорічну відпустку повної тривалості в цей період незалежно від часу прийняття їх на роботу | Ч. 17 ст. 10 |
Нагадаємо: за бажанням працівника щорічна додаткова відпустка може бути надана як одночасно з щорічною основною відпусткою, так і окремо від неї ( ч. 2 ст. 10 Закону про відпустки). При цьому щорічні основна та додаткові відпустки надають працівникові, як правило, з таким розрахунком, щоб вони були використані до кінця робочого року.
2.8. Документальне оформлення
Складаємо графік відпусток
Конкретні строки складання та форма графіка відпусток ні в Законі про відпустки, ні в КЗпП не визначені. Як правило, його складають щорічно на початку календарного року. Що стосується форми, то кожне підприємство має право розробити свою форму графіка, зручну у використанні.
Графік відпусток складають, як правило, з ініціативи роботодавця. При цьому мають бути враховані як інтереси роботодавця, так і особисті інтереси працівників і можливості їхнього відпочинку. Складаючи графік відпусток, пам’ятайте про працівників, яким роботодавець зобов’язаний надати відпустку в будь-який зручний для них час (див. с. 25). У графіку зазвичай не зазначають конкретну дату виходу працівників у відпустку, а встановлюють місяці початку та закінчення відпустки.
Графік склали. Що далі? Тепер його необхідно погодити з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом ( ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки). Після цього графік затверджує керівник підприємства. Погоджений і затверджений графік доводять до відома всіх працівників підприємства під підпис. Для цього в ньому слід передбачити окрему графу «Підпис працівника».
Який вигляд може мати графік відпусток, див. на с. 28.
Дотримуватися затвердженого графіка відпусток зобов’язані і роботодавець, і працівники. Але може статися, що працівник після затвердження графіка відпусток змінив свої плани і бажає піти у відпустку в інший час. Або роботодавець у зв’язку з непередбаченими обставинами не може відпустити працівника у відпустку у призначений строк. Що робити в таких випадках? Тоді до графіка відпусток доведеться вносити зміни. Але спершу вони мають бути узгоджені з усіма зацікавленими сторонами.
Про дату початку відпустки роботодавець зобов’язаний письмово попередити працівника не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком терміну виходу у відпустку ( ч. 5 ст. 79 КЗпП, ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки)
Як це зробити? Існують два способи:
1) направити працівникові повідомлення про дату початку відпустки (складають у довільній формі);
2) ознайомити працівника з наказом (розпорядженням) про надання відпустки (про нього див. на с. 29).
Зразок складання форми повідомлення про початок щорічної відпустки наведемо на с. 29.
А зараз перейдемо до другого етапу документального оформлення надання відпусток.
Видаємо наказ (розпорядження) про надання відпустки
Типова форма наказу (розпорядження) про надання відпустки (№ П-3) затверджена наказом № 489. Підставою для його складання є затверджений графік надання відпусток. Приклад такого наказу ви можете побачити на с. 30.
Зазначимо, що наказ про надання відпустки може бути оформлено і в довільній формі, проте
він повинен містити всі обов’язкові реквізити типової форми № П-3
На підставі такого наказу (розпорядження) відділ кадрів уносить інформацію про відпустку, що надається працівникові, до розділу V «ВІДПУСТКИ» особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656), а бухгалтерія розраховує суму відпускних.
Заява про надання відпустки
Якщо працівники йдуть у відпустку чітко за графіком, то немає необхідності складати заяву про надання відпустки. Але може так статися, що відпустка працівникові знадобилася терміново. Наприклад, він отримав путівку на санаторно-курортне лікування. Як бути в такому разі? Тоді документальне оформлення здійснюють так:
1) працівник подає керівнику підприємства заяву про надання відпустки, погоджену зі своїм безпосереднім керівником. У заяві зазначають бажану дату виходу у відпустку та її тривалість;
2) відповідно до резолюції, проставленої керівником підприємства на заяві працівника, оформляють наказ (розпорядження) про надання відпустки.
Який вигляд може мати наказ (розпорядження) про надання відпустки, див. на с. 30. А от приклад заяви про надання відпустки наведено на с. 31.
Зазначимо також, що в табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом № 489):
— період щорічної основної відпустки позначають буквеним кодом «В» (або цифровим — «08»);
— період щорічної додаткової відпустки — буквеним кодом «Д» (або цифровим — «09»).
