Створюємо філію: покрокова інструкція

Одразу попередимо: створення філії чи іншого відокремленого підрозділу — справа не двох хвилин. Щоб досягти бажаного, потрібно зробити декілька важливих кроків:

Крок 1. Прийняти рішення про створення філії.

Крок 2. Розробити та затвердити Положення про філію.

Крок 3. Включити відомості про філію до ЄДР і поставити її на облік в держорганах.

Крок 4. Призначити керівника філії та видати йому довіреність.

Крок 5. Наділити філію певним майном.

Давайте розглянемо кожен крок детальніше.

Процедура створення філії

Крок 1. Приймаємо рішення про створення філії. Основою всіх основ слугує рішення про створення філії чи іншого відокремленого підрозділу. Його приймає найвищий орган управління юр­особи, а саме: загальні збори учасників ТОВ — це його виключне право. До АТ подібних жорстких вимог Закон про АТ не висуває. Тому рішення про відкриття філії АТ може опинитися в компетенції загальних зборів акціонерів, тільки якщо це буде закріплено статутом (хоча тут, за великим рахунком, може вистачити й рішення уповноваженого органу).

Вимоги до проведення загальних зборів прості:

— завчасне попередження учасників про дату проведення і порядок денний;

— наявність кворуму (для АТ — більше 50 % голосуючих акцій, а для ТОВ — не менше 60 % голосів).

Рішення про створення філії, якщо інше не передбачено установчими документами, приймається простою більшістю голосів і оформляється у вигляді:

— протоколу загальних зборів учасників (повторимо, збори обов’язкові тільки для ТОВ). Держ­реєстратору можна подати витяг з протоколу загальних зборів. Цей документ має бути підписаний головуючим на загальних зборах і скріп­лений печаткою юрособи (у разі її наявності). Нотаріально посвідчувати витяг не потрібно (див. лист Держкомпідприємництва від 05.10.2004 р. № 6809);

— рішення учасника госптовариства (для товариств з одним учасником) або рішення уповноваженого органу (для АТ).

Подбайте, щоб найменування відокремленого підрозділу було зазначено правильно. Для цього врахуйте Вимоги щодо написання найменування юридичної особи або її відокремленого підрозділу, затверджені наказом Мін’юсту від 05.03.2012 р. № 368/5 (ср. ). Згідно з п. 1.8 цих Вимог найменування відокремленого підрозділу повинне містити слова «відокремлений підрозділ» («філія», «представництво» тощо) і вказувати на приналежність до юридичної особи, яка створила цей відокремлений підрозділ.

Майте на увазі: до найменування відокремленого підрозділу застосовують ті самі вимоги та обмеження, що й до найменування юрособи

А це означає, що найменування відокремленого підрозділу, зокрема:

— повинно бути викладено українською мовою і додатково англійською (за наявності);

— може складатися із власної назви, а також містити інформацію про мету діяльності. На додачу до цього відокремлений підрозділ може мати скорочене найменування;

— не може бути тотожне найменуванню іншої юрособи або його відокремленого підрозділу;

— не може містити найменувань органів держ­влади, місцевого самоврядування та історичних державних найменувань, перелік яких установлює КМУ, а також слово «національний»;

— не повинно містити символіку комуністичного та/або націонал-соціалістичного (нацистського) тоталітарних режимів.

При написанні найменування можна використовувати:

— літери українського алфавіту (і латинського за необхідності);

— розділові знаки та символи: лапки (" ", “ ”, „ “, « », які є тотожними), крапку (.), кому (,), двокрапку (:), дужки /()/, апостроф (‘), дефіс (-), тире (—), косу риску (/), знак оклику (!), знак питання (?), номер (№), плюс (+), знак рівності (=), зірочку (*), ет комерційну (@);

— цифри арабські (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0) і римські (I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, L, C, D, M).

Інші символи та розділові знаки використовувати в найменуванні не можна.

Крок 2. Розробляємо та затверджуємо Положення про філію. Відокремлений підрозділ діє на підставі Положення, затвердженого юрособою (як правило, його органом управління). Про це йдеться ч. 3 ст. 95 ЦКУ і ч. 4 ст. 64 ГКУ. Підписує Положення голова виконавчого органу управління підприємства.

Проте жодних особливих вимог до змісту такого Положення в законодавстві немає, за винятком деяких випадків (наприклад, для підрозділів кредитних спілок примірний статут і примірні внутрішні положення затверджено розпорядженням Держкомісії з регулювання ринків фінпослуг від 13.03.2008 р. № 338, а для філій держпідприємства «Центр державного земельного кадастру» Типове положення схвалено наказом Держкомзему від 31.10.2003 р. № 279).

Тому суб’єкти господарювання при розробці Положення про свої філії мають повну свободу дій. Хоча від мінімального набору основних відомостей, які повинні фігурувати в цьому документі, звичайно, нікуди не подітися. Серед них:

— найменування та місцезнаходження філії;

— його організаційна структура та функції;

— повноваження, права та обов’язки керівника відокремленого підрозділу;

— порядок організації роботи, звітності та подання інформації про діяльність філії;

— інші питання, пов’язані з діяльністю підрозділу та його взаємодією з головним підприємством.

Положення про кожну філію і кожне представництво повинне зберігатися за місцезнаходженням головного підприємства. У будь-якому разі робити це АТ приписують п. 3 ч. 1 і ч. 2 ст. 77 Закону про АТ.

Крок 3. Уключаємо відомості про філію до ЄДР, ставимо філію на облік в держорганах. Незважаючи на те, що відокремлені підрозділи юрособами не є і як самостійні суб’єкти держреєстрації не підлягають ( ч. 4 ст. 4 Закону № 755*),

* Планується, що незабаром Закон № 755 втратить чинність, а замість нього буде діяти новий (див. поки що проект: http://w1.c1.rada.gov.ua/pls/zweb2/webproc4_1?pf3511=55405).

відомості про них юрособа повинна включити до ЄДР

До цього закликають ч. 5 ст. 95 ЦКУ і ч. 2 ст. 17 Закону № 755. Щоб зробити це, підприємство має подати (надіслати рекомендованим листом з описом вкладення) держреєстратору за своїм місцезнаходженням ( ч. 3 ст. 28 Закону № 755):

— заповнену Реєстраційну картку про створення відокремленого підрозділу юридичної особи за формою № 5, затвердженою наказом Мін’юсту від 02.11.2015 р. № 2140/5;

— рішення органу управління юрособи про створення відокремленого підрозділу. Як ми зазначили вище, це може бути витяг із протоколу загальних зборів (для ТОВ), рішення учасника товариства (для товариства з одним учасником) або рішення уповноваженого органу (для АТ).

Якщо в держреєстратора зауважень до поданих документів немає, він протягом двох робочих днів долучить їх до реєстраційної справи юрособи, внесе відповідний запис до ЄДР і того ж дня передасть відповідні відомості про відокремлений підрозділ органам статистики, а також фіскалам за місцезнаходженням юрособи і за місцезнаходженням відокремленого підрозділу ( ч. 9 ст. 28 Закону № 755).

До ЄДР держреєстратор уносить такі відомості про відокремлений підрозділ ( ч. 2 ст. 28 Закону № 755):

— ідентифікаційні коди (коди ЄДРПОУ) юрособи і відокремленого підрозділу, які згідно з Положенням про порядок і умови користування даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, затвердженого наказом Держ­комстату від 28.11.2005 р. № 386, присвоюються держреєстратором;

— повне найменування відокремленого підрозділу;

— місцезнаходження відокремленого підрозділу;

— види діяльності відокремленого підрозділу (всі або тільки окремі види діяльності юридичної особи);

— прізвища, імена та по батькові осіб, які мають право здійснювати юридичні дії від імені юрособи на підставі довіреності, у тому числі підписувати договори, їх ідентифікаційні номери платників податків;

— відомості, отримані в порядку взаємного обміну інформацією з відомчих реєстрів органів держстатистики та фіскальної служби;

— дату і номер запису про включення відомостей до ЄДР;

— місце проведення запису про включення відомостей до ЄДР;

— місцезнаходження реєстраційної справи юридичної особи;

— прізвище, ім’я та по батькові посадової особи, яка внесла до ЄДР запис про включення відомостей про відокремлений підрозділ юридичної особи.

Плата за отримання виписки з ЄДРПОУ в цьому випадку не справляється ( ч. 6 ст. 20 Закону № 755).

Але якщо згодом для відокремленого підрозділу потрібно буде отримати відомості з ЄДРПОУ, то до органу держстатистики треба буде подати відповідний запит + необхідні документи залежно від способу отримання відомостей (в електронній або в паперовій формі) (п. 8 розд. II, п. 5 розд. III Порядку № 466/5).

Тут уже послуга з видачі відомостей буде платною. Розмір плати становитиме ( ч. 5 ст. 20 Закону № 755):

— 0,05 мінзарплати, установленої на 1 січня, — за надання витягу та довідки з ЄДР у паперовій формі;

— 0,02 мінзарплати, установленої на 1 січня, — за надання виписки з ЄДР в паперовій формі;

— 75 % від зазначених сум — за надання витягу, довідки та виписки з ЄДР в електронній формі.

Отриманий код за ЄДРПОУ є податковим номером для відокремленого підрозділу (п. 2.2 Порядку № 1588)

Держреєстратор надсилає фіскальному органу за місцезнаходженням відокремленого підрозділу повідомлення або відомості з ЄДР про його створення. На підставі цих документів контролюючий орган ставить відокремлений підрозділ на облік як платника податків (п. 3.2 Порядку № 1588).

Взяття на податковий облік підрозділів іноземних компаній здійснюється з урахуванням особливостей, передбачених п. 3.4 Порядку № 1588.

Також майте на увазі: якщо в головного підприємства за місцезнаходженням відокремленого підрозділу виникає новий об’єкт оподаткування, з яким пов’язаний обов’язок подавати податкову звітність та/або нараховувати, утримувати або сплачувати податкові зобов’язання, але при цьому відокремлений підрозділ перебуває в іншій адміністративно-територіальній одиниці, ніж саме підприємство, то він повинен за місцезнаходженням підрозділу додатково стати на податковий облік як за неосновним місцем обліку (детальніше про це читайте на с. 14).

Тепер про взяття відокремленого підрозділу на облік як платника ЄСВ. Тут усе відбувається так.

Коли фіскальний орган отримує від держре­єстратора повідомлення або відомості з ЄДР про створення відокремленого підрозділу, то одразу зараховує цей підрозділ до неплатників ЄСВ. Пояснюється така дія просто — на момент надходження інформації про новачка фіскали не знають, якими повноваженнями його наділило головне підприємство.

До числа платників ЄСВ податківці запишуть філію тільки в тому випадку, якщо отримають від головного підприємства повідомлення про те, що воно: (1) виділило філію на окремий баланс і (2) надало їй можливість самостійно вести розрахун­ки із застрахованими особами (п. 10 розд. II Порядку № 1162).

У Фонді інвалідів філії не реєструють. Обов’язковій реєстрації у відділеннях Фонду підлягають тільки юрособи (за місцем своєї реєстрації). Вони надають Фонду лише відомості про свої філії, а ще щороку до 1 березня – зведений Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів з урахуванням даних своїх відокремлених підрозділів (докладніше про те, як його заповнити, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 8, с. 26).

Щоб забезпечити діяльність філії, яка здійснюється з використанням електронних документів, доведеться використовувати електронні цифрові підписи (ЕЦП) і на вимогу Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV отримати сертифікат ключа.

Крок 4. Призначаємо керівника філії та видаємо йому довіреність. Керівника філії, представництва або іншого відокремленого підрозділу призначає юрособа. Щоб він міг на повну силу користуватися своїми повноваженнями, підприємство видає йому довіреність ( ч. 4 ст. 95 ЦКУ).

Жодних спеціальних вимог до оформлення такої довіреності законодавство не встановлює. Підставою для її видачі слугує акт органу управління госптовариством, яким особу призначено керівником відокремленого підрозділу. Таким актом може бути, наприклад, протокол загальних зборів учасників, рішення учасника.

Нотаріально посвідчувати довіреність необов’язково.

Коли складатимете текст довіреності, зверніть увагу на коло повноважень, які надаєте керівникові філії або іншого відокремленого підрозділу. Ці повноваження умовно ділять на дві групи:

1) повноваження з представлення юрособи перед іншими суб’єктами господарювання (зокрема, при укладенні правочинів);

2) повноваження з представлення юрособи в суді та інших держорганах.

Знайте: Положення про філію не замінює собою довіреність. Якщо її немає, у керівника філії будуть зв’язані руки — він не може здійснювати самостійно жодних юридично значущих дій.

Крок 5. Наділяємо філію певним майном, відкриваємо рахунок у банку. Як ви вже зрозуміли, відмінною рисою філій та інших відокремлених підрозділів є наділення їх відокремленим майном. Це майно підрозділ може самостійно реалізувати в межах прав, делегованих його керівнику.

Майно підрозділам юрособа передає в тому обсязі та якості, які потрібні їм для здійснення автономної діяльності від імені підприємства

Про те, що підприємство може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, свідчить ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік. При цьому підрозділи зобов’язані вести бухгалтерський облік, а підприємство надалі — включати їх показники до своєї фінансової звітності.

А ще юридична особа може відкривати через свої філії та представництва рахунки в банках ( ч. 4 ст. 64 ГКУ, п. 6.1 Закону України «Про платіжні системи та перерахування коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346, п. 1.3 Інструкції № 492).

Декілька слів про печатку для філії. Вона необов’язкова (причому не тільки для філії, а й у принципі для суб’єкта господарювання). Але якщо ви дуже хочете, то можете її виготовити. Жодні дозвільні документи для цього не потрібні ( ст. 58¹ ГКУ).

Чи потрібна філії ліцензія

Цілком можливо, що підприємство, яке торгує оптом алкоголем чи тютюном, відкриває філію, щоб таку торгівлю здійснювати і через нього. Тоді спеціально для філії потрібно отримати додаток до алкогольної/тютюнової ліцензії, в якому будуть зазначені її місцезнаходження та ідентифікаційний код ( ч. 15 ст. 18 Закону № 481). Для цього до органу ліцензування підприємство подає:

— заяву;

— копію довідки про включення філії до ЄДРПОУ з присвоєним їй ідентифікаційним кодом. Таку копію повинні посвідчити нотаріус або орган, який видав оригінал довідки, або посадова особа органу ліцензування.

А як ідуть справи зі здійсненням інших видів діяльності, що потребують отримання ліцензії згідно із Законом № 222? Чи потрібно для філії отримувати копію такої ліцензії? Ні, видачі копії ліцензії для філій Законом № 222 не передбачено.

Проте п. 3 ч. 9 ст. 9 цього Закону вимагає від ліцензіата проводити види діяльності, що ліцензуються, виключно в межах тих місць, що зазначені у відомостях, поданих органу ліцензування. При цьому інформація про місця здійснення діяльності вноситься до ЄДР, — зазначає Державна регуляторна служба України в листі від 16.07.2015 р. № 5223/0/201-15.

Таким чином, щоб можна було здійснювати ліцензований вид діяльності через філію, юрособа повинна подати органу ліцензування заяву, включивши до неї відомості про таку філію як про місце здійснення цього виду діяльності відповідно до ліцензійних умов. Цю інформацію орган ліцензування вже сам внесе до ЄДР, як того вимагає ст. 2 Закону № 222.

РРО для філії

Якщо через відокремлений підрозділ здійснюватимуться види діяльності, пов’язані з торгівлею або наданням послуг за готівку, йому, очевидно, не обійтися без РРО.

У ситуації, коли підрозділ розташований на території іншої територіальної громади, ніж саме підприємство, зареєструвати РРО можна у фіскальному органі за місцезнаходженням цього підрозділу. Це зазначено у п. 3 гл. 2 розд. II Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Міндоходів від 28.08.2013 р. № 417.

Ось ми і створили філію. Цікаво, які сюрпризи очікують її при постановці на податковий облік? Відповідь на це запитання — у наступній статті.

висновки

• Рішення про створення філії чи іншого відокремленого підрозділу приймає найвищий орган управління юрособи.

• Відокремлений підрозділ діє на підставі Положення, затвердженого юрособою.

• Хоча відокремлені підрозділи юрособами не є і як самостійні суб’єкти держреєстрації не підлягають, відомості про них юрособа повинна включити до ЄДР.