Отримувати електронні ПН можна прямо з ЄРПН. Усю процедуру описує абзац п’ятий п. 201.10 ПКУ. Щоб отримати ПН/РК з ЄРПН, покупець надсилає електронний запит до ЄРПН (за формою «Запит щодо отримання відомостей з Єдиного реєстру податкових накладних (J/F1300103)»). На нього покупцю прийде електронна відповідь про реєстрацію в ЄРПН, а також власне ПН/РК в електронному вигляді.
Зокрема, за таким запитом можна отримувати відомості про ПН/РК:
— зареєстровані на конкретну дату;
— за списком документів (наприклад, за будь-яким контрагентом).
Утім, деяке програмне забезпечення дозволяє продавцю самостійно надсилати ПН/РК покупцям. У таких випадках є можливість отримувати ПН/РК від продавця.
З приводу роздрукування електронних ПН/РК зазначимо таке. Відомо, що первинні документи можуть складатися в паперовій або електронній формі (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.1 Положення № 88). При цьому зберігають первинні електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає можливість перевірити їх цілісність на цих носіях у межах установленого строку зберігання первинних документів (п. 6.4 Положення № 88). Отже, роздруковувати електронні ПН/РК необов’язково, їх можна зберігати в електронному вигляді.
Про це зазначено і в листі Мінфіну від 27.01.2012 р. № 31-08410-07-27/1808. Хоча, можливо, комусь зручніше користуватися все ж роздрукованими ПН/РК. Це вирішувати вам.
Нагадаємо, що в «електронних» випадках підприємство має бути готовим надати паперові копії електронних документів при перевірках контролюючим органам. Цього вимагають ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 85.2 ПКУ.