Книга в руках загальносистемника — це не тільки джерело знань

Графа 1 «Період обліку (день, місяць, квартал, рік)»

Зазначається дата, коли було отримано дохід, і період при підбитті підсумків, наприклад, «Усього за листопад». Підсумки підбиваються за місяць, квартал, рік (ч. 2 п. 6 Порядку № 481)

Якщо дохід не було отримано, то на дату «простою» Книгу ОДВ заповнювати не потрібно

Графа 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності»

Записи про дохід вносяться за «касовим» методом. Це означає, що його роблять після того, як грошові кошти надійшли на поточний рахунок або отримані готівкою (ч. 2 п. 6 Порядку № 481).
Тут також відображається дохід загальносистемника, отриманий у негрошовій формі, у тому числі:

— сума заборгованості підприємця, за якою минув строк позовної давності;

 — вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг).
У всіх інших випадках (відвантаження товару, підписання акта робіт/послуг) доходу немає, отже, і графа 2 не заповнюється.

Дохід, отриманий підприємцем у готівковій або безготівковій формі, зазначається підсумковою сумою за день, а не за фактом кожного продажу (жодних розшифровок, від кого і за що отримано дохід, не потрібні)

Усе, що отримане фізособою як громадянином (зарплата, спадщина, подарунки тощо), до підприємницьких доходів (графа 2) уключати не можна.
Крім того, не є доходом підприємця, а тому не відображаються у графі 2:  
— власні кошти, унесені ним на розрахунковий рахунок, призначений для підприємницької діяльності (розділ 104.04 БЗ);

 — сума депозиту, що повертається банком на розрахунковий рахунок загальносистемника (розділ 104.04 БЗ). Більш детальний перелік див. на с.17

Графа 3 «Сума повернутих коштів за товари (роботи, послуги)»

Заповнюється в разі повернення оплаченого товару покупцем або повернення передоплати покупцю за товари (роботи, послуги).
У першому випадку загальносистемникам одночасно із заповненням графи 3 необхідно:
 — відсторнувати вартість такого товару за ціною його придбання у графі 6 Книги ОДВ;  
— зазначити реквізити документа, підтверджуючого повернення товару (акт повернення товару тощо) у  графі 5 Книги ОДВ

Графа 3 заповнюється зі знаком «плюс»

Графа 4 «Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (гр. 2 - гр. 3)»

Відображається різниця між отриманим доходом від господарської діяльності (графа 2) і «поворотними» сумами (графа 3)

—

«Витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності»

Графа 5 «реквізити документа, що підтверджує понесені витрати»

Сюди записуються реквізити (номер, дата і назва) документа, що підтверджує понесені витрати, безпосередньо пов’язані з отриманим доходом.
Графа заповнюється одночасно з витратними графами Книги, а саме 6, 7 і 8

Документами, що підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, квитанція, фіскальний чек, акт закупівлі (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що підтверджують факт оплати товарів, робіт, послуг (ч. 5 п. 6 Порядку № 481)

Графа 6 «сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг)»

У цій графі відображається сума витрат на придбання товарів, робіт, послуг, безпосередньо пов’язана з доходом, отриманим за підсумками дня (ч. 6 п. 6 Порядку № 481).
Так, підприємці, пов’язані з торгівлею, відображають тут купівельну вартість проданих за день товарів.
При виробництві продукції (робіт, послуг) до цієї графи вносяться дані про купівельну вартість запасів, сировини, інших ТМЦ, фактично використаних при виробництві* реалізованої продукції (робіт, послуг). Також вносяться записи про вартість придбаних робіт або послуг, які можна прямо співвіднести з доходом від реалізації товару або власних послуг (робіт).
Записи здійснюються:  
— за фактом отримання доходу, тобто після отримання оплати від покупців;
 — за умови, що товари (роботи, послуги) фактично отримані та оплачені підприємцем. Причому обов’язкова наявність підтвердних документів.
Ще раз зазначимо: така графа заповнюється за підсумками дня, в якому отримано дохід.
До речі, такий порядок відображення витрат досить проблематичний для дрібнороздрібної торгівлі, а також для підприємців-виробничників.
Вони можуть ризикнути та відображати витрати, як їм зручно, наприклад, наприкінці місяця. Максимум, що їм за це загрожує, — адмінштраф

Тут відображаються витрати на придбання не тільки товарів, а й робіт з послугами, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходу.
Графа 6 заповнюється одночасно із заповненням графи 5. Графа 6 не заповнюється, якщо виручка від реалізації готової продукції (робіт, послуг) не отримана (потрібно орієнтуватися на отримання грошових коштів, а не на відвантаження).
Склад витрат детально описано на с. 10.
Підхід до заповнення цієї графи такий: якщо витрати можна класифікувати як прямі, тобто їх можна безпосередньо віднести на конкретний об’єкт витрат (продукція, роботи, послуги), то їх слід відображати в цій графі, якщо ні — відображаємо такі витрати у графі 8.

* Для правильного заповнення графи 6 підприємець має обрати один з методів, за яким він обліковуватиме вибуття запасів (метод ідентифікованої собівартості, ФІФО (перший прийшов — перший пішов), середньозваженої собівартості, нормативних витрат). Дуже обережним підприємцям рекомендуємо оформляти документ (довільної форми), в якому б містився розрахунок сум, що вносяться до цієї графи Книги ОДВ (графу 6).

Графа 7 «витрати на оплату праці найманих осіб»

У цій графі відображається сума витрат на оплату праці та нарахування на оплату праці найманих працівників, понесені у звітному місяці. До цієї графи заноситься сума нарахованої «грязної» зарплати (без вирахування утримань ЄСВ і ПДФО), а також нарахування ЄСВ на неї (36,76 — 49,70 %).
Такі витрати прямо не прив’язуються до отримання виручки.
Тому вважаємо, що їх потрібно обліковувати в тому місяці, в якому їх здійснено. Отже, запис до цієї графи вноситься на дату виплати зарплати працівникам і на дату фактичної сплати ЄСВ у частині нарахувань із зарплати працівників

На думку податківців, якщо підприємець не отримував у звітному місяці дохід, то він не може відобразити суми зарплати у графі 7 (розділ 104.08 БЗ).
Також урахуйте, що суми утримань ЄСВ і ПДФО з доходу працівників окремо в цій графі не відображаються

Графа 8 «інші витрати, пов’язані з одержанням доходу»

До цієї графи вносяться всі інші витрати, безпосередньо пов’язані з господарською діяльністю, що не відображаються у графах 6 і 7.
При цьому роботи (послуги, ТМЦ) мають бути оплачені та фактично виконані (надані, отримані).
Наприклад, вартість придбаних робіт, послуг, відображають тільки після того, як вони оплачені виконавцю та отримані від нього (підписано акт приймання-передачі) (п.п. 139.1.3 ПКУ).
Тобто, крім документа про оплату, потрібно мати підписаний акт приймання-передачі виконаних робіт/послуг.
До цієї графи потраплять витрати на:  — орендну плату за офіс, торговельні площі, транспортні засоби, устаткування тощо;  
— сума деяких сплачених податків, зборів (ЄСВ, сплачений підприємцем за себе; плата за землю тощо);  
— оплата послуг банку, у тому числі за розрахунково-касове обслуговування;  
— плата за комунальні послуги, зв’язок тощо.
Тобто це по суті ті витрати, які неможливо прямо пов’язати з об’єктом витрат (продукція, роботи, послуги). Наприклад адміністративні витрати, витрати на збут, загальновиробничі

Для відображення таких витрат не обов’язково чекати «прибутковий день», адже вони прямо не прив’язані до отримання виручки.
Отже, відображати їх у Книзі ОДВ потрібно на дату виплати коштів (незалежно від дати отримання доходу). З цим не сперечаються і податківці (розділ 104.08 БЗ).
У цій графі не місце сумам ПДФО за себе і збору за здійснення деяких видів підприємницької діяльності (патенту).

Графа 9 «Сума чистого оподатковуваного доходу (гр. 4 -гр. 6 - гр. 7 - гр. 8)»

У цій графі виводиться чистий дохід, що підлягає оподаткуванню, за наведеною формулою: сума доходу за звітний період (графа 4) — сума витрат госпдіяльності (сума граф 6, 7 і 8). Підсумкові суми виводяться за місяць, квартал, рік

Підсумкова сума за рік переноситься до графи 7 розділу I додатка 5 до декларації про майновий стан і доходи