кадровику на замітку
Ми набуваємо прав та обов’язків і здійснюємо їх під своїм ім’ям. Ім’я громадянина України складається з прізвища, власного імені та по батькові (далі — П. І. Б.), якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої він належить.
Через певні обставини фізособа може змінити свої П. І. Б. Для цього їй необхідно подати відповідну заяву до органу державної реєстрації актів цивільного стану (далі — РАЦС) за місцем проживання.
Про факт державної реєстрації акту цивільного стану РАЦС видасть відповідне свідоцтво (ч. 1 ст. 18 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 р. № 2398-VI). Після чого в паспорті зроблять відмітку про те, що він підлягає обміну протягом місяця.
Важливо!
Зміна імені не зумовлює припинення або зміни цивільних, трудових прав та обов’язків фізичної особи, що були набуті нею під колишнім ім’ям
Але перш ніж перейти безпосередньо до дій кадрової служби, зупинимося на діях самого працівника.
З чого все починається?
Усе починається з обміну паспорта. Ця процедура проводиться в місячний строк за місцем постійного проживання фізособи через центри надання адміністративних послуг (див. додаток до розпорядження КМУ від 16.05.2014 р. № 523-р // «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 70, с. 36).
Майте на увазі: за недотримання строків обміну паспорта фізособі «світить» адмінвідповідальність у вигляді попередження чи штрафу від 17 до 51 грн. ( ст. 199 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X).
Новенький паспорт на руках? Отже, час навідатися до податкової, прихопивши з собою паспорт та оригінал реєстраційного номера облікової картки платника податку чи ідентифікаційного номера (далі — податковий номер). Навіщо? Щоб отримати податковий номер з новим іменем або, якщо фіз-
особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття, — відмітку в паспорті про наявність права здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта. Зробити це потрібно протягом місяця з дня виникнення таких змін.
Між іншим, порушення строку подання відомостей до податкової про зміну імені до 01.01.2016 р. пройде безкарно (див. п. 14 підрозд. 10 розд. XX Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI). А ось після цієї дати за таке порушення «світитиме» штраф у розмірі 85 грн.
Крім паспорта і податкового номера, доведеться також змінити закордонний паспорт, військовий квиток, водійське посвідчення і техпаспорт, кредитні картки, переоформити поточні та депозитні рахунки в банку, якщо вони є, звичайно. Але всім цим фізособа займатиметься самостійно. Ми ж далі поговоримо про те, що робити роботодавцеві з таким «мінливим» працівником.
Звідки дізнається роботодавець?
Про зміну імені працівник зобов’язаний повідомити свого роботодавця. Процедура внесення змін до документів, що містять персональні дані працівника, який змінив своє ім’я, як правило, починається з отримання від нього заяви. Приклад такої заяви наведено на рис. 1 на с. 24. До заяви працівник додає копії документів, що засвідчують зміну П. І. Б. (наприклад, копії свідоцтва про шлюб або про розірвання шлюбу, свідоцтва про зміну імені, паспорта, податкового номера).
Рис. 1. Фрагмент заяви про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників
Далі працівник відділу кадрів звіряє копії документів, що додаються до заяви, з оригіналами, завіряє їх належним чином і передає весь пакет документів на розгляд керівнику підприємства. Останній, у свою чергу, проставляє на них відповідну резолюцію.
Водночас, багато роботодавців не вимагають від працівника заяви, обмежуючись тільки одержанням копій документів, що підтверджують зміну П. І. Б. останнім. У такому разі бажано, щоб на копіях цих документів були проставлені дата їх подання/отримання, а також підписи працівника, який надав документи про зміну П. І. Б., і працівника кадрової служби, який прийняв їх.
Що з наказом?
Наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників, належить до наказів з особового складу. Типової форми такого наказу немає. Тому під час його складання слід керуватися загальними правилами оформлення документів, визначеними ДСТУ 4163-2003 від 07.04.2003 р. № 55. Текст наказу може бути таким (див. рис. 2).
Рис. 2. Фрагмент наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників
При цьому датою внесення змін до облікових та інших документів підприємства, що містять персональні дані працівника, який змінив П. І. Б., вважатиметься дата видання наказу про внесення таких змін.
Врахуйте: з наказом про внесення змін необхідно ознайомити працівника, який змінив П. І. Б., під підпис.
Як внести зміни до трудового договору (контракту)?
Чинне трудове законодавство не встановлює порядок внесення змін до трудового договору (контракту), укладеного з працівником у письмовій формі, у разі зміни працівником імені. На практиці використовуються два способи.
1 спосіб. У тексті трудового договору (контракту) закреслюють колишні дані працівника і вписують нові з посиланням на документ, що став підставою для внесення таких змін. Проставляють дату внесення змін і підпис особи, яка вносила зміни, і працівника.
2 спосіб. Оформляють зміни окремим документом у вигляді додатка до трудового договору.
Водночас існує думка, що в разі зміни працівником імені зміни до трудового договору вносити не потрібно. Достатньо додати до нього копії документів, що засвідчують зміну імені. Така позиція ґрунтується на тому, що, як уже зазначалося раніше, зміна імені не спричиняє за собою припинення або зміни трудових прав працівника, набутих ним під колишнім ім’ям.
Як зміну імені відобразити у трудовій книжці працівника?
Тут на перше місце виходить Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мін’юсту, Мінпраці, Мінсоцзахисту України від 29.07.93 р. № 58. У разі зміни імені працівником роботодавець за останнім місцем роботи працівника зобов’язаний внести відповідні зміни до його трудової книжки (див. п. 2.13). Як це зробити?
На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки колишні дані працівника закреслюють однією рискою і вписують нові дані. Зауважте:
колишні дані працівника повинні легко читатися. Тому заклеювати або замазувати їх коригуючою рідиною не можна
На внутрішній стороні обкладинки проставляєте посилання на документ, що став підставою для внесення змін (паспорт, свідоцтво про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну імені тощо), зазначаєте його номер і дату видачі, а також найменування органу, який його видав. Це посилання завіряє своїм підписом керівник підприємства або спеціально уповноважена ним особа і проставляє печатку підприємства або печатку відділу кадрів.
Якщо трудова книжка працівника доповнена вкладишем, то дані працівника слід змінити не тільки на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки, а й на титульному аркуші вкладиша. Порядок внесення змін до вкладиша аналогічний наведеному вище.
Що з книгою обліку руху трудових книжок і вкладишів до них?
Чинними нормативними актами не визначено порядку внесення змін до книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9, затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 р. № 277). Як бути?
На нашу думку, у випадку, що розглядається нами, буде достатнім закреслити колишнє прізвище (ім’я, по батькові) працівника та вписати нове. Тут же або на полі книги обліку руху трудових книжок навпроти змінених даних працівника (у разі відсутності вільного місця у графі зі зміненими даними) працівник, який вносив зміни, повинен проставити дату внесення змін, свій підпис і реквізити документа, що став підставою для внесення змін.
Як бути з особовою карткою працівника?
Зазвичай на практиці зміни, пов’язані зі зміною працівником імені, вносяться до тексту особової картки* таким чином: у п. 1 розд. I «ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ» особової картки працівника однією рискою закреслюються колишні дані працівника, і поруч (або вище) вписуються нові. Далі на полі особової картки поряд з унесеними змінами, або нижче у графі «Додаткові відомості» особової картки, працівник, який вносив зміни, зазначає реквізити документа, на підставі якого їх було внесено, проставляє дату внесення змін і свій підпис.
* Типова форма первинної облікової документації зі статистики праці № П-2 «Особова картка», затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656.
Деякі кадровики в разі, якщо працівник змінив П. І. Б., заповнюють на працівника нову особову картку з уже зміненими особистими даними працівника, роблячи при цьому і у старій і в новій особовій картці запис про те, що особова картка була замінена у зв’язку зі зміною П. І. Б. працівника. Але такий варіант, на наш погляд, незручний, оскільки передбачає зберігання щодо одного працівника двох особових карток (старої та нової).
У разі зміни імені військовозобов’язаним працівником або працівником-призовником особа, відповідальна за ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємстві, зобов’язана:
1) протягом 5 днів внести відповідні зміни до особової картки такого працівника;
2) до 5-го числа місяця, наступного за місяцем внесення змін, повідомити до військового комісаріату донесенням за формою додатка 1 до Інструкції з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях та навчальних закладах, затвердженої наказом Міноборони від 15.12.2010 р. № 660 (ср. ), про зміни, що сталися в облікових даних працівника.
Чи потрібно зміну імені працівником відображати у формі № 1ДФ та звіті з ЄСВ?
Форма № 1ДФ. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ ви не зазначаєте П. І. Б. працівника, а відображаєте тільки його податковий номер. А він після зміни імені працівника залишається тим самим. Тому роботодавець, подаючи Податковий розрахунок за формою № 1ДФ, не повідомляє орган ДПС про зміну працівником імені. Це вже зробив сам працівник, коли вносив зміни до облікової картки платника податків.
Форма № Д4. Пенсійний фонд бере дані про фізособу з останнього поданого звіту за формою № Д4. Тому в разі зміни імені працівником ви просто в таблиці 6 форми № Д4 за місяць, в якому було видано наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників, показуєте працівника з його новими П. І. Б. — і все!
Упевнені, що матеріал цієї статті стане підмогою для роботодавців, чиї працівники з будь-яких причин прийняли рішення про зміну імені.
висновки
Про зміну імені працівник зобов’язаний повідомити свого роботодавця.
Підставою для видання наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників, може бути заява працівника з доданими до неї документами, що підтверджують зміну ним імені.
У разі зміни імені працівником зміни до його трудової книжки вносить роботодавець за останнім місцем роботи працівника.
