Періодично подавати звіти з ЄСВ — прямий обов’язок усіх роботодавців ( п. 4 ч. 2 ст. 6 Закону № 2464). З 30.04.2015 р. компасом у світі ЄСВ-звітності слугує наказ № 435. Він відповідає на більшість запитань, пов’язаних із заповненням та поданням такої звітності. Але головне — вводить в обіг форму, в якій ураховано нові правила справляння ЄСВ.
Уперше звітуємо за новою формою — за травень ( лист ДФСУ від 30.04.2015 р. № 15939/7/99-99-17-03-01-17). «Досьє» на новачка вже готове. Ознайомтеся, будь ласка.
Дійові особи — ті самі
Нарешті Мінфін оновив форми звітів з ЄСВ і Порядок їх заповнення та подання. Як і раніше, роботодавці зобов’язані подавати два види звітів з ЄСВ.
Форму № Д4 «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб і суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування у фіскальні органи» ( додаток 4 до Порядку № 435) (далі — Звіт за формою № Д4) подають усі страхувальники, які використовують працю фізичних осіб:
1) на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством;
2) за цивільно-правовими договорами (далі — ЦПД) про виконання робіт (надання послуг). Виняток — ЦПД, укладені з підприємцями, якщо роботи, що виконуються (послуги, які надаються), відповідають видам діяльності, зазначеним у ЄДР.
Форму № Д7 «Звіт про настання нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання» ( додаток 7 до Порядку № 435) (далі — Звіт за формою № Д7) подають роботодавці, тільки якщо на виробництві стався нещасний випадок або у працівника виявлено професійне захворювання.
А як же щасливці, яким подавати звітність з ЄСВ не потрібно? Є й такі — причому в незмінному складі. Звіт за формою № Д4 не подають підприємства, які ( п. 11 розд. ІІ Порядку № 435):
— не мають найманих працівників;
— у звітному періоді не нараховували (не виплачували) винагороду за зазначеними видами ЦПД.
Де нас чекають зі звітами?
Звіти з ЄСВ роботодавці надають у фіскальні органи за місцем узяття їх на облік як платників ЄСВ. У цьому плані для звичайних роботодавців нічого не змінилося.
Зауважте: роботодавці, які перебували на обліку в контролюючих органах або мали місце перебування (місце проживання) на території АР Крим чи міста Севастополя на початок тимчасової окупації, звільняються від обов’язку подавати звітність до фіскальних органів протягом строку такої тимчасової окупації та після її завершення. Аналогічний висновок озвучено і в консультації з категорії 301.09 БЗ.
На жаль, про роботодавців, які перебувають на території Луганської та Донецької областей, у новому Порядку № 435 нічого не зазначено. Проте зараз діє консультація в категорії 301.04 БЗ, згідно з якою роботодавці таких областей тимчасово обслуговуються в інших податкових інспекціях зазначених областей.
Як подаємо?
А ось у цьому питанні є певні корективи.
Так, для страхувальників, у яких кількість застрахованих осіб 6 і більше, нічого не змінилося. Для вас передбачено два способи подання ( п. 1 розд. ІІ Порядку № 435):
— засобами електронного зв’язку в електронній формі за дотримання умови про реєстрацію електронного підпису відповідальних осіб у порядку, визначеному законодавством. У такий спосіб Звіт подається згідно з наказом ДПАУ «Про подання електронної податкової звітності» від 10.04.2008 р. № 233;
— на паперових носіях, засвідчених підписом керівника страхувальника та скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації. Електронна форма Звіту має бути ідентичною Звіту на паперових носіях.
Щасливцями можна назвати тих роботодавців, в яких працює за наймом (або за ЦПД) не більше 5 застрахованих осіб. Вам, крім зазначених вище способів, дозволено подати Звіт з ЄСВ:
— просто на папері;
— поштою з повідомленням про вручення та описом вкладень.
До речі, якщо Звіт, поданий поштою, не дійде до адресата або дійде із запізненням, відповідатиме пошта. А вам доведеться подати другий примірник Звіту разом з копією повідомлення про втрату або псування поштового відправлення.
Відповідно, якщо у роботодавця 6 і більше працівників, то відзвітувати поштою і тільки на папері — не можна.
Головне — встигнути!
І одразу хороша новина: зміни не вдарили по строках подання звітності. Нагадаємо їх (див. табл. 1).
Таблиця 1. Строки подання роботодавцями звітів з ЄСВ
№ з/п | Звіт | Базовий звітний період | Строк подання |
1 | Звіт за формою № Д4 | Календарний місяць | Протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного періоду |
Якщо останній день строку подання Звіту припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, то останнім днем вважається перший після нього робочий день | |||
2 | Звіт за формою № Д7 | Х | Протягом 5 робочих днів: |
Акт про нещасний випадок, пов’язаний з виробництвом, за формою Н-1 складається комісією, що розслідує нещасний випадок, протягом 3 робочих днів з моменту її створення. Акт розслідування причин виникнення хронічного професійного захворювання за формою П-4 складається комісією з розслідування обставин і причин виникнення професійного захворювання протягом 3 днів після закінчення розслідування. | |||
При цьому врахуйте, що:
— Звіт в електронній формі можна надіслати не пізніше за закінчення останньої години дня, в якому минає граничний строк подання Звіту;
— Звіт поштою (для страхувальників з кількістю застрахованих осіб не більше 5) потрібно надіслати не пізніше ніж за 10 днів до закінчення граничного строку подання.
Підказки щодо заповнення паперової форми
З електронною формою, звичайно, простіше. Якщо щось зробити «не так», програма «лаятиметься» і попросту не пропустить вас далі. З паперовою формою звітності контролювати себе потрібно самостійно. Тому озвучимо основні правила заповнення.
1. Звіт на паперовому носії заповнюють українською мовою у друкованому вигляді чи кульковою ручкою з синім або чорним чорнилом друкованими літерами без помарок і виправлень.
2. У разі незаповнення того чи іншого рядка Звіту у зв’язку з відсутністю операції в ній проставляють прочерк. Нагадуємо, що Звіт з прочерками не потрібно подавати роботодавцям, в яких немає найманих працівників і які не нараховували (не виплачували) винагороди за ЦПД у звітному місяці.
3. При заповненні полів, що складаються з комірок, кожен з необхідних символів акуратно вписують у відповідну окрему комірку. Символи не повинні виходити за межі комірок, а також накладатися на сусідні комірки. Символи: крапку, апостроф, кому, тире тощо проставляють в окремих комірках.
4. При заповненні поля без клітинок записи в цих полях не повинні накладатися на сусідні поля і перекривати службові написи бланка.
Розібравшись із загальними запитаннями, перейдемо до нюансів заповнення звітів з ЄСВ, які зобов’язані подавати роботодавці. А почнемо зі Звіту за формою № Д4.
Заповнюємо спільні реквізити таблиць форми № Д4 і титульний аркуш
Новий Звіт за формою № Д4, як і його попередник, складається з титульного аркуша і дев’яти таблиць, які є звітними формами. Водночас звичайні роботодавці, які виплачують заробітну плату та винагороди за ЦПД, заповнюють не всі таблиці Звіту за формою № Д4, а тільки таблиці 1, 5, 6 і 7. При цьому абсолютно всі страхувальники-роботодавці зобов’язані щомісячно формувати та подавати тільки титульний аркуш і таблиці 1 та 6. А ось таблиці 5 і 7 доведеться заповнити тільки в окремих випадках.
Порадуємо: в оновлених таблицях 1 і 6 Звіту за формою № Д4 є місце і для відображення нарахованого ЄСВ з мінімалки, і для понижуючого коефіцієнта. Ці моменти ми детально розберемо далі. А поки що звернемо увагу на заповнення титульного аркуша і спільних реквізитів таблиць Звіту за формою № Д4.
Титульний аркуш «Перелік таблиць звіту» — це перший аркуш Звіту за формою № Д4. При його заповненні зверніть увагу на такі моменти:
1) у реквізиті «Код територіального фіскального органу, до якого подається звіт» зазначаєте код ДПІ, в якій роботодавець зареєстрований як платник ЄСВ;
2) у табличній частині титульного аркуша «Перелік таблиць звіту» навпроти назви кожної з таблиць зазначають:
— у графі «Кількість аркушів» — кількість аркушів документів однієї таблиці;
— у графі «Кількість рядків» — кількість заповнених рядків на аркушах документів однієї таблиці (для таблиць 5 — 7). Показники цієї графи таблиці заповнюються на підставі даних реквізиту «Кількість заповнених рядків на аркуші» таблиць 5 — 7;
— у рядку «Усього» — загальна кількість аркушів документів і загальний підсумок заповнених рядків на цих аркушах.
Незважаючи на те що таблиці Звіту за формою № Д4 призначені для відображення різних видів інформації, вони мають спільні реквізити. До речі, їх стало менше порівняно з попередником. Для наочності правила заповнення цих спільних для всіх таблиць реквізитів ми представили в табл. 2.
Таблиця 2. Правила заповнення спільних реквізитів для всіх таблиць форми № Д4
Реквізити | Пояснення щодо заповнення |
Тип: (початкова, скасовуюча, додаткова) | Тип «початкова» проставляєте, якщо формуєте документ за звітний період уперше. |
Звіт за місяць, рік | Зазначаєте звітний місяць (2 цифри) і рік (4 цифри), за який формуєте та подаєте Звіт. Наприклад, при формуванні Звіту за травень 2015 року необхідно зазначити «05» і «2015» |
Код за ЄДРПОУ або податковий номер / серія та номер паспорта страхувальника | За страхувальником — юридичною особою вписуєте восьмирозрядний номер згідно з ЄДРПОУ. Фізична особа — підприємець зазначає: |
Код за ЄДРПОУ або податковий номер / серія та номер паспорта | Якщо при припиненні страхувальника є правонаступник, то саме він подає Звіт до податкової. При цьому на титульному аркуші він обов’язково зазначає податковий номер або серію та номер паспорта ліквідованого страхувальника. |
Найменування страхувальника | Зазначаєте повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові — для підприємців) відповідно до ЄДР |
Кількість рядків на аркуші | Тут фіксують кількість заповнених рядків на аркуші документів однієї таблиці. Ці дані потім відображають у титульному аркуші |
Керівник | Зазначаєте податкові номери посадових осіб страхувальника (серію та номер паспорта, якщо згідно з відміткою у паспорті вони мають право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), а також їх прізвища та ініціали. У цьому полі посадові особи страхувальника засвідчують звітність з ЄСВ своїми підписами. Якщо посада головного бухгалтера відсутня, то відповідне поле залишаєте незаповненим |
Головний бухгалтер | |
Дата формування в страхувальника | Зазначаєте дату подання таблиці Звіту. Наприклад, для дати «15 червня 2015 року» необхідно у клітинках зазначити: ДД — «15»; ММ — «06»; РРРР — «2015» |
Як зазначалося вище, якщо ви заповнюєте Звіт на папері, то незаповнені рядки обов’язково прокреслюєте. А ось в електронній формі Звіту незаповнені поля залишаються порожніми ( п. 3 розд. IV Порядку № 435).
Важливо! Основне правило щодо грошових показників залишилося незмінним:
грошові суми в таблицях Звіту за формою № Д4 заповнюють у гривнях з копійками
Ну, от і все. Перше знайомство відбулося. Подробиці та конкретні рекомендації щодо заповнення читайте в наступних матеріалах.
висновки
Роботодавці зобов’язані подавати два звіти з ЄСВ: форму № Д4 і форму № Д7.
Форму № Д4 подають ті страхувальники, які протягом звітного періоду використовували працю звичайних фізосіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, а також за ЦПД про виконання робіт (надання послуг).
Відзвітувати за формою № Д4 за травень 2015 року необхідно не пізніше 22 червня 2015 року (20 червня — субота).
Форму № Д7 подають роботодавці, якщо на виробництві стався нещасний випадок або у працівника виявлено хронічне професійне захворювання.
